張利平

（中國(guó)國(guó)家博物館）

淺談博物館工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

張利平

（中國(guó)國(guó)家博物館）

隨著現(xiàn)代化建設(shè)的快速發(fā)展，以及信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的加快，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，基于瀏覽器B/S軟件模式開始應(yīng)用到工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)中。不僅實(shí)現(xiàn)了工程檔案資料的信息化、自動(dòng)化，提高了工作效率、維護(hù)效率，而且也使得檔案資源在有效、安全的范圍內(nèi)得到共享，便于檢索與查詢等服務(wù)，充分發(fā)揮其使用價(jià)值。論文以國(guó)家博物館工程檔案管理資料為例，淺顯且具體地介紹了基于B/S軟件模式開發(fā)的工程檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

博物館；工程項(xiàng)目檔案；檔案管理系統(tǒng)；B/S軟件模式

【Abstract】With the rapid development of modernization, informatization, digital and network, B/S mode software based on Web is applied to the archives management system. It not only can realize the informatization, automation of engineering archive, improve the efficiency of working and maintenance, but also can make the engineering archive sharing with the scope of safety, and giving full play to its value, etc. In this paper, the design and implementation of archives management system for the national museum of China can be introduced concretely.

【Keywords】museum; engineering archive; archives management system; B/S mode software

1　引言

工程項(xiàng)目檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收、結(jié)算等工程建設(shè)及工程管理過程中，形成并歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體資料，它記載著建筑物所有的建設(shè)活動(dòng)，是工程項(xiàng)目建設(shè)過程中重要的信息資源，而且在建成投入運(yùn)行使用階段，以及日后的維修維護(hù)保養(yǎng)等活動(dòng)中都將會(huì)發(fā)揮著重要的作用[1-2]。

工程檔案資料種類繁多、數(shù)量龐大、專業(yè)性強(qiáng)，不僅包含上級(jí)批準(zhǔn)文件、往來回復(fù)文件、各政府部門的審批文件、工程相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、律師事務(wù)所有關(guān)文件等綜合性文件資料，而且還包含工程相關(guān)的土建建設(shè)、水、電、設(shè)備安裝以及裝修修飾等各種施工文件資料；同時(shí)，還包含各類竣工圖，如建筑工程竣工圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、給排水竣工圖、采暖竣工圖、電氣竣工圖、智能建筑竣工圖、通風(fēng)與空調(diào)竣工圖等。由此可見，其檔案管理難度較大，若依然采取傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，將會(huì)面臨日后使用時(shí)的檢索及查詢相對(duì)困難等問題。

隨著現(xiàn)代化建設(shè)的快速發(fā)展，以及信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的加快，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，基于瀏覽器B/S軟件模式開始應(yīng)用到工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)中，不僅實(shí)現(xiàn)了工程檔案資料的信息化、自動(dòng)化，提高了工作效率、維護(hù)效率，而且也使得檔案資源在有效、安全的范圍內(nèi)得到共享及便于檢索與查詢等服務(wù)，充分發(fā)揮其使用價(jià)值。

本文以國(guó)家博物館工程檔案管理資料為例，淺顯且具體地介紹了基于B/S軟件模式開發(fā)的工程檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

2　國(guó)家博物館工程檔案管理概況

國(guó)家博物館先后經(jīng)歷過抗震加固及外裝修工程、改擴(kuò)建工程、端門修繕工程、文保中心維修改造等幾個(gè)較大的工程建設(shè)項(xiàng)目，目前已收到并整理好的檔案文件資料共計(jì)約12000件，涵蓋了這些工程項(xiàng)目從前期可研、規(guī)劃設(shè)計(jì)，招投標(biāo)、合同文本、中期施工建設(shè)，以及后期竣工驗(yàn)收的全過程。

3　工程檔案管理系統(tǒng)

