傅幼萍+王斌+顧杭晶

摘要：從事學(xué)生工作的老師，經(jīng)常要面臨處理大量的學(xué)生事務(wù)數(shù)據(jù)，其中數(shù)據(jù)表格尤為突出。論文從實際問題出發(fā)，通過excel工具中的一些特殊功能，闡述了如何化繁為簡、減輕老師工作量的小技巧，同時通過舉例的方式給出了具體操作步驟，充分利用Excel在表格中處理數(shù)據(jù)的自帶工具，幫助學(xué)生工作的老師提高工作效率。

關(guān)鍵詞：Excel工具；學(xué)生工作；數(shù)據(jù)表格；數(shù)據(jù)同步；跨Excel文件

中圖分類號：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）21-0112-03

Abstract： The teachers engaged in the work of the students， often to handle a large number of student affairs data， wherein the data table is particularly prominent. In this paper， starting from the real problems， by excel tool some special features， explains the tips of how to simplify and reduce teacher workload. To helping the teachers to improve work efficiency， the paper gives specific steps by way of example and makes full use of Excel comes with tools to process data in the table.

Key words： excel tools； student work； data table； data synchronization； cross excel file

在高校，從事學(xué)生工作的老師，如輔導(dǎo)員、專職班主任等，經(jīng)常需要處理大量的學(xué)生事務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)表格。從事學(xué)生工作的老師大部分都是思想政治類專業(yè)畢業(yè)，對Excel軟件的功能不大熟悉，基本都是停留在利用Excel軟件人工輸入數(shù)據(jù)或者人工統(tǒng)計數(shù)據(jù)。采用人工處理數(shù)據(jù)的方式，一方面處理數(shù)據(jù)的出錯率變大；另一方面處理數(shù)據(jù)效率低下。Excel軟件作為一款數(shù)據(jù)處理軟件，功能非常強大。如何使用Excel軟件功能高效的處理學(xué)生事務(wù)數(shù)據(jù)表格顯得非常必要。

1 學(xué)生事務(wù)數(shù)據(jù)處理過程中的問題

學(xué)生工作老師在處理大量的，如就業(yè)信息、國家助學(xué)金、畢業(yè)生電子攝像信息、星級文明寢室比例等數(shù)據(jù)表格時，如果采用人工處理的方式，不管是在數(shù)據(jù)輸入，還是在數(shù)據(jù)統(tǒng)計方面，都存在出錯概率高、極易產(chǎn)生疲勞、效率低下等問題。

2 Excel軟件的主要功能介紹

Excel軟件是微軟公司研發(fā)的一款實用型辦公軟件，主要用于數(shù)據(jù)的處理和統(tǒng)計等。在學(xué)生事務(wù)數(shù)據(jù)處理過程中，主要用到的一些特殊功能說明如下。

2.1 在學(xué)生事務(wù)數(shù)據(jù)表格處理過程中，主要用到的部分功能如表1所示

2.2 表1中的部分功能在Excel軟件中的位置示意，以Excel 2010版本為例

2.2.1 填充序列

選擇“開始”>“填充”>“系列”，在圖1所示的序列對話框中進(jìn)行設(shè)置即可。

2.2.2 “條件格式”中的“只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)置格式”

選擇“開始”>“條件格式”>“新建規(guī)則”，在圖2所示的新建格式規(guī)則對話框中選擇“只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)置格式”，進(jìn)行設(shè)置即可。

在實際處理數(shù)據(jù)過程中，還會碰到其他問題。對于這些碰到的問題，如果要通過Excel功能解決，可以利用互聯(lián)網(wǎng)的搜索引擎（百度、GOOGLE等），輸入關(guān)鍵字“EXCEL 具體問題描述”進(jìn)行查找。例如，要將Excel單元格中的公式隱藏，可以在搜索引擎中輸入關(guān)鍵字“EXCEL 隱藏公式”進(jìn)行查找并解決問題。

3 Excel功能在學(xué)生事務(wù)數(shù)據(jù)表格處理中的應(yīng)用實例

在日常工作中，經(jīng)常會碰到一些問題，例如，如何將一個Excel文件中的信息同步到另一個Excel文件中；在一張表格中如何統(tǒng)計符合多個條件的單元格數(shù)；在單元格中如何輸入以0開頭的固定位數(shù)的數(shù)字。針對上述三個問題，分別舉例如下。

3.1 將“學(xué)生銀行卡號”工作表中的銀行卡號同步到“學(xué)生獲獎獎勵”工作表中

“學(xué)生銀行卡號”工作表位于“學(xué)生銀行卡號.xls”文件，包含所有學(xué)生的學(xué)號、姓名、銀行卡號信息，如圖3所示。

“學(xué)生獲獎獎勵”工作表位于“學(xué)生獲獎獎勵.xls”文件，包含獲獎學(xué)生的學(xué)號、姓名、銀行卡號等信息。要求填寫“學(xué)生獲獎獎勵”工作表中的銀行卡號所在列的信息，可以通過VLOOKUP（）函數(shù)實現(xiàn)。操作步驟如下。

（1）將“學(xué)生獲獎獎勵.xls”和 “學(xué)生銀行卡號.xls”文件放在相同路徑下。

（2）在“學(xué)生獲獎獎勵”工作表中，在D3單元格中輸入以下函數(shù)后按回車鍵，自動同步銀行卡號。

=VLOOKUP（B3，[學(xué)生銀行卡號.xls]學(xué)生銀行卡號！$B$2：$D$6，3，F(xiàn)ALSE）

具體顯示如圖4所示。

該函數(shù)表達(dá)的意思是，在“學(xué)生銀行卡號” 工作表中的區(qū)域“B2：D6”內(nèi)查找B3單元格中的值，如果找到，就將第三列，即銀行卡號信息填充到“學(xué)生獲獎獎勵”工作表中的D3單元格中。VLOOKUP函數(shù)各字段代表含義如表2所示。

（3）將鼠標(biāo)移至剛提取銀行卡號單元格的右下角，當(dāng)鼠標(biāo)光標(biāo)變成黑色十字形時雙擊鼠標(biāo)左鍵即可自動完成全部信息的填充。

3.2 分別統(tǒng)計具體班級的一星、二星、三星文明寢室數(shù)

4結(jié)語

培養(yǎng)藝術(shù)專業(yè)學(xué)生計算思維能力是非常重要和可行的，有助于提升藝術(shù)專業(yè)學(xué)生的綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力，并能夠應(yīng)用于日常的學(xué)習(xí)和生活中，為未來的工作和研究打下良好的基礎(chǔ)。當(dāng)然，在以培養(yǎng)計算思維為中心的大學(xué)計算機教育中仍存在各種各樣的問題和困難，值得進(jìn)一步研究和探討。

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