文/北京中醫(yī)藥大學(xué)黨委辦公室 張小勇 劉凱峰 薛培 劉雯華

新時(shí)期高等中醫(yī)藥院校辦公室工作淺析

文/北京中醫(yī)藥大學(xué)黨委辦公室 張小勇 劉凱峰 薛培 劉雯華

作為高校行政管理系統(tǒng)中的核心部門，辦公室工作的質(zhì)量和效率對(duì)學(xué)校整體運(yùn)轉(zhuǎn)有著至關(guān)重要的影響。隨著學(xué)校深化教育綜合改革的不斷推進(jìn)和中醫(yī)藥教育事業(yè)的快速發(fā)展，學(xué)校辦公室的職能也逐漸向縱深方向發(fā)展，要切實(shí)做好辦公室工作，需要緊扣高等教育深化綜合改革的特點(diǎn)和要求，緊抓中醫(yī)藥教育教學(xué)的特點(diǎn)和規(guī)律，不斷轉(zhuǎn)變工作觀念，提高工作能力，改進(jìn)工作作風(fēng)，完善管理制度，推進(jìn)績(jī)效考核，發(fā)揮督辦職能，加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升辦公室管理效能。

高等教育；常態(tài)；辦公室工作

高等學(xué)校辦公室作為一個(gè)綜合管理、組織和協(xié)調(diào)部門，是學(xué)校對(duì)內(nèi)對(duì)外的窗口，處于承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的樞紐位置。辦公室職能涉及現(xiàn)代高校行政管理系統(tǒng)中的溝通、協(xié)調(diào)、決策、執(zhí)行、督查、反饋等各個(gè)子系統(tǒng)，其管理機(jī)制、水平、效率和質(zhì)量直接關(guān)系到全校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。教育事業(yè)的迅速發(fā)展和全面深化教育教學(xué)改革都對(duì)高校辦公室工作提出了更高的要求，任務(wù)越來越繁重，工作越來越復(fù)雜，作為高校辦公室工作的管理者和實(shí)踐者，需要在新時(shí)期勤于思考、積極探索，多拿舉措、多想辦法，切實(shí)提高管理效能。

一、新形勢(shì)新任務(wù)對(duì)高校行政管理工作提出更高要求

高校行政管理工作是學(xué)校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新和師生管理等工作的基礎(chǔ)，是學(xué)校管理系統(tǒng)中的重要組成部分。面對(duì)新形勢(shì)新任務(wù)新要求，提高高等學(xué)校行政管理工作的水平、質(zhì)量和效率成為重要而又關(guān)鍵的課題。

（一）高等教育新常態(tài)加快推進(jìn)高校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)改革。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)下，我國(guó)高等教育正處于全面提高質(zhì)量、走內(nèi)涵發(fā)展道路的轉(zhuǎn)型時(shí)期。高等教育發(fā)展的新常態(tài)呈現(xiàn)多個(gè)特征，從發(fā)展動(dòng)力看，隨著高等教育改革進(jìn)一步深化，必須下決心通過深化綜合改革理順體制機(jī)制、釋放發(fā)展活力、調(diào)動(dòng)積極性。高等教育綜合改革包含政府對(duì)高等教育的改革和高校內(nèi)部改革，其主要任務(wù)是構(gòu)建有利于學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展的體制機(jī)制?！秶?guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》提出要完善學(xué)校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)，加快構(gòu)建有利于高水平大學(xué)科學(xué)發(fā)展的內(nèi)部管理體系，積極推進(jìn)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)改革。

（二）中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。當(dāng)前，黨和國(guó)家高度重視中醫(yī)藥工作，中醫(yī)藥事業(yè)的發(fā)展正面臨著難得的機(jī)遇。習(xí)近平總書記在不同場(chǎng)合提出了一系列關(guān)于中醫(yī)藥的重要論述，其中指出：“中醫(yī)藥學(xué)是中國(guó)古代科學(xué)的瑰寶，也是打開中華文明寶庫(kù)的鑰匙”“切實(shí)把中醫(yī)藥這一祖先留給我們的寶貴財(cái)富繼承好、發(fā)展好、利用好”。劉延?xùn)|同志在與國(guó)醫(yī)大師代表的座談時(shí)指出，中醫(yī)藥具備“五種資源”，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的全局中有著重要的意義。黨的十八屆三中全會(huì)提出“完善中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展政策和機(jī)制”。2015年，國(guó)務(wù)院相繼發(fā)布《中醫(yī)藥健康服務(wù)發(fā)展規(guī)劃（2015—2020年）》《中藥材保護(hù)和發(fā)展規(guī)劃（2015—2020年）》，對(duì)中醫(yī)藥全行業(yè)及配套產(chǎn)業(yè)做出了科學(xué)而細(xì)致的政策安排。

