周　瓊, 熊興耀, 鄔克彬， 柳　蓉, 廖曉蓮

(1. 湖南農(nóng)業(yè)大學(xué) 湖南省作物種質(zhì)創(chuàng)新與資源利用國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室培育基地, 湖南 長(zhǎng)沙　410128;2. 中南大學(xué) 公共管理學(xué)院, 湖南 長(zhǎng)沙　410012)

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基于Web 2.0理念下的實(shí)驗(yàn)室新型溝通機(jī)制

周瓊1，2, 熊興耀1, 鄔克彬1， 柳蓉1, 廖曉蓮1

(1. 湖南農(nóng)業(yè)大學(xué) 湖南省作物種質(zhì)創(chuàng)新與資源利用國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室培育基地, 湖南 長(zhǎng)沙410128;2. 中南大學(xué) 公共管理學(xué)院, 湖南 長(zhǎng)沙410012)

建構(gòu)高效的實(shí)驗(yàn)室溝通機(jī)制是提高實(shí)驗(yàn)室服務(wù)效率的重要環(huán)節(jié),溝通機(jī)制的建立是為了更好地實(shí)現(xiàn)個(gè)人利益和團(tuán)隊(duì)利益之間的協(xié)調(diào)關(guān)系,是增加團(tuán)隊(duì)合作和凝聚力的關(guān)鍵。從實(shí)驗(yàn)室的現(xiàn)行溝通機(jī)制的閾限分析出發(fā),介紹新型的Web 2.0技術(shù),運(yùn)用Web 2.0技術(shù)中強(qiáng)大的交互能力——即時(shí)溝通能力和知識(shí)分享能力,實(shí)現(xiàn)在新技術(shù)下的實(shí)驗(yàn)室新型溝通機(jī)制。

溝通機(jī)制； Web 2.0； 服務(wù)效率

高校實(shí)驗(yàn)室管理的觀(guān)念創(chuàng)新是實(shí)驗(yàn)室管理人員在現(xiàn)代管理理論指導(dǎo)下,發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性,突破原有的理念束縛和思維方式[1]。溝通機(jī)制的建立是為了更好地實(shí)現(xiàn)個(gè)人利益和團(tuán)隊(duì)利益之間的協(xié)調(diào)關(guān)系,是增加團(tuán)隊(duì)合作和凝聚力的關(guān)鍵。實(shí)驗(yàn)室主要是由工作匯報(bào)總結(jié)這種正式溝通方式和集體活動(dòng)這種非正式溝通方式進(jìn)行溝通,這兩種溝通方式都存在一定的局限性。迫于等級(jí)身份的不同和時(shí)間、地點(diǎn)的限制,在溝通問(wèn)題上勢(shì)必會(huì)造成信息記錄和收集不全,從而難以獲得正確的信息。傳統(tǒng)的溝通機(jī)制已經(jīng)不能滿(mǎn)足日益發(fā)展的實(shí)驗(yàn)室管理的需求,必須尋求新的信息交流平臺(tái)和工具。利用新型的Web 2.0理念,對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作當(dāng)前溝通機(jī)制存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,構(gòu)建一種基于新理念的實(shí)驗(yàn)室溝通機(jī)制,實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部交流和信息共享,提高實(shí)驗(yàn)室服務(wù)工作的效率。

1　Web 2.0網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)

Web 2.0是一種新型的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),它具有顯著的特點(diǎn),實(shí)現(xiàn)了多人參與,創(chuàng)造了以人為主的互聯(lián)網(wǎng)新時(shí)代,沖破了以門(mén)戶(hù)網(wǎng)站為主的信息壟斷,從而使信息多樣化和個(gè)性化[2]。它以社交媒體為交流平臺(tái),在實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部交流和信息共享方面提供了有力的平臺(tái),采用信息共享公開(kāi)、在線(xiàn)服務(wù)與溝通、不限時(shí)、不限地的新型溝通模式,打開(kāi)了新型的溝通模式的新局面。Web 2.0 個(gè)性化、人性化的設(shè)計(jì)被很多國(guó)家用于政府和企業(yè)管理之中,打破了傳統(tǒng)的交流模式,采用電子技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息開(kāi)放、共享、溝通和合作等目的。

