王贇芝　謝　笑　謝陽群（.安徽大學管理學院　合肥　3060； . 淮北師范大學　安徽淮北　35000）

·專題：信息素養(yǎng)研究·

個人信息管理活動中的信息再現(xiàn)問題探究*

王贇芝1謝笑1謝陽群2
（1.安徽大學管理學院合肥230601； 2. 淮北師范大學安徽淮北235000）

文章從個人信息管理的角度出發(fā)，探索人們從遇見信息到利用信息這一過程中所出現(xiàn)的信息再現(xiàn)行為，歸納了個人信息活動中信息再現(xiàn)的三種行為模式，界定了個人信息空間的信息再現(xiàn)與網(wǎng)絡信息再現(xiàn)各自的定義并揭示了其獨特的再現(xiàn)方式，最后提出了提高信息再現(xiàn)效率的若干方法。

個人信息管理信息再現(xiàn) 信息管理

〔引用本文格式〕王贇芝，謝笑，謝陽群.個人信息管理活動中的信息再現(xiàn)問題探究［J］.圖書館，2016（8）：53-57

1　引言

在信息爆炸的年代，人們無時無刻不在接受新信息，但能夠再現(xiàn)以前有價值的信息也同樣重要：制定一個階段的工作計劃可能需要依靠以往的經(jīng)驗；解決當前的困惑可能需要找到從前的文檔作為依據(jù)；準備完成一個任務時需要重新使用以前遇見的信息。而人們對信息的控制力卻參差不齊，究其原因可能是未組織以及管理好個人信息，工作的需求變化太快，又或是信息本身更新?lián)Q代速度太快。這些原因都可能會導致人們無法隨心所欲地再次找到以及利用信息。因此，如何迅速找到以前所保存的信息或搜索到以前搜索過的信息，使其再次為人們所用就變成了一個急需解決的問題。

2　與信息再現(xiàn)相關的定義

圖1　信息查詢的過程

信息查詢，保存，信息再現(xiàn)，信息再利用是人們從遇見信息到利用信息最常經(jīng)歷的一個過程。PIM的研究表明，搜索、保存與再現(xiàn)信息是不同但卻緊密相連的任務，搜索行為來源于即刻的目標，保存行為則來源于目標可預期的使用價值，而信息再現(xiàn)則與個人記憶，初次偶遇以及當前上下文等等復雜的因素緊密結合。其過程如上圖所示，文章探索人們從遇見信息到利用信息這一過程中所出現(xiàn)的信息再現(xiàn)行為。

2.1信息查詢（Information Finding）

有目的的信息查詢是實現(xiàn)某些目標的結果。在尋找的過程中，個體也許會與外界信息系統(tǒng)交互：如報紙，圖書館或者萬維網(wǎng)［1］。信息查詢包括所有的以獲取信息來滿足信息需求的活動。這些需求可能是明確的（即對查詢的信息目標，有個大概的預期及范圍）。信息查詢是個人信息活動的前期工作，是信息再現(xiàn)的前提。如果沒有過去查詢的信息，信息再現(xiàn)活動也就失去了目標。2.2保存（Keeping）

當遇見有價值的信息時，基于對未來信息需求的預計，人們要決定如何處置該信息。人們常常要權衡以下兩種情況，即在最初遇到信息時保存信息還是在之后需要該信息時再現(xiàn)信息。但即使是保存了信息，在很長一段時間之后，人們仍需要在自己繁雜的文件夾中重新找到信息。保存是個人信息活動的重要一步，再現(xiàn)是保存的一個后續(xù)活動。已保存的信息進入個人信息空間（Personal Information Space，PIS），信息再現(xiàn)時要根據(jù)信息是否被保存采取不同的信息再現(xiàn)手段。

3　信息再現(xiàn)的定義及其行為模式

3.1信息再現(xiàn)的定義

信息再現(xiàn)（Information Re-Finding）是指尋找之前出現(xiàn)過的信息的過程［1］。再現(xiàn)信息的目的不是重復之前的尋找行為，而是檢索出先前出現(xiàn)過的信息以期能夠再利用。信息再現(xiàn)不僅需求目的明確，需求內容同樣也是明確的。

