原立濤

（黑龍江科技大學(xué)，黑龍江 哈爾濱 150090）

電子表格中關(guān)于“引用”的使用研究

原立濤

（黑龍江科技大學(xué)，黑龍江 哈爾濱 150090）

我們在使用電子表格時(shí)，經(jīng)常遇到引用單元格的問題，無論是數(shù)據(jù)引用，還是公式引用，熟練掌握和使用各種引用技巧，往往能達(dá)到事半功倍的效果。

Excel；單元格；引用；使用；研究

常用的辦公套裝軟件Microsoft Office中電子表格Excel是大家比較喜歡使用的一種文檔工具。它是用字母表示的列和數(shù)字表示的行所組成的單元格來描述數(shù)據(jù)或者文本。其工作面好似一張二維表格。在使用過程中，我們既可以在單元格中輸入內(nèi)容，亦可在編輯欄中進(jìn)行輸入，同時(shí)名稱框中會(huì)顯示出我們輸入內(nèi)容所在的位置，即稱之為Cell的單元格。在進(jìn)行較為復(fù)雜的工作，比如用到公式，或者引用其他單元格的內(nèi)容，創(chuàng)建圖表、透視表，關(guān)聯(lián)日期等。就需要我們非常熟悉并且熟練使用“引用”這一功能，從而發(fā)揮軟件的巨大功能，來完成各種工作，提高效率。

1　單元格的引用方式

在使用Excel的過程中，有喜歡使用A1方式的，即字母數(shù)字形式；還有喜歡使用R1C1方式的。但無論何種方式，我們都可以在軟件中進(jìn)行更改互換。比如在單子表格Excel 2003中，我們通過單擊菜單“工具—選項(xiàng)—常規(guī)”中進(jìn)行單元格引用方式切換。

對于喜歡使用Excel 2007的用戶，可以通過單擊主窗體左上角的Office圖標(biāo)，其中有“Excel選項(xiàng)”，打開之后選擇“公式”選項(xiàng)卡，可以看到里面有關(guān)單元格引用方式的切換，可以進(jìn)行選擇。

2　單元格中引用的含義

日常工作，用得最多的就是復(fù)制，如文字的復(fù)制、公式的復(fù)制。前者僅是簡單地拷貝過來，而復(fù)制公式，卻因不同的引用產(chǎn)生不同的影響，從而對計(jì)算結(jié)果產(chǎn)生較大偏差。所以，在創(chuàng)建公式之前，一定要弄清楚不同引用類型的含義及區(qū)別。

由于大多數(shù)用戶喜歡使用辦公軟件中默認(rèn)的方式，也就是A1（列標(biāo)+行標(biāo)）方式，因此下面就具體談一談?dòng)嘘P(guān)絕對引用、相對引用和混合引用的概念及使用方法。

（1）相對引用：從C1單元格復(fù)制公式= e1+f1到d2單元格或其他單元格中時(shí)，行或列的引用會(huì)改變。即將公式復(fù)制到d2時(shí)變?yōu)椋? f2+g2。所謂行或列的引用會(huì)改變，即指代表行的數(shù)字和代表列的字母會(huì)根據(jù)實(shí)際的偏移量相應(yīng)改變。

即：相對引用在公式往下填充時(shí)行號(hào)會(huì)變，同時(shí)往右填充時(shí)列標(biāo)也會(huì)變。

（2）絕對引用：我們需要使用該公式，而令其行和列的引用不發(fā)生改變。

例如：C1單元格里的公式：=$e$1+$f$1。

如果將公式復(fù)制到d2單元格時(shí)仍希望公式不發(fā)生改變，就采用絕對引用，當(dāng)將公式復(fù)制到d2單元格時(shí)仍為：=$e$1+$f$1。

即：使用這個(gè)公式，無論是向下還是向右拉填充公式，永遠(yuǎn)都是不會(huì)改。

（3）混合引用：行或列中既存在相對引用，同時(shí)也存在絕對引用。

例如：C1單元格有公式：=$e1+f$1。

當(dāng)將公式復(fù)制到d2單元格時(shí)變?yōu)椋?$e2+g$1；當(dāng)將公式復(fù)制到C2單元格時(shí)變?yōu)椋?$e2+f$1 。

通過上面的說明可以發(fā)現(xiàn)不用引用的使用規(guī)律：絕對地址是在行號(hào)和列號(hào)上加了絕對地址符“$”，在公式復(fù)制時(shí)不會(huì)發(fā)生變化，相對地址是沒有加上絕對地址符號(hào)的列標(biāo)和行號(hào)，它會(huì)隨著公式復(fù)制到其他單元格時(shí)發(fā)生相對變化。如圖1所示，混合引用時(shí)部分地址發(fā)生變化。具體情況要視具體的引用來實(shí)際分析。

