文/江蘇省泰州市檔案技術(shù)中心 仲華

電子檔案的整理與保護(hù)

文/江蘇省泰州市檔案技術(shù)中心 仲華

伴隨著各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用及發(fā)展，電子檔案的整理以及保護(hù)工作越來越重要。而在本文中，筆者就其整理和保護(hù)進(jìn)行了相應(yīng)論述和分析，希望能為相關(guān)探究提供一定參考。

電子檔案；整理工作；保護(hù)工作

就電子檔案的整理工作而言，其和紙質(zhì)檔案相比，有著相對(duì)較多方便的地方，但是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)等問題，也使得其容易受到諸多干擾，甚至存在被竊取的危險(xiǎn)，因而，需要重視對(duì)其的整理與保護(hù)工作，鑒于此，筆者總結(jié)了此文。

一、電子檔案的相關(guān)整理

目前，就我國(guó)檔案管理工作而言，已經(jīng)基本電子化，如此，其整理工作也相對(duì)簡(jiǎn)單，當(dāng)然，不一樣類型的檔案，整理方式也有不同，故而，相關(guān)人員要區(qū)分其類型，采取合理的整理方式。

（一）文書電子檔案的相關(guān)整理。此類檔案有兩大類文件，一類來源于內(nèi)部，另外一類則來源于外部，整理它們的時(shí)候，要區(qū)分明確。若是前者，分類的時(shí)候，可以依據(jù)時(shí)間，也可以依據(jù)組織機(jī)構(gòu)名稱，如此，再做好相應(yīng)的組盤和分盤工作，檢索起來格外方便，這樣的整理方式也使得電子檔案的保存時(shí)間可以得到有效延長(zhǎng)。歸檔的時(shí)候，為方便進(jìn)一步查找，提高檔案的利用效率，可以依據(jù)部門做好分類。為避免歸檔時(shí)伴隨諸多不規(guī)范行為，可以選擇專門部門負(fù)責(zé)此工作，完成組盤后，為了提高他人查找和查收效率，應(yīng)由專業(yè)人員做好相關(guān)安排，同時(shí)，將對(duì)應(yīng)目錄建立起來。

就后者而言，整理的時(shí)候，可以選擇文書室，將相關(guān)文件進(jìn)行掃描存入計(jì)算機(jī)，就公文傳遞等環(huán)節(jié)，也可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，歸檔等工作可以由業(yè)務(wù)部門來處理，完成此項(xiàng)工作后，再由承辦部門做好分級(jí)，接著由檔案部門處理，審核結(jié)束，由檔案工作者將相關(guān)檔案信息填寫完畢存入數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)有人想要查找這些檔案的時(shí)候，就可以通過網(wǎng)絡(luò)終端查到自己需要的文件。

（二）科技電子檔案的相關(guān)整理。就此類檔案而言，有著豐富的類型，因而歸檔工作相應(yīng)復(fù)雜，整理的時(shí)候，可以選擇分類管理，也可以選擇項(xiàng)目歸檔，大多情況下，都是基于前者，然后利用后者，具體而言，如下：

第一，基建檔案，此類檔案大多是經(jīng)過電腦進(jìn)行打印，然后完成相應(yīng)的輸入工作，若此檔案為紙張實(shí)體的形式，應(yīng)該采取掃描方式完成對(duì)其的電腦錄入工作，然后，結(jié)合案卷號(hào)和其他序號(hào)實(shí)際做好相應(yīng)的鏈接工作，如此，用戶查找檔案時(shí)，僅僅輸入較為簡(jiǎn)單的詞即可；第二，設(shè)備檔案。此類檔案的來源大多屬于企業(yè)，當(dāng)相關(guān)工作者進(jìn)行相關(guān)設(shè)備的采購(gòu)工作時(shí)，外商提供的信息中，就傳統(tǒng)的資料而言，它們存在的形式大多是圖紙，而就現(xiàn)代的資料而言，存在的時(shí)候則多屬于電子方式，目前，國(guó)內(nèi)相關(guān)的設(shè)計(jì)部門，設(shè)計(jì)產(chǎn)品的時(shí)候大多為電子化方式，因而進(jìn)行相關(guān)設(shè)備購(gòu)買的時(shí)候，就交易雙方而言，要將電子檔案提供出來，并且將相關(guān)說明和可能存在的問題標(biāo)識(shí)出來。

二、電子檔案的相關(guān)保護(hù)

（一）軟磁盤的相關(guān)保護(hù)。首先，要采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟盤。一般而言，大多選擇高密度的3.5寸軟盤，同時(shí)，要保證好其質(zhì)量，因?yàn)橘|(zhì)量好的軟盤大多有近十年的壽命，而質(zhì)量差的軟盤壽命大多不會(huì)超過一年。第二，要將管理?xiàng)l件規(guī)范化。軟盤存放的時(shí)候需要避開磁場(chǎng)和震動(dòng)，同時(shí)其存儲(chǔ)環(huán)境需要整潔并且具有適中的溫度（14度到24度）與濕度（40%到50%）。第三，防范好病毒的入侵。就各業(yè)務(wù)部門而言，要重視自身電腦的病毒監(jiān)測(cè)，使得電子文件的磁盤一直處于健康和受保護(hù)的狀態(tài)當(dāng)中。

（二）光盤的相關(guān)保護(hù)。首先要保證光盤使用和排放的規(guī)范化。因?yàn)槠涫褂脡勖屠塾?jì)使用時(shí)間密不可分，而伴隨使用時(shí)間的不斷加長(zhǎng)，激光對(duì)光盤原料的穩(wěn)定性影響也逐漸變大。其次，要預(yù)防一些有害物質(zhì)的侵蝕。某些工業(yè)區(qū)域里，有著相對(duì)較大密度的有害氣體諸如氟化氫等會(huì)對(duì)光盤有著較大的侵蝕；而海洋地帶的海鹽顆粒也可能會(huì)使得光盤逐漸老化。故而，應(yīng)該將其存放在具備合適溫度（14度到24度）與濕度（40%到50%）的環(huán)境里。第三，要保證信息讀取面的光潔度，拿用光盤的時(shí)候，要避免觸摸其數(shù)據(jù)區(qū)，盡量將和其的接觸面控制在光盤內(nèi)沿地帶。

（三）重視創(chuàng)新。就電子檔案而言，很多人還覺得其是個(gè)新鮮事情，要想讓人們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)它，還需要加大對(duì)其的宣傳和利用。因而，就檔案部門而言，要通過大力宣傳讓自身工作人員養(yǎng)成依法治檔的理念，同時(shí)，針對(duì)檔案工作者，要重視相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，從而保證使得各檔案能夠規(guī)范歸檔。基于電子檔案的發(fā)展視角而言，檔案工作者要通過各項(xiàng)電子設(shè)備，制作和維護(hù)好相關(guān)電子信息，參與文件的保管工作，重視電子檔案檢索系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)工作，使得電子檔案能夠進(jìn)一步規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，就電子檔案而言，不論是其整理工作，還是對(duì)其的保護(hù)工作，都十分重要，因而，在整理電子檔案的時(shí)候，要做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化；而在保護(hù)電子檔案的時(shí)候，也要重視整理方面的相關(guān)問題，并將兩者和諧結(jié)合起來，如此才能推進(jìn)電子檔案的和諧健康發(fā)展。

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