文/安慶市長江河道管理局二分局 張文青

芻議抗洪搶險過程中河道工程檔案存在的質(zhì)量問題與對策

文/安慶市長江河道管理局二分局 張文青

河道工程檔案濃縮記載了整體工程建設(shè)的實況與質(zhì)量。也是工程維修、抗洪搶險等各項工作開展提供利用原始的憑證。但由于留存工程檔案存在質(zhì)量問題，在抗洪搶險過程中對部分河堤未能準確提供檔案作為依據(jù)，延誤險情的判斷而引起河堤破潰，給人民財產(chǎn)帶來了一定損失。為了降低損失，提高工程檔案質(zhì)量，對上述存在的問題提出對策。依法治檔、以人為本，改革傳統(tǒng)招標、歸檔管理模式，創(chuàng)造新的管理模式，嚴把檔案質(zhì)量關(guān)。

河道工程檔案質(zhì)量問題；存因分析；研究與對策

回顧2016年安慶市抗洪搶險救災(zāi)這一歷史上罕見的大事要事，在抗洪搶險過程中檔案管理部門，先后為抗洪救災(zāi)提供了大量河道工程建設(shè)檔案《以下簡稱<工程檔案>》的原始資料，為戰(zhàn)勝洪水斗爭的決策、汛情預(yù)報、應(yīng)急措施等方面提供了科學(xué)的依據(jù)，為確保人民生命與財產(chǎn)的安全發(fā)揮了重大的作用，工程檔案已成為抗災(zāi)斗爭中不可缺少的重要部分。但是對部分河堤出現(xiàn)危險未能及時準確提供檔案作為依據(jù)，延誤了險情的判斷與搶險時間，導(dǎo)致河堤破潰，給人民財產(chǎn)帶來一定的損失。災(zāi)后我們調(diào)閱了館藏檔案資料進行研究分析，其結(jié)果大相徑庭，凡是保存齊全的檔案、其河堤工程質(zhì)量則優(yōu)；相反留存檔案殘缺不全的工程，河堤破潰時有發(fā)生，令人惋惜。由此可見，工程檔案質(zhì)量的優(yōu)劣，對抗洪搶險成功與否有較大的影響。我們應(yīng)該從中吸取教訓(xùn)，用審慎的態(tài)度來思考工程檔案的管理問題，對工程檔案管理提出規(guī)范性要求，來提升工程檔案質(zhì)量，進一步發(fā)揮工程檔案效用。

一、檔案質(zhì)量問題存因分析

（一）檔案來源繁雜，信息混亂。建設(shè)管理多元化體系，凡是涉及工程項目建設(shè)必須有諸多單位和各類人員參與建設(shè)方可完成任務(wù)。一是建設(shè)部門所涉及水利局、氣象局、土地局等單位；二是參建單位，工程承包、分包、監(jiān)理、施工等；三是人員之多，如工程管理人員、施工、監(jiān)理、設(shè)計等技術(shù)人員。但是對整體工程建設(shè)而言，雖然各自分工不同，實際工作中各部門之間又存在交叉管理。因此，文件形成的主體和檔案管理主體因建設(shè)主體、參建單位不同呈現(xiàn)多元化態(tài)勢，造成檔案來源繁雜，管理難度大。

（二）追求經(jīng)濟利益最大化，忽視檔案管理。重工程建設(shè)、輕檔案管理，隨著市場經(jīng)濟發(fā)展，河道工程項目建設(shè)隨之市場化管理，新建項目管理中存在多元化管理體系，即建設(shè)主體、投資主體他們力求減低成本、參建單位重視工程進度。加之檔案管理部門、工程監(jiān)理人員管理不到位，雖然國家對工程檔案管理都已有明確規(guī)定，但在實際中形同虛設(shè)，整體建設(shè)過程中缺乏規(guī)范管理等因素，導(dǎo)致留存檔案的內(nèi)容記載不準確，不完整，如工程涵洞混凝土材料的選定，在施工時“粗骨料”在鋼筋位置的間距標注不清、混凝土拌制過程中流動性、保水性、粘聚性等技術(shù)資料表述不清，這些均存在工程質(zhì)量與歸檔資料的質(zhì)量問題。

