劉　陶王　靜

（1.長(zhǎng)沙市文化廣電新聞出版局長(zhǎng)沙市藝術(shù)教育培訓(xùn)館，湖南長(zhǎng)沙410013；2.長(zhǎng)沙師范學(xué)院，湖南長(zhǎng)沙410100）

始于精心 工于精細(xì) 成于精彩
——參與大型群眾文化活動(dòng)組織的幾點(diǎn)體會(huì)

劉陶1王靜2

（1.長(zhǎng)沙市文化廣電新聞出版局長(zhǎng)沙市藝術(shù)教育培訓(xùn)館，湖南長(zhǎng)沙410013；2.長(zhǎng)沙師范學(xué)院，湖南長(zhǎng)沙410100）

組織開(kāi)展大型群眾文化活動(dòng)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。只有把整個(gè)活動(dòng)各環(huán)節(jié)視為一個(gè)系統(tǒng)環(huán)境，從系統(tǒng)和要素、要素和要素、系統(tǒng)和環(huán)境的相互聯(lián)系、相互作用中統(tǒng)籌考慮，才能確保活動(dòng)圓滿完成。

群眾文化；大型活動(dòng)

“創(chuàng)業(yè)興文走在前列”——長(zhǎng)沙陽(yáng)光娛樂(lè)節(jié)系列活動(dòng)是長(zhǎng)沙市按照國(guó)家七部委實(shí)施娛樂(lè)場(chǎng)所“陽(yáng)光工程”要求和響應(yīng)市委“六個(gè)走在前列”大競(jìng)賽活動(dòng)號(hào)召所組織開(kāi)展的向社會(huì)各界展示我市文化市場(chǎng)發(fā)展成就的大型群眾文化活動(dòng)。在參與歷屆“陽(yáng)光娛樂(lè)”系列活動(dòng)籌備執(zhí)行中，我們深刻地認(rèn)識(shí)到：作為展示政府形象的一種組織行為，大型群眾文化活動(dòng)的規(guī)模與氣氛代表著政府的實(shí)力與風(fēng)范；成功籌備組織好活動(dòng)，往往能起到回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，展示成就、提升形象，凝心聚力、促進(jìn)發(fā)展的良好作用。回顧首屆“陽(yáng)光娛樂(lè)節(jié)”的籌備組織工作，我們有以下幾點(diǎn)體會(huì)：

一、大型群眾文化活動(dòng)的成功組織必須得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

成功取得上級(jí)支持是推動(dòng)工作的重要渠道和有效抓手?；顒?dòng)一經(jīng)決定舉行，就應(yīng)及時(shí)成立由主要領(lǐng)導(dǎo)、具體承辦部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員組成的籌備機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目進(jìn)度推進(jìn)。組織機(jī)構(gòu)人員組成的高層化，可以確保為活動(dòng)提供強(qiáng)有力的組織和資源保障。在大型群眾文化活動(dòng)籌備組織機(jī)構(gòu)內(nèi)，根據(jù)具體工作需要可下設(shè)策劃招商組、節(jié)目編排組、宣傳材料組、現(xiàn)場(chǎng)控制組、財(cái)務(wù)后勤組等，各組分工負(fù)責(zé)，銜接到位，責(zé)任到人，狠抓落實(shí)，確?；顒?dòng)圓滿完成。在籌備組織“陽(yáng)光娛樂(lè)節(jié)”系列活動(dòng)中，我們成立了由局長(zhǎng)任組長(zhǎng)，分管局長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，文化市場(chǎng)處和行業(yè)協(xié)會(huì)、執(zhí)行公司相關(guān)負(fù)責(zé)人為成員的活動(dòng)組委會(huì)辦公室。局領(lǐng)導(dǎo)相繼召開(kāi)“陽(yáng)光娛樂(lè)節(jié)”活動(dòng)動(dòng)員會(huì)、活動(dòng)方案及宣傳物料審議會(huì)和媒體、企業(yè)協(xié)調(diào)會(huì)，提出了“政府主導(dǎo)、全民參與、市場(chǎng)運(yùn)作、文化惠民、務(wù)實(shí)節(jié)儉”的活動(dòng)原則，確定了“暢享星城、律動(dòng)星城、網(wǎng)樂(lè)星城、創(chuàng)業(yè)星城、玩轉(zhuǎn)星城、策論星城”六大板塊十大主題活動(dòng)的總體安排，以及以“最?yuàn)蕵?lè)、最創(chuàng)意、最不一般”搞好活動(dòng)的工作要求。