2　實(shí)驗(yàn)室人員溝通的類(lèi)型及其局限

科學(xué)研究雖然是對(duì)于客觀(guān)事實(shí)的發(fā)現(xiàn)與闡釋,但是發(fā)現(xiàn)者這一主體對(duì)于科學(xué)發(fā)現(xiàn)的作用也是十分重要的?；羯?shí)驗(yàn)打破了工人僅僅是為個(gè)人利益驅(qū)使的“經(jīng)濟(jì)人”假設(shè),提出了工人之間客觀(guān)存在著溝通和合作的社會(huì)人理論[3]。從實(shí)證研究中,研究者發(fā)現(xiàn),提高工人的生產(chǎn)能力需要提高他們的工作滿(mǎn)意度,而工作滿(mǎn)意度的提高必須采用一種更加開(kāi)放和參與程度更高的管理方式；而且,從人性的需求來(lái)看,底層工作人員參與到管理過(guò)程中來(lái)能讓他們得到更大的心理滿(mǎn)足和尊嚴(yán)[4]。因此,新的管理理念有賴(lài)于高效的溝通與合作,提高溝通質(zhì)量是提高效率的必要條件?，F(xiàn)代組織理論之父切斯特·巴納德認(rèn)為,共同的目標(biāo)、協(xié)作的意愿和組織成員的溝通是組織存續(xù)的關(guān)鍵因素。而西蒙認(rèn)為,沒(méi)有信息溝通,組織將無(wú)法影響組織內(nèi)的個(gè)人行為。因此,組織的溝通作為組織的要件之一對(duì)組織的正常發(fā)展有著舉足輕重的作用[5]。

從溝通的類(lèi)型角度來(lái)看,組織溝通可依對(duì)象分為內(nèi)部溝通和外部溝通,也可依據(jù)溝通信息的流向分為垂直溝通和水平溝通等。本文從內(nèi)部溝通和外部溝通的區(qū)別出發(fā),聚焦于實(shí)驗(yàn)室組織的內(nèi)部溝通,適當(dāng)?shù)赝ㄟ^(guò)內(nèi)部溝通的設(shè)計(jì)來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)外溝通的互動(dòng),并通過(guò)垂直溝通和水平溝通這兩個(gè)向度出發(fā)考察組織的溝通質(zhì)量。當(dāng)前,實(shí)驗(yàn)室人員的溝通主要是基于兩個(gè)途徑:正式途徑和非正式途徑。

2.1正式途徑

正式途徑主要是通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)牽頭,通過(guò)定期報(bào)告和例會(huì)來(lái)進(jìn)行交流和分享信息,或者是通過(guò)匯報(bào)的形式,由個(gè)人獨(dú)自總結(jié)并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做單獨(dú)交流[6]。

首先,正式溝通途徑過(guò)于形式化,而且根據(jù)工作中的實(shí)際情況還有可能過(guò)于繁瑣,容易招致工作人員的不滿(mǎn)。其次,正式途徑往往存在著信息不對(duì)稱(chēng)的缺陷,工作人員與領(lǐng)導(dǎo)之間掌握的信息透明化程度不足,存在著信息鴻溝,因此正式途徑的交流與溝通無(wú)法達(dá)到理想的效果。第三,領(lǐng)導(dǎo)與工作人員存在著等級(jí)的差別,雙方進(jìn)行此類(lèi)交流本身就存在著身份差異,導(dǎo)致溝通往往只有“下情上報(bào)”,缺少上下互動(dòng)的機(jī)制[7]。

2.2非正式途徑

非正式途徑主要是一些情感方面的聯(lián)絡(luò),如集體活動(dòng)或者小范圍的聯(lián)誼等。非正式途徑補(bǔ)充了正式途徑的相對(duì)不足,但是這樣一種溝通形式存在著很大的局限性。非正式溝通雖然對(duì)正式溝通有著極大的補(bǔ)充,溝通方便,具有很大程度的靈活性且溝通速度快,而且能提供一些正式溝通中難以獲得的信息,但是其對(duì)溝通雙方的約束力不強(qiáng),對(duì)于信息溝通缺乏記錄,容易出現(xiàn)溝通雙方的爭(zhēng)執(zhí)、遺忘和對(duì)責(zé)任的推諉。兩種溝通方式的對(duì)比見(jiàn)表1。

