趙新堂，閆明，尹小波

(華北理工大學(xué)，河北 唐山 063009)

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我國(guó)道路工程檔案管理工作的研究

趙新堂，閆明，尹小波

(華北理工大學(xué)，河北 唐山 063009)

道路；工程檔案；檔案管理；一體化

著手于我國(guó)道路工程檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)狀況，逐漸揭露我國(guó)道路工程文檔管理工作在現(xiàn)階段存在的不足和問題，引出導(dǎo)致這些問題和不足的多種制約因素，在此基礎(chǔ)之上結(jié)合國(guó)內(nèi)外的經(jīng)驗(yàn)，指出符合我國(guó)現(xiàn)狀的發(fā)展方案，結(jié)合計(jì)算機(jī)信息技術(shù)逐步提高我國(guó)道路工程檔案管理的技術(shù)，并展望了未來的必然發(fā)展趨勢(shì)：檔案的信息化管理。

公路是人們交流、出行的載體，伴隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，我國(guó)道路的發(fā)展也迎來了歷史的黃金期。不管是國(guó)道、省道、還是鄉(xiāng)道等等，在道路工程的全過程都離不開檔案管理工作。毫不夸張的說，道路檔案管理工作的好壞在某些范圍上決定了道路工程的質(zhì)量和使用壽命等等，這直接關(guān)系到國(guó)泰民生，關(guān)系到人民福祉，所以我們必須對(duì)道路工程檔案的管理引起足夠的重視。目前，為了滿足對(duì)道路工程檔案的需求，人們對(duì)其工作投入了大量的人力和物力。

道路工程項(xiàng)目日常管理工作的核心是文檔管理。道路工程文檔管理的主要內(nèi)容是管理道路工程項(xiàng)目的勘探資料，設(shè)計(jì)圖紙，施工圖紙和施工日記等等，這些資料會(huì)為后期道路工程的養(yǎng)護(hù)、維修、改建、擴(kuò)建等工作提供不可替代的作用[1]。不僅可以節(jié)約工程時(shí)間和成本，而且也可以避免再次施工給已經(jīng)竣工的工程帶來破壞。道路工程文檔管理工作，是道路工程項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)工作，該工作為道路工程后期的服務(wù)提供了可靠保證。為了更好地為國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人民群眾生活更好地服務(wù)，我們完全有必要在前人研究的基礎(chǔ)之上，結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況的需要，對(duì)道路檔案未來的管理工作進(jìn)行更好的規(guī)劃與完善。

一、道路工程檔案概述

道路工程檔案是指在道路工程建設(shè)過程中，形成的具有保存價(jià)值的以紙質(zhì)為載體的文字圖表、以光盤為基礎(chǔ)的光盤載體[2]，以磁性記錄材料為基礎(chǔ)的磁性載體(磁帶、磁盤)等各種形式的歷史記錄。從生成過程的角度來講指道路工程項(xiàng)目自工程立項(xiàng)至竣工，并順利通過驗(yàn)收的全過程所形成的記錄文檔?？砂ㄔ缰另?xiàng)目的立項(xiàng)規(guī)劃，晚至項(xiàng)目完工驗(yàn)收后的維護(hù)養(yǎng)護(hù)、使用和維修的全過程。

二、道路工程檔案的特點(diǎn)

(一)道路工程檔案具有原始性

道路工程檔案是在道路工程實(shí)施階段直接形成的記錄資料，它是最原始，最直接記錄資料的集合，原始性是其本質(zhì)的屬性[3]，原始性也說明了，道路工程檔案具有無(wú)可替代的重要作用。

(二)道路工程檔案具有真實(shí)性

由于道路工程檔案是對(duì)實(shí)施階段的真實(shí)記錄，所以也決定了道路工程檔案具有真實(shí)的價(jià)值和利用意義，這不僅為道路工程的經(jīng)驗(yàn)積累提供了參考，而且也為道路工程后來的維修、擴(kuò)建和新建提供了一個(gè)重要的參考，可以說，道路工程的真實(shí)性具有舉足輕重的意義。

