胡永英

摘要：學(xué)校日常需要管理的工作項(xiàng)目是繁多的，檔案管理工作是其中的一種。檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，其實(shí)質(zhì)這項(xiàng)工作是系統(tǒng)的，它對(duì)學(xué)校的發(fā)展起著一定的導(dǎo)向作用。學(xué)校檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)，規(guī)范的目的，此時(shí)的檔案信息資料的實(shí)用價(jià)值更高，實(shí)踐性更為顯著，對(duì)學(xué)校而言，提高了教學(xué)質(zhì)量的同時(shí)，促使學(xué)校教育事業(yè)向更好的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；路徑；研究

學(xué)校檔案庫(kù)主要將學(xué)校在開(kāi)展各種活動(dòng)時(shí)涉及的資料自己在校生的基本信息進(jìn)行系統(tǒng)的采集以及整理，最后統(tǒng)一的保存在檔案庫(kù)中，為以后的應(yīng)用提供精準(zhǔn)的資料支持。檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，可以使檔案資料更好的為各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的服務(wù)。本文作者淺析現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理中存在的不足，并依據(jù)自己的管理經(jīng)驗(yàn)研究與提高檔案管理規(guī)范性有關(guān)的對(duì)策，希望與學(xué)校檔案管理員一起分享，共同推進(jìn)檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。

一、檔案管理在學(xué)校中的重要意義

建立規(guī)范化的學(xué)校檔案，進(jìn)一步加強(qiáng)和改善學(xué)校管理，在日后指導(dǎo)學(xué)校的各項(xiàng)工作中可以有效開(kāi)展，同時(shí)提升學(xué)校管理水平?？偟膩?lái)說(shuō)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）有效保存檔案，清楚了解學(xué)校的管理水平

學(xué)校成立發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)工作情況，都可以以檔案的形式保存好最原始的數(shù)據(jù)，這些檔案的有效保存，在日后的各項(xiàng)工作開(kāi)展中提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持。對(duì)這些檔案進(jìn)行有效的分析，可以了解學(xué)校的發(fā)展規(guī)律及相應(yīng)的優(yōu)勢(shì)，清楚的知道學(xué)校的管理水平。

（二）有效保存檔案，清楚體現(xiàn)學(xué)校的教學(xué)水平

學(xué)校在評(píng)選優(yōu)秀員工、組織相關(guān)工作的過(guò)程中都會(huì)通過(guò)檔案的形式保存下來(lái)，教師很多很好的教學(xué)成果，也可以通過(guò)檔案的形式記錄下來(lái)，這些記錄的有效分析，能夠?yàn)閷W(xué)校管理水平高低的評(píng)價(jià)提供數(shù)據(jù)支持，有效總結(jié)這些記錄，很快發(fā)現(xiàn)學(xué)校的精神，建設(shè)學(xué)校良好的形象，并充分體現(xiàn)了學(xué)校的教學(xué)水平。

通過(guò)檔案的形式記錄各項(xiàng)的活動(dòng)，不僅有利于總結(jié)各個(gè)階段的工作內(nèi)容和特點(diǎn)，還有利于學(xué)校價(jià)值觀的形成，對(duì)學(xué)校創(chuàng)建更高一層的標(biāo)準(zhǔn)，都起著舉足輕重的作用。

二、現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理中存在的缺陷

（一）對(duì)檔案管理工作注重程度不高

目前學(xué)校的師資隊(duì)伍并不健全，再加上檔案庫(kù)設(shè)備不全等現(xiàn)實(shí)原因的干擾，大部分學(xué)校將檔案管理的工作性質(zhì)歸屬于文員職業(yè)類(lèi)型，有的學(xué)校甚至隨便的將某位教職人員安置在檔案管理的職位上。這類(lèi)檔案管理員大多數(shù)將檔案管理工作視為兼職工作。

（二）檔案管理機(jī)制不健全

“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”的道理家喻戶(hù)曉，因此學(xué)校的檔案管理工作同樣需要一套完整度高，科學(xué)性強(qiáng)的工作機(jī)制。但是調(diào)查顯示，一半以上的學(xué)校檔案管理工作并沒(méi)有依照程序開(kāi)展工作，管理員說(shuō)呈現(xiàn)他們眼前的檔案管理機(jī)制是籠統(tǒng)的，讓人找不到重點(diǎn)。在這種沒(méi)有特定機(jī)制做參考的局勢(shì)下，學(xué)校的檔案管理部門(mén)就像一片散沙，管當(dāng)然理工作開(kāi)展得不到位是必然的。

