牟仙仙

【摘要】檔案管理是一個復雜、難度大的工作，檔案的繁多使得工作量大，如果使用人力很浪費時間，效率低下。而隨著科學技術的不斷進步，信息化技術已經(jīng)廣泛應用在各行各業(yè)。新時代下，檔案信息化管理也成為了必然的趨勢。運用現(xiàn)代高科技的數(shù)字檔案管理模式解決傳統(tǒng)檔案管理的效率低下等問題，本研究主要是探討數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的重要性，旨在深化我國的檔案信息化建設。

【關鍵詞】數(shù)字檔案；檔案信息化建設；重要性

一、前言

隨著我國科技和經(jīng)濟的快速發(fā)展，數(shù)字檔案是信息化建設中的重點、難點，要推動檔案信息化建設的高速發(fā)展和保證其高質(zhì)量，就要認識到數(shù)字檔案的重要性，要有目標有方向的發(fā)展檔案信息化建設。探析數(shù)字檔案發(fā)展中的不足、管理系統(tǒng)與模式、解決問題的措施、重要性等等，為數(shù)字檔案的研究提供價值。

二、數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)與模式

檔案信息化的起步是以計算機技術的發(fā)展為基礎的，隨著計算機的引入，我國的檔案管理才逐漸開始數(shù)字檔案建設。數(shù)字化檔案相比于傳統(tǒng)的檔案管理更加提高了經(jīng)濟效益，提高了辦公效率，增強檔案原件保護。數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)包括檔案采集系統(tǒng)、檔案查閱系統(tǒng)，主要是實現(xiàn)干部人事檔案日常管理工作。系統(tǒng)又主要分為日常業(yè)務管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)幾部分。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是一個技術含量高、通用性強、標準化要求嚴的系統(tǒng)，它體現(xiàn)了很先進的科學技術。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)所具備的特征主要是信息的可操作性、多種信息媒體的集成性、信息的可變性。圖像處理技術是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)最基礎的技術之一，檔案管理平臺技術是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的核心技術，全文檢索技術體現(xiàn)了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的快捷功能。

三、淺談檔案信息化建設發(fā)展至今的不足

（一）對檔案信息化的理解存在偏頗。我國還存在很多檔案管理人員對于檔案管理信息化建設的重視程度不高，數(shù)字化檔案建設的觀念意識薄弱，沒有去學習和改變的意識，領導階層的意識不足更是導致在此工程上的資金投入不足，這會造成工作上的巨大障礙，使得檔案信息化建設的工作難度更加增大。檔案信息化建設的任務繁重，因為理解不到位而投入資金少會使得許多技術的進步都受到阻礙。比如掃描微縮手段、遠程服務、文檔處理軟件等都是需要資金的投入來得以繼續(xù)的工作。

（二）網(wǎng)絡安全問題得不到保障?？萍嫉倪M步是利與弊同時存在的，科技進步使得檔案管理更加高效率，但是也使得網(wǎng)絡犯罪的數(shù)量增加，信息的安全問題受到威脅。檔案信息化建設面臨的主要安全問題包括：計算機病毒、木馬威脅，網(wǎng)絡構建的物理安全威脅，操作系統(tǒng)以及檔案信息應用系統(tǒng)的安全風險，檔案管理系統(tǒng)的安全漏洞等。如今數(shù)據(jù)庫的防御能力不強，安全技術問題也有待提高，網(wǎng)絡犯罪普遍存在。信息的泄露會導致一系列問題的連鎖反應，所以信息安全的保障是一個長遠需要解決難題。

（三）檔案管理工作效率低。檔案管理工作效率低主要是由管理人員的專業(yè)素質(zhì)低和軟件系統(tǒng)落后造成的。多數(shù)檔案管理人員還是傳統(tǒng)的思想觀念，專業(yè)技術不足，甚至有很多都不會使用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，不會使用計算機的相關管理軟件。而軟件系統(tǒng)的落后會使得利用效率不高，只能局限于單一的查詢工作等。落后的軟件系統(tǒng)不能緊跟新的時代發(fā)展需求，還會影響以后的升級。所以培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息管理人才和發(fā)展創(chuàng)新軟件也是十分重要的任務。

四、數(shù)字檔案對檔案信息化發(fā)展問題的重要性

（一）數(shù)字檔案能提高人們對檔案信息化的認識。數(shù)字檔案的廣泛應用可以顛覆人們對傳統(tǒng)的檔案管理的認識，給了人們了解檔案信息化的渠道途徑，這對于數(shù)字檔案的發(fā)展有極大的幫助。這會促使更多的人才投入到數(shù)字檔案的建設中去，加大教育的投入，培養(yǎng)一批既能夠熟練使用計算機，擁有計算機專業(yè)知識技能，還對數(shù)字檔案感興趣且十分了解的專業(yè)人才。還會使得數(shù)字檔案的普及程度提升，增加它的應用范圍，使用范圍的增加也會促使數(shù)字檔案的更新速度加快。

（二）數(shù)字檔案采用高級手段對檔案信息進行加密。數(shù)字檔案信息的安全建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，信息中存在的普遍漏洞會對檔案信息的安全造成隱患，容易導致信息的泄露，這就需要技術安全控制，包括建設內(nèi)容安全層、訪問安全層、傳輸安全層、環(huán)境安全層等多重安全層來保障安全。還要進行安全管理控制，包括進行定期的風險評估，制定安全保密策略，建立健全安全管理策略，加大安全人員培養(yǎng)力度。數(shù)字檔案信息安全是一個動態(tài)的過程，是持續(xù)性的，沒有絕對的安全，只能是相對的安全，隨意在檔案信息安全管理上要不斷的創(chuàng)新發(fā)展，從而實現(xiàn)信息安全保護。

（三）數(shù)字檔案以計算機為工具從而提高辦公效率。效率現(xiàn)如今是一切工作追求的目標，即在最短的時間內(nèi)更好地高質(zhì)量地完成工作。傳統(tǒng)的檔案管理 費時費力，而且出錯率還比較高，但是數(shù)字檔案對于檔案信息化建設就可以實現(xiàn)高效率，還能實現(xiàn)信息的資源共享。數(shù)字檔案管理降低了人為因素在檔案管理工作中的影響，發(fā)揮了計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高了工作效率。數(shù)字化檔案管理可以使得檔案的分類更加精細，歸檔也更加明確，查找時的方式也更加簡便精確，只需要在計算機中檢索即可，減少了人力勞動的付出，也降低了失誤率，減少了查找時間。

（四）時代發(fā)展的必然需求。信息需求者在想要檢索信息時，不能得到及時和精確的服務，這會導致我國的檔案管理效率降低，與先進國家間的差距極大。所以為了趕上時代發(fā)展的步伐，對國際上先進的數(shù)字化技術加以利用，抓緊發(fā)展檔案數(shù)字化的管理建設，這是時代發(fā)展的必然要求。檔案管理數(shù)字化也是我國國際競爭力的表現(xiàn)之一，是我國科學技術的一個側(cè)面體現(xiàn)。

五、總結(jié)

數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的重要性是不言而喻的，是時代發(fā)展的必然趨勢。雖然檔案信息化建設還存在著許多的問題，但是未來的發(fā)展前景是可觀的，是值得期待的。數(shù)字檔案應用于檔案的信息化建設可以實現(xiàn)檔案的標準化、規(guī)范化、高安全性等，這些都是數(shù)字檔案的優(yōu)勢所在。

參考文獻

[1]秦磊華，肖波.數(shù)字檔案館可用性分析，從信息系統(tǒng)的角度[J].檔案學研究，2011，（2）.