三、道路工程檔案管理存在的問題及解決方案

道路工程檔案從建設(shè)施工過程的角度分析，可以分為以下四大類。即：基本建設(shè)文件、工程監(jiān)理資料、施工資料和工程檔案編制[4]。所以道路工程檔案管理工作涉及的部門比較多，范圍比較廣，各種工作比較復(fù)雜，一般的文檔管理員很難具備這些專業(yè)知識(shí)，并且管理人員數(shù)量嚴(yán)重不足，這也導(dǎo)致現(xiàn)階段道路工程檔案管理存在很多問題：

(一)缺乏專業(yè)的道路工程檔案管理人員

道路工程檔案管理人員由于大多數(shù)都是身兼數(shù)職，不是專門的文檔記錄及保管人員，不能夠?qū)Ｐ牡耐度氲綑n案管理的研究工作，很多都是隨便應(yīng)付了事，這就導(dǎo)致了文檔管理工作人員的不專業(yè)性。檔案管理人員由于身兼數(shù)職，公司也就很少組織專門的檔案管理培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，或者進(jìn)行了有限的短期培訓(xùn)，但是由于只是兼職，不是作為專門的檔案管理人員，過段時(shí)間后因?yàn)檎{(diào)職或者解雇等原因，培訓(xùn)工作又要重新開始，所以，培養(yǎng)專職的檔案管理人員已經(jīng)迫在眉睫！雖然文檔人員可能具有較高的學(xué)歷，但他們一般不同時(shí)掌握道路工程勘探、設(shè)計(jì)、施工、和文檔管理等各項(xiàng)技術(shù)，這也導(dǎo)致工作成果難免不夠?qū)I(yè)，不夠規(guī)范[7]。

(二)道路工程檔案管理的制度不夠完善

道路工程基本建設(shè)程序可以分為四個(gè)時(shí)期，八個(gè)階段，四個(gè)時(shí)期分別為：決策立項(xiàng)時(shí)期、工程設(shè)計(jì)時(shí)期、建設(shè)實(shí)施時(shí)期和竣工投產(chǎn)時(shí)期[5]。道路基本建設(shè)程序由于時(shí)間跨度大、涉及部門多，所以難以制定統(tǒng)一有效的檔案工作管理制度。首先，應(yīng)該改變傳統(tǒng)思想觀念中只建不管的觀點(diǎn)，受傳統(tǒng)思想觀念的影響，不僅檔案管理工作人員不能夠及時(shí)認(rèn)真的完成檔案管理工作，而且很多相關(guān)工作者也不夠重視，難以提供有效的協(xié)助。其次具體部門具體對(duì)待，制定有針對(duì)性的檔案管理制度，在不斷完善各部門檔案管理制度的基礎(chǔ)之上，從而制定統(tǒng)一有效的檔案管理制度，這就需要人們從根本上摒棄傳統(tǒng)的思想偏見。

(三)道路工程檔案編制質(zhì)量比較低，真實(shí)性得不到保證

在道路工程建設(shè)過程中，有部分建設(shè)單位未建立檔案或者建立了質(zhì)量不高的檔案，這在很大程度上都影響了整體檔案的質(zhì)量；由于種種原因?qū)е聸]有及時(shí)記錄和整理文檔，甚至在道路檔案編制過程中出現(xiàn)臨時(shí)拼湊，導(dǎo)致很多文檔記錄與實(shí)際不符。文檔記錄的過程由于時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，領(lǐng)域比較廣，所以真實(shí)性難以得到有效保證。

(四)科技含量不高

道路工程界一直以來對(duì)道路工程檔案的管理工作缺乏足夠的重視。目前，道路工程文檔日常的管理工作仍以人工管理模式為主，導(dǎo)致科技含量很低，如圖1所示。道路工程施工文檔的管理工作沒有充分依靠高科技技術(shù)，其信息化沒有得到充分利用，其落后的技術(shù)手段阻礙著道路文檔管理工作的快速發(fā)展。文檔生成過程多數(shù)還是參次不齊的人工記錄模式。道路文檔管理只有充分利用高科技信息技術(shù)才能為決策者提供有效的信息參考。

