陸國(guó)榮

摘要：廢棄立“卷”而采用“件”為基本保管單位。這將是檔案工作發(fā)展方向，也是對(duì)檔案的傳統(tǒng)理論、觀點(diǎn)、方法產(chǎn)生巨大影響。雖有些弊端，但能節(jié)省人力、物力、財(cái)力，也就促進(jìn)了生產(chǎn)力發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“件”;節(jié)省人力;節(jié)省物力;節(jié)省財(cái)力

國(guó)家電網(wǎng)上海市電力公司《按件歸檔整理細(xì)則》2016年6月批準(zhǔn)實(shí)施，正式拉開(kāi)了文書(shū)立卷改革的序幕，以“件”為保管單位，在檔案整理、保管、利用等過(guò)程中有提高工作效率、方便提取利用、減輕檔案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度等許多優(yōu)點(diǎn)，而且還可以列出以下幾個(gè)有利方面。

（一）有利于檔案的保密和開(kāi)發(fā)利用

以往，由于檔案中的每一本案卷大多數(shù)是有幾份、十幾份甚至幾十份文件材料按其有機(jī)聯(lián)系組卷裝訂起來(lái)的，同時(shí)，由于受文件材料形成者的級(jí)別、地區(qū)和保管期限及形成過(guò)程以及整理中的組卷原則等因素的制約，不可能將標(biāo)有同一種保密標(biāo)志（如秘密、機(jī)密、絕密等）的文件材料集中在一、兩個(gè)卷本中，因此，工作中往往采取以整本卷定密的辦法，即一本卷中只要有一份秘密文件，就將一本卷定為秘密檔案，機(jī)密及絕密卷也是如此。這給未標(biāo)保密標(biāo)志的文件利用帶來(lái)不便。

（二）節(jié)省了卷皮、卷內(nèi)目錄、案卷目錄及其卷內(nèi)備考表

以往，我們是將整理好的卷包皮裝訂，然后再把裝訂好的案卷入盒存放。這樣可以節(jié)約很大一筆經(jīng)濟(jì)費(fèi)用。同時(shí)也節(jié)約了時(shí)間，其中，僅擬制案卷標(biāo)題就是一項(xiàng)十分費(fèi)工費(fèi)時(shí)的工作。

（三）大大減輕了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度

以往，一年一度的文書(shū)立卷歸檔工作和檔案的平時(shí)整理，都少不了裝訂檔案這一關(guān)，且要求裝訂的案卷要結(jié)實(shí)、整齊、美觀，不壓字跡、不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不損壞文件、不妨礙閱讀，采用三眼一線背面打結(jié)的方法等。每當(dāng)這時(shí)，案卷少的單位就采取手槍鉆，大針引線，剪刀裁齊的辦法裝訂，案卷多的單位還要專(zhuān)門(mén)購(gòu)買(mǎi)裝訂機(jī)、裁紙機(jī)等裝訂用具，不論采取哪種方法，檔案人員都要費(fèi)勁裝訂幾天，再加上卷內(nèi)目錄、備考表、編制案卷目錄、貼口取紙等，確實(shí)很辛苦。

（四）減輕了對(duì)檔案原件的破壞

以往在檔案整理與組卷裝訂過(guò)程中，要求裝訂要結(jié)實(shí)，這就不可避免地要在檔案原件上打孔引粗線，從而損壞原件;同時(shí)，要求“下左齊”，這就不得不對(duì)部分較大紙型的文件進(jìn)行剪裁，也會(huì)損壞原件;再一個(gè)是要求大張折疊、小張托裱、滿張貼邊，要達(dá)到這些要求，都不可避免地會(huì)對(duì)原件產(chǎn)生損壞作用。

（五）能保證歸檔工作的按時(shí)完成

以往，文書(shū)立卷歸檔工作是一項(xiàng)進(jìn)度慢、戰(zhàn)線長(zhǎng)、質(zhì)量差別大、經(jīng)常督促過(guò)問(wèn)、檢查才能“基本結(jié)束”的工作?，F(xiàn)在省去了組卷裝訂編目等一系列工作環(huán)節(jié)，每收、發(fā)一份原文就可隨即歸檔，這樣“一有文件就歸檔”就可避免“今年歸的去年的檔”的現(xiàn)象，既加快了進(jìn)度，又在很大程度上保證了應(yīng)歸檔文件材料的齊全完整。