圖1　混合公式引用部分地址變化

（4）相對與絕對引用的切換：使用轉(zhuǎn)換鍵Shift與上檔鍵4可以得到絕對用符號(hào)“$”，一般用戶常常采用這種方式，但是使用的過程中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的錯(cuò)誤，修改起來也比較麻煩，我們可以使用快速轉(zhuǎn)換的方式來完成二者的切換。

將帶有公式的單元格進(jìn)行選中，切換到編輯欄中，把相應(yīng)的公式中的引用部分用鼠標(biāo)選中，反復(fù)按F4功能鍵，即可進(jìn)行絕對引用與相對引用的快速切換。

3　單元格引用的具體應(yīng)用

3.1Excel圖表標(biāo)題引用

如果單元格中已經(jīng)有標(biāo)題文字內(nèi)容。我們在制作圖表時(shí)，就沒有必要再重復(fù)打字，Excel圖表標(biāo)題可以引用單元格內(nèi)容。

Excel圖表標(biāo)題引用方法是：單擊圖表標(biāo)題，然后在編輯欄中輸入：=含有標(biāo)題內(nèi)容的單元格引用地址，按Enter鍵，即可生成與單元格鏈接相同內(nèi)容的圖表標(biāo)題。

如果我們修改標(biāo)題所在單元格的內(nèi)容，圖表標(biāo)題內(nèi)容也會(huì)隨之相應(yīng)改變，如圖2所示。

圖2　修改單元格圖表標(biāo)題更改示意

3.2在電子表格中引用其他位置數(shù)據(jù)

如果我們在進(jìn)行單元格操作時(shí)要引用其他表格中的數(shù)據(jù)。可歸納為3種情況。一是引用同一個(gè)工作簿中其他工作表中的數(shù)據(jù)；二是引用同一文件夾中不同工作簿中的數(shù)據(jù)；第三就是引用其他文件夾中不同工作簿中的數(shù)據(jù)。

（1）第一種情況：同一個(gè)工作簿中其他工作表中數(shù)據(jù)的引用。

在單元格中輸入公式：=sheet3!S4，確認(rèn)后，該結(jié)果會(huì)隨著要引用數(shù)據(jù)的改變而改變

（2）第二種情況：同一文件夾中不同工作簿中的數(shù)據(jù)引用。

在單元格中輸入公式：=’［文件名稱.xls］sheet3!S4，確認(rèn)回車鍵。

（3）第三種情況：引用其他文件夾中不同工作簿中的數(shù)據(jù)。

比方說在文件夾“D:音樂文檔”中有需要引用的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)所在文件名稱是“歌曲大全.xls”，數(shù)據(jù)存在于“現(xiàn)代音樂”工作簿中，數(shù)據(jù)所在單元格是“A5”。在要引用的單元格中輸入公式：=’ D:音樂文檔［歌曲大全.xls］’!現(xiàn)代音樂就可以了。

4　引用結(jié)合公式，完成復(fù)雜工作

4.1隔行引用另一表格中的連續(xù)數(shù)據(jù)

例如：A1,A5,A9,A13中引用E1:E4的數(shù)據(jù)?？衫肙FFSET偏移函數(shù)，選中A1：A4，在公式欄輸入中輸入=OFFSET（E$1, ROW()/4,）。下拉至A13單元格，就會(huì)得到相應(yīng)的結(jié)果。

4.2不同工作表中數(shù)據(jù)匹配問題

在制作工作表時(shí)，用戶經(jīng)常需要在不同的工作表間引用數(shù)據(jù)。在引用數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)需要引用相匹配的數(shù)據(jù)，如在新工作表中按照編號(hào)來引用另一個(gè)工作表中的姓名，如圖3—4所示?？梢允褂肰LOOKUP函數(shù)，用來搜索電子表所選區(qū)域中滿足條件的內(nèi)容，然后確定區(qū)域中的行序號(hào)，最后返回單元格的值。這樣的結(jié)合會(huì)省去操作者很多時(shí)間以便完成工作。

圖3　按編號(hào)引用工作表姓名

圖4　使用VLOOKUP函數(shù)搜索示意

5　結(jié)語

總之，電子表格中關(guān)于“引用”的應(yīng)用還有很多，這些需要我們在實(shí)際工作中去發(fā)現(xiàn)、去解決。隨著使用的增多，用戶將體會(huì)到使用“引用”給工作帶來的各種便利和樂趣。

[1]宋正強(qiáng).Excel 2010在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理日常工作中的應(yīng)用[M]北京：人民郵電出版社，2014.

[2]張琦.電子表格（Excel）中單元格引用的分析[J].工程技術(shù)（文摘版），2015（6）：259-260.

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[5]李巧俠.解析Excel中的單元格地址引用[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2014（15）：305-306.

Research on the use of spreadsheets about“reference”

Yuan Litao
（Harbin University of Science and Technology, Harbin 150090, China）

When we use a spreadsheet, we often encounter the problem of reference cells. Whether it is a data reference, or the formula reference, being skilled at mastering and using of various reference skills often can achieve a multiplier effect with half effort.

Excel; cell; reference; use; research

原立濤（1968— ），男，山東掖縣。