周瑋

摘 要 無論是何種類型的企業(yè)，在其發(fā)展過程中都離不開物資采購這一環(huán)節(jié)。物資采購活動的開展和企業(yè)發(fā)展運營有著密切的聯(lián)系，軍工科研事業(yè)單位也是如此，物資采購在其中占有舉足輕重的地位。軍工科研事業(yè)單位若是想要開展研究工作，就必須要有相應的材料、設備等，而這些物資的來源都是由采購部門提供的。因此，如何結合軍工科研事業(yè)單位自身的特點來提高物資采購效率，完善內控制度，形成規(guī)模經(jīng)濟，杜絕腐敗，規(guī)范財務核算是我們急需解決的一個問題。

關鍵詞 軍工科研事業(yè) 單位物資采購 管理體系

一、引言

在我國的國防建設中，軍工科研事業(yè)單位是非常重要的組成部分之一，此單位與其他類型的單位存在著相同之處，但也存在著一定的差異。最主要的差異就在于，此事業(yè)單位不以盈利為目的，主要是為國家的軍工科研服務，要求嚴格保密。同時，此事業(yè)單位已經(jīng)從舊經(jīng)濟體制中脫離出來，融入新的市場競爭機制中，所以說，事業(yè)單位轉型是勢在必行的。另外，它逐步脫離了原有經(jīng)濟體制的舊觀念，打造了新的市場競爭機制。事業(yè)型單位轉化為企業(yè)化管理是一個必然趨勢，收入來源也由以前單純的上級部門下?lián)艿目蒲匈M和財政補助收入，逐步拓展到利用軍工技術承擔面向社會的科研服務獲取收入。

二、軍工科研事業(yè)單位物資管理現(xiàn)狀

（一）物資管理模式

就目前軍工科研事業(yè)單位物資管理進行分析后可以發(fā)現(xiàn)，其管理模式依然比較落后，管理方法也沒有與時俱進，更沒有完善的管理體系，從而導致管理人員在開展工作的過程中主要依據(jù)自身的工作經(jīng)驗，并沒有相應的制度可以參照。與此同時，在當前網(wǎng)絡時代下，物資管理模式也沒有構建相應的網(wǎng)絡渠道，物資采購的數(shù)量、類型等也與實際需求存在著一定的差異，物資存儲也不是很合理。這些問題的存在都表明了，當前軍工科研事業(yè)單位物資管理模式較為落后，管理方法與社會發(fā)展趨勢不相符合，進而嚴重影響了科研工作的開展，同時還造成了經(jīng)濟損失。

（二）基礎工作落后

物資管理基礎工作還比較落后，賬目核算方式也不夠先進，采用的仍然是人工核算的方法。此種方法不僅無法實現(xiàn)信息共享，也存在著人工失誤的風險。而且，在管理中，各項審批程序消耗了大量的人力資源，大量紙介質的存在，極易因丟失、損壞給工作帶來不便，制約了物資管理的發(fā)展。

三、物資采購管理系統(tǒng)的建立

物資采購管理系統(tǒng)不是簡單的信息化，而是搭建一個信息化平臺，將所有的業(yè)務，如招標審批管理、物資集中采購管理、物資收發(fā)等集中到一個平臺上去，避免出現(xiàn)信息化孤島?；緦崿F(xiàn)按計劃采購，控制采購流程，控制供應商按計劃供貨，按計劃送貨；實現(xiàn)物資的集中采購，避免不規(guī)范的采購行為。提高招投標審批流程效率，實現(xiàn)對招標項目立項審批、招標文件審批、項目不與招標審批的過程的監(jiān)督和管理。通過物資采購管理系統(tǒng)可以掌握單位動態(tài)的實際庫存，對物資進行全面清理，降低存貨占用，同時停止手工賬。

（一）物資基礎管理平臺的建立

集中采購是物資采購管理的有效方式。首先，系統(tǒng)應該匯總基層單位的采購申請，在進行分解、平衡后，下達統(tǒng)一的采購訂單，根據(jù)實際需求下達收貨指令。其次，按采購計劃進行收貨入庫，物資部根據(jù)收貨數(shù)據(jù)匯總傳遞給財務部進行統(tǒng)一地結算及付款。集中采購體現(xiàn)了單位采購物流、資金流的控制，同時也體現(xiàn)了內部的業(yè)務協(xié)同。平臺建立主要步驟如下：

第一，建立統(tǒng)一控制的供應商管理、評估，價格管理平臺。

第二，建立完善的計劃、訂單、收貨集中控制平臺。

第三，建立多維集團采購分析平臺。

（二）供貨信息管理

在進行物資采購管理工作的過程中，若是想要對物資采購成本進行有效的控制，那么，就必須要了解供貨價格。所以，在物資采購系統(tǒng)中，就應該構建供貨價格系統(tǒng)。在此系統(tǒng)中，需要包括物料主數(shù)據(jù)、定義供應商以及組織單元數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)信息可以讓相關工作人員確切地了解供貨信息，從而更好地開展物資采購管理工作。與此同時，在采購的業(yè)務單據(jù)中，供貨價格還可以自動出現(xiàn)，也就是默認信息，這樣工作人員就可以對照默認單據(jù)，若沒有問題，則可以按照單據(jù)中的供貨價格來執(zhí)行。