3.1工程檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)需要的建設(shè)需求

1）檔案管理。在檔案管理中，可實(shí)現(xiàn)工程檔案案卷、文件的建立、分類、錄入、編輯、刪除、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等。案卷信息包括案卷類別、組卷單位、存放位置、案卷題名/盒號(hào)、錄入日期、資料類型、立檔年度、保管期限、盒號(hào)及說明等；文件信息包括文件標(biāo)題、編制單位、編制日期、是否公開、張數(shù)、頁(yè)次、文件類別、原編字號(hào)、是否上傳附件及說明等。同時(shí)，此檔案分類還可自行擴(kuò)展，增加建筑運(yùn)行使用后的檔案資料。

2）檔案瀏覽。在檔案瀏覽中，可實(shí)現(xiàn)檔案的瀏覽、查詢、檢索、提交借閱申請(qǐng)等功能。檔案的瀏覽可通過文件標(biāo)題進(jìn)行模糊或精確查詢和檢索，也可通過類別、時(shí)間等信息進(jìn)行查詢和檢索。

3）檔案審批。在檔案審批中，可實(shí)現(xiàn)檔案借閱的辦理和歸還，借閱信息的補(bǔ)錄以及借閱歷史的查詢。其中借閱信息包括審核轉(zhuǎn)態(tài)、借閱人、借閱時(shí)間、借閱方式、借閱說明、歸還經(jīng)辦人、歸還日期、歸還備注等。

3.2設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

工程檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為：系統(tǒng)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化；滿足業(yè)務(wù)功能需求；具有高的可靠性；具有良好的可擴(kuò)展性；滿足安全性要求；具有高實(shí)用性、易用性和可管理性；易于部署實(shí)施；充分利用現(xiàn)有資源；遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；提供個(gè)性化服務(wù)等。通過上述設(shè)計(jì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，依托館內(nèi)網(wǎng)，在安全有效的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案文件的資源共享，保護(hù)好文件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和集成化，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的智能化管理，以提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。

3.3技術(shù)路線與架構(gòu)設(shè)計(jì)

該工程檔案管理系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)、Web技術(shù)和XML技術(shù)設(shè)計(jì)，基于J2EE平臺(tái)，使用以Spring為核心的Java應(yīng)用框架，采用多層軟件架構(gòu)模式和組件復(fù)用技術(shù)進(jìn)行設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)的總體架構(gòu)圖如圖1所示。

3.4功能模塊與業(yè)務(wù)流程

該工程檔案管理系統(tǒng)包括檔案管理、檔案瀏覽、檔案審批和審批跟蹤4大模塊，具體的功能結(jié)構(gòu)示意圖如圖2所示。

在檔案管理模塊中，可進(jìn)行案卷的新增、修改、刪除，進(jìn)行文件的新增、修改、刪除、查看，以及案卷和文件數(shù)據(jù)的導(dǎo)出和查詢等功能；在檔案瀏覽模塊中，可進(jìn)行文件的查詢、數(shù)據(jù)導(dǎo)出和借閱等功能；在檔案審批和審批跟蹤模塊中，可進(jìn)行文件的查看、歸檔、導(dǎo)出等功能，具體的業(yè)務(wù)流程如圖3所示。

圖1　系統(tǒng)總體架構(gòu)圖

圖2　功能結(jié)構(gòu)示意圖

圖3　借閱審批流程示意圖

4 結(jié)束語

本文中所介紹的工程檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成功地在實(shí)際中得到應(yīng)用，不僅便于檢索查詢信息，顯示直觀，操作簡(jiǎn)單，易學(xué)易用，而且還提高了工作效率，在科學(xué)化、精細(xì)化管理中發(fā)揮著重要的作用。

[1]王振華.建筑工程檔案資料有效管理措施[J].山西建筑,2008,34(6):229-230.

[2]宋守君.工程檔案信息化管理系統(tǒng)的功能與對(duì)策研究[J].山東建筑大學(xué)學(xué)報(bào),2014,29(4):364-367.

Design and Implementation of Museum Project File Management System

ZHANG Li-ping

(China National Museum)