（三）檔案隊伍現(xiàn)狀、進退維谷、欲上不能。工程檔案管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作。它涉及檔案管理和工程技術(shù)專業(yè)知識，尤其是信息化管理方面更為廣泛。就目前從事檔案管理人員來說均分為兩類，一類是檔案管理人員。他們絕大多數(shù)都是非專業(yè)人員；另一類是兼職，是由工程技術(shù)人員代管，這其中熟知歸檔標準及歸檔技術(shù)操作流程的技術(shù)人員甚少。加之人員變動頻繁，存在的檔隨人走的現(xiàn)象較為嚴重。

二、檔案管理規(guī)范化研究與對策

河道工程檔案管理是一項復(fù)雜細致的工作，其責(zé)任大、任務(wù)重、管理技術(shù)要求高。在管理過程中不僅僅是簡單的保管與提供，從功能上來說，它屬于“急用性強”一類的檔案管理。如在抗洪搶險中某個區(qū)域遇到險情時，要求在瞬間將該工程全部檔案資料快速、準確地提供利用，其提供速度、準確性等直接影響到抗洪效果，更直接關(guān)系到人民生命與財產(chǎn)的安全。如果留存檔案質(zhì)量存在問題、管理不到位，將會造成嚴重的后果，容不得有絲毫懈怠。為此，必須切實抓好以下幾點。

（一）依法治檔，建章立制，規(guī)范管理。強化制度建設(shè)。依據(jù)客觀事物發(fā)展的規(guī)律，在開展任何一項工作都必須建立科學(xué)的管理制度，實行規(guī)范管理，方可達到預(yù)期效果與目的。工程檔案管理也不例外，近年來領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，把檔案管理工作納入河道工程建設(shè)管理整體之中。依據(jù)《中華人民共和國河道管理條例》和國家有關(guān)檔案管理法律、法規(guī)等規(guī)定，擬定《安慶市河道工程檔案管理辦法》《安慶市河道工程檔案管理歸檔制度》等各項的規(guī)章制度。在實際工作中才能做到有法可依，有制必行，行之有效，促進規(guī)范管理。

（二）加強隊伍建設(shè)、明確責(zé)任、提高綜合素質(zhì)。工程檔案管理工作中諸多因素，優(yōu)化檔案管理隊伍至關(guān)重要。確立檔案管理核心領(lǐng)導(dǎo)成員，再成立各部門負責(zé)人參加的領(lǐng)導(dǎo)小組，研究工程項目檔案的歸檔標準與質(zhì)量要求。實行統(tǒng)一標準，統(tǒng)一管理的原則，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)解決歸檔過程中遇到的問題與困難。明確工作機構(gòu)和工作人員的具體工作任務(wù)。并把提升歸檔質(zhì)量管理工作納入到工程建設(shè)中所涉及單位和個人考核標準，做到獎懲分明。在以上的基礎(chǔ)上強化檔案隊伍建設(shè)，在實際工作中我們采用了多種模式進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，打破傳統(tǒng)培訓(xùn)模式，堅持

學(xué)以致用，從工作實際出發(fā)，針對不同人群開展不同的科目進行授課，特別是對專業(yè)人員增加了攝影攝像、工程制圖、計算機等科目儲備來拓寬他們知識面，以提升他們的實戰(zhàn)能力與綜合管理能力。

（三）抓基礎(chǔ)、促歸檔、保質(zhì)量。1.改革傳統(tǒng)招標管理模式。一是采用“前期介入法”。從工程項目立項開始，修改原始工程招標管理模式，規(guī)定“先培訓(xùn)后參標”的原則。凡是參加競標單位及個人必須在招標之前，參加建設(shè)單位工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，經(jīng)考試合格者，發(fā)給合格證書，獲證者方可有資格參加競標。二是發(fā)揮經(jīng)濟杠桿作用。在招標合同中進一步強調(diào)工程文件資料歸檔質(zhì)量與工程經(jīng)費直接掛鉤，按照既定檔案歸檔質(zhì)量要求與工程的經(jīng)費支付實施細則及處罰條例，層層簽訂檔案管理責(zé)任書。

