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        淺談檔案資料的歸納和利用對(duì)于基層檔案管理的作用

        2016-10-14 20:46:15季垚
        科學(xué)與財(cái)富 2016年28期
        關(guān)鍵詞:檔案資料

        季垚

        摘 要:檔案資料對(duì)我們是非常重要的,檔案資料關(guān)系著我們的個(gè)人信息和國(guó)家機(jī)密,一定要重視檔案資料的歸納與整理,如果沒有將檔案資料進(jìn)行歸納與整理,就會(huì)導(dǎo)致檔案發(fā)生混亂,對(duì)基層檔案的管理是十分不利的?,F(xiàn)代化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中被不斷的應(yīng)用,檔案資料的存儲(chǔ)也不例外,現(xiàn)代化的存儲(chǔ)方式為檔案資料的歸納與整理帶來了便利,基層檔案資料的管理工作也會(huì)更加方便,人們一定要重視基層檔案的管理工作。

        關(guān)鍵詞:檔案資料;歸納和利用;基層檔案管理

        檔案資料的數(shù)量在不斷地增加,現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展,為檔案的歸納與整理提出了更高的要求,傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需要,尤其是在檔案資料的歸納與整理上,應(yīng)該將現(xiàn)代化的技術(shù)結(jié)合在基層檔案資料歸納與管理中,只有將檔案資料歸納和利用好,基層檔案管理工作才能順利進(jìn)行。

        一、提高檔案管理人員的基本素質(zhì)

        檔案管理人員的基本素質(zhì)對(duì)檔案管理工作是非常重要的,想要提高檔案管理人員的基本素質(zhì),就要提高檔案管理人員的基本業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員應(yīng)該對(duì)檔案的基本知識(shí)了如指掌,尤其是在檔案的歸納和利用上,作為檔案管理人員,應(yīng)該不斷的提高自身的素質(zhì),加強(qiáng)政治學(xué)習(xí),培養(yǎng)良好的政治素養(yǎng),提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí),工作人員要不斷地總結(jié),及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身存在的問題,加強(qiáng)檔案的法制觀念。正確認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性,檔案管理人員的素質(zhì)得到提高,檔案資料的歸納與利用才能更好,檔案管理工作的程度決定了單位的管理水平,如果沒有將檔案的管理工作做好,作為單位的領(lǐng)導(dǎo)就要為強(qiáng)化員工的責(zé)任意識(shí),讓員工認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,領(lǐng)導(dǎo)在這種思想指導(dǎo)下,才會(huì)強(qiáng)化檔案管理工作的指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好全館檔案管理工作的有力保證。

        要想在實(shí)際行動(dòng)上增加檔案管理人員的基本素質(zhì),就要讓檔案管理人員提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度,單位應(yīng)該加大對(duì)檔案資料知識(shí)的宣傳工作,在培訓(xùn)的時(shí)候,為檔案管理人員講解檔案的收集、歸納與整理工作的各個(gè)步驟,工作人員要將各個(gè)步驟都了解透徹,每一個(gè)檔案管理人員都應(yīng)該有這樣的一個(gè)概念:如果沒有將檔案資料歸納和和利用好,檔案的管理工作就不能按時(shí)的完結(jié),只有將檔案歸納好,檔案資料的管理是真正的完成,否者就會(huì)為后續(xù)的工作留下隱患,因此,檔案資料的歸納與利用是檔案管理人員基本素質(zhì)的體現(xiàn)。

        二、完善檔案管理制度,建立檔案管理工作的新模式

        檔案管理工作要想做好,就要完善檔案管理制度,檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù),如果沒有將檔案的制度制定好,檔案管理工作就沒有了法律依據(jù)。要想完善檔案管理制度,就要在這些方面來補(bǔ)充檔案管理制度:建立檔案收集制度,讓檔案的收集工作變革更加合理,與新時(shí)代的技術(shù)結(jié)合,讓檔案管理更加合理;在檔案的保管和利用方面完善制度,針對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理制定新的制度;還要在檔案的歸納范圍上做出規(guī)定,對(duì)每一個(gè)工作人員都限制檔案的歸納范圍,可以提高歸納的效率,將這些補(bǔ)充的制度加入到檔案管理制度中,與管理人員的日??己寺?lián)系在一起,這樣就可以提高員工工作的積極性,嚴(yán)格的按照檔案管理制度來做好每一項(xiàng)工作。

