文/山東省鄒平縣長山鎮(zhèn)人民政府 張義

檔案資料管理存在的問題及對策探析

文/山東省鄒平縣長山鎮(zhèn)人民政府 張義

檔案資料管理工作是我國政府行政單位管理工作中的一項(xiàng)重要組成部分，科學(xué)、良好的檔案資料管理對妥善保存檔案資料，增強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部管理，促進(jìn)各部門發(fā)揮管理職能等均具有重要作用。但現(xiàn)階段，已有多項(xiàng)管理調(diào)研報(bào)告指出，目前我國政府行政單位中的檔案資料管理工作中尚存在許多問題，從整體上來看管理效果不佳；故當(dāng)前環(huán)境下，我國政府行政單位與檔案管理部門需與時(shí)俱進(jìn)，積極尋找和探索其相應(yīng)解決對策，以加強(qiáng)事業(yè)單位檔案資料管理力度，強(qiáng)化檔案文件的服務(wù)職能，促進(jìn)社會管理工作的快速發(fā)展。本文主要從現(xiàn)階段我國政府行政單位檔案資料管理工作中所存在的問題入手進(jìn)行深入分析，研究并探討了其相應(yīng)解決對策。

檔案資料管理；存在問題；對策

一、前言

近幾年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展與社會文明建設(shè)的不斷進(jìn)步和完善，我國各級事業(yè)單位中的管理工作逐漸受到越來越多人的重視，其中尤以行政單位檔案資料管理尤為明顯?，F(xiàn)階段，我國政府行政單位的檔案資料管理工作中普遍存在管理觀念落后、管理人員素質(zhì)有待提升以及存在技術(shù)缺陷等多種問題，檔案資料管理效果不佳，急需改進(jìn)和創(chuàng)新。本文筆者收集并整理了多項(xiàng)相關(guān)的文獻(xiàn)報(bào)道，主要探討了政府行政單位檔案資料管理工作中存在的問題及其相應(yīng)解決對策，現(xiàn)簡要論述如下。

二、檔案資料管理中存在問題的相應(yīng)解決對策

（一）及時(shí)轉(zhuǎn)變和革新管理理念，增強(qiáng)管理人員的檔案意識?，F(xiàn)階段，部分行政機(jī)關(guān)的檔案資料管理理念比較落后，在實(shí)際管理工作中仍存在著“為保管資料而實(shí)施文件管理”“重保管輕利用”等傳統(tǒng)思想，但在知識經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的現(xiàn)代社會，此種陳舊的管理理念已經(jīng)無法滿足該管理工作的新要求，需及時(shí)改進(jìn)和革新。故當(dāng)前環(huán)境下，我國政府行政單位的檔案資料管理需及時(shí)轉(zhuǎn)變或革新管理理念，以增強(qiáng)管理人員自身的檔案意識。

首先，我國政府行政機(jī)關(guān)中的各級領(lǐng)導(dǎo)與管理部門需嚴(yán)格遵循國家規(guī)定的“依法治檔”要求，從內(nèi)心重視檔案資料管理工作，將其作為一項(xiàng)重要的日常管理工作來做，并積極落實(shí)在管理實(shí)踐中。其次，檔案管理部門在日常管理工作中需加強(qiáng)對檔案資料管理人員的思想教育，通過教育和講授現(xiàn)代化管理理念與辦公思想，以增強(qiáng)管理人員的檔案意識及其個(gè)人工作責(zé)任心，強(qiáng)化其對檔案管理工作的重視，提高工作效率。再次，檔案資料管理人員在實(shí)際管理工作中需遵循制度化、標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的檔案管理原則，強(qiáng)化“統(tǒng)一集中管理思想”，以減少工作失誤，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展和進(jìn)行。

（二）重視并加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)。目前，有研究資料指出，在以往的行政單位檔案資料管理工作中，大多數(shù)管理人員均缺乏責(zé)任心，對管理工作的重要性認(rèn)識不足，在實(shí)際工作中不上進(jìn)、不積極且處理問題不及時(shí)，導(dǎo)致管理效果不佳。故現(xiàn)階段，行政機(jī)關(guān)需重視并加強(qiáng)檔案資料管理人員的培訓(xùn)工作，以提高其綜合素質(zhì)，培育專業(yè)人才。

首先，政府行政單位的負(fù)責(zé)人可組織檔案資料管理人員對其進(jìn)行思想教育，告知其在實(shí)際工作中需要遵循的法律法規(guī)及相關(guān)制度規(guī)范等，并及時(shí)糾正其錯(cuò)誤理念，教授正確的檔案資料管理方法，增強(qiáng)管理人員的思想認(rèn)知，提高其工作效率與實(shí)踐執(zhí)行力。其次，相關(guān)管理部門需建立健全檔案資料管理制度，以便對管理人員進(jìn)行制度約束，要求其在管理檔案資料時(shí)嚴(yán)格遵守相應(yīng)規(guī)定，不得自行更改或銷毀檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重處罰；同時(shí)，管理部門需認(rèn)真審查、核實(shí)檔案是否真實(shí)有效，確定符合規(guī)定后需將其再次準(zhǔn)確歸類，并對管理工作表現(xiàn)良好的人員進(jìn)行表揚(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)，增強(qiáng)其工作主動(dòng)性與積極性。再次，由于檔案資料管理工作比較繁雜、枯燥，且工作步驟較多，管理人員工作壓力較大；所以行政機(jī)關(guān)在選擇檔案管理人員時(shí)需保證其具備細(xì)心、耐心的個(gè)人品質(zhì)，并有目的性地組織其開展培訓(xùn)活動(dòng)，其中培訓(xùn)內(nèi)容主要包括檔案管理知識、管理技術(shù)、檔案收集、歸類、存儲、利用以及判定其是否存在價(jià)值等，并指導(dǎo)管理人員將所學(xué)到的理論知識與工作實(shí)踐相結(jié)合，鼓勵(lì)其積極發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，培育出專業(yè)、有責(zé)任心、工作積極的檔案資料管理人員。

總之，目前我國政府行政單位的檔案資料管理工作中仍存在諸多問題，從整體上講管理效果不理想。針對這種情況，本文筆者建議各行政單位在檔案資料管理工作中需從及時(shí)轉(zhuǎn)變和革新管理理念、重視并加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)等多個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，以增強(qiáng)管理人員的檔案意識，提高其綜合素質(zhì)；另外，行政單位還需加強(qiáng)檔案資料管理的信息化建設(shè)，將現(xiàn)代化信息技術(shù)合理運(yùn)用于檔案管理工作中，通過電子文件歸檔、建立網(wǎng)絡(luò)信息庫以及實(shí)施安全保密檔案管理技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化與動(dòng)態(tài)化的檔案資料管理，增強(qiáng)管理人員工作效率，提高其檔案管理工作的安全性、便捷性以及整體管理質(zhì)量。

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