文/濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 王芳

加強(qiáng)醫(yī)學(xué)研究生臨床培訓(xùn)階段檔案管理的探討

文/濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 王芳

醫(yī)學(xué)研究生的臨床培訓(xùn)期，是醫(yī)學(xué)教育中理論聯(lián)系實(shí)際、基礎(chǔ)聯(lián)系臨床的關(guān)鍵階段,培訓(xùn)檔案更是研究生實(shí)踐能力和創(chuàng)新能力的真實(shí)體現(xiàn)。文章從當(dāng)前醫(yī)院對(duì)醫(yī)學(xué)研究生培訓(xùn)檔案管理的必要性和現(xiàn)狀入手,提出了加強(qiáng)醫(yī)學(xué)研究生培訓(xùn)檔案管理的要求、對(duì)策和措施。

醫(yī)學(xué)研究生；臨床培訓(xùn)階段；檔案管理

培訓(xùn)檔案是醫(yī)院研究生管理的重要組成部分,不僅能把學(xué)生的培訓(xùn)考核情況及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地記載和保存下來(lái)，而且還能為就業(yè)單位選拔人才提供參考。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院研究生臨床培訓(xùn)階段的檔案管理,可使研究生管理更趨計(jì)劃性、規(guī)范化和系統(tǒng)化；臨床帶教中也能因材施教,提高培訓(xùn)質(zhì)量。

一、醫(yī)院研究生檔案管理的必要性

醫(yī)學(xué)研究生的培養(yǎng)，尤其是2015年以來(lái)，實(shí)行所有專業(yè)學(xué)位研究生培養(yǎng)與住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)“雙軌合一”的模式，研究生33個(gè)月的臨床培訓(xùn)時(shí)間都是在醫(yī)院內(nèi)完成，因此醫(yī)院成為研究生檔案管理的主戰(zhàn)場(chǎng)。研究生在醫(yī)院的理論素養(yǎng)、學(xué)習(xí)態(tài)度、專業(yè)技能等各種表現(xiàn)都會(huì)如實(shí)記錄在培訓(xùn)檔案中，因此研究生檔案信息的有效管理是非常有必要的。

二、醫(yī)院研究生檔案管理的現(xiàn)狀

（一）研究生檔案管理重視程度不夠。一是研究生管理部門管理檔案意識(shí)淡薄。傳統(tǒng)觀念認(rèn)為，研究生檔案理應(yīng)由學(xué)校負(fù)責(zé)，實(shí)習(xí)單位只是為學(xué)生提供實(shí)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，醫(yī)院只是過(guò)渡點(diǎn)、流動(dòng)站，無(wú)須對(duì)其檔案進(jìn)行規(guī)范管理，忽視了研究生檔案的重要性，導(dǎo)致研究生部分培訓(xùn)考核無(wú)記錄或記錄不全。二是科室對(duì)研究生培訓(xùn)的檔案管理不夠重視?？剖易鳛檠芯可R床實(shí)踐的主陣地，因?yàn)榕R床工作繁忙、臨床帶教老師對(duì)研究生檔案管理的重視程度不夠等種種原因，出現(xiàn)了培訓(xùn)記錄不全，甚至隨意更改、涂畫培訓(xùn)記錄等情況，使研究生檔案缺乏可信度，削弱了研究生檔案的價(jià)值。

（二）研究生檔案內(nèi)容欠規(guī)范，缺乏健全的檔案管理制度。醫(yī)院設(shè)有專門的檔案室、配備了專業(yè)的檔案管理人員。同時(shí)，根據(jù)國(guó)家相應(yīng)的政策法規(guī)建立了相對(duì)完善的醫(yī)院檔案管理制度，但醫(yī)院研究生檔案管理制度欠明確細(xì)化甚至缺失，檔案內(nèi)容也僅是不完善的研究生培訓(xùn)考核資料。研究生檔案管理制度的不完善，直接影響到研究生培養(yǎng)質(zhì)量和順利畢業(yè)，就業(yè)單位也因此會(huì)錯(cuò)過(guò)錄用優(yōu)秀研究生的機(jī)會(huì)。