二、大型群眾文化活動(dòng)的成功組織必須及早制定全面具體、可操作性強(qiáng)的總體策劃

一要及早謀劃。大型群眾文化活動(dòng)一般活動(dòng)內(nèi)容多、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、要求標(biāo)準(zhǔn)高、面臨難度大、參與人數(shù)多，需要及早謀劃，心中有數(shù)。首屆“陽(yáng)光娛樂(lè)節(jié)”于9月至12月開(kāi)展，但從5月就召開(kāi)相關(guān)會(huì)議，明確了活動(dòng)的指導(dǎo)思想和主題，并經(jīng)匯報(bào)市委宣傳部、完成市直七部門會(huì)簽、請(qǐng)示省文化廳和市人民政府等步驟。市府辦轉(zhuǎn)發(fā)了我局《創(chuàng)業(yè)興文走在前列——首屆長(zhǎng)沙陽(yáng)光娛樂(lè)節(jié)活動(dòng)方案》，明確了“陽(yáng)光娛樂(lè)節(jié)”的組織領(lǐng)導(dǎo)、活動(dòng)內(nèi)容、機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作要求等事項(xiàng)，提出要將“創(chuàng)業(yè)興文走在前列”——首屆長(zhǎng)沙陽(yáng)光娛樂(lè)節(jié)活動(dòng)打造成為貫徹落實(shí)市委、市政府“六個(gè)走在前列”大競(jìng)賽活動(dòng)及推動(dòng)長(zhǎng)沙國(guó)際文化名城建設(shè)的有效載體。這些重要的工作進(jìn)展為成功舉辦活動(dòng)奠定了堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)，各成員單位、各部門、各文化企業(yè)以高度的責(zé)任感和飽滿的政治熱情積極投身活動(dòng)啟動(dòng)各項(xiàng)工作。

二要體現(xiàn)特色。政府大型群眾文化活動(dòng)要求每一項(xiàng)子活動(dòng)都盡可能組織得隆重、熱烈、歡快、有序，不論是活動(dòng)的整體氛圍、現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)面，還是出席者的情緒表現(xiàn)，都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡樂(lè)、和諧的氣氛，如此才能彰顯政府良好形象、展示城市雄厚實(shí)力、展現(xiàn)企業(yè)良好風(fēng)貌和干部隊(duì)伍的凝聚力、戰(zhàn)斗力，擴(kuò)大社會(huì)影響力?！瓣?yáng)光娛樂(lè)節(jié)”的活動(dòng)策劃在局領(lǐng)導(dǎo)的精心指導(dǎo)下，以創(chuàng)新的思維、務(wù)實(shí)的理念落實(shí)創(chuàng)意設(shè)計(jì)、組織協(xié)調(diào)等各項(xiàng)工作：“十萬(wàn)群眾進(jìn)歌廳”安排部署了以“政府購(gòu)買、企業(yè)優(yōu)惠、免費(fèi)贈(zèng)票、全民娛樂(lè)”為形式的惠民工程；“十大K歌之王評(píng)選”、“十大演藝精品節(jié)目評(píng)選”、“十大網(wǎng)絡(luò)游戲競(jìng)技高手評(píng)選”、“十大星級(jí)網(wǎng)吧評(píng)選”、“十大金牌主持人評(píng)選”、“十大文化創(chuàng)意評(píng)選”、“十大文化市場(chǎng)開(kāi)拓企業(yè)評(píng)選”以“陽(yáng)光”為導(dǎo)向、以“娛樂(lè)”為基礎(chǔ)、以“創(chuàng)業(yè)”為主線、以“興文”為目的，簡(jiǎn)樸務(wù)實(shí)、方式新穎、大雅不俗。

三要主題明確。主題是群眾文化活動(dòng)的靈魂，反映了舉辦者的理念，也是活動(dòng)品牌形成競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)并保持長(zhǎng)久生命力的關(guān)鍵。主題在整個(gè)活動(dòng)策劃過(guò)程中起著方向指導(dǎo)作用，直接關(guān)系到節(jié)慶活動(dòng)的成功與否?！瓣?yáng)光娛樂(lè)節(jié)”作為推進(jìn)長(zhǎng)沙文化市場(chǎng)健康持續(xù)發(fā)展的重要舉措，緊緊圍繞“與陽(yáng)光同行、倡娛樂(lè)新風(fēng)，揚(yáng)藝術(shù)之美、惠民生之基”的主題，從各子活動(dòng)展現(xiàn)主題、豐富主題，使整個(gè)活動(dòng)具有豐富的思想內(nèi)涵和鮮明的主題特色，使活動(dòng)的參與者在“市場(chǎng)管理”上各司其職、在“文化創(chuàng)造”上各盡其能、在“文化提高”上各得其所、在“文化享有”上各受其益。

三、大型群眾文化活動(dòng)的成功組織必須統(tǒng)籌安排、把握重點(diǎn)