（三）深化認(rèn)識(shí)高等中醫(yī)藥院校行政管理工作的重要性。

高校行政管理在學(xué)校管理系統(tǒng)中不僅處于組織、服務(wù)和保障的基礎(chǔ)地位，還處于領(lǐng)導(dǎo)地位。隨著高等教育教學(xué)綜合改革的不斷推進(jìn)，高等院校行政管理工作的重要性也越來越顯現(xiàn)，如何深化高校行政管理工作改革、提高管理效能成為重要的課題。作為高校行政管理工作系統(tǒng)中的重要部門，辦公室工作的質(zhì)量和效率對(duì)學(xué)校整體運(yùn)轉(zhuǎn)有著至關(guān)重要的影響。面對(duì)高等教育發(fā)展的新常態(tài)，面對(duì)中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展的新機(jī)遇新挑戰(zhàn)，只有緊扣高等教育深化改革的特點(diǎn)和要求，緊抓中醫(yī)藥教育教學(xué)的特點(diǎn)和規(guī)律，多思考，勤探索，加強(qiáng)高等中醫(yī)藥院校辦公室建設(shè)，為進(jìn)一步深化高等中醫(yī)藥教育改革做好溝通、協(xié)調(diào)、服務(wù)和保障等工作。

二、加強(qiáng)高等中醫(yī)藥院校辦公室建設(shè)的思考

隨著學(xué)校深化教育改革的不斷推進(jìn)和中醫(yī)藥教育事業(yè)的快速發(fā)展，學(xué)校辦公室的職能也逐漸向縱深方向發(fā)展，要切實(shí)做好辦公室工作, 需要了解辦公室工作性質(zhì)、作用、特點(diǎn)以及應(yīng)遵循的基本原則，需要辦公室管理人員不斷改進(jìn)行政管理工作的模式和方法，按照習(xí)近平總書記在視察中辦時(shí)對(duì)中辦工作提出的“五個(gè)堅(jiān)持”要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作觀念，提高工作能力，提出相應(yīng)策略，提升辦公室管理效能。

（一）注重能力建設(shè)，提升管理水平。辦公室人員隊(duì)伍是做好行政管理工作的基本保證，辦公室人員能力的高低直接影響工作的完成質(zhì)量，在辦公室建設(shè)的過程中，要注重辦公室人員綜合能力的提升。鑒于辦公室的工作性質(zhì)，需要面對(duì)多個(gè)部門、不

同的人群，需要處理大量的文書，需要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，這就要求辦公室的工作人員要提高分析和解決問題的能力、要提高語言和文字表達(dá)能力、要提高調(diào)查研究能力、要提高隨機(jī)應(yīng)變的能力等等。為此，需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)一步加強(qiáng)。一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)?？梢越M織相應(yīng)的培訓(xùn)班，也可以選派人員參加校外的正規(guī)專題培訓(xùn)，積極學(xué)習(xí)行政管理專業(yè)相關(guān)知識(shí)。二是注重隊(duì)伍源頭建設(shè)，抓好工作人員的招聘和聘崗工作，根據(jù)崗位需求選擇相應(yīng)專業(yè)、專長(zhǎng)的應(yīng)聘人員。三是鼓勵(lì)積極參加各種研討會(huì)和交流會(huì)，加強(qiáng)部門之間的交流和學(xué)習(xí)。

（二）改進(jìn)工作作風(fēng)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。服務(wù)意識(shí)是辦公室工作人員的基本意識(shí)，但是在具體工作中，有的辦公室人員自我定位不恰當(dāng)，缺乏服務(wù)意識(shí)，這對(duì)高校辦公室工作造成了極為不良的影響。樹立服務(wù)意識(shí)是改進(jìn)工作作風(fēng)的重要方面，優(yōu)良的工作作風(fēng)是提升高校辦公室執(zhí)行力的思想支撐和內(nèi)在動(dòng)力，要進(jìn)一步落實(shí)改進(jìn)工作作風(fēng)密切聯(lián)系群眾的相關(guān)要求，抓住了作風(fēng)就抓住了關(guān)鍵，要杜絕門難進(jìn)、臉難看的現(xiàn)象發(fā)生，做好辦公室工作、提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)形象。要在辦公室內(nèi)部建立健全有效管理機(jī)制，促使辦公室人員保持高度的工作熱情，提升行政管理人員的服務(wù)意識(shí)。要從點(diǎn)滴小事做起，對(duì)前來辦文辦事、聯(lián)系工作的人員和來訪群眾，要熱情接待，樹立良好形象。