（三）采購入庫管理

采購入庫管理主要包含：

第一，物資采購計劃（申請）管理。需要采購材料時，基層單位向計劃部門申報，由計劃部門匯總、平衡并編制采購訂單提交給物資部門進行統(tǒng)一采購。

第二，物資采購訂單管理。在采購業(yè)務管理中，采購訂單管理是不可缺少的一項工作。所謂的采購訂單，就是指采購工作人員按照需求的物資類型、數(shù)量所決定采購的單據(jù)，將此單據(jù)交給供應商，供應商以此為基礎提供物資，安排相應的工作人員做好物資的出庫工作，而企業(yè)則需要安排相應的人員開展物資入庫工作。所以說，采購訂單是供應商供貨的依據(jù)，也是企業(yè)購物的依據(jù)，是連接供應商和企業(yè)之間的橋梁，做好此方面的管理工作是非常有必要的。

單位物資采購訂單由計劃員填制，計劃組長簽字，在物資采購部門領導審批后，提交給采購組組長確認，然后分配給采購組成員執(zhí)行采購。審批流程如圖1：

第三，物資采購合同管理。

第四，采購收貨管理。

第五，采購入庫管理。

第六，領料出庫管理。在實現(xiàn)物資管理系統(tǒng)以前，“物資領用出庫單”是由各領用單位的領料人手工填寫，內容包括領用單位、領用的物資名稱、型號規(guī)格、領用數(shù)量和金額。由于軍工科研事業(yè)單位的經(jīng)費來源是所承擔的研制任務和課題，在領用材料時，最重要的是做好成本的分類和歸集。因此，“物資領用出庫單”上還有一個最重要的要素就是任務名稱或課題號。在手工填制“物資領用出庫單”時，填制的領用單位和任務名稱往往不規(guī)范，還經(jīng)常出錯，這就不能給后面采購財務的核算提供準確的基礎數(shù)據(jù)。原始數(shù)據(jù)的不規(guī)范，當然也會導致財務成本費用歸集的不準確。

使用單位填制領導出庫單，由單位領導、相關部門領導、計劃審核、保管打印出庫單、用戶提貨。流程如圖2。

四、物資采購管理系統(tǒng)與財務核算系統(tǒng)的銜接

物資采購管理系統(tǒng)建立后，能自動生成各類查詢表，物料收發(fā)明細表、物料收發(fā)匯總表。如果設定了物料的安全庫存、最高庫存、有效期、批次跟蹤、保質期屬性，系統(tǒng)還能提供低于安全庫存報警、超過庫存有效期報警，保質期分析等各項數(shù)據(jù)，給物資部門的庫存管理提供有效的支持。

在物資采購管理系統(tǒng)上線以前，物資核算財務人員每月從物資保管人員處手工收取物資入庫驗收單和物資領用出庫單。在進行物資采購報賬時，要人工核對物資入庫的采購聯(lián)和財務聯(lián)。在物資領用出庫時，要人工將物資領用出庫單按領用單位和核算課題分開。而使用了物資采購管理系統(tǒng)以后，物資核算財務人員可以根據(jù)財務核算和管理的要求，通過物資采購管理系統(tǒng)獲取相應的數(shù)據(jù)信息來支撐財務核算，這樣獲取的數(shù)據(jù)信息方便快捷，準確性高。并且，物資采購管理可以在對事務進行處理的過程中生成會計核算分錄，這樣就可以促使企業(yè)內部的資金流與物流兩者之間是相同的，進而為工作人員了解資金流動提供便利。同時，還可以為降低物資采購成本，提高管理效率奠定良好的基礎。

五、結語

軍工科研事業(yè)單位應該以自身實際情況為依據(jù)和專業(yè)化的軟件公司建立合作關系，由軟件公司為其專門打造一款合適的物資采購軟件。在此軟件中，需要包括日常管理、檢索、動態(tài)報表輸出以及供應商信息管理等多項內容。只有這樣，才能將物資采購的權限進行明確的劃分，使得各個環(huán)節(jié)的控制工作更加便利，從而提高物資管理的效率，避免傳統(tǒng)手工賬目核算所帶來的弊端，確保物資基礎管理的有效性。

（作者單位為中國燃氣渦輪研究院）

參考文獻

[1] 丁岳鈺.軍工科研事業(yè)單位實行經(jīng)濟增加值考核的思考[D].財政部財政科學研究所，2010.

[2] 李濤.基于信息化的軍工科研事業(yè)單位全面預算管理模式研究[D].哈爾濱工業(yè)大學，2010.