        檔案工作也是有著區(qū)分的,企事業(yè)單位的檔案管理工作與普通的檔案資料的管理是不同的,在歸納與利用上,也有著自身的獨(dú)特性,因此建立符合本單位和本部門實(shí)際情況的檔案管理模式——信息一體化的管理,就顯得更為重要。在所有的檔案管理過程當(dāng)中,領(lǐng)導(dǎo)決策都需要各部門及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息。而檔案、圖書資料等一體化管理是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的新模式。因此,單位建立檔案室,對(duì)單位檔案、圖書資料實(shí)行一體化管理,這不但可以節(jié)省人力、財(cái)力、物力,而且能夠提供更多綜合信息,實(shí)行信息一體化管理是單位動(dòng)態(tài)管理的需要。因此在貫徹檔案各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上,制定專職檔案人員的工作職責(zé)以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度,以嚴(yán)密的制度規(guī)范檔案制作程序,保證檔案質(zhì)量,確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理,做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì),從檔案利用到鑒定銷毀,從檔案移交到獎(jiǎng)懲等每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依,為規(guī)范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

        三、多渠道、多途徑收集文件材料,加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理

        檔案管理的最終目的就是利用,發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源,使檔案為單位各項(xiàng)工作,特別是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息,為本單位和本部門內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),為干部選拔任用和晉升以及職稱等提供服務(wù)。收集利用反饋信息,了解和研究檔案的反饋信息,檔案人員可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),提高檔案利用率。

        檔案管理工作還可以根據(jù)服務(wù)對(duì)象的差異,以及服務(wù)需求不同,形成了各自的特有的材料,因此收集材料的多少,價(jià)值的大小,直接影響現(xiàn)代檔案材料的利用率。為從源頭上保證館檔案室收藏資源,我在單位日常管理檔案的過程中反復(fù)多次修改歸檔范圍,保管期限,使之更加合理化,同時(shí)檔案的載體也實(shí)行多樣化,除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實(shí)物等。

        四、加強(qiáng)檔案人員計(jì)算機(jī)知識(shí)和相關(guān)計(jì)算機(jī)使用技能的培訓(xùn)

        新的歸檔方法是以檔案工作的現(xiàn)代管理為前提的,沒有現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備,不具備操作計(jì)算機(jī)的能力的檔案管理人員是不能勝任本職工作的。對(duì)文件級(jí)檔案管理,業(yè)務(wù)人員要加以正確認(rèn)識(shí),不僅要加強(qiáng)新的檔案整理辦法,而且要學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能。努力創(chuàng)造條件,爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

        要促進(jìn)檔案信息化管理,除了計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施必須跟上外,首先必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念,變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)信息,搞好信息資源的開發(fā)和利用。其次,要加快開發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源。同時(shí),要通過現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ),加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。當(dāng)然加強(qiáng)電子檔案歸檔管理和人才建設(shè)是不可或缺的一條。

        抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)系,建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是奠定檔案事業(yè)長(zhǎng)足進(jìn)步的根基。要加強(qiáng)人才專業(yè)培訓(xùn),吸收各方面人才,善于發(fā)現(xiàn)人才,壯大充實(shí)檔案信息服務(wù)的人才隊(duì)伍。

        五、結(jié)論

        檔案管理是檔案日常工作中重要部分,本文對(duì)于基層檔案室中資料的分析和利用情況進(jìn)行了分析研究。本文認(rèn)為要提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),增強(qiáng)對(duì)檔案的意識(shí);健全檔案管理制度,建立檔案管理一體化的管理新模式;多渠道、多途徑收集文件材料,加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理,將檔案資料的歸納和利用做好,提高管理人員的基本素質(zhì),只有將以上這些方面做好,檔案的管理工作才是事半功倍的,檔案管理才能為社會(huì)做出更大的貢獻(xiàn)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]佟娜.加強(qiáng)基層檔案管理工作刻不容緩[J].辦公室業(yè)務(wù).2015(10)

        [2]佟紅霞.淺析新形勢(shì)下的基層檔案管理與發(fā)展[J].人力資源管理.2013

        [3]張雅茹.創(chuàng)新基層檔案部門行政管理的理念和方法的思考[J].機(jī)電兵船檔案.2010(02)

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