（三）完善管理制度，促進(jìn)規(guī)范管理。規(guī)范管理是實(shí)現(xiàn)學(xué)校日常工作正常、有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。辦公室規(guī)章制度的建立是提高工作效率與質(zhì)量的基本保障。要通過建立健全完善規(guī)章制度促進(jìn)各項(xiàng)管理工作的規(guī)范。因此，高校辦公室要完善各種規(guī)章制度，按切實(shí)可行的規(guī)章制度和嚴(yán)格的辦事程序辦事，規(guī)范辦文、辦事、辦會(huì)等工作程序，明確規(guī)定辦事的先后次序、具體步驟及其相關(guān)要求，使高校辦公室的各項(xiàng)工作有章可循、有規(guī)可依。但是制度建設(shè)不是一勞永逸，面對(duì)高等教育深化綜合改革和中醫(yī)藥事業(yè)的發(fā)展，制度建設(shè)的內(nèi)容和形式都需要隨工作的發(fā)展和外界形勢(shì)的變化，建立廢改立機(jī)制，不斷調(diào)整和完善。

（四）推進(jìn)績(jī)效考核，明確目標(biāo)責(zé)任。合理的績(jī)效考核制度是高校的行政管理隊(duì)伍良性運(yùn)行的一個(gè)重要保障。行政辦公存在著工作難以量化、難以標(biāo)準(zhǔn)化、不能反映不同行政崗位工作差異性的弊端，為優(yōu)化辦公室的激勵(lì)機(jī)制，真正起到導(dǎo)向的作用，辦公室需要強(qiáng)化績(jī)效考核，重點(diǎn)突出責(zé)任和目標(biāo)為，定期或者不定期開展考核。建立“誰辦理，誰負(fù)責(zé)”的工作制度，做到日常工作專人專管，發(fā)揮高校辦公室的工作職能，互相支持，互相配合，高效運(yùn)作。建立完整的工作量化分級(jí)、責(zé)任管理機(jī)制，做到在其位、盡其職、負(fù)其責(zé)，加強(qiáng)績(jī)效考核，形成責(zé)任與目標(biāo)相統(tǒng)一的體系,調(diào)動(dòng)辦公室成員的工作積極性和主動(dòng)性。

（五）發(fā)揮督辦職能，保障執(zhí)行力度。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好督查督辦工作是辦公室的重要工作內(nèi)容，在高等教育發(fā)展新常態(tài)和中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展的新機(jī)遇下顯得尤為重要。通過督查督辦，保證決策事項(xiàng)得到落實(shí)，各項(xiàng)工作落到實(shí)處，收到實(shí)際效果。高校辦公室，應(yīng)當(dāng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)班子的要求，服務(wù)決策事項(xiàng)、工作任務(wù)的實(shí)施，積極主動(dòng)地督查督辦，協(xié)助做好決策事項(xiàng)的督促和階段檢查工作，促進(jìn)工作得到有效落實(shí)。通過督查督辦，保證各二級(jí)單位、職能部門能夠履行職責(zé)，防止相關(guān)責(zé)任人辦事拖沓、推卸責(zé)任，從而加快工作進(jìn)程，保障執(zhí)行力度。

（六）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高工作效率。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化建設(shè)水平在高等教育事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，是校務(wù)工作高效、有序的保障，對(duì)高校管理工作有著極大的推動(dòng)作用。信息化目的是提高服務(wù)效率，不僅僅是形式上的集中，而是要將管理方法和IT技術(shù)手段有效地結(jié)合起來，將管理與服務(wù)有效地結(jié)合起來，改造和優(yōu)化現(xiàn)有的服務(wù)管理模式，為師生提供便捷、高效的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的行政管理職能從權(quán)利向責(zé)任、無限向有限、管理向服務(wù)的觀念轉(zhuǎn)變，是對(duì)機(jī)關(guān)職能轉(zhuǎn)變、行政機(jī)構(gòu)改革和實(shí)現(xiàn)管理機(jī)制創(chuàng)新的一種追求。

高校辦公室是學(xué)校進(jìn)行管理的重要部分，對(duì)學(xué)校的正常運(yùn)作以及發(fā)展至關(guān)重要。面對(duì)新形勢(shì)新任務(wù)新要求，高校行政管理者要善于思考，勇于實(shí)踐，多拿舉措和辦法，切實(shí)有效地提升辦公室工作的管理水平和工作效率，能夠使學(xué)校工作快節(jié)奏、高效率的運(yùn)轉(zhuǎn)，使高校行政管理工作在新時(shí)期煥發(fā)新的更大的活力，為促進(jìn)高?？焖佟⒔】?、和諧發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

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