文/溫嶺市人才市場管理辦公室 張麗巧

人事檔案管理的信息化建設解析

文/溫嶺市人才市場管理辦公室 張麗巧

本文以人事檔案信息化管理作為研究對象，分析了人事檔案信息化建設的重要性及問題，并根據人事檔案管理信息化建設存在的問題提出了相應的改善對策。

人事檔案；檔案管理；信息化建設

目前，人事檔案管理工作正面臨新的挑戰(zhàn)與機遇，正朝著信息化建設方向進步，這也就是說，人事檔案管理工作也需要不斷的跟進，為人事檔案管理的信息化建設提供良好的條件，提高了管理工作的工作質量與效率，從另一方面推動了企業(yè)的發(fā)展。但是，人事檔案管理信息化建設尚未成熟，仍存在一些問題，因此，有關部門需強化檔案管理的信息化建設，實現(xiàn)技術創(chuàng)新。

一、人事檔案管理的信息化建設的重要性

檔案管理的信息化建設就是通過網絡信息技術進行人事檔案信息管理，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，利用電子設備將檔案信息數字化處理，不斷促進人事檔案信息化的發(fā)展，為現(xiàn)代化建設更好的服務，促進經濟的發(fā)展。此外傳統(tǒng)人事檔案信息的查閱較為費時，實現(xiàn)人事檔案信息的數字化建設，大大節(jié)省了查詢信息的時間，更好的服務與人事服務事業(yè)。通過互聯(lián)網將人事檔案信息由紙質管理變?yōu)樾畔⒌臄底只?，方便查閱和存儲信息，滿足了對檔案管理工作的需求。促進了社會的進步。

二、人事檔案管理信息化建設存在的問題

（一）信息化建設的觀念落后基礎配備不完善。目前，人事檔案管理的模式還處于傳統(tǒng)的封閉式管理階段，人事檔案由單位人事管理部門進行管理，個人對本身的檔案信息并不了解，只有專門的人負責管理，人事檔案信息變得比較神秘。部分單位人事檔案管理的基本設備落后，不能進行互聯(lián)網辦公，即使有部分公司配備了計算機，但卻不能聯(lián)網，一定程度上使得檔案信息不健全。有一部分的單位仍堅持傳統(tǒng)的管理方式，不注重電子信息設施的管理，導致人事檔案信息不能被充分使用。

（二）檔案信息化管理標準不明確。人事檔案管理信息化建設發(fā)展過程中，首先應明確建設規(guī)范的范疇，促進人事檔案信息化管理建設的順利開展，首要工作就是統(tǒng)一標準規(guī)范。很多單位沒有公開人事信息，人事檔案管理信息化建設不合理，沒有統(tǒng)一的標準，使檔案信息化無法順利進行，檔案資源無法共享，使人事檔案信息不能滿足社會需求。

（三）檔案管理人員素質較低。人事檔案管理信息化建設要求管理人員具有較好的綜合素質，掌握管理的相關技能和專業(yè)水平。目前，部分人事檔案管理人員的綜合素質還不夠高，管理者的工作還停留在紙質的檔案的管理與建設階段，不能更好地利用計算機。部分管理者工作態(tài)度不夠認真，在管理中可能犯馬虎大意的錯誤，進而影響檔案信息的管理工作的質量。

三、人事檔案管理的信息化建設對策

（一）提高信息化建設觀念完善信息化建設的設備。人事檔案管理的信息化建設中，要提高管理者的綜合素質，改變原有的傳統(tǒng)的管理觀念，適應新的管理模式。當然，人事檔案管理也需要不斷完善現(xiàn)代化的基礎設施的設備，這是信息化管理的物質基礎和必要前提。因此，要不斷提高檔案管理部門的計算機及互聯(lián)網技術，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，提高人事檔案管理的工作效率。

（二）實現(xiàn)人事檔案信息的數字化。在進行人事檔案數字化的過程中，首先需要對檔案進行信息化錄入，可由企業(yè)人事人員進行操作，也可進行外包錄入。雖然這一過程中，會投入較大成本，但從長期來看，有效提升了管理效率，省時增效，實現(xiàn)了成本節(jié)約，是利大于弊的。此外還應引入人事檔案管理軟件，檔案管理人員需要針對軟件進行技術培訓，確保能夠充分發(fā)揮管理信息系統(tǒng)的功能，提升效率。并連入互聯(lián)網，實現(xiàn)共享。

（三）建立健全規(guī)章制度確保檔案信息的安全性。人事檔案管理的信息化建設中，一定要確保檔案信息的安全性與真實性，因此可以通過新的規(guī)章制度對人事檔案信息化建設后的管理工作進行有效管理限制，保證檔案信息化制度更加完善、合理、規(guī)范化。與此同時，在實現(xiàn)檔案信息的公開使用，通過計算機實現(xiàn)資源共享時，要保證檔案信息不外泄，確保信息的真實性和安全性，為此，相關的檔案管理部門應該制定相應的管理機制，加強檔案的電子管理與監(jiān)督，注重管理者對檔案安全管理的培訓，提高安全防范意識。

（四）引進先進信息化設施。此外還要加大信息化建設的設施、軟件的引進、研發(fā)與更新，促使科技設備系統(tǒng)的更新，建立完整的人事檔案信息管理系統(tǒng)。根據檔案管理工作的需求，加大檔案信息的維護、錄入、查詢等功能。建立人事檔案信息數據庫，使得信息數據循環(huán)使用，增加了數據的使用率，使得人事檔案信息被廣泛利用，檔案信息資源得到了共享。因此，相關的管理人員應重視對檔案信息化管理設施的研發(fā)，促進檔案信息化建設。

四、結束語

綜上，在人事檔案信息管理過程中，需充分使用計算機技術實現(xiàn)檔案的電子化管理，使檔案信息可以被廣泛利用，促進人事檔案信息化建設的快速發(fā)展。

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