文/濟寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人力資源處 張柱

對于提高醫(yī)院人事檔案信息化管理的幾點思考

文/濟寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人力資源處 張柱

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，信息化管理成了當(dāng)前社會各行各業(yè)發(fā)展的一股重要“潮流”，而如何提升本部門信息化管理的效率則成了社會各界普遍關(guān)注的焦點。本文以醫(yī)院人事檔案信息化管理的開展為研究對象，采用舉例論證和文獻分析相結(jié)合的方式，針對現(xiàn)階段在該領(lǐng)域中存在的問題進行了深入分析，并提出了具體的解決建議。

醫(yī)院人事檔案；信息化管理；人才

進入新世紀(jì)之后，信息技術(shù)被大幅度引入到各級醫(yī)院人事檔案的日常管理之中。隨著當(dāng)代人才流動性的日益增強，檔案這種記錄員工重要活動歷程的信息資料，對于保證人員的合理流動具有難以估量的價值。尤其是近年來，檔案記錄的誠信度越來越高，規(guī)范化也日益增強，為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展提供了極大的助力。

一、提升醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要意義

加強醫(yī)院人事檔案信息化管理，不僅能夠科學(xué)提高人事檔案管理的效率，還能夠在極大程度上節(jié)約資源。眾所周知，過去的檔案管理主要采用的是紙質(zhì)檔案，醫(yī)院員工隨著工作歷程的增加，檔案也必然隨之加厚。調(diào)查統(tǒng)計，年齡在50周歲以上的員工其檔案平均頁數(shù)都在100頁以上。不僅厚重，而且還需要時刻注意防火、防水、防蟲，翻閱時也費時費力。而隨著信息化管理的推廣，個人信息只需要錄入到信息終端中，系統(tǒng)就可以對其進行自動的分類，在信息提取和閱覽過程中也更加便捷。

二、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案信息化管理中存在的問題

雖然信息化管理對于醫(yī)院人事檔案管理的巨大促進作用已經(jīng)得到了認可，但是在具體實踐中，仍舊存在著一些比較嚴(yán)重的問題，其能否得到有效的解決對于提高信息化管理的效果至關(guān)重要。

（一）對于信息化管理的理解存在不足。醫(yī)院人事檔案的信息化管理是檔案管理發(fā)展中的一項重大變革，其同傳統(tǒng)的人事檔案管理有著極大的不同，是從工作方式、方法到管理目標(biāo)的全方位革新?！爸赝顿Y、輕管理”的觀念仍舊沒有得到改變。在耗費巨大資金投入購買了硬件設(shè)備和最先進的管理軟件之后，就將其交由醫(yī)院原有的人事檔案管理人員進行操作，而對于這些人員是否能夠發(fā)揮信息設(shè)備的功用則不聞不問，對待設(shè)備提供公司組織的培訓(xùn)也缺乏熱情，導(dǎo)致信息設(shè)備的多種功能被白白浪費，無法在檔案管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（二）醫(yī)院“各自為戰(zhàn)”。大力推進醫(yī)院人事檔案信息化管理工作，是為了更好地實現(xiàn)信息的閱覽和交流，而實現(xiàn)這個目標(biāo)的基礎(chǔ)是建立一個統(tǒng)一的公共管理平臺?？墒菑默F(xiàn)階段的情況來看，我國各醫(yī)院在人事檔案信息化管理方面有著很大的“自主權(quán)”，其在管理軟件的購買方面缺乏統(tǒng)一的籌劃和行動。受此影響，各個醫(yī)院在進行檔案傳閱時經(jīng)常會因為保存格式的不同而導(dǎo)致文件損壞，這給我們的工作帶來極大不便。

（三）管理人才的素質(zhì)有待提升。檔案管理人員是醫(yī)院人事檔案信息化管理工作最直接的參與者和實踐者。他們信息處理能力的高低對于這項變革的深入發(fā)展有著重要作用?，F(xiàn)階段我國醫(yī)院絕大部分人事檔案管理人員的年齡都在45歲以上，他們對于信息化的接受能力比較差，而且信息輸入的速度和準(zhǔn)確率也相對較低，這已經(jīng)成為當(dāng)前制約醫(yī)院人事檔案信息化管理改革走向深入的一個重要因素。

三、提高醫(yī)院人事檔案信息化管理的建議

針對上文提出的問題，筆者經(jīng)過深入研究，提出以下幾點解決的建議。

（一）加強教育，加深對于信息化管理的正確理解。深化對于人事檔案信息化管理內(nèi)涵的科學(xué)理解是提高的關(guān)鍵。這就需要醫(yī)院的各級領(lǐng)導(dǎo)積極轉(zhuǎn)變觀念，加強學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)悟在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下人事檔案管理的全新發(fā)展理念和管理模式。將前期投資和后期維護、更新等等都納入到信息化工作的重點進程中來，使信息設(shè)備的作用能夠得到最大限度的發(fā)揮，避免資源的閑置和浪費。

（二）推動醫(yī)院人事檔案管理平臺的建立。建立統(tǒng)一醫(yī)院信息管理平臺，已經(jīng)成為我們醫(yī)院人事改革的一項重點內(nèi)容。在此基礎(chǔ)之上，各個醫(yī)院不僅能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的一體化，還能夠還推進我國醫(yī)療衛(wèi)生工作方面向前邁進一大步。這個問題的解決，單純依靠醫(yī)院自身的能力是難以實現(xiàn)的，它需要各個相關(guān)行業(yè)的共同努力。醫(yī)院主管部門可以根據(jù)本單位人員的實際情況提出管理軟件設(shè)計的具體構(gòu)想，上級部門匯總之后將意見傳達給軟件設(shè)計單位，并由軟件設(shè)計單位負責(zé)統(tǒng)一平臺的維護和各下屬醫(yī)院軟件的升級等工作。

（三）大力提升管理人員的素質(zhì)。各地區(qū)醫(yī)院人事主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)，以促進各下屬醫(yī)院的人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。在培訓(xùn)中要注重思想教育與業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)并重的策略，并在培訓(xùn)中滲透終身學(xué)習(xí)的思想，因為當(dāng)代信息技術(shù)的發(fā)展可謂一日千里，單靠上級部門的培訓(xùn)顯然是無法跟得上時代需求以及工作實踐之需求的，這就必須要通過提升他們?nèi)粘５膶W(xué)習(xí)能力來緩解這個矛盾。

四、結(jié)束語

綜上所述，信息化管理是當(dāng)代醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展的必由之路。沿此前行，或許會給我們帶來短期的陣痛，這種陣痛即來自已成習(xí)慣的工作模式與理念之改變，也來自于自身能力與工作需求不匹配之間的矛盾。但是只要我們堅持下去，就一定會獲得喜人的成果。

[1]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學(xué),2013.

[2]徐穎.流動人員人事檔案管理的信息化研究[D].華東政法大學(xué),2015.

[3]扈妍珺.人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].工會論壇(山東省工會管理干部學(xué)院學(xué)報),2011(02)∶174-175.