文/國網(wǎng)杭州供電公司 詹敏青

淺議如何做好物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作

文/國網(wǎng)杭州供電公司 詹敏青

近年來物業(yè)管理產(chǎn)業(yè)得到了快速的發(fā)展。物業(yè)管理公司在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中需不斷提升綜合競(jìng)爭(zhēng)力，而在物業(yè)管理服務(wù)工作中物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作是其基礎(chǔ)性工作之一，這就要求物業(yè)公司必須認(rèn)識(shí)到物業(yè)檔案管理工作的重要性，同時(shí)需不斷創(chuàng)新物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作模式。

物業(yè)電氣設(shè)備；檔案管理

一、物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理規(guī)范的必要性

物業(yè)企業(yè)在進(jìn)行物業(yè)管理活動(dòng)中逐步形成了物業(yè)檔案，物業(yè)檔案主要保存記錄了對(duì)業(yè)主有一定查考和利于價(jià)值的歷史記錄。進(jìn)行物業(yè)檔案的管理即做好物業(yè)檔案文件的收集、整理、歸檔工作，從而提高物業(yè)的服務(wù)效率和水平。于物業(yè)企業(yè)而言，物業(yè)電力設(shè)備檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)物業(yè)電力設(shè)備檔案管理的規(guī)范性能有效提升物業(yè)管理的水平，但同時(shí)物業(yè)企業(yè)的綜合管理水平又制約著物業(yè)電力設(shè)備檔案管理。

二、物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作的實(shí)施要點(diǎn)

（一）規(guī)范物業(yè)電力設(shè)備檔案管理。進(jìn)行物業(yè)電力設(shè)備檔案管理就必須是在相關(guān)制度、規(guī)范建立的基礎(chǔ)之上，以此來對(duì)物業(yè)電力設(shè)備檔案管理人員具體職責(zé)做出明確。所建立的制度和規(guī)范不僅要有較強(qiáng)的操作性，還需做到制度的配套，明確責(zé)任者的具體職責(zé)，這也是規(guī)范物業(yè)電力設(shè)備檔案管理的首要步驟。物業(yè)電力設(shè)備檔案管理制度建立的首要目的是為完善其監(jiān)督機(jī)制，從而有效提升物業(yè)管理的水平。物業(yè)電力設(shè)備檔案管理具體建設(shè)、規(guī)范包括了物業(yè)電力設(shè)備檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)范圍、歸檔制度、整理方法、保管制度、開放利用制度、管理人職責(zé)等規(guī)范。同時(shí)，對(duì)物業(yè)電力設(shè)備檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)和指導(dǎo)，增強(qiáng)他們的綜合素質(zhì)，規(guī)范檔案工作，才更利于物業(yè)電力設(shè)備檔案管理工作的開展和綜合水平的提高。

（二）將物業(yè)文件的形成、歸檔工作做好。物業(yè)文件的形成工作和歸檔工作是物業(yè)電力設(shè)備檔案管理的基礎(chǔ)性工作。規(guī)范物業(yè)電力設(shè)備檔案管理需從起點(diǎn)開始抓起，物業(yè)文件的形成、歸檔、整理、保管，和檔案的提供、利用、開放，以及檔案信息的研究、分析等都是電力設(shè)備檔案管理工作的內(nèi)容。但結(jié)合目前物業(yè)電力設(shè)備檔案管理實(shí)際情況看，需將重點(diǎn)放在物業(yè)文件的形成、歸檔工作上，物業(yè)人員需自覺將歸檔工作當(dāng)作物業(yè)管理服務(wù)收尾工作來執(zhí)行，落實(shí)思路、規(guī)范配套、定期檢查以及做績(jī)效評(píng)估，并對(duì)形成文件的質(zhì)量進(jìn)行檢查。