2.改變傳統(tǒng)歸檔流程。實行分段、分期與跟蹤收集整理歸檔模式。由于河道工程建設(shè)過程中客觀存在多樣性、復(fù)雜性、內(nèi)在聯(lián)系統(tǒng)一性等因素所決定。為了確保工程中產(chǎn)生各類文件、聲像載體完整齊全歸檔。在以往工程文件資料收集歸檔時間均為工程竣工驗收同步進行檔案驗收，也就是說等待工程結(jié)束后再進行一次性驗收“算總賬”或是在竣工驗收中發(fā)現(xiàn)檔案存在殘缺不全情況下，再采用亡羊補牢的管理方式來維護留存檔案質(zhì)量，這種做法且欠妥，工程項目大小不同所決定工期長短不一，參建單位多少不一等情況下，難免會有諸多不確定因素導(dǎo)致留存檔案質(zhì)量下降。因此專業(yè)檔案管理者一定要有前瞻意識，必須要徹底地改變原始的工程檔案歸檔方式，創(chuàng)建新的管理模式。

近幾年對新建的工程項目，采取分段、分期與及時跟蹤管理模式，規(guī)定統(tǒng)一標準、目標一致、相互協(xié)調(diào)，形成齊抓共管。主要分為四步;一是抓好基礎(chǔ)文件資料收集歸檔工作。檔案管理人員主動出擊，從源頭抓起，在工程建設(shè)開始深入施工現(xiàn)場督促、指導(dǎo)建設(shè)方、施工方等技術(shù)人員和兼職檔案人員與工程建設(shè)同步進行收集各類形成文件資料及時整理、預(yù)立卷工作。二是重點抓好技術(shù)資料收集；主要調(diào)動監(jiān)理工作人員的主觀能動性，首先從技術(shù)層面分析，他們在工程建設(shè)過程中像個影子跟隨著總體工程的建設(shè)，對每一環(huán)節(jié)，每一道工序，每一處隱患和每次質(zhì)量事故產(chǎn)生的原因和處理結(jié)果了如指掌。其次，也是他們必須履行工程資料歸檔的職責(zé), 對施工每項技術(shù)資料需要經(jīng)過他們復(fù)核后簽名方可歸檔。若歸檔資料出現(xiàn)問題，則按既定的規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。三是注重信息化管理。切實抓好電子文件和動態(tài)信息歸檔，電子文件的版本其中文本文件以最后定稿、圖形及當(dāng)時技術(shù)狀態(tài)要相吻合，并按照統(tǒng)一規(guī)定信息化管理軟件的管理格式及時拷貝和輸送到統(tǒng)一管理軟件之中，便于開展信息化管理督促指導(dǎo)工作，能夠?qū)κ┕み^程中變動信息及時修改，確保信息儲存內(nèi)容與實體保持一致性。四是抓好收集歸檔資料銜接工作。對一個工程項目而言雖然是實行分別進行收集歸檔，且全來源于工程建設(shè)的整體，它們是相互依賴，相互并存，缺一不可。在銜接中要把握好每個細節(jié)，對各部門之間形成的技術(shù)資料存在交叉管理認真復(fù)核，以達到有價值的一份不丟，無價值的一份不要，做到準確無誤，方可歸檔，確保歸檔質(zhì)量。