再現(xiàn)信息的過程與尋找新信息的過程有著很大區(qū)別：人們由于記得先前所經(jīng)歷過的信息就會考慮使用各種途徑以及手段來再現(xiàn)信息。當查詢者利用他們最初遇到信息時所記得知識來再現(xiàn)信息時，再現(xiàn)與尋找是不一樣的。

與信息查詢相比，信息再現(xiàn)是一項更直接而且更有目標性的搜索任務。信息查詢是包含選擇的探索性的活動（如這是我要找的信息嗎？）而信息再現(xiàn)則是一項集選擇與回想于一身的活動。如果個人記憶足夠準確，他便可以直接獲取他所需要的信息。信息查詢過程充滿不確定性，因為人們不知道他們即將遇到什么樣的信息，到底遇到的信息是否為他們所需要。而再現(xiàn)信息的過程則更加直接，人們只需辨認這是不是之前的信息［2］。

3.2信息再現(xiàn)的行為模式

在個人信息活動中，人們總是需要再獲取或再利用過去獲得的信息即人們總會面對各式各樣的信息再現(xiàn)的需求。調查顯示，人們主要有三種形式的再現(xiàn)行為：①查找行為：查找行為是指在一個特定的信息源內搜索特定信息的行為。例如，小明誤刪了一份很重要的文檔，但他記得他最初是接受了一個同學的電子郵件從而得到該文檔，因此要再現(xiàn)該信息，只需要到電子郵件中重新找到當初的郵件并下載即可。此時的電子郵箱就是一個特定的信息源，于是在電子郵件內的無數(shù)郵件中找到這封郵件就是一種信息再現(xiàn)行為中的查找行為。②任務導向行為：任務導向行為是指尋找一個特定的信息項的行為。在此種類型的信息再現(xiàn)行為中，由于人們只知道需要再現(xiàn)的信息的一個模糊的概念，在執(zhí)行再現(xiàn)任務的時候往往還會遇到有價值的新信息。③疊加行為：疊加行為是指在再現(xiàn)的信息中尋找信息進行再現(xiàn)的行為。這時的再現(xiàn)任務是個迭代的過程，人們可能需要再現(xiàn)出好幾個信息后才能真正找到所需要的信息，因此往往耗時而艱難。

4　個人信息空間信息再現(xiàn)與網(wǎng)絡信息再現(xiàn)

在西雅圖舉辦了關于個人信息管理的專題討論會上，與會者對信息再現(xiàn)的問題作出了初步探討。在面對個人信息空間信息再現(xiàn)（Re-Finding in Personal Information Space ）是否等同于網(wǎng)絡信息再現(xiàn)（Re-finding On the Web）這一問題時，一些人認為個人信息空間的信息再現(xiàn)與網(wǎng)絡信息的再現(xiàn)是一致的，但仍有許多人認為這兩者之間是有根本區(qū)別的［3］。筆者認為個人信息空間的信息再現(xiàn)區(qū)別于網(wǎng)絡信息再現(xiàn)。

個人信息空間的信息再現(xiàn)是指在信息查詢活動結束一段時間后，已保存在個人信息空間內的信息的再現(xiàn)。此類信息通常是穩(wěn)定并且容易再現(xiàn)的，人們只需要利用個人記憶或簡單的技術手段就能夠再次找到信息。而網(wǎng)絡信息再現(xiàn)則是指人們偶然遇見信息或者前一次信息查詢沒有或無法保存、收藏時，在面對再現(xiàn)信息的需求時所采取的再次搜索的行為。由于網(wǎng)絡的動態(tài)性，此類信息通常是不穩(wěn)定并且很難再現(xiàn)的。

4.1個人信息空間再現(xiàn)信息的方式

在個人信息管理中，由于用戶個人信息空間數(shù)據(jù)的數(shù)量近年來有顯著的增長，用戶需要更多更有效的方法來組織與搜索他們的數(shù)據(jù)。為了重新再現(xiàn)包括本地文檔，郵件，云存儲等信息，用戶通常依靠兩種方法：瀏覽所有信息或通過使用桌面搜索工具或者應用的搜索功能搜索信息。筆者總結了用戶在個人信息空間內再現(xiàn)信息的方式，并且分成如下三個類型。

