文/河南省新鄉(xiāng)市新鄉(xiāng)縣計劃生育服務(wù)站 張麗

如何做好人口和計劃生育檔案管理工作

文/河南省新鄉(xiāng)市新鄉(xiāng)縣計劃生育服務(wù)站 張麗

計劃生育自20世紀70年代推行以來，一直是我國的一項基本國策，其在控制人口增長，提高人口素質(zhì)等方面發(fā)揮了不可替代的作用。當(dāng)前，隨著我國人口老齡化速度的加快，計劃生育政策也有了相應(yīng)的變化，為了更好地開展新時期的人口和計劃生育工作，我們應(yīng)當(dāng)不斷探索人口和計劃生育檔案管理工作新思路和新方法，提升檔案管理水平，進而促進我國綜合國力的持續(xù)發(fā)展。

人口和計劃生育；檔案管理；方法

人口和計劃生育是我國的一項基本國策，是我國全面建設(shè)小康社會、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的一個重要內(nèi)容。人口和計劃生育工作涉及千家萬戶、子孫后代，做好人口和計劃生育檔案工作對于落實計劃生育政策，建立和諧社會具有十分重要的意義。近年來，圍繞人口和計劃生育檔案的管理，有關(guān)部門做了大量的工作，確保了人口和計劃生育檔案的安全保管和開發(fā)利用。為了適應(yīng)社會的發(fā)展，使人口和計劃生育工作更加規(guī)范化、制度化、法制化，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)進一步加強和完善人口和計劃生育檔案管理工作。筆者結(jié)合自己的工作實踐，對如何做好新時期的人口和計劃生育檔案管理工作總結(jié)了幾點淺顯看法，現(xiàn)表述如下。

一、認識到人口和計劃生育檔案工作的重要性

檔案是對人類各項活動的真實、客觀的記錄，是人們了解歷史、把握現(xiàn)在、規(guī)劃未來的重要依據(jù)，為了使各類檔案得到有效保護和利用，并能夠被保留和傳承下去，做好檔案管理工作是極其重要的。人口和計劃生育是關(guān)系到我國人口素質(zhì)提升，以及經(jīng)濟發(fā)展、社會進步的一項重要工作，人口和計劃生育檔案管理又是這項工作中的重要一環(huán)。作為人口和計劃生育檔案管理工作人員，我們要認識到檔案管理工作的重要性，改變落后的工作理念，轉(zhuǎn)變自由懶散的工作態(tài)度，從檔案保管人員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案管理者。首先，人口和計劃生育檔案管理工作人員要積極主動地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、檔案法律法規(guī)、現(xiàn)代管理知識等，不斷提高自己的專業(yè)素養(yǎng)和管理能力，進而促進檔案管理工作效率的提升。其次，檔案工作人員要跟上時代發(fā)展的步伐，學(xué)習(xí)計算機與網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，將先進的管理技術(shù)和手段運用到自己的工作中，提高檔案檢索和提取的效率，同時使檔案管理工作更加規(guī)范、系統(tǒng)。此外，負責(zé)人口和計劃生育檔案管理工作的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，也要對這項工作有足夠的重視，不僅要在工作上給予檔案管理人員更多的支持，也要多為基層檔案管理工作人員提供參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動的機會。

二、要規(guī)范和強化人口和計劃生育檔案管理規(guī)章制度

雖然近年來我國的人口和計劃生育檔案管理工作有了很大的進步，但是我們在對這項工作進行檢查和考核的過程中發(fā)現(xiàn)一些不盡如人意的地方，比如，有的不把人口和計劃生育材料交給檔案室統(tǒng)一整理保管；有的檔案工作人員不按檔案整理的要求整理歸檔；有的檔案工作人員隨意拆卷、任意抽取檔案信息等。如果檔案管理工作處于這種無序的、不規(guī)范的狀態(tài)，勢必會導(dǎo)致一些重要的信息得不到完好的保存，也會影響到計劃生育工作的順利穩(wěn)步進行。因此，要使檔案管理工作更好地服務(wù)人口和計劃生育部門的各項工作中，就必須有一套完整的、系統(tǒng)的規(guī)章制度。一是嚴格規(guī)范檔案信息的收集、上報、整理、存檔工作，人口和計劃生育各部門應(yīng)當(dāng)定期向本單位的檔案機構(gòu)或檔案管理工作人員移交需要歸檔的材料，實行集中統(tǒng)一管理，對于已經(jīng)組卷的檔案不能拆卷，已經(jīng)編排好的檔案不可抽出另放。二是對于利用頻率比較高的檔案應(yīng)由專門部門負責(zé)借閱工作，并做好登記手續(xù)，利用結(jié)束應(yīng)及時歸還歸位。只有嚴格貫徹和落實人口和計劃生育檔案保存、利用等規(guī)章制度，才能確保檔案信息的準確、完成，才能充分發(fā)揮檔案的作用和價值。

三、加強人口和計劃生育檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展，給人們的學(xué)習(xí)、生活、工作提供了很多的便利，人們搜集資料、查詢信息的效率大大提高。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到人口和計劃生育檔案管理工作中，既能夠提高檔案管理工作的效率，也能夠節(jié)省更多的人力和財力，使各種資源得到優(yōu)化配置。人口和計劃生育檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化,不僅可以在減少工作人員及其勞動量的同時保證該項工作順利運轉(zhuǎn),也可提高效率,讓檔案資料高效交流和共享使用。網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)把計劃生育工作和計生檔案收集管理整合在一起，通過這個平臺可以使信息搜集和資源共享更好的實現(xiàn)和結(jié)合，同時計生檔案工作也可以得到更好的分配和部署，讓計生檔案管理網(wǎng)絡(luò)成為檔案管理的依據(jù)，從而是計生檔案管理工作更加有效。

總而言之，人口和計劃生育檔案管理在計劃生育工作中有不可替代的作用，而且這項工作涉及的部門比較多，因此，我們更加細化、更加科學(xué)、更加規(guī)范地做好檔案管理工作，促進計劃生育工作的順利開展。

[1]杜紹敏.淺談如何加強人口和計劃生育檔案管理[J].科技視界,2015(36).

[2]彭蓮花.新時期我國人口和計劃生育的檔案管理工作[J].河南科技,2014(3).

[3]王廣福.淺談如何提高人口和計劃生育檔案管理水平[J].科技視界,2015(3).