四、提高道路工程檔案管理工作的建議

(一)培養(yǎng)職業(yè)的檔案工作人員

眾所周知，人才是經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新進(jìn)步的動(dòng)力。只有設(shè)置職業(yè)的工作崗位，并對(duì)工作人員進(jìn)行定期培養(yǎng)，考核，才能實(shí)現(xiàn)道路工程檔案工作人員的職業(yè)性。在檔案信息化建設(shè)過程中，原來傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的需求[6]，在檔案信息化的建設(shè)過程中，不僅需要很多具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專門人才，而且也對(duì)信息技術(shù)提出了更高要求，這就要求各部門培養(yǎng)職業(yè)的檔案工作人員，不僅在技術(shù)上，而且在工作崗位設(shè)置上需要進(jìn)行革新。不能繼續(xù)沿用以往身兼多職的崗位設(shè)置模式，不能夠?qū)ぷ鞯粢暂p心，必須革新觀念，革新技術(shù)。

圖1 道路工程文檔管

(二)完善檔案管理工作的制度

受傳統(tǒng)觀念的影響，現(xiàn)如今檔案管理工作的制度存在很多弊端，越來越不能滿足檔案工作的需求，必須從根本上改變檔案工作不重要的傳統(tǒng)觀念，這就需要相關(guān)部門投入大量精力、財(cái)力和時(shí)間等來制定相關(guān)規(guī)章制度，并在工作過程中不斷完善。

第一，應(yīng)該規(guī)范各種道路工程的施工過程，從而制定相應(yīng)的規(guī)章制度，不僅需要包括施工過程、監(jiān)理工程、驗(yàn)收等后期工程，而且還應(yīng)該涵蓋勘測(cè)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程。

第二，應(yīng)該明細(xì)各道路工程的具體規(guī)章制度，以及各協(xié)調(diào)工程的具體規(guī)定，避免相互推讓。道路檔案管理規(guī)章制度不僅應(yīng)該包括整個(gè)部門的檔案工作制度，而且應(yīng)該具體到各個(gè)部門，到具體工作人員的規(guī)章制度，這樣才能保證道路檔案管理工作的高質(zhì)量、高效率。

第三，應(yīng)該做到有法可依，違法必究，對(duì)于違反道路檔案管理規(guī)定的工作人員，不管職務(wù)高低，背景如何，都應(yīng)該做到違法必究，執(zhí)法必嚴(yán)。

第四，應(yīng)該加強(qiáng)各部門檔案工作人員之間的聯(lián)系，做到多交流、資料共享，避免檔案工作出現(xiàn)協(xié)調(diào)不順或者相互檔案記錄矛盾重重的尷尬。

(三)提高編制質(zhì)量，保證道路工程檔案資料的真實(shí)性

在道路工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位應(yīng)該及時(shí)收集整理道路檔案資料，力求確保資料具有很高的質(zhì)量，同時(shí)也應(yīng)該保證其具有真實(shí)性，這樣才能有效保證整體檔案資料的質(zhì)量，才能為以后的道路工作提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

(四)加強(qiáng)道路檔案管理的信息化建設(shè)

在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的大背景下，道路檔案工作也需要新的革新，我們可以借助專業(yè)的信息化管理軟件，在專業(yè)軟件的輔助下，我們不僅可以提高工作的效率，而且還可以節(jié)省人力和物力。

第一，在信息化的今天，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化工作的前提條件，這就需要投入大量的資金來進(jìn)行人員培訓(xùn)和購(gòu)置先進(jìn)的設(shè)備?，F(xiàn)如今，沒有先進(jìn)的信息化設(shè)備很難進(jìn)行相應(yīng)的信息化工作。在購(gòu)置基礎(chǔ)設(shè)備的基礎(chǔ)之上，一定要杜絕有信息化裝備，但是卻不能開展信息化工作的現(xiàn)象。如果只建設(shè)不使用，基礎(chǔ)設(shè)備將成為擺設(shè)，將失去應(yīng)有的價(jià)值，所以不僅在設(shè)備購(gòu)置上需要投入大量的資金，而且在人員培訓(xùn)上也應(yīng)該投入大量的資金。信息化工作能否開展，在很大程度上決定于主管領(lǐng)導(dǎo)的信息化能力、信息化思維方式等等，所以委任合適的部門領(lǐng)導(dǎo)也至關(guān)重要。

