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        淺談利用EXCEL創(chuàng)建現(xiàn)金日記賬

        2016-09-10 09:00:31吳興林
        時代金融 2016年3期

        吳興林

        【摘要】現(xiàn)金日記賬是由出納人員根據(jù)審核無誤的現(xiàn)金收付憑證,序時逐筆登記以反映現(xiàn)金增減變動的賬簿,我們可以用Excel強大的制表功能創(chuàng)建現(xiàn)金日記賬結構,輸入現(xiàn)金收付內(nèi)容,實現(xiàn)通欄單紅線,并實現(xiàn)余額的自動計算。

        【關鍵詞】Excel 現(xiàn)金日記賬 通欄單紅線 余額計算

        現(xiàn)金日記賬是由出納人員根據(jù)審核無誤的現(xiàn)金收付憑證,序時逐筆登記以反映現(xiàn)金增減變動的賬簿。任何一個單位,只要有現(xiàn)金收付業(yè)務,就必須設置現(xiàn)金日記賬。Excel可以說是Windows平臺上最為成功的應用軟件之一,我們可以用Excel強大的制表功能創(chuàng)建現(xiàn)金日記賬。

        一、建立現(xiàn)金日記賬結構

        打開Excel工作簿,創(chuàng)建一個名為“現(xiàn)金日記賬”的工作表。在該工作表的第一行,輸入“現(xiàn)金日記賬”,將下劃線設置為“雙下劃線”。在第二行各單元格依次輸入年、月、日、憑證編號、類別、摘要、借方、貸方和余額等內(nèi)容。然后利用Excel的制表功能,設置好邊框等內(nèi)容,建立現(xiàn)金日記賬結構。

        二、輸入現(xiàn)金收付業(yè)務內(nèi)容

        在輸入現(xiàn)金收付業(yè)務內(nèi)容的時候,為了輸入方便和防止輸入錯誤,可以對類別項添加數(shù)據(jù)有效性控制,將類別分為營業(yè)款、個人還款、保證金收入、取款、其他收入、費用報銷、個人借款、存款、退還保證金和其他支出等十大類。在數(shù)據(jù)有效性對話框中,單擊“設置”選項卡,在“允許”列表框中,設置為“序列”,在“來源”文本框中輸入“營業(yè)款,個人還款,保證金收入,取款,其他收入,費用報銷,個人借款,存款,退還保證金,其他支出”,單擊確定按鈕完成數(shù)據(jù)有效性設置。

        輸入現(xiàn)金收付業(yè)務內(nèi)容后,正確的現(xiàn)金日記賬如圖1所示。

        圖1

        三、通欄單紅線的實現(xiàn)

        每日業(yè)務終了,應分別結出當日和本月現(xiàn)金借方和貸方合計數(shù)及賬面余額,在摘要欄要注明本日合計和本月累計,并在下面畫一條通欄單紅線。

        選擇E4單元格,單擊“格式”菜單中的“條件格式”命令,打開“條件格式”對話框。在“條件1⑴”中選擇“公式”,在右邊欄目中輸入公式“=OR($E4=“本日合計”,$E4=“本月累計”,$E4=“期初余額”)”。單擊“格式”按鈕,設置字體顏色為“紅色”,設置紅色下邊框。單擊“格式刷”按鈕,選擇單元格區(qū)域A4:H19。

        至此,摘要欄中的內(nèi)容為期初余額、本日合計或者本月累計的時候,會出現(xiàn)通欄單紅線。

        四、余額自動計算及糾錯

        按照常規(guī),H5的計算公式為“=H4+F5-G5”。然后,利用Excel的自動填充功能,拖動填充柄至H19,形成如圖2所示的現(xiàn)金日記賬。

        圖2

        很顯然,本日合計欄和本月累計欄所在行的余額是錯誤的,因為本日合計與本月累計只是一種統(tǒng)計方式,沒有發(fā)生任何現(xiàn)金增減變動的經(jīng)濟活動,所以余額不會發(fā)生變化,H11、H12和H13的數(shù)額是相等的,H17、H18和H19也是相等的。

        所以,我們把H5的計算公式改為“=IF(OR(E5={“本日合計”,“本月累計”,“本年累計”}),H4,H4+F5-G5)”,然后,利用Excel的自動填充功能,拖動填充柄至H19,形成如圖3所示的現(xiàn)金日記賬。

        圖3

        到此為止,現(xiàn)金日記賬的公式和余額才是正確的。但是,我們在這只是以二天的經(jīng)濟活動為例,假如我要提前把公式寫到H20,就會出現(xiàn)圖4的情況。

        圖4

        后面的經(jīng)濟活動還沒有開展,但是余額就顯示出來了,很不美觀。所以,我們要再一次修改H5的計算公式為“=IF(AND(F5=“”,G5=“”),“”,IF(OR(E5={“本日合計”,“本月累計”,“本年累計”}),H4,H4+F5-G5))”,然后,利用Excel的自動填充功能,拖動填充柄至H20,形成如圖5所示的現(xiàn)金日記賬。

        通過以上四個方面的操作,我們就可以創(chuàng)建出一個比較美觀實用的現(xiàn)金日記賬。

        基金項目:江西省高等學校教學改革研究省級立項課題(項目編號:XJG-14-58-3)。

        參考文獻

        [1]伊娜.Excel在會計中的應用.高等教育出版社.

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