侯 英 孫桂霞 于海峰青島大學(xué)附屬醫(yī)院

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大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理

侯 英 孫桂霞 于海峰
青島大學(xué)附屬醫(yī)院

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隨著信息時代的發(fā)展，大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)療設(shè)備逐漸增加，其檔案的電子化管理對醫(yī)院整體檔案管理具有相輔相成的作用。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分和基礎(chǔ)部分，而電子化、無紙化、信息化是檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。近年來隨著醫(yī)療設(shè)備電子檔案的快速增加，歸檔混亂、分類不科學(xué)、不及時、查找困難、丟失等不規(guī)范現(xiàn)象頻現(xiàn)。本文對大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)設(shè)備檔案的電子化管理的作用、現(xiàn)狀、內(nèi)容及措施進行分析，以便提升設(shè)備檔案電子管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和檔案管理效能，為大型綜合性醫(yī)療機構(gòu)建立信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案管理提供參考。

醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的作用

國內(nèi)醫(yī)療機構(gòu)設(shè)備檔案的電子化目前已在大型醫(yī)療機構(gòu)全面普及，高科技新型診查治療設(shè)備日益增多，設(shè)備更新周期日益縮短。在引進技術(shù)、購置各種設(shè)備時，醫(yī)療設(shè)備的資料、圖紙的載體形式主要以電子文件方向為主，電子化趨勢和數(shù)量的激增為設(shè)備電子化檔案的管理提出了更高的要求。醫(yī)療設(shè)備的電子檔案管理應(yīng)具有嚴(yán)格的規(guī)章管理制度，有章可循、信息安全共享、便于交流是醫(yī)療設(shè)備電子化檔案的基本條件。醫(yī)療設(shè)備電子檔案在醫(yī)、教、研以及醫(yī)院管理中起著重要的作用，也是當(dāng)前處理醫(yī)患糾紛重要的法律依據(jù)和憑證。加強醫(yī)療設(shè)備電子檔案管理，健全電子檔案管理制度，支撐醫(yī)院信息一體化管理模式，使設(shè)備檔案的電子化管理資源在醫(yī)院發(fā)展過程中發(fā)揮其重要的作用。

醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的現(xiàn)狀

醫(yī)療設(shè)備電子化檔案要體現(xiàn)其完整性，從設(shè)備的申請、選購、驗收、建檔、安裝、調(diào)試、使用、維修等的技術(shù)過程，以及設(shè)備的資金來源、經(jīng)費預(yù)算、財務(wù)管理、經(jīng)濟效益等經(jīng)濟文檔，都應(yīng)當(dāng)建立并妥善保存，避免丟失。同時，能夠動態(tài)化，可再利用。然而，當(dāng)前的醫(yī)療設(shè)備的電子檔案尚處在初期階段，存在著較大的不足。主要表現(xiàn)在對檔案管理不重視、內(nèi)容不完整、管理人員素質(zhì)不高、檔案利用度低、共享性差等多方面。

醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備電子檔案的管理一般可分為采購、維修、保養(yǎng)、計量、使用記錄和轉(zhuǎn)贈或報廢等方面。

采購方面：主要包括可行性論證報告、計劃、審批文件、招標(biāo)文件等原始性信息。

技術(shù)資料方面：主要包括設(shè)備樣本、使用說明、操作手冊、操作規(guī)程、注意事項、維修線路圖等信息。

維修保養(yǎng)方面：主要包括故障登記、報修、維修處理、驗收、維修費用統(tǒng)計、工作量統(tǒng)計、維修故障統(tǒng)計；保養(yǎng)計劃、實施保養(yǎng)、工作提醒、費用及工作量統(tǒng)計等信息。

計量強制檢驗：主要包括計量合格記錄、計量檔案查詢、設(shè)備巡檢、急救設(shè)備管理、不良事件上報、產(chǎn)品召回等信息。

日常使用方面：主要包括設(shè)備登記、使用單位、使用時間、使用對象等信息。

報廢贈送方面：主要包括報廢、贈送審批手續(xù)、技術(shù)人員鑒定記錄、報廢、贈送去向等信息。

醫(yī)療設(shè)備電子檔案管理的措施

根據(jù)工作需要建立醫(yī)療設(shè)備電子檔案。充分利用多渠道獲取各種資料，從而保證檔案的完整性，包括一般性資料、技術(shù)性資料及其它有關(guān)資料。將資料收集齊全后，專業(yè)管理人員立即進行整理編排，歸為一卷，然后根據(jù)設(shè)備的分類情況，建立相應(yīng)的編碼檢索規(guī)范，逐一錄入。按照檔案管理規(guī)定，所有資料定位集中保存。

完善設(shè)備檔案管理制度，規(guī)范流程。根據(jù)大型醫(yī)院工作的特點，建立設(shè)備電子檔案規(guī)章制度，規(guī)范管理流程，有利于醫(yī)院各項工作的開展。

醫(yī)療設(shè)備電子檔案的開發(fā)

醫(yī)院可以通過LIS系統(tǒng)、計算機管理系統(tǒng)等現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)醫(yī)院設(shè)備數(shù)據(jù)信息檔案的資源共享，同時也實現(xiàn)了對外醫(yī)療設(shè)備數(shù)據(jù)信息檔案的交流。在醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)的任何一臺電腦上，均可檢索和查詢多種內(nèi)容形式的設(shè)備數(shù)據(jù)信息資料，極大提高了其利用率。

利用現(xiàn)代信息技術(shù)及LIS系統(tǒng)，以科學(xué)的分類方法設(shè)置設(shè)備數(shù)據(jù)信息檔案的檢索界面，便于不同人員的查詢使用。根據(jù)使用人員的不同要求，具有嚴(yán)格的操作查詢權(quán)限、保密協(xié)議，管理功能上具有可靠的數(shù)據(jù)庫資料備份、恢復(fù)和打印功能。

醫(yī)療設(shè)備電子檔案管理的運用，能夠達到自動化運行、信息化管理和無紙辦公的目的，并定期整理、統(tǒng)計、分析做好備份，為醫(yī)院決策提供科學(xué)的依據(jù)，從而提升醫(yī)院管理水平，降低運行成本。同時設(shè)備信息及時反饋給各科室，能夠為臨床各科室服務(wù)，充分發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)作用。

10.3969/j.issn.101- 8972.2016.12.002