文/福建省泉州市刺桐公證處 許麗麗

推進(jìn)公證檔案規(guī)范管理常態(tài)化

文/福建省泉州市刺桐公證處 許麗麗

公證檔案管理本身是存在問(wèn)題的，但在社會(huì)上的跌跌撞撞，讓這個(gè)體系一步步的更新和完善起來(lái)。這篇論文主要就是講公證檔案管理的具體含義和其存在的價(jià)值意義，希望這篇文章可以對(duì)公證檔案管理的工作者一個(gè)很好的啟發(fā)和參考。

公證檔案；管理；常態(tài)化

一、公證檔案管理基本要求

公證檔案管理是一門科學(xué)的管理藝術(shù)，然而國(guó)家層面還未對(duì)它做到整體性的規(guī)劃和條文制約的模式，所以根據(jù)國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》以及公證機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，在1988年3月18日司法部、國(guó)家檔案局發(fā)布《公證檔案管理辦法》，因此我們對(duì)公證檔案工作也有了更系統(tǒng)的基本的認(rèn)識(shí)。首先要做好檔案真假的確認(rèn)工作；接著將所有檔案規(guī)整保存?zhèn)浒?，以確保在查找、交接過(guò)程中的完整性；最后還要積極配合相關(guān)行政、當(dāng)?shù)乇O(jiān)管部門的檢查，除此之外領(lǐng)導(dǎo)交予的相關(guān)的其他工作也要按時(shí)上交。

二、分析公證檔案管理工作存在的問(wèn)題

人們生活水平在提高，生活質(zhì)量也越來(lái)越有保障，公證檔案管理工作對(duì)于大多數(shù)人來(lái)說(shuō)并不陌生。但是公證檔案管理過(guò)程中人存在大大小小的問(wèn)題，制約著工作業(yè)績(jī)，導(dǎo)致整體的發(fā)展水平跟不上現(xiàn)代社會(huì)的步伐，品牌效應(yīng)逐漸下滑。

（一）公證檔案管理的體制缺陷。目前由于我國(guó)政府沒(méi)有在條文上明確管理的制度規(guī)定，所以每個(gè)角落的公證檔案管理工作都表現(xiàn)出混亂的狀況，不能夠及時(shí)的規(guī)整檔案資料，很多資料丟失不能找回，現(xiàn)有的檔案中也出現(xiàn)眾多差錯(cuò)，甚至出現(xiàn)檔案資料外泄的現(xiàn)象，大片區(qū)的公證檔案被人偷走而沒(méi)有詳細(xì)的懲治方式，這都表現(xiàn)出體制的缺陷以及完善的必要性。

（二）公證檔案管理的設(shè)備相對(duì)落后。如今計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程，但在進(jìn)行公證檔案管理工作中還有進(jìn)行手動(dòng)記載的現(xiàn)象，這是管理落后的重要原因，不能與時(shí)俱進(jìn)必將是要被遺棄的，所以我們要提升人員素質(zhì)，大力發(fā)展科技。

（三）公證檔案管理人才短缺。正如科技在進(jìn)步，人民的素質(zhì)也在不斷提升。所以對(duì)于公證檔案的管理者也要有更高的要求，積極地利用人資素質(zhì)培養(yǎng)戰(zhàn)略計(jì)劃，加強(qiáng)文化熏陶，以便管理者在進(jìn)行公證檔案記錄、規(guī)整、分析時(shí)做出正確的辨別，達(dá)到工作效率最大化。

三、對(duì)公證檔案常態(tài)化管理工作提出的改進(jìn)對(duì)策

（一）嚴(yán)把公證檔案保管與銷毀關(guān)。無(wú)論是公證檔案的保存還是銷毀都至關(guān)重要。首先要明確公證檔案也有其壽命，可以長(zhǎng)生不老的叫永久保存；需要保存60年的是長(zhǎng)期保存；只有30年保管期的是短期保存。根據(jù)公證檔案內(nèi)容記載的重要程度、社會(huì)價(jià)值度、檢查利用率等多方面，判斷公證檔案的壽命。像短期和長(zhǎng)期保存期限到達(dá)，相關(guān)文檔都需要及時(shí)銷毀，管理人員要秉承公正、公開(kāi)、合法的原則，嚴(yán)肅認(rèn)真的按部就班的銷毀公證檔案，不得有半點(diǎn)差池也拒不觸碰法律道德。

