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        淺談檔案管理的保密工作

        2016-11-04 18:05:12王紅霞蔣春華姬廣詠
        企業(yè)文化·下旬刊 2016年10期
        關(guān)鍵詞:保密工作庫(kù)房保密

        王紅霞?蔣春華?姬廣詠

        《中華人民共和國(guó)檔案法》中明確規(guī)定,檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它繼承了文件的原始性,是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn),具有憑證價(jià)值的重要屬性。隨著社會(huì)的進(jìn)步,人類的發(fā)展,檔案的作用越來(lái)越明顯,人們對(duì)檔案的管理也有了一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)。檔案資源的巨大社會(huì)價(jià)值日益為公眾所認(rèn)知,很多檔案信息涉及國(guó)家的安全和利益,涉及經(jīng)濟(jì)技術(shù)秘密,涉及社會(huì)秩序和個(gè)人隱私等內(nèi)容,利用檔案信息資源,必然會(huì)涉及檔案信息的保密問(wèn)題,這項(xiàng)工作做得好和壞將直接影響黨和國(guó)家及單位的安全和利益。下面從檔案管理的硬件建設(shè)和軟件建設(shè)兩個(gè)方面淺談檔案管理的保密工作。

        一、加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)

        (一)檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)

        從總體上講,檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建,但是,有些不具備條件的單位,往往將庫(kù)房設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi),但并不是任何一間辦公室都可以作為檔案管理庫(kù)房的,從檔案保密的角度來(lái)考慮,盡可能的不要將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的頂層或最底層等偏僻的地方,庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)具備良好的衛(wèi)生環(huán)境,應(yīng)安裝攝像頭、報(bào)警器、配備溫濕度機(jī)、去濕機(jī)、粉碎機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、等設(shè)備,檔案庫(kù)的庫(kù)房門必須是專用的防盜保險(xiǎn)門,窗戶應(yīng)專門加固,庫(kù)房?jī)?nèi)外都要安裝防盜監(jiān)視器,以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開,庫(kù)房與閱覽室分開。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé),制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度,在庫(kù)房顯眼的位置張貼懸掛《保密守則》、《庫(kù)房管理制度》等制度。無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi),如因特殊需要進(jìn)入庫(kù)房,需按規(guī)定經(jīng)過(guò)審批并履行出入登記手續(xù)方可進(jìn)入。從檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外部的硬件保管條件上確保涉密檔案的安全。實(shí)踐證明,檔案庫(kù)房的科學(xué)管理,是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

        (二)加強(qiáng)涉密信息系統(tǒng)的保密工作

        涉密信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定,經(jīng)檢查合格后,方可投入使用,不得將涉密計(jì)算機(jī)、涉密存儲(chǔ)設(shè)備接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò),對(duì)處理涉密信息的計(jì)算機(jī)應(yīng)安裝物理隔離卡。未安裝物理隔離卡的涉密計(jì)算機(jī)嚴(yán)禁連接互聯(lián)網(wǎng),未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自復(fù)制、記錄、存儲(chǔ)國(guó)家秘密。

        二、加強(qiáng)檔案管理保密利用的軟件建設(shè)

        (一)加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)

        俗話說(shuō),沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓。為做好檔案管理的保密工作,做到有章可循,有據(jù)可查,應(yīng)制定相關(guān)的規(guī)章制度,如《閱覽制度》、《外借制度》、《復(fù)印制度》、《保密制度》《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案管理制度》等一系列檔案利用制度,落實(shí)專人管理,明確責(zé)任。各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度的條文應(yīng)在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實(shí)和完善,切實(shí)做到嚴(yán)密而簡(jiǎn)明,便于執(zhí)行。根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),在大力開展檔案利用工作的同時(shí),確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。強(qiáng)化管理人員職責(zé)是涉密檔案保管工作的有力保證,涉密檔案保管工作的任務(wù)既是光榮的,更是艱巨的,要嚴(yán)格確保涉密檔案齊全完整安全。

        (二)做好涉密檔案的借閱利用和移交工作

        檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié) 。涉密檔案的借閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理,必須認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù),經(jīng)指定責(zé)任部門、指定責(zé)任人審批,任何人無(wú)權(quán)擅自提供借閱。查閱檔案時(shí),檔案管理者不得離開檔案,置每個(gè)利用者于視線之中,預(yù)防查閱人拆倦帶走,涂改內(nèi)容,圈劃批注,增刪抽頁(yè),擅自攝制、復(fù)印檔案等行為發(fā)生。任何人不得將檔案、資料擅自帶出室外,涉密檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)使用完畢后,要及時(shí)核對(duì)、檢查,發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)查明原因,進(jìn)行補(bǔ)救。

        (三)加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

        擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任,必須具備較高的素質(zhì)。

        一是政治素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作,檔案管理人員必須了解和掌握黨的路線、方針、政策,熟悉相關(guān)的法律、法規(guī)和各種規(guī)章制度,具有堅(jiān)定正確的政治方向,是具有特殊身份和地位的人員,有知密早、知密多、知密深的特性。要切實(shí)加強(qiáng)檔案工作者的政治素質(zhì)修養(yǎng),提高保密意識(shí)。對(duì)不該知道的秘密不問(wèn)、不看、不記;不在通信中涉及國(guó)家秘密;不與親屬、朋友等無(wú)關(guān)人員及在公開場(chǎng)合談?wù)撁孛埽痪湓?,說(shuō)者無(wú)意,聽(tīng)者有心,在不知不覺(jué)中就泄漏了秘密,做到守口如瓶,萬(wàn)無(wú)一失。

        二是業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作,檔案人員綜合素質(zhì)的提高直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量。目前在檔案理論與實(shí)踐上,已經(jīng)形成了具有一定知識(shí)體系的檔案學(xué),要做好檔案工作,必須系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和掌握這些專門知識(shí),熟悉所保管的檔案內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);為進(jìn)一步提升檔案管理者的保密業(yè)務(wù)素質(zhì),增強(qiáng)保密意識(shí)和保密法治觀念,特別是對(duì)涉密人員、管理部門工作人員、新進(jìn)和調(diào)離檔案管理崗位的工作人員進(jìn)行檔案保密和利用教育。保密工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的艱巨的工作,任何時(shí)候均不容忽視,因此,要加大保密宣傳教育力度。

        總之,作為一種重要的社會(huì)信息資源的檔案,既要重視其涉密檔案管理有關(guān)設(shè)施的硬件建設(shè),更要加強(qiáng)檔案保密利用工作的軟件建設(shè)。檔案管理工作人員要在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí),切實(shí)完善工作職能,使檔案得到充分合理的利用。

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