組織開(kāi)展好大型群眾文化活動(dòng)必須顧全大局、協(xié)調(diào)配合、通力合作，從領(lǐng)導(dǎo)層到執(zhí)行層各個(gè)方面密切配合才能保證活動(dòng)圓滿成功。一要精心制作活動(dòng)宣傳資料，生動(dòng)展示活動(dòng)內(nèi)容和良好形象?！瓣?yáng)光娛樂(lè)節(jié)”活動(dòng)中，通過(guò)編印宣傳畫(huà)冊(cè)、制作十大主題活動(dòng)板展、拍攝形象宣傳片等，從不同側(cè)面展示了活動(dòng)風(fēng)貌；二要精心擬訂好活動(dòng)的執(zhí)行程序，一般堅(jiān)持三個(gè)原則：一是時(shí)間宜短不宜長(zhǎng)、二是程序宜少不宜多、三是如果有文藝節(jié)目宜雅不宜俗。三要精心確定好活動(dòng)出席嘉賓和邀請(qǐng)函等工作?；顒?dòng)的出席者一般包括上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)和平級(jí)有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)行業(yè)代表和企業(yè)負(fù)責(zé)人、新聞媒體等，以上名單一經(jīng)確定就應(yīng)及早發(fā)出邀請(qǐng)。四要精心組織安排好來(lái)賓的接待工作。熱心細(xì)致的接待工作能使來(lái)賓感受到主辦方真摯的尊重與敬意，從而使每位來(lái)賓都能心情舒暢，應(yīng)做好來(lái)賓的迎送、來(lái)賓的引導(dǎo)、來(lái)賓的陪同、來(lái)賓的招待四個(gè)方面。五要精心布置好活動(dòng)會(huì)場(chǎng)。在活動(dòng)會(huì)場(chǎng)選擇時(shí)就應(yīng)通盤(pán)考慮：一是地點(diǎn)應(yīng)結(jié)合活動(dòng)的規(guī)模、影響力以及其他實(shí)際情況來(lái)決定。確定場(chǎng)地后，應(yīng)提前做好考察以便合理安排活動(dòng)設(shè)備用品的數(shù)量、大小及參加活動(dòng)的人員數(shù)量。同時(shí)，還必須考慮到治安、交通、城管、消防等因素并做好應(yīng)急防范準(zhǔn)備。二是場(chǎng)地布置應(yīng)在節(jié)儉辦節(jié)的基礎(chǔ)上盡可能進(jìn)行美化，烘托出隆重、熱烈、喜慶的氛圍。三是主持人串臺(tái)詞、臺(tái)上環(huán)節(jié)、音響視頻設(shè)備及素材應(yīng)在活動(dòng)開(kāi)始前進(jìn)行預(yù)演并調(diào)整到位。四是要充分考慮季節(jié)和天氣因素，做好相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案和準(zhǔn)備。

四、大型群眾文化活動(dòng)的成功組織關(guān)鍵在于密切配合、狠抓落實(shí)

大型群眾文化活動(dòng)各參與單位必須及時(shí)溝通、密切配合、責(zé)任到位、精心實(shí)施，保證活動(dòng)的有序開(kāi)展。一要營(yíng)造濃厚的節(jié)慶氛圍增強(qiáng)參與度。“陽(yáng)光娛樂(lè)節(jié)”在活動(dòng)中先后組織開(kāi)展了方案研討會(huì)、部門通報(bào)會(huì)、企業(yè)協(xié)調(diào)會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)等，增強(qiáng)了參與度與凝聚力。二是精心策劃和組織好宣傳工作?！瓣?yáng)光娛樂(lè)節(jié)”扣主題、強(qiáng)勢(shì)引導(dǎo)，形成了省市結(jié)合、內(nèi)外互動(dòng)、高潮迭起的“戰(zhàn)役式”宣傳效應(yīng)。在對(duì)內(nèi)宣傳上，充分發(fā)揮文廣新系統(tǒng)“三位一體”的綜合優(yōu)勢(shì)，推出了活動(dòng)專欄，圖文并茂地展示了“陽(yáng)光娛樂(lè)節(jié)”各項(xiàng)活動(dòng)成果。在對(duì)外宣傳上，積極爭(zhēng)取省廣電局支持，將“陽(yáng)光娛樂(lè)節(jié)”子活動(dòng)與省娛樂(lè)頻道電視欄目有機(jī)結(jié)合，用獨(dú)特的視角、鮮活的形式展開(kāi)了全方位、高頻次、多角度、持續(xù)性的宣傳報(bào)道。三要選擇資質(zhì)好的專業(yè)執(zhí)行公司以使群眾文化活動(dòng)達(dá)到預(yù)期效果。引入經(jīng)驗(yàn)豐富、實(shí)力雄厚、信譽(yù)良好的專業(yè)策劃執(zhí)行公司參與活動(dòng)招商、策劃、執(zhí)行，可使承辦單位節(jié)省精力、專注于會(huì)務(wù)組織和來(lái)賓接待方面。四要建立例會(huì)制度強(qiáng)化調(diào)度跟蹤。群眾文化活動(dòng)前期籌備涉及事務(wù)繁雜，應(yīng)定期召開(kāi)會(huì)議及時(shí)溝通情況，研究布置相關(guān)工作，明確細(xì)節(jié)安排和銜接。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，組織開(kāi)展大型群眾文化活動(dòng)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。我們只有把整個(gè)活動(dòng)各環(huán)節(jié)視為一個(gè)系統(tǒng)環(huán)境，從系統(tǒng)和要素、要素和要素、系統(tǒng)和環(huán)境的相互聯(lián)系、相互作用中統(tǒng)籌考慮，才能確?；顒?dòng)圓滿完成。

D632.9

A

1005-5312（2016）08-0189-02