3.嚴把竣工檔案驗收關(guān)。檔案竣工驗收這一環(huán)節(jié)在總個工程建設(shè)中可以說是重中之重。工程檔案管理工作貫穿于整體工程建設(shè)任務(wù)的始終，從項目立項到工程竣工驗收等過程中形成文件資料必須集中統(tǒng)一歸檔，它是驗證工程建設(shè)質(zhì)量和留存檔案質(zhì)量的依據(jù)。也是工程檔案建制成品基礎(chǔ)性一環(huán)。工程檔案取之于工程，用之于工程。一種好的檔案成品必須依賴于好的紙質(zhì)文件資料、聲像載體為基礎(chǔ)，只有夯實基礎(chǔ)，厚積薄發(fā)?？梢娍⒐を炇展ぷ鞯闹匾?，則不言而喻。為此，在工程檔案驗收時，嚴格按照國家規(guī)定竣工檔案驗收標準執(zhí)行，嚴把審核關(guān)。具體做法:一是由建設(shè)單位主要負責(zé)人牽頭，外聘工程設(shè)計、監(jiān)理、檔案專家等人員組成竣工檔案驗收小組。其目的是發(fā)揮集體智慧和避免驗收過程中人情風(fēng)，這是搞好竣工檔案驗收關(guān)鍵之一。二是自查，按照歸檔要求各自履行文件資料歸檔任務(wù)。如項目工程文件，指竣工時形成的反應(yīng)施工過程和項目實體真實面貌的文件，由施工文件、監(jiān)理文件和圖紙組成。施工文件和竣工圖紙由施工單位負責(zé)，監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負責(zé)。三是互查，如施工單位編制竣工歸檔資料由建設(shè)單位和監(jiān)理單位指定專人對盒內(nèi)目錄、檢索目錄、卷皮、卷簽等填寫的內(nèi)容一定要求規(guī)范、準確進行復(fù)查，尤其是對各種表格中規(guī)定欄目的責(zé)任人簽名的核定，是否準確、真實，因涉及到問責(zé)等問題。四是總體把關(guān)。在以上基礎(chǔ)上由小組成員對移交各類檔案進行全面審核，尤其是對電子版本進行雙重鑒定工作，對文件所含信息(內(nèi)容分析)的鑒定；對文件技術(shù)狀態(tài)（材料分析）的鑒定其中的準確性、系統(tǒng)性、安全視聽正常性、無病毒、無損傷須達到軟件管理標準；再則信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)情況，是否達到在全市內(nèi)實現(xiàn)資源共享的標準，凡是未通過檔案驗收合格者不得參加項目竣工驗收和項目工程費用結(jié)算。

三、結(jié)論

綜上所述，河道工程建設(shè)的工程檔案在抗洪搶險中作用日益凸顯，解決河道工程建設(shè)過程中工程檔案管理中出現(xiàn)的問題，保其質(zhì)量，避免自然災(zāi)害給人民帶來生命與財產(chǎn)危險，且從以下方面切入。

1.核心管理者從思想高度認識工程檔案質(zhì)量的重要性，把它視為“今世賴以知古、后世賴以知今”的大事來抓。著實抓好法律、法規(guī)及各項規(guī)章制度的落實到位，使建設(shè)方和參建方各自履行職責(zé)，扎實做好工程建設(shè)過程中形成各類文件資料歸檔工作，在工作中必須要嚴把三關(guān):人情關(guān)、工程檔案質(zhì)量驗收關(guān)、工程檔案信息化管理關(guān)。

2.堅持以人為本，建立一支愛檔敬業(yè)、技術(shù)過硬并具有凝聚力、實戰(zhàn)能力精明強干的團隊。

3.克服“因循守舊”思想，結(jié)合工程檔案形成的實際情況，采用最簡單、最科學(xué)的方法，在實踐中要大膽探索新的管理模式，廣泛應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對工程檔案管理，維護工程各類文件資料歸檔留存的價值，提高存檔質(zhì)量，在日后洪水災(zāi)年為保護人民生命與財產(chǎn)安全保駕護航發(fā)揮重要作用。

[1]曾劍,張新麗.“今世賴以知古、后世賴以知今”——談《清宮秘檔》的價值[J].淮坊學(xué)院學(xué)報,2008,21(3)81-82.