第二，信息化決策能力的提升，檔案信息化管理是一種全新的管理方式，在一個(gè)陌生的領(lǐng)域上前行，難免會(huì)遇到很多問題，這就需要主管部門領(lǐng)導(dǎo)具有開闊的胸襟，不能僅憑個(gè)人的意愿從事信息化檔案管理工作，一定要從實(shí)際出發(fā)，制定合適的信息化決策。科學(xué)的信息化工作需要信息化綜合能力強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)集體來進(jìn)行，在完成日常工作的基礎(chǔ)之上，要充分調(diào)動(dòng)整個(gè)部門工作人員的積極性，積極開展創(chuàng)新活動(dòng)，這樣，長(zhǎng)此以往，信息化管理工作將會(huì)有一個(gè)質(zhì)的飛躍！

(五)保證電子檔案信息資料的安全

信息技術(shù)是一把雙刃劍，電子檔案信息技術(shù)由于具有傳播迅速的特點(diǎn)，所以要特別重視電子檔案信息資料的安全，其主要是因?yàn)殡娮訖n案存在的環(huán)境比較復(fù)雜，不僅存在著電腦自身方面的威脅，還可能來自網(wǎng)絡(luò)上的攻擊，這給電子檔案的安全帶來了很大的威脅，特別是惡意破壞病毒會(huì)給電腦里的電子檔案帶來毀滅性的破壞，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)上的惡意修改也會(huì)在很大程度上影響電子檔案的準(zhǔn)確性。為了保護(hù)電子檔案的信息安全，可以采取以下措施：

第一，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)電子檔案信息的安全。在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，要采取合理的措施來 保證網(wǎng)絡(luò)電子檔案信息的安全。其一，物理措施方面，確保電子檔案使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有一個(gè)安全的電磁兼容工作環(huán)境，這也是物理安全措施的主要內(nèi)容，主要可以從兩個(gè)角度來提高物理安全策略，即從傳導(dǎo)發(fā)射防護(hù)角度和降低輻射防護(hù)的角度；前者是從發(fā)射的根源采取措施，后者則是在傳播的過程中采取相應(yīng)的措施。其二，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)安全軟件，網(wǎng)絡(luò)工程師在設(shè)置網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器時(shí)，不能只考慮管理人員的特權(quán)與使用方便，還應(yīng)該考慮網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的安全；網(wǎng)絡(luò)安全軟件并不能完全保證電子檔案的絕對(duì)安全，只能說是大大提高了安全性。另外還有很多其他方面的安全策略，例如，信息加密措施，設(shè)置訪問控制等等。

第二，電子信息檔案的備份和恢復(fù)。電子信息檔案?jìng)浞菔且环N安全策略，它包括存儲(chǔ)盤備份和網(wǎng)絡(luò)備份兩個(gè)方面。存儲(chǔ)盤備份是指把電子檔案信息拷貝到超大優(yōu)盤或者硬盤進(jìn)行備份，以防止電子檔案信息的丟失或者破壞[7]。網(wǎng)絡(luò)備份，它不僅包括在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上電子檔案信息的備份，它還包括電子信息檔案?jìng)浞莸恼麄€(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

五、總結(jié)

道路工程文檔管理工作由于存在著管理人員專業(yè)性差，檔案真實(shí)性低和信息技術(shù)落后等問題，所以急需引用先進(jìn)的高科技信息來保證其真實(shí)性，提高其可靠性。在信息化的今天，逐漸建立從信息系統(tǒng)源頭做起的方案已迫在眉睫，建立高科技的道路文檔管理方案已勢(shì)在必行?？紤]文檔管理的真實(shí)性、有效性和長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)性，信息化的文檔管理必將成為必然趨勢(shì)。

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Research and Analysis on Management Work of Road Engineering Archives in China

ZHAO Xin-tang, YAN Ming, YIN Xiao-bo

(North China University of Science and Technology, Tangshan Hebei 063009, China)

road; engineering archive; archive management; integration

This paper focuses onthe current situation of road engineering archives management in China and commented the problems and shortcomings of the road engineering documents management in the present stage. This paper leaded out a variety of constraints of these problems and shortcomings. Based on the study and combined with the experiences of domestic and foreign countries, this paper pointed out the development plan that suitable for China's current situation. This paper combined with computer information technology and wished to gradually improve road engineering archives management technology in China. And this paper looks forward to the future development trend: the information management of Archives.

2095-2708(2016)05-0087-05

G275.3

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