表1　正式溝通與非正式溝通的對(duì)比

因此,傳統(tǒng)的方式對(duì)于實(shí)驗(yàn)室的良好溝通的建設(shè)貢獻(xiàn)有限,必須要尋求新的技術(shù)和新的理念突破傳統(tǒng)溝通機(jī)制的閾限,實(shí)現(xiàn)更好的溝通效果。

3　Web 2.0下實(shí)驗(yàn)室新型溝通機(jī)制的特點(diǎn)

Web 2.0是以社交媒體等傳播媒介為載體的新型信息技術(shù),它自誕生以來(lái)迅速風(fēng)靡全球,不僅僅是一項(xiàng)新興的信息技術(shù),而且作為一種新的理念,迅速改變著人們的思想觀(guān)念。Web 2.0技術(shù),包括其所帶來(lái)的技術(shù),是一種即時(shí)的、高效的和便利的信息溝通機(jī)制,通過(guò)社交媒體的搭建,聚合著相關(guān)團(tuán)體的成員在其中分享信息和交流信息,并通過(guò)這一平臺(tái)形成自己的信息聚點(diǎn)和亞信息聚點(diǎn),從而形成自己的共享文化和亞文化。這一信息平臺(tái)也會(huì)給成員帶來(lái)對(duì)新信息的前所未有的關(guān)注和興趣。暢通的信息交流體驗(yàn)會(huì)使溝通人員提高對(duì)新環(huán)境和新?tīng)顩r的適應(yīng)能力,而且重要的是,Web 2.0改變了以往的單純發(fā)布信息的慣例,真正實(shí)現(xiàn)了話(huà)語(yǔ)權(quán)的下移,解決了因等級(jí)制或科層隔閡導(dǎo)致的下層實(shí)驗(yàn)人員的“失語(yǔ)”,因此,實(shí)驗(yàn)室信息的透明度和管理決策的信任感也會(huì)得到充分加強(qiáng)。雙向溝通、信息的即時(shí)發(fā)布、平等的話(huà)語(yǔ)權(quán)以及信息流的動(dòng)態(tài)性,構(gòu)成了Web 2.0的主要特點(diǎn)。

3.1將溝通的向度發(fā)展為交互、拓?fù)涫浇Y(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)溝通渠道與拓?fù)涫浇Y(jié)構(gòu)對(duì)比見(jiàn)圖1。從溝通的向度來(lái)看,垂直溝通和水平溝通實(shí)質(zhì)上僅僅為十字形的溝通模式,信息的流動(dòng)存在著技術(shù)上的盲區(qū),無(wú)法將溝通信息向所有相關(guān)個(gè)體或者群體進(jìn)行傳播。而且個(gè)體在信息溝通的過(guò)程中,一方面需要解決信息溝通路徑中的限制,無(wú)法及時(shí)尋找到急需交流的主體；另一方面,垂直和水平溝通無(wú)法聚合整個(gè)群體,形成一個(gè)信息分享的社群,不利于信息的交互式流動(dòng)。

Web 2.0技術(shù)很好地解決了這個(gè)問(wèn)題,用Web 2.0標(biāo)準(zhǔn)的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、點(diǎn)對(duì)面、面對(duì)面的無(wú)障礙溝通,使得傳統(tǒng)的線(xiàn)性溝通成為了拓?fù)涫降臏贤ń嵌?個(gè)人可以很好地在系統(tǒng)中完成溝通,提升了溝通的效率[8]。另外,個(gè)人在運(yùn)用Web 2.0技術(shù)時(shí)突破了傳統(tǒng)的路徑依賴(lài),實(shí)現(xiàn)了溝通路徑的多樣性和完備性。

圖1　傳統(tǒng)溝通渠道與拓?fù)涫浇Y(jié)構(gòu)對(duì)比

3.2通過(guò)構(gòu)建交互式用戶(hù)群體實(shí)現(xiàn)即時(shí)溝通

Web 2.0的交互式特點(diǎn),使得信息能夠在節(jié)點(diǎn)之間實(shí)現(xiàn)交互式交換,破除了以往正式溝通中的報(bào)告與反饋的傳統(tǒng)模式。即時(shí)溝通減少了以往定時(shí)正式溝通的弊端,而且能夠在需要溝通時(shí)實(shí)現(xiàn)即時(shí)溝通,減少了溝通成本[9]。即時(shí)溝通能夠更好地反映溝通的真實(shí)情況和真實(shí)需求。通過(guò)“網(wǎng)絡(luò)標(biāo)簽”和共時(shí)分析,能夠統(tǒng)計(jì)溝通的頻繁程度和溝通亞群體,對(duì)組織文化和非正式組織都能掌握更多的信息,便于組織管理者進(jìn)行決策。