4.1.1基于瀏覽的方式

在現(xiàn)有的桌面文檔系統(tǒng)中，用戶通常通過文件資源管理器的目錄層次結構瀏覽信息的方式來管理個人數(shù)據(jù)。為了能夠在一段時間之后快速再現(xiàn)數(shù)據(jù)，用戶創(chuàng)建了組織良好的文件夾結構。然而，隨著個人數(shù)據(jù)數(shù)量的爆炸與記憶的模糊，再現(xiàn)本地信息也變成了一項耗時耗力的工作。Dong在2005年創(chuàng)建了一個SEMEX系統(tǒng)，這個系統(tǒng)為用戶的個人信息管理帶來了一個靈活的平臺。SEMEX系統(tǒng)能夠通過語義將用戶信息自動組合在一起，方便用戶瀏覽自己的信息［4］。

4.1.2基于內容的搜索

如果用戶忘記了存儲文檔確切的地點就會很難找到它們，而一些桌面搜索工具如Google Desktop則能解決這些問題。Cohen在面對桌面搜索的問題時，提出針對不同的文件特征（如，文檔名稱，保存日期，文檔大小等）進行查詢［5］。這些工具能夠索引全文本文件、電子郵件、保存在用戶電腦硬盤上的網(wǎng)頁，允許用戶在其個人文件集合中使用關鍵詞查詢，該查詢方法與網(wǎng)絡搜索引擎的使用類似（事實上，Google Desktop提供的結果形式與Google的網(wǎng)絡搜索引擎結果形式類似）。這些工具的配置和適應能夠讓用戶在其個人信息存儲空間中使用相當于網(wǎng)頁搜索的關鍵詞搜索。

4.1.3基于環(huán)境信息的搜索

信息再現(xiàn)是基于回想的一種搜索行為，環(huán)境信息可被當做強有力的線索。要想使用搜索的方式成功地再現(xiàn)信息，用戶必須記住關于目標信息足夠多的詳細細節(jié)。不幸的是，由于人類記憶容易遺忘的特征，用戶有時并不能回想起與信息內容相關的細節(jié)，但可以回想起相關的環(huán)境信息。例如，我們可能無法想起這個文件的名稱，但依稀記得該文件是上個月的某號存入我的個人信息空間的，此時，日期就是該文件能被再次找到的環(huán)境信息。因此以環(huán)境信息作為線索在促進信息再現(xiàn)中發(fā)揮了良好的作用。Blunschi設計了一個被稱為iMeMex的個人信息空間管理系統(tǒng)，這個管理系統(tǒng)為用戶想要再現(xiàn)的個人信息提供了一些環(huán)境信息：如作者、標題、創(chuàng)建日期、URL、顏色、文本類型等［6］。Rhodes 提出了一個記憶代理工具的想法：這個工具在文件運行時，通過不斷展示該文件的周邊信息加深用戶的記憶點，從而使用戶在想要該信息時通過搜索環(huán)境信息進行再現(xiàn)。如當用戶閱讀關于一個項目的郵件時，記憶代理工具就會不斷提示這個項目的日程，報告狀況以及關于該報告的其他來源［7］。

4.2網(wǎng)絡信息再現(xiàn)的方式

在網(wǎng)絡上，人們使用各種各樣的方法來組織網(wǎng)絡信息以使得信息再被獲取與再被利用。Mayer，Jones和Bruce［8-10］針對網(wǎng)絡信息再訪問的方式與工具做的調查得出：書簽、瀏覽歷史、搜索引擎中的“返回”鍵，搜索服務，超鏈接等都能幫助用戶重回曾經(jīng)訪問的網(wǎng)頁。針對他們各自的特點，本段總結了一些現(xiàn)有的支持網(wǎng)絡信息再現(xiàn)的工具與方法，并分成三類：網(wǎng)絡瀏覽器中的再現(xiàn)工具，瀏覽歷史，再現(xiàn)搜索引擎。

4.2.1網(wǎng)絡瀏覽器中的再現(xiàn)工具

人們總是再次訪問剛剛訪問過的網(wǎng)頁，或者頻繁地訪問幾個網(wǎng)頁。為了支持用戶短期內的頻繁訪問，火狐瀏覽器，谷歌瀏覽器等幾乎所有的瀏覽器會在頁面上方設置“返回”鍵，這是最基礎也是最有用的瀏覽器中支持信息再現(xiàn)的工具。