（三）凸顯行業(yè)特點(diǎn)，著重于物業(yè)電力設(shè)備管理專門檔案。在物業(yè)企業(yè)檔案中，基建檔案和行政檔案方面的管理相對(duì)更為完善，但是在物業(yè)電力設(shè)備專門檔案上卻比較隨意、松散，而且有著多種案卷形態(tài)，因此，需要對(duì)一戶一檔的電力設(shè)備檔案管理形態(tài)進(jìn)行完善。在物業(yè)管理行業(yè)中物業(yè)專門檔案是其獨(dú)有的，而物業(yè)投入和正式運(yùn)作后，物業(yè)電力設(shè)備專門檔案的使用率和重要性已遠(yuǎn)大于了其他檔案，整體數(shù)量增加迅速，因此需作為重點(diǎn)管理對(duì)象。物業(yè)電力設(shè)備專門檔案管理中一般都實(shí)施一戶一檔管理模式，企業(yè)中有90%都采用了這種管理模式，但在不同企業(yè)中所采用的方式又有所區(qū)別，在業(yè)主檔案方面有的物業(yè)是將一戶作為一卷，而有的物業(yè)則是將一個(gè)樓棟列為一卷，再在這一卷下面建立子卷，而子卷就是每一戶業(yè)主的檔案。物業(yè)實(shí)施一戶一檔管理模式，不僅有利于對(duì)“戶”的電力設(shè)備進(jìn)行針對(duì)性管理，還能有效提高物業(yè)的服務(wù)水平，為業(yè)主提供更多的個(gè)性化服務(wù)，極大地提升了物業(yè)管理的服務(wù)品味和質(zhì)量。

（四）物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理基礎(chǔ)工作做好，落實(shí)動(dòng)態(tài)管理。在物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理中，還需做好電氣設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理。物業(yè)電氣設(shè)備檔案有著很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，并不是一成不變的，這就要求物業(yè)電氣設(shè)備檔案也需隨之做出相應(yīng)的改變，從而確保與實(shí)際情況一致。物業(yè)公司在對(duì)電氣設(shè)備檔案進(jìn)行管理中，平時(shí)需要做日常的維護(hù)，并定期進(jìn)行檢查，對(duì)相關(guān)項(xiàng)目還需采取跟蹤的方式來保證電氣設(shè)備檔案的真實(shí)有效性。與此同時(shí)，物業(yè)企業(yè)在電氣設(shè)備檔案管理中，檔案對(duì)業(yè)主需具有一定的開放性，以便業(yè)主對(duì)電氣設(shè)備檔案的利用，物業(yè)需主動(dòng)對(duì)相關(guān)電氣設(shè)備檔案信息進(jìn)行公示。物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作是物業(yè)管理中十分重要的一部分，物業(yè)需從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到電氣設(shè)備檔案管理工作的重要性，并給予精神上、人力上、物質(zhì)上的支持和投入，才能有效提高整個(gè)物業(yè)管理水平。

（五）物業(yè)電氣設(shè)備檔案的現(xiàn)代化管理。從整體上來講，我國的物業(yè)管理在起步上是比較晚的，現(xiàn)目前只有大型物業(yè)公司才將現(xiàn)代化的管理方式運(yùn)用到物業(yè)管理中。而物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作作為物業(yè)管理中不可分割的部分，兩者不能脫節(jié)，在現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加快的情況下，物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作也需要加入到物業(yè)管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，并且可根據(jù)物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理系統(tǒng)對(duì)具體管理模塊進(jìn)行設(shè)置。此外還可運(yùn)用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立起物業(yè)電力設(shè)備管理網(wǎng)站，為業(yè)主提供更為有效、快捷、透明的信息服務(wù)。此網(wǎng)站可包括業(yè)主的信息；物業(yè)管理公司簡(jiǎn)介；電氣設(shè)備具體分布；相關(guān)費(fèi)用公布；國家出臺(tái)的法律、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)；便民信息；意見反饋等相關(guān)內(nèi)容。運(yùn)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可將物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理特點(diǎn)和具體動(dòng)態(tài)作用最大化地展現(xiàn)出來。

[1]張紅.物業(yè)檔案管理探索[J]科技創(chuàng)業(yè)月刊,2010,23(3).

[2]胡昌順.淺談物業(yè)檔案資料的建立與管理[J].檔案與建設(shè),2003(5).