3.3通過(guò)分享知識(shí)增加成員的決策理解度

Web 2.0技術(shù)提供的不僅僅是一個(gè)溝通的平臺(tái),實(shí)際上,它還具有知識(shí)存儲(chǔ)、知識(shí)分享和知識(shí)管理的功能。實(shí)驗(yàn)室工作不僅僅是技術(shù)性的日常工作,而且是一個(gè)需要知識(shí)浸潤(rùn)和知識(shí)分享的崗位,Web 2.0技術(shù)能夠存儲(chǔ)大量的相關(guān)知識(shí),而且重要的是對(duì)知識(shí)的集體學(xué)習(xí)和分享能夠讓組織成員更好地理解其他成員的行為和決策,增進(jìn)決策的理解程度。

3.4Web 2.0技術(shù)加強(qiáng)了數(shù)據(jù)挖掘能力

Web 2.0交流平臺(tái)和技術(shù)會(huì)記錄下許多關(guān)于組織成員溝通的路徑軌跡和數(shù)據(jù),這些資源是了解組織溝通和工作方式的重要資源。因此,必須加強(qiáng)組織內(nèi)部對(duì)于數(shù)據(jù)挖掘的能力,從交流路徑的頻率和強(qiáng)度著手,并運(yùn)用共時(shí)分析等一系列分析技巧,對(duì)交流頻率高的信息節(jié)點(diǎn)進(jìn)行“標(biāo)簽”化處理,從信息角度發(fā)現(xiàn)存在于組織內(nèi)部的非正式群體,為高層決策者全面了解組織的溝通特性和人群關(guān)聯(lián)起到重要的參考作用。

3.5以?xún)?nèi)部溝通平臺(tái)為契機(jī)實(shí)現(xiàn)內(nèi)外溝通的互通

內(nèi)部溝通平臺(tái)的構(gòu)建僅僅是為了解決組織內(nèi)部溝通的問(wèn)題。實(shí)質(zhì)上,實(shí)驗(yàn)室是一個(gè)對(duì)外開(kāi)放的平臺(tái),將內(nèi)部溝通平臺(tái)僅作為一個(gè)外部信息接納者對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的功能而言并未很好地發(fā)揮其作用。因此,以?xún)?nèi)部溝通平臺(tái)為契機(jī),逐步實(shí)現(xiàn)外部信息的內(nèi)部發(fā)布。外部信息流與內(nèi)部信息流的無(wú)障礙溝通,是保障整個(gè)實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)完整實(shí)現(xiàn)的標(biāo)志,但是,內(nèi)外溝通系統(tǒng)有賴(lài)于獨(dú)立的外部溝通系統(tǒng)和內(nèi)部共同系統(tǒng)的自身良好實(shí)現(xiàn),因此,先建立好內(nèi)部溝通系統(tǒng),再將外部信息向內(nèi)整合,是實(shí)現(xiàn)內(nèi)外信息系統(tǒng)合流的重要前提。

4　Web 2.0技術(shù)在實(shí)驗(yàn)室溝通方面的應(yīng)用

4.1建立基于Web 2.0技術(shù)的用戶(hù)數(shù)字終端系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)Web 2.0技術(shù)在實(shí)驗(yàn)室溝通方面的作用，必須首先搭建Web 2.0技術(shù)的信息溝通平臺(tái),見(jiàn)圖2。Web 2.0主流技術(shù)包括BLOG、BBS和WIKI等幾種主流技術(shù)。這幾種主流技術(shù)集合在一起主要實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布(BLOG)、信息交流(BBS)和協(xié)作信息(WIKI)等功能[10]。實(shí)際上,這些功能往往包括了Web 2.0溝通的幾個(gè)關(guān)鍵部分?；趯?shí)驗(yàn)室信息溝通的現(xiàn)實(shí)需要,在早期可以依托于主流的信息交流平臺(tái)和手段。以微信為例,可以將實(shí)驗(yàn)室成員加入群聊(BBS),并建立微信公眾號(hào)來(lái)傳播知識(shí)(團(tuán)體BLOG),并由專(zhuān)人維護(hù)(WIKI)。隨著信息交流要求的提高,可專(zhuān)門(mén)創(chuàng)立基于智能手機(jī)終端的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部交流的APP來(lái)實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布、信息交流和信息溝通等目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