書簽是針對單個網(wǎng)頁的索引，書簽可以標記單個網(wǎng)頁上特定的信息并確保用戶能夠進行長期訪問。盡管傳統(tǒng)的書簽技術在大部分情況下已經(jīng)可以滿足用戶再次訪問網(wǎng)頁的需求，但有時仍然會出現(xiàn)困難。如果網(wǎng)頁的URL路徑被損壞，在這個網(wǎng)頁上所做的標記也就會隨之不見，網(wǎng)頁信息再現(xiàn)也就不會實現(xiàn)。

歷史記錄會自動保存用戶在一段時間內訪問的所有網(wǎng)頁，而這一技術現(xiàn)階段大部分瀏覽器也都支持?；诖?，用戶能直接瀏覽并選擇正確的URL路徑來再次訪問原來的網(wǎng)頁。但是據(jù)觀察幾乎沒有用戶會使用直接瀏覽歷史記錄的功能來再次訪問原來的網(wǎng)頁， Won提出了CWH技術（Contextual Web History，CWH ）。CWH技術通過提供一系列線索（如訪問的時間，大致的頁面布局等）使歷史瀏覽記錄變得可見，以幫助人們再現(xiàn)之前訪問的網(wǎng)頁，還能夠通過文字搜索找到網(wǎng)頁歷史。此外，一些瀏覽器還能根據(jù)用戶經(jīng)常訪問的歷史痕跡自動補充完整網(wǎng)頁的URL，此時用戶只需鍵入URL就能輕松再現(xiàn)之前的頁面。隨著初次搜索時間的流逝，一些用戶可能忘記了上次搜索的關鍵詞，Morris 提出名為“搜索吧”的工具可以用來組織用戶網(wǎng)頁的訪問歷史層次結構：包括用戶最近訪問話題，訪問結果。通過這些信息，用戶能再次獲得曾經(jīng)的搜索關鍵詞得以再次搜索［11］。

4.2.2歷史記錄服務

保存好用戶的網(wǎng)頁歷史數(shù)據(jù)是再現(xiàn)網(wǎng)絡信息的一個重要手段。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，許多搜索引擎都能自動識別并保存用戶的瀏覽記錄，并在下次搜索時進行推送。例如，谷歌的搜索引擎就會留住用戶的網(wǎng)頁活動數(shù)據(jù)，如搜索請求以及單擊的網(wǎng)頁。此外，谷歌的網(wǎng)頁歷史把每個用戶搜索的歷史數(shù)據(jù)分類進不同的話題，如網(wǎng)頁、圖片、新聞、視頻等?；诖?，谷歌允許用戶按日期或時間段瀏覽他們的歷史訪問頁面，這也可以保證用戶用網(wǎng)頁標題或內容作為關鍵詞再現(xiàn)網(wǎng)頁信息。

4.2.3再現(xiàn)搜索引擎

一般情況下，用戶能夠利用網(wǎng)絡搜索引擎再現(xiàn)網(wǎng)絡信息。只要用戶能夠提供合適的關鍵詞，搜索引擎會立刻再現(xiàn)用戶所期望的信息。再現(xiàn)的信息能與用戶最初的期望值吻合毫無疑問是非常重要的，但并不妨礙人們發(fā)現(xiàn)有價值的新信息。由于網(wǎng)絡的動態(tài)性與網(wǎng)頁內容多樣性的特質，信息再現(xiàn)經(jīng)常受到網(wǎng)絡內容變化太快以及搜索結構更新太頻繁的阻礙?；诖?，Teevan創(chuàng)建了一個搜索引擎：再搜索引擎，不僅能夠支持找到新信息還能夠再現(xiàn)原來信息的搜索引擎。再搜索的過程如下：當用戶在再搜索引擎上搜索時，這跟以前的搜索類似，引擎不僅能從先前的搜索引擎中獲取之前瀏覽過并已經(jīng)緩存的結果，還搜索出與搜索內容相關的新結果?？捎玫男陆Y果與舊結果合并成一個列表，直觀地向用戶展示再現(xiàn)信息與新信息［12］。