（二）嚴(yán)格遵循借調(diào)與查閱制度。公證檔案不同于其他的檔案資料，它涉及的范圍極廣、隱私及隱秘性極強(qiáng)、最重要的是很具有說(shuō)服力。因此不管是管理人員之間的借閱、司法部、檢察院、法院等法律機(jī)構(gòu)檢查或查看，還是相關(guān)單位企業(yè)和公民個(gè)人的借走和查看，都需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查批閱、認(rèn)證和登記，并且還存在時(shí)間的限制，要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸還。管理人員還要做到歸還后的檢查工作，如果有缺頁(yè)、漏頁(yè)、污染和破損的檔案，就要做好善后工作，應(yīng)當(dāng)馬不停蹄的追尋檢查問(wèn)題的出現(xiàn)源頭。

現(xiàn)今社會(huì)在金錢上的認(rèn)證更加一絲不茍，公證檔案管理也涉及企業(yè)和公證機(jī)關(guān)的一定利益，如果在辦理公證檔案管理中，當(dāng)事人和相關(guān)人員存在利益沖突和疑問(wèn)，或者說(shuō)在公司企業(yè)合作中出現(xiàn)，合約的變更和解除，這時(shí)候公證檔案就顯得特別重要了，問(wèn)題處理的原則就是公證檔案的相關(guān)內(nèi)容，并且可以很大效率的提升矛盾化解價(jià)值，和公正價(jià)值。由此，我們也可以看出公證檔案的重要性，它不僅涉及法律機(jī)構(gòu)的公正性、企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)利益還涉及某個(gè)家族的財(cái)產(chǎn)權(quán)利的劃分，這些都是相當(dāng)隱秘的事情，更加凸顯了公證檔案管理者的任務(wù)，一定要嚴(yán)肅對(duì)待這份光榮的工作。

（三）逐步提高公證檔案管理人員的專業(yè)技能。為了貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)公證法》和公證機(jī)構(gòu)體制改革更加深層面的研究，為公證檔案設(shè)置專門的人員配置就越發(fā)重要，有上述的公證檔案管理中存在的問(wèn)題和他存在的重要性上，可以看出一個(gè)高素質(zhì)的公證檔案管理者是最基本的需求，這一最基本的要求也是提升公證檔案管理效率必不可少的條件之一，我們進(jìn)行公證檔案管理工作的現(xiàn)如今方向：讓社會(huì)發(fā)展的更和諧、更迅速、更公平；也是為了我們國(guó)家長(zhǎng)久的發(fā)展、長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)下去，不僅是在科技還在經(jīng)濟(jì)方面更加超越。各級(jí)司法行政機(jī)關(guān)和公證檔案行政管理部門要把公證檔案管理者的培訓(xùn)作為星級(jí)重點(diǎn)來(lái)計(jì)劃，為社會(huì)的進(jìn)步做上最基本的一步?jīng)Q策。培訓(xùn)的內(nèi)容要十分詳細(xì)，包括整體培訓(xùn)和考核、發(fā)放相關(guān)證件等，在之后的崗位工作中實(shí)現(xiàn)“證件一體化和專業(yè)化”，為了確保公證檔案管理的有效持久不間斷地進(jìn)行，我們要進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃和大量的人員配備，最大效率的實(shí)現(xiàn)管理人才培育的作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，公證的出現(xiàn)已經(jīng)滲透到人們的生活中去，公證檔案的管理也就顯得更加重要，社會(huì)各階層人員都希望公證檔案管理能夠得到充分的發(fā)展和壯大，更好地為全社會(huì)人士和企業(yè)服務(wù)。但是也正是由于公證檔案大量的出現(xiàn)，使得公證檔案管理中不足的地方更加明顯，管理體制的缺乏，管理人員的素質(zhì)水平低下等都很大程度的制約著公證檔案的發(fā)展，為此本篇文章就是告訴和提醒相關(guān)崗位的人員要提升自身技能，更希望國(guó)家可以給以相關(guān)的政策支持，以確保公證檔案造福社會(huì)。

[1]葉建強(qiáng).推進(jìn)公證檔案規(guī)范管理常態(tài)化[N].中國(guó)檔案報(bào),2015-11-09(002).

[2]馬順述.地方立法推進(jìn)教育考試管理制度改革的研究[D].山東師范大學(xué),2014.