李春星

拜泉縣財政國庫集中支付中心

淺談會計檔案的管理

李春星

拜泉縣財政國庫集中支付中心

會計檔案是在財務(wù)活動中形成的，是一種重要的專業(yè)檔案。如何管理，使其達到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的程度，是目前急需解決的問題。

一、會計檔案的特點

1.專業(yè)性：會計檔案是由會計部門形成的，反映的是資金往來情況，具有很強的專業(yè)性。

2.數(shù)字反映性：會計檔案的記錄形式，是通過表格加數(shù)字來反映資金活動狀況的，而不是文字?jǐn)⑹龅男问?，這是會計檔案最突出的特點。

3.準(zhǔn)確的時間性：每一筆賬、每一張憑證都要有準(zhǔn)確的年、月、日記載，具有明顯的時間憑證作用。

4.賬簿與憑證相關(guān)性：雖然會計檔案中賬簿與憑證分別立卷，但是兩種形式的記錄數(shù)字是相互關(guān)聯(lián)的，起著彼此制約的作用，因此，必須保持賬簿與憑證的統(tǒng)一。

5.頁碼固定性：會計檔案一旦形成，無論是賬簿還是憑證，編好頁碼后，既不能竄動，更不準(zhǔn)隨意去掉或撤換，一定要保持原貌，否則就會混亂，賬簿與憑證就不能相吻合。

二、會計檔案的構(gòu)成及其整理要求

會計憑證：它分為原始憑證和記賬憑證兩種。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責(zé)任的書面證明，也是登記會計賬簿的依據(jù)。在整理會計憑證時，對一些破損的原始憑證要修復(fù)裱糊，原始憑證的折疊要小于或等于記賬憑證的規(guī)格；在立卷中，要清理記賬憑證上所有的附屬物，如大頭針、曲別針等。立卷后應(yīng)在卷皮上詳細(xì)填寫日期、類別、頁數(shù)、順序號及保管期限等。憑證的排列一般采用按年度流水編號的方法排列。

對于會計賬簿也應(yīng)在其封面注明名稱、年代及順序編號。每到年終，應(yīng)把年報、季報和月報三種報表分別按時間順序排列整理立卷。

三、會計檔案的規(guī)范管理

首先，要提高對會計案工作的認(rèn)識。無論是領(lǐng)導(dǎo)，還是檔案專職人員，都要學(xué)習(xí)好《檔案法》和《會計檔案管理辦法》，只有在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，才能做好這項工作。檔案人員要加強專業(yè)學(xué)習(xí)，掌握會計檔案管理方面的知識，不斷提高管理水平。

其次，建立健全會計檔案管理制度，實行科學(xué)管理。會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定、保管、利用及銷毀等一系列環(huán)節(jié)和程序，都要嚴(yán)格執(zhí)行《會計檔案管理辦法》中的規(guī)定和要求。

第三，會計檔案要按憑證、賬簿和報表三種類型分別排列，系統(tǒng)編號，并按規(guī)定分別劃分不同保管期限。各種保管期限的檔案分別編制目錄。會計檔案一般可以在會計部門保管二年，然后如期向檔案室移。檔案室應(yīng)按不同保管期限分別排列上架，做到方便保管和利用。

第四，配備專業(yè)人員，提高綜合素質(zhì)。會計系統(tǒng)是由人來操作的，一個系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強人才培訓(xùn)的力度。企業(yè)應(yīng)立足于國際水準(zhǔn)，培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才，推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學(xué)習(xí)和提高會計電算化知識，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。同時，要加強并制定實事求是的會計電算化人員培訓(xùn)計劃，要注重實效，不搞一刀切。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進行培訓(xùn)。對系統(tǒng)維護人員，應(yīng)盡量聘用社會上的計算機專業(yè)人員，畢竟，計算機系統(tǒng)維護是一項專業(yè)性很強的工作，對這些計算機專業(yè)人員只要簡單的會計培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。

四、適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，進一步加強會計電子檔案管理

隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計檔案的載體也發(fā)生了質(zhì)的變化，由原來單純的紙質(zhì)載體，變?yōu)榧堎|(zhì)載體和磁性介質(zhì)載體共存的局面。因兩種載體無論材質(zhì)、性能還是保管、利用方式都迥然不同，所以會計檔案的管理也面臨新的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)會計檔案管理的基礎(chǔ)上，建立健全電子檔案管理制度，保證從電子文件形成、使用、維護、收集整理、歸檔，到保管、開發(fā)利用、鑒定等各個環(huán)節(jié)都有完善的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，實現(xiàn)會計電子檔案管理制度化和規(guī)范化。

1.建立完善的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格實行崗位責(zé)任制。各崗位之間職責(zé)分明，相互間有一定的制約、監(jiān)督作用，采取不相容職責(zé)相分離的措施。

2.采用多種技術(shù)，通過權(quán)限設(shè)置、加密、防寫處理等措施，防止隨意進行數(shù)據(jù)恢復(fù)和拷貝，確保電子檔案的安全。

3.會計電子檔案備份和恢復(fù)是保證會計數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確、真實的重要措施。管理人員應(yīng)對會計電子檔案進行雙備份或多備份，并分地點保管。

4.定期對歸檔電子文件進行檢測（包括外觀檢測和邏輯檢測），是保障其數(shù)據(jù)安全的重要措施，以便發(fā)現(xiàn)問題及時補救，做好數(shù)據(jù)維護工作。

5.歸集整理會計電子檔案要注意同時收集技術(shù)文檔，保證用戶對會計電子檔案系統(tǒng)進行操作利用。

6.采用全過程實時記錄系統(tǒng)，對電子檔案進行跟蹤記錄，對所有進入系統(tǒng)的人員都有所監(jiān)督。系統(tǒng)的日志文件至關(guān)重要，它以文本的形式記錄下財務(wù)系統(tǒng)操作人員和操作時間，對保護會計電子檔案有重要價值，應(yīng)加強管理。