5　提高信息再現(xiàn)效率的方法

5.1重視個人記憶對信息再現(xiàn)的影響

記憶是人類的本能，凡是過去親歷過的經(jīng)驗、 接觸過的信息、 學習過的知識， 都有可能在人們的大腦中留下痕跡并被大腦選擇性地保存。人腦是存儲個人信息的重要媒介， 記憶是個人信息管理的基本前提［13］。從信息被查詢至被利用這一階段，無論信息是否保存，人腦已經(jīng)自動存儲了關于該信息或清晰或模糊的印象。人們如果能在這一階段重視個人記憶所起到的作用，在接觸到信息的當下有意識地對所遇見的信息進行簡單的記憶，那么在有可能出現(xiàn)的再現(xiàn)信息的需求時就能事半功倍。當然，不能否認的是，個人記憶雖然有效但也容易出現(xiàn)失誤。因此需要事先采取預防性措施，防止記憶出現(xiàn)失誤。

5.2運用適合的行為與方式再現(xiàn)信息

人們在進行個人信息活動的時候總會遇到各式各樣的信息再現(xiàn)任務。在面對不同的再現(xiàn)任務時使用不同的信息再現(xiàn)行為與方式可能會使信息再現(xiàn)任務更加順利的完成。因此，在面對再現(xiàn)任務的當下，人們要根據(jù)當時的任務作出判斷：所需要再現(xiàn)的信息是否被保存，如果保存則要使用哪種行為（查找行為，任務導向行為，疊加行為）以及哪種方式（瀏覽，基于內容的搜索，基于周邊信息的搜索）在個人信息空間內再現(xiàn)信息；如果沒有保存，則要通過哪種網(wǎng)絡信息再現(xiàn)方式（網(wǎng)絡瀏覽器中的再現(xiàn)工具，瀏覽歷史，再現(xiàn)搜索引擎）再現(xiàn)信息。如果人們在面對再現(xiàn)信息任務的當下就能使用最恰當?shù)姆椒ǎ畔⒃佻F(xiàn)的效率也就會大大提高。

5.3選擇適量的個人信息管理工具

隨著個人信息管理與科學技術的發(fā)展，各式各樣的個人信息管理工具涌現(xiàn)出來。而具體選擇什么樣的個人信息管理工具則是仁者見仁的事情：每種個人信息管理工具都有其獨特的優(yōu)勢，適合不同的人群。但我們在面對這些個人信息工具時，則只需謹慎選擇其中一種或二種工具即可。因為工具越多會給個人信息管理造成越多的混亂：比如云存儲工具的使用，如果一個人把自己的信息分別存儲進360云盤、百度云盤、微盤等云存儲工具中，那么他的個人信息則是相當混亂的，當他想再現(xiàn)一份文檔的時候，就需要把各個云存儲工具中挨個瀏覽一遍。此時，再現(xiàn)信息的效率也就隨之降低。再比如瀏覽器的使用，如果一個人同時使用谷歌瀏覽器、獵豹瀏覽器、火狐瀏覽器等，在每個瀏覽器都瀏覽過信息，在每個瀏覽器的收藏夾中都收藏過網(wǎng)頁，當他想再現(xiàn)一個網(wǎng)頁信息的時候，就需要翻遍各個瀏覽器。同樣會造成再現(xiàn)效率的降低。

5.4在個人信息活動中發(fā)揮主觀能動性

在個人信息活動的前期階段（信息查詢，保存階段），如果能積極地發(fā)揮人的主觀能動性就能在再現(xiàn)信息或者再利用信息時實現(xiàn)最高的效率。在信息查詢階段，有意識地記住查詢的關鍵詞與信息目標相關的再現(xiàn)周邊信息；在保存階段，把未來有可能需要的信息或者認為值得保存的信息分門別類進行保存與收藏。此外，做好階段性的工作計劃，需要的信息做到心中有數(shù)。計劃內的信息再現(xiàn)需求不再讓我們措手不及，計劃外的信息再現(xiàn)需求也有跡可尋。如此一來，信息再現(xiàn)的效率就會大大提高。