由于“不裁不訂‘件當(dāng)家”，省去了許多工作程序，上述問(wèn)題可望得到解決。并且，以往文書(shū)處理和檔案管理中的一些概念也就自然而然地即將消失。

正如“事物總是一分為二的”這一普遍原理所揭示的那樣，以“件”為檔案保管單位，在體現(xiàn)了許多好的方面的同時(shí)，也顯而易見(jiàn)地暴露出了不少弱點(diǎn)，主要的有：

（一）開(kāi)發(fā)利用不太方便

由于以“件”當(dāng)家，隨辦隨歸檔并寫(xiě)檔號(hào)編目錄，因而所歸檔案很難保持和反映文件之間的內(nèi)在的、歷史的、有機(jī)的密切聯(lián)系及其自然形成規(guī)律，也在一定程度上破壞了系統(tǒng)文件的完整性。對(duì)一些聯(lián)系特別密切的連帶性文件如請(qǐng)示與批復(fù)、問(wèn)函與復(fù)函、針對(duì)性文件等，以及由于問(wèn)題重大而可能要處理較長(zhǎng)一段時(shí)間或多次處理才能結(jié)束的文件，形成周期較長(zhǎng)如重要法規(guī)文件的歷次修訂稿等，不同時(shí)期不同地區(qū)就同一個(gè)問(wèn)題形成的多份文件等，則可能破壞它們之間的有機(jī)聯(lián)系而被分割在各處存放，從而形成利用的不方便性和管理的不系統(tǒng)性。

（二）所保存檔案的特點(diǎn)不明確

由于多方面的原因，許多文件在其形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理、歸檔過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的特殊情況，而這些情況對(duì)當(dāng)時(shí)的當(dāng)事人或者檔案管理者來(lái)說(shuō)可能是清楚的，而當(dāng)事人變動(dòng)或時(shí)間久遠(yuǎn)時(shí)就不清楚了，為此，原來(lái)以“卷”為保管單位時(shí)，專(zhuān)門(mén)設(shè)立了“卷內(nèi)備考表”一欄，以便對(duì)該卷有關(guān)情況進(jìn)行說(shuō)明，并填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，以解除查檔人的疑慮，方便利用。而以件為保管單位時(shí)，則沒(méi)有了這一項(xiàng)工作內(nèi)容，對(duì)一份文件的特殊情況既不便直接在原件上注釋?zhuān)泻茈y在非常有限的文件歸檔目錄中加以記述。這就給檔案的管理和利用造成諸多不便。

（三）插取檔案較為麻煩

在平時(shí)的收集工作中常常會(huì)碰到前幾年的文件漏交，而該年的文件已經(jīng)立卷歸檔，插卷不可避免。對(duì)整卷裝訂的檔案插取文件時(shí)，雖然要拆開(kāi)裝訂線，插取之后再裝訂并重新編頁(yè)。這雖然麻煩，但畢竟是在一個(gè)卷內(nèi)進(jìn)行，案卷號(hào)、歸檔號(hào)、案卷目錄等均不作變動(dòng)，而以“件”為保管單位的檔案進(jìn)行插取時(shí)，插取件后面的早已排列好并加蓋了檔案章的每一份文件的檔號(hào)就要依次改變，插取幾次文件改變幾次檔號(hào)，與此相應(yīng)的文件歸檔目錄中也要加編或減去所插取的文件的內(nèi)容項(xiàng)目，如果只插取一、二份文件，還可以在原文件目錄中間擠加填寫(xiě)或劃除，如果插取文件份數(shù)較多時(shí)，有可能使插取件后面的歸檔文件目錄全部作廢，就得重新編制。因?yàn)椤熬砗兄蛔鳛闄n案保管裝具，不作為檔案的保管單位”。這不但起不到“省時(shí)省力”的作用，而且會(huì)造成更大的浪費(fèi)。

參考文獻(xiàn)：

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