圖2　Web 2.0技術(shù)下的信息溝通渠道

4.2設(shè)立知識(shí)發(fā)布、管理平臺(tái),增進(jìn)學(xué)習(xí)和分享

在組織中,個(gè)人知識(shí)是組織知識(shí)的基礎(chǔ),協(xié)作知識(shí)是組織知識(shí)形成的基本形式,而知識(shí)交流是組織知識(shí)得以存在的動(dòng)因。因此,組織溝通必須包括組織內(nèi)知識(shí)的交流與傳遞。彼得·圣吉等管理學(xué)大師特別強(qiáng)調(diào)組織學(xué)習(xí)的重要性。因此,在實(shí)驗(yàn)室管理中,知識(shí)的傳遞和交流必須要有專(zhuān)門(mén)的發(fā)布和管理平臺(tái),通過(guò)平臺(tái)的建立,有組織成員不斷地增進(jìn)知識(shí)的存量,并通過(guò)溝通不斷修正組織已有知識(shí),實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)的知識(shí)更新,促進(jìn)組織內(nèi)的知識(shí)增進(jìn)[11-12]。重要的是,通過(guò)對(duì)知識(shí)更新和發(fā)布的關(guān)注,培養(yǎng)組織成員學(xué)習(xí)的能力和知識(shí)儲(chǔ)備,使組織成員間的知識(shí)差距縮小,更有利于組織各層級(jí)的成員在掌握組織知識(shí)的前提下進(jìn)行決策。

5　結(jié)語(yǔ)

通過(guò)分析傳統(tǒng)實(shí)驗(yàn)室溝通模式,進(jìn)而得出實(shí)驗(yàn)室兩種溝通模式,一種為正式溝通,通過(guò)正式場(chǎng)合的工作匯報(bào)和總結(jié)實(shí)現(xiàn),另外一種是非正式溝通,通過(guò)集體活動(dòng)等方式實(shí)現(xiàn)。而這兩種溝通方式都存在信息收集不完整、透明度不夠和時(shí)間、地點(diǎn)的限制,從而達(dá)不到很好的溝通效果。因此,在現(xiàn)行的溝通模式上,通過(guò)引進(jìn)Web 2.0這種新型的信息交流工具,建立新型的網(wǎng)絡(luò)溝通模式,打破以往的垂直溝通和水平溝通的盲點(diǎn),實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室溝通的多樣性和完備性。

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Discussion on new communication mechanism based on Web 2.0

Zhou Qiong1,2, Xiong Xingyao1, Wu Kebin1, Liu Rong1, Liao Xiaolian1

(1. Hunan Provincial State Key Laboratory Breeding Base Crop Germplasm Innovation and Utilization, Hunan Agricultural University, Changsha 410128, China; 2. School of public administration,Central South University, Changsha 410012, China)

To construct efficient laboratory communication mechanism is an important aspect in improving the laboratory services efficiency .The key to establish the communication mechanism which can better realize the individual interests and team coordination between the relationship and increase the team cooperation and cohesion. The new information exchange platform and tools must be seeked, because the traditional communication mechanism cannot satisfy the needs of the developing laboratory management.Based on analysis of the threshold of current communication mechanism, this paper expounds on the instant communication and knowledge sharing ability of Web 2.0 technology. It will improve the efficiency of internal communication and ability by taking application of new technology.

communication mechanism; Web 2.0; services efficiency

DOI:10.16791/j.cnki.sjg.2016.04.063

2015- 09- 11修改日期：2015- 11- 06

周瓊(1986—),女,湖南永順,碩士,助理實(shí)驗(yàn)師,主要從事實(shí)驗(yàn)室研究與管理

E-mail：zhouqiong86@126.com

熊興耀(1961—),男,湖南桑植,博士,教授,博士生導(dǎo)師,主要從事植物資源利用.

E-mail：xiongyingyao@126.com

G482

A

1002-4956(2016)4- 0226- 03