6　結語

文章對個人信息活動過程中出現(xiàn)的信息再現(xiàn)以及與信息再現(xiàn)相關的活動進行了較為系統(tǒng)的歸納和探討，指出信息再現(xiàn)是尋找之前出現(xiàn)過的信息的過程，并指出信息再現(xiàn)與信息查詢的區(qū)別；歸納了個人信息活動中信息再現(xiàn)的三種行為方式；歸納了個人信息空間的信息再現(xiàn)與網(wǎng)絡信息再現(xiàn)各自的定義與其獨特的再現(xiàn)方式，最后提出了提高信息再現(xiàn)效率的若干方法。但是，信息再現(xiàn)問題本身十分復雜，限于篇幅僅對其中的主要問題進行初步分析，其中的不少觀點和措施還需要進一步修改、補充和完善。對該問題的全面研究還需要從心理學、行為科學、 信息科學等多學科的角度和更大的視域展開。

（來稿時間：2016年3月）

1. William Jones， Jaime Teevan. Personal Information Management［M］. Washingtom: University of Washington，2006：30-31

2. Capra， R.G.， Pinney. Refinding is not finding again［J］. Technical Report TR-05-10， Computer Science， Virginia Tech.，Blacksburg， VA，2005

3. A Report on the NSF-Sponsored Workshop on Personal Information Management［C］. Seattle， WA， 2005：16-18

4. Dong X， Halevy A. A platform for personal information management and integration［J］. Proceedings of the Conference on Innovative Data Systems Research， Asilomar， CA， USA，2005

5. Cohen S， Domshlak C， Zwerdling N. On ranking techniques for desktop search［J］. ACM Transactions on Information Systems，2008：1-24

6.DittrichJ.P，SallesM.A. iDM: a unified and versatile data model for personal data space management［C］. Proceedings of the 32nd International Conference on Very Large Data Bases （VLDB’06），Seoul， Korea， VLDB Endowment， Seattle， WA，2006：367-378

7. Blunschi L， Dittrich J.P， Girard O.R. the iMeMex personal data space management system［J］. Proceedings of the Conference on Innovative Data Systems Research，Asilomar， CA， USA，2007

8. Rhodes， B.J. and Starner， T.. Remembrance agent: a continuously running automated information retrieval system［C］. Proceedings of International Conference on the Practical Application of Intelligent Agents and Multi Agent Technology， UK，1996：487-95

9. Mayer， M.. Web history tools and revisitation support: a survey of existing approaches and directions［J］. Foundations and Trends in Human-computer Interaction，2009：173-278

10. Jones， W. and Bruce， H.. How do people get back to information on the Web？ How can they do it better？［J］. Proceedings of INTERACT’03， Zurich， Switzerland， 2003：793-6

11. Jones， W.， Bruce， H.. and Dumais， S. Keeping found things found on the web［C］. Proceedings of the 10th International Conference on Information and Knowledge Management（CIKM’01）， Atlanta， GA， USA， ACM， New York， NY， 2001：119-26

12. Won， S.S.， Jin， J. and Hong， J.I.. Contextual web history: using visual and contextual cues to improve web browser history［C］. Proceedings of ACM SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems （CHI’09）， Boston， 2009：1457-66

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An Analysis about Information Re-finding on Personal Information Management

Wang Yunzhi1Xie Xiao1Xie Yangqun2
（ 1. Management School of Anhui University； 2.Huaibei Normal University ）

〕This paper focus on information re-finding in the process from people meet information to use information from the perspective of personal information management. This paper also summarizes three kinds of behavior patterns in personal information re-finding activities. And it also makes a definition the information re-finding in personal information space and the definition of information re-finding on the web. And then it also reveals their special methods. Finally this will put forward several methods to improve the efficiency of information re-finding.

〕Personal information managementInformation re-findingInformation management

G203

* 本文系國家自然科學基金資助項目“差錯文化、歸因傾向和差錯報告：作用機制和情境因素”（項目編號：71273109）研究成果之一。

王贇芝（1993-），女，碩士，發(fā)表論文3篇，研究方向：個人信息管理；謝 笑（1987-），女，博士， 講師，發(fā)表論文19 篇， 參編著作2部，研究方向：個人信息管理；謝陽群（1962-），男，教授，博士，淮北師范大學副校長，發(fā)表論文80余篇，主編及參編著作8部，研究方向：信息管理。