文·孫文星

淺析公路工程檔案工作存在的問題與對(duì)策

文·孫文星

公路工程檔案是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。它包括公路建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、試生產(chǎn)等工作活動(dòng)中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、實(shí)物等形式與載體的材料。公路工程檔案在工程運(yùn)營(yíng)和維護(hù)工作中無疑發(fā)揮了重要作用，然而公路工程檔案存在的問題，像建設(shè)項(xiàng)目檔案不齊全不完整，特別是公路建設(shè)前期立項(xiàng)決策、可行性研究、方案論證等策劃決策階段的材料缺失嚴(yán)重；工程建設(shè)單位主管人員對(duì)檔案工作不重視，公路建設(shè)運(yùn)營(yíng)單位檔案人員缺乏綜合技能；公路工程檔案整理不標(biāo)準(zhǔn)、編制不規(guī)范、質(zhì)量不高；公路工程檔案管理體制和制度不健全、不按規(guī)定移交等，有時(shí)也嚴(yán)重制約了公路建設(shè)運(yùn)營(yíng)，給工程建設(shè)運(yùn)營(yíng)帶來無法挽回的損失。為此，筆者根據(jù)多年來的實(shí)踐與體會(huì)，就公路工程檔案管理提幾點(diǎn)粗淺的看法。

一、把好公路工程檔案材料收集關(guān)，確保齊全完整

公路工程檔案的成套性，決定了公路工程檔案與整個(gè)工程開展的不同階段密切聯(lián)系在一起。建設(shè)項(xiàng)目都要經(jīng)歷立項(xiàng)調(diào)研、可行性研究、評(píng)估決策、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、試運(yùn)營(yíng)等階段，公路工程檔案應(yīng)該涵蓋每個(gè)階段的文件材料。然而現(xiàn)實(shí)工作中，往往只重視公路建設(shè)實(shí)施過程中形成的檔案材料，對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目前期形成的調(diào)研論證、可行性研究、決策、計(jì)劃立項(xiàng)、項(xiàng)目審批等階段的檔案材料和后期的竣工驗(yàn)收和試運(yùn)營(yíng)等環(huán)節(jié)的檔案材料不夠重視、收集不全，只注重收集一些圖紙類材料，缺乏相關(guān)的記錄性文字材料。針對(duì)這一現(xiàn)象，我們要做到以下幾點(diǎn)：

一要制定完善的公路工程檔案歸檔范圍和保管期限表，明確列出應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。這當(dāng)中要注意同一個(gè)公路項(xiàng)目，應(yīng)針對(duì)設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方和建設(shè)方制定不同的保管期限，對(duì)不同的歸檔單位進(jìn)行區(qū)別對(duì)待，這就需要建設(shè)方和各參建單位互相交流和協(xié)商，確定適應(yīng)自己的歸檔文件材料范圍和保管期限表。

二要實(shí)行公路工程檔案文件材料的登記和積累制度。通過對(duì)建設(shè)文件材料的登記，掌握各部門辦文情況和文件材料的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，明確每個(gè)部門的歸檔范圍、責(zé)任以及文件材料的歸檔節(jié)點(diǎn)，保證文件材料存放有序、安全，避免混亂和遺失。

三要落實(shí)“三納入”“四參加”制度，將公路工程檔案工作納入建設(shè)活動(dòng)業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)檔案人員對(duì)業(yè)務(wù)文件的前端控制；將公路工程檔案管理工作納入建設(shè)合同管理中，通過合同條款明確各方在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的責(zé)任，保證建設(shè)項(xiàng)目文件材料的完整齊全和質(zhì)量。

二、把好公路工程檔案整理歸檔關(guān)，確保歸檔規(guī)范有序

公路工程檔案材料有別于其他門類檔案材料，整理歸檔中要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，注意保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。公路建設(shè)單位檔案部門在制訂分類方案時(shí)，必須進(jìn)行縝密的研究、全面的考察，使分類方案的類目體系設(shè)計(jì)得科學(xué)、合理。同時(shí)，要科學(xué)預(yù)測(cè)對(duì)本單位工程檔案的形成及發(fā)展趨勢(shì)，將不斷產(chǎn)生的新類目及時(shí)反映在方案中，使公路工程檔案的分類方案具有長(zhǎng)久的適用期，以保證公路工程檔案管理秩序的相對(duì)穩(wěn)定。

一要把握好分類方案的整體性和嚴(yán)肅性，確保各類別之間不互相交叉；把握好分類方案的客觀性和綜合性，注重分類標(biāo)準(zhǔn)的客觀性和分類方法的統(tǒng)一性；把握好分類方案的包容性和穩(wěn)定性，確保公路建設(shè)項(xiàng)目形成的所有檔案材料包容在內(nèi)，并注重一個(gè)單位在一個(gè)時(shí)期內(nèi)分類方案的相對(duì)穩(wěn)定性。