（三）檔案管理工作的信息化沒(méi)能落實(shí)和普及

21世紀(jì)是科技迅猛發(fā)展的新時(shí)代，在各個(gè)領(lǐng)域計(jì)算機(jī)被廣泛的應(yīng)用。學(xué)校由于資金運(yùn)轉(zhuǎn)不周的實(shí)際原因，而不能為檔案管理部門(mén)配備計(jì)算機(jī)設(shè)施，人工管理模式下檔案管理工作效率低下是毫無(wú)疑問(wèn)的。即便是計(jì)算機(jī)參與進(jìn)學(xué)校檔案管理工作，但是管理員對(duì)計(jì)算機(jī)操作程序并不嫻熟，專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)嚴(yán)重欠缺，此時(shí)計(jì)算機(jī)信息化得不到普及。

三、探究全面實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑

從以上的論述中，我們已經(jīng)知道檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，以下本文作者將對(duì)問(wèn)題一一解答，給出相應(yīng)的對(duì)策。

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。

首先學(xué)校作為學(xué)校檔案管理工作開(kāi)展的主要場(chǎng)所，學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)必須起到模范帶頭作用，將學(xué)校檔案管理工作納入進(jìn)學(xué)校的重點(diǎn)工作體系的隊(duì)伍中。除此之外校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)力度，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)學(xué)校未來(lái)發(fā)展的重大意義。當(dāng)然對(duì)于檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，他們提高對(duì)管理工作的重視程度可以在多個(gè)方面有所體現(xiàn)，例如在檔案管理工作中積極遵從檔案管理體制，在管理工作中敢于嘗試使用計(jì)算機(jī)設(shè)備，盡最大努力實(shí)現(xiàn)管理工作的信息化。

（二）構(gòu)建完整，科學(xué)的學(xué)校檔案管理體制。

學(xué)校檔案管理工作如果想真正達(dá)到規(guī)范化的目標(biāo)，明確的管理體制的制定是必不可少的，它可以使管理工作的細(xì)節(jié)處于規(guī)范的模式中。目前我國(guó)學(xué)校的教學(xué)基地不斷擴(kuò)建，又在教育改革的驅(qū)動(dòng)下，學(xué)校越來(lái)越頻繁的開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)，此時(shí)檔案管理部門(mén)需要采集，整理的信息數(shù)量呈現(xiàn)上升的趨勢(shì)，換句話說(shuō)此時(shí)的檔案信息多樣化，復(fù)雜化。因此只有在相關(guān)體制的約束下，檔案管理工作的各個(gè)步驟才會(huì)開(kāi)展得井井有條，管理者嚴(yán)格依據(jù)體制規(guī)定開(kāi)展工作，采取合法的，可靠的手段完成檔案信息的收集，規(guī)劃，整理以及存儲(chǔ)工作。

（三）強(qiáng)化檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。

檔案管理員是學(xué)校開(kāi)展檔案管理工作的主體，他們管理能力的高低直接影響著檔案管理的工作效率。強(qiáng)化檔案管理員的綜合素質(zhì)的渠道很多，例如學(xué)校可以定期的組織集體學(xué)習(xí)活動(dòng)，使管理員更深一步的學(xué)習(xí)《檔案法》知識(shí)；為了使管理員具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，學(xué)?？梢怨烙?jì)他們參加進(jìn)修活動(dòng)，在進(jìn)修的過(guò)程中管理員學(xué)習(xí)并掌握了新穎的管理技能，與此同時(shí)他們樹(shù)立了正確的職業(yè)道德觀。當(dāng)然上文我們提高計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性，因此全面提高檔案管理員的綜合素質(zhì)，必須加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技能的學(xué)習(xí)力度，在高科技的配合下，使學(xué)校檔案管理工作邁向規(guī)范化進(jìn)程。

四、結(jié)束語(yǔ)

學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范性的目標(biāo)有助于學(xué)校教育事業(yè)的順利發(fā)展，可以全面提高學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量。因此積極對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改革，使其處于不斷優(yōu)化的狀態(tài)中，能夠促使學(xué)校的教育事業(yè)邁向新的高度。

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