（三）研究生檔案的現(xiàn)代化管理水平不高。目前大多數(shù)的教學(xué)醫(yī)院都擁有龐大的醫(yī)療信息和病案管理系統(tǒng)，但是研究生檔案管理只有電子版和紙質(zhì)版兩種管理形式，其中，紙質(zhì)版的檔案材料只是簡(jiǎn)單的分類存放，并沒(méi)有規(guī)范的編碼歸檔。電子版也沒(méi)有系統(tǒng)的信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，只是分類存放于各醫(yī)院的電腦硬盤中，難以實(shí)現(xiàn)層級(jí)或區(qū)域上的信息共享與管理互動(dòng)。落后的管理技術(shù)，使研究生檔案管理處在手工收集、檢索的低級(jí)階段。信息量的狹小與孤立，嚴(yán)重妨礙了研究生檔案的檢索、管理及利用，影響了工作效率。

三、醫(yī)院研究生檔案管理的要求及對(duì)策

（一）研究生檔案管理內(nèi)容應(yīng)細(xì)化、規(guī)范化。研究生檔案不僅指培訓(xùn)考核檔案，更應(yīng)包括行政管理檔案和研究生個(gè)人檔案。由研究生管理部門負(fù)責(zé)分類保存。其中，行政管理檔案主要包括研究生培養(yǎng)及專業(yè)學(xué)位研究規(guī)培的相關(guān)政策文件及管理制度，各專業(yè)主任及研究生秘書花名冊(cè)、研究生培訓(xùn)工作會(huì)議紀(jì)要、各類培訓(xùn)考核表及工作記錄、影像資料、研究生補(bǔ)助發(fā)放報(bào)表等。研究生個(gè)人檔案主要包括個(gè)人基本信息(個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件，職務(wù)、職稱資格證書復(fù)印件，身份證復(fù)印件等）、個(gè)人培訓(xùn)輪轉(zhuǎn)安排表、個(gè)人輪轉(zhuǎn)手冊(cè)等等。針對(duì)各類表格記錄，應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化、可操作的填寫規(guī)范與收發(fā)流程，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)研究生管理人員、導(dǎo)師及研究生秘書的培訓(xùn)。

（二）高度重視、提高對(duì)研究生檔案管理的認(rèn)識(shí)。醫(yī)學(xué)研究生培訓(xùn)檔案的管理是培訓(xùn)質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，有助于監(jiān)控并提高實(shí)習(xí)教學(xué)質(zhì)量。研究生檔案記錄了其參與臨床實(shí)踐表現(xiàn)出來(lái)的專業(yè)素質(zhì)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)和綜合能力，是研究生就業(yè)時(shí)自薦的必要憑據(jù)。因此，研究生管理部門在高度重視的同時(shí)，應(yīng)通過(guò)各種渠道使實(shí)習(xí)帶教老師充分認(rèn)識(shí)研究生檔案管理工作的地位和作用，自覺(jué)地把科室檔案的歸檔管理工作融入到日常工作中。

（三）轉(zhuǎn)變思路、提高檔案管理的信息化水平。目前，醫(yī)院層面上有關(guān)研究生檔案信息化管理的研究和應(yīng)用剛剛起步，而信息的網(wǎng)絡(luò)化管理在各行各業(yè)都得到越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。因此，醫(yī)院應(yīng)著手建立針對(duì)研究生培訓(xùn)及管理的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，與研究生的在校信息系統(tǒng)相連接。將研究生的全部信息納入管理系統(tǒng)，在收集紙質(zhì)版材料的同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)管理部門和科室的二級(jí)管理，從而實(shí)現(xiàn)研究生教學(xué)培養(yǎng)全程的規(guī)范化、數(shù)字化管理；在提高研究生管理效率與質(zhì)量的同時(shí)，為研究生提供一個(gè)良好的學(xué)習(xí)和交流平臺(tái)，從而全面提升其理論、臨床與科研能力。

四、總結(jié)

醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，而研究生檔案管理又是醫(yī)院檔案管理的組成部分，因而醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的過(guò)程中，研究生檔案的管理也必將規(guī)范化、現(xiàn)代化。建立并加強(qiáng)對(duì)醫(yī)學(xué)研究生的檔案管理,對(duì)提高學(xué)生綜合素質(zhì)、提高醫(yī)院醫(yī)療水平、促進(jìn)學(xué)生就業(yè)服務(wù)具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

（通訊作者：馬起龍）

[1]王天雷.試論建立醫(yī)院實(shí)習(xí)生檔案管理信息化系統(tǒng)的設(shè)想[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(4)∶44.

[2]農(nóng)永英.加強(qiáng)醫(yī)院實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)檔案管理的探討[J].右江醫(yī)學(xué),2013,41(3)∶447-449.