二要區(qū)別圖樣技術(shù)文件 、技術(shù)文字材料、目錄文件材料和聲像科技文件材料等不同類型的材料，并分門別類地進(jìn)行整理歸檔。在組卷環(huán)節(jié)中，建設(shè)單位要將公路建設(shè)項(xiàng)目形成的工程前期文件、建設(shè)施工管理文件、竣工驗(yàn)收管理文件、運(yùn)營(yíng)管理文件等，按階段結(jié)合問題進(jìn)行組卷；施工單位要將工程技術(shù)文件，按標(biāo)段或單位工程或?qū)I(yè)工程等特征組卷；設(shè)備儀器文件要按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)件、技術(shù)結(jié)構(gòu)特征組卷；監(jiān)理文件要按專業(yè)、時(shí)間、文種等特征組卷；圖紙要根據(jù)設(shè)計(jì)單位提供的卷冊(cè)目錄按專業(yè)、卷冊(cè)號(hào)組卷。在公路建設(shè)檔案的排列環(huán)節(jié)中，單位工程文件案卷要按照單位工程綜合管理性文件卷、施工記錄及相關(guān)試驗(yàn)報(bào)告卷、質(zhì)量驗(yàn)收文件卷的順序排列；施工記錄卷要按施工工序排列，強(qiáng)制性條文執(zhí)行記錄可排列在相應(yīng)的施工記錄后；質(zhì)量驗(yàn)收文件卷要按單位工程質(zhì)量驗(yàn)收劃分表、單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收排列；監(jiān)理文件卷要按管理文件卷、監(jiān)理日志卷、監(jiān)理記錄卷、監(jiān)理月報(bào)卷、監(jiān)理會(huì)議文件卷、監(jiān)理總結(jié)卷的順序排列。

三、抓好制度建設(shè)，明確工作責(zé)任，建立健全檔案綜合協(xié)調(diào)機(jī)制

公路工程檔案具有形成周期長(zhǎng)、產(chǎn)生單位多、數(shù)量龐大、產(chǎn)生與保管單位分離等特點(diǎn)，因此需要建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各參與單位的共同參與、相互配合，建立檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，強(qiáng)化檔案工作意識(shí)，明確各參建單位和人員的檔案職責(zé)，健全檔案管理制度。

首先，各參建單位要將工程文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)、勘探設(shè)計(jì)、征地拆遷、招投標(biāo)等各項(xiàng)建設(shè)程序中，納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃，納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的崗位職責(zé)。建設(shè)單位的檔案人員不僅要做好檔案材料的收集整理歸檔工作，同時(shí)要督促各勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理參與單位的檔案收集整理歸檔工作。各參建單位在工程竣工驗(yàn)收后，要按合同要求向建設(shè)單位及時(shí)移交全部檔案。公路建設(shè)單位應(yīng)對(duì)各參與單位的檔案工作實(shí)行事前業(yè)務(wù)指導(dǎo)、事中全程參與、事后驗(yàn)收監(jiān)督的職責(zé)。

其次，各參建單位要在項(xiàng)目建設(shè)的前期籌備、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、招投標(biāo)時(shí)，同步提文件材料的形成積累及歸檔要求，并寫入相關(guān)合同協(xié)議條款；要在檢查項(xiàng)目進(jìn)度質(zhì)量時(shí)，同步檢查文件材料的形成情況；要在項(xiàng)目移交竣工驗(yàn)收時(shí)，同步驗(yàn)收項(xiàng)目檔案情況。形成規(guī)范的檔案管理體制機(jī)制，嚴(yán)密控制每個(gè)環(huán)節(jié)，確保工程檔案管理制度化。公路工程建設(shè)單位在工程建設(shè)過程中，在嚴(yán)把工程質(zhì)量關(guān)的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)參建單位的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督協(xié)調(diào)，確保形成的檔案材料的完整性、齊全性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性。

四、強(qiáng)化對(duì)公路工程建設(shè)人員的教育培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

重視檔案人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，建設(shè)復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍是做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)。目前很多公路施工單位資料管理員的檔案技能水平參差不齊，立卷質(zhì)量難以保證，即使有專業(yè)的檔案管理員協(xié)助立卷，也會(huì)因個(gè)人的技能水平和認(rèn)知程度而產(chǎn)生一定的差異。所以，針對(duì)公路工程檔案管理人員中有的只具有工程管理技能而不懂檔案業(yè)務(wù)，有的只懂檔案業(yè)務(wù)而不了解工程技術(shù)等問題，公路建設(shè)項(xiàng)目單位要加強(qiáng)對(duì)工程技術(shù)人員的檔案培訓(xùn)力度和對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員的工程技術(shù)培訓(xùn)力度，注重培養(yǎng)既懂工程技術(shù)又懂檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。要確保工程技術(shù)人員掌握工程技術(shù)檔案形成過程和形成規(guī)律，熟悉檔案分類方案，明確歸檔范圍，了解檔案分類方法，掌握檔案編號(hào)規(guī)則，能夠熟練檔案材料的排列與組卷；又要確保檔案人員懂得工程專業(yè)知識(shí)，了解操作程序及工藝流程，掌握每個(gè)階段工作會(huì)形成哪些檔案材料，并對(duì)每種材料的內(nèi)容和保存價(jià)值做到心中有數(shù)，確保工程建設(shè)和檔案整理同步進(jìn)行。同時(shí)，還要提高公路工程建設(shè)單位主管領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的主體責(zé)任，力爭(zhēng)從公路工程建設(shè)單位的頂層設(shè)計(jì)上，就注重加強(qiáng)公路工程檔案工作，為公路工程檔案的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（作者單位：臨沂市蘭山區(qū)公路管理局）