謝英華

（南寧市第十五中學(xué) 廣西南寧 530005）

分析大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的有效開展

謝英華

（南寧市第十五中學(xué) 廣西南寧 530005）

當(dāng)前時代是大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)時代的到來在一定程度上也給信息資源的管理帶來了挑戰(zhàn)。而檔案管理部門專門的工作在于管理信息資源與歷史記錄，根據(jù)相關(guān)報告顯示，大數(shù)據(jù)時代對數(shù)字檔案管理的有效開展帶來了前所未有困難與機(jī)遇。本文主要對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作進(jìn)行全方位的分析，為數(shù)字檔案資源管理研究奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；有效管理

前言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社會與企業(yè)每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)不斷的增多，整個社會都已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，社會各個行業(yè)已經(jīng)走進(jìn)大數(shù)據(jù)時代。企業(yè)每天面臨的絕大多數(shù)都是對大量數(shù)據(jù)的分析以及處理，而檔案部門作為信息記錄與管理的機(jī)構(gòu)，在新形勢下也肩負(fù)著對海量信息進(jìn)行歸檔處理的職能，并要保證這些信息能夠在多年之后還能進(jìn)行讀取和利用，因此，檔案部門的歷史使命與責(zé)任是巨大的。而隨著社會不斷的發(fā)展，各類高新技術(shù)的開發(fā)運(yùn)用，大數(shù)據(jù)時代的到來也在一定程度上給檔案管理工作帶來機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

1 數(shù)據(jù)信息與文件信息的區(qū)別

檔案的前期階段是以文件為形式而存在的，文件的存在有兩個階段，半運(yùn)用階段、運(yùn)用階段到具體的呈現(xiàn)，而文件的運(yùn)用直到第三個階段方可成為檔案，在大數(shù)據(jù)時代，檔案的存在主要是以電子文件為載體的，而電子文件與電子檔案是不同的，其主要的區(qū)別在于有沒有歸檔[1]。

2 大數(shù)據(jù)時代下數(shù)字檔案的基本概念

大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)悄然無息的走進(jìn)了人們的生活，信息化技術(shù)極大程度上的影響著人們的生活與學(xué)習(xí)，數(shù)據(jù)的運(yùn)用不僅僅與計算有關(guān)，大數(shù)據(jù)時代的到來也讓人們的生存方式發(fā)生了改變，人們只能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的到來。不同人或管理方式對大數(shù)據(jù)的定義都不盡相同，大多數(shù)人認(rèn)為大數(shù)據(jù)就是指在短時間內(nèi)人無法利用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)計算工作對其相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行采集與分析，由于大數(shù)據(jù)信息資源的大量化，導(dǎo)致憑傳統(tǒng)的統(tǒng)計方式無法完成對其數(shù)據(jù)的分析與研究，但這也是一個籠統(tǒng)的說法，對于大數(shù)據(jù)的定義至今還沒有一個公認(rèn)的說法[2]。

3 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的基本范圍

3.1 檔案文獻(xiàn)的學(xué)科分類

根據(jù)對檔案管理的相關(guān)報告顯示，大數(shù)據(jù)時代下檔案管理研究方面主要在于“計算機(jī)軟硬件以及相關(guān)應(yīng)用”與“檔案博物館”的相關(guān)領(lǐng)域中（見表1），計算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作相互交融，而一些數(shù)字檔案則更需要利用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析與管理。

表1 相關(guān)檔案文獻(xiàn)的分類

3.2 文獻(xiàn)主題分布情況

通過數(shù)據(jù)顯示，對文獻(xiàn)的主題進(jìn)行歸類與分析，研究的文獻(xiàn)主要包括八個方面（見表2），但從數(shù)量上來看，配位前五的主要是以方式與方法以及技術(shù)變革為主的方面，因此這方面是研究的重點(diǎn)以及難點(diǎn)。

3.3 文獻(xiàn)的研究層次分布

根據(jù)實(shí)際的報告中可以得出，社會科學(xué)類研究成果占據(jù)著重要比例（見表3），這其實(shí)也是由檔案的特點(diǎn)來決定的。由于正處在一個大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字檔案管理不僅需要科學(xué)理論作為相關(guān)指導(dǎo)，還需要自然科學(xué)做技術(shù)支撐，只有加強(qiáng)兩方面的管理，才能做好數(shù)字檔案管理工作。

表2 文獻(xiàn)的主題分布

表3 文獻(xiàn)的研究層次分類

4 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的應(yīng)對策略

4.1 構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)館

在大數(shù)據(jù)時代下，由于數(shù)據(jù)資源較為繁多，結(jié)構(gòu)與種類也較為復(fù)雜，這時候檔案管理部門要堅持以創(chuàng)造成本為基本原則，運(yùn)用數(shù)字檔案館作為基本載體，加大力度對大數(shù)據(jù)館的建設(shè)，是檔案部門發(fā)展的重要方向。①要參照數(shù)字化管理，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，由于絕大多數(shù)檔案還處在一個傳統(tǒng)載體的狀態(tài)，這類檔案的數(shù)量巨大，靠傳統(tǒng)的方式來進(jìn)行管理，其工作難度和強(qiáng)度都很大，雖然對檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的任務(wù)也很重，但這是推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的必要手段，檔案管理工作者必須要深刻的了解到這一方面的問題，注重對檔案的全面數(shù)字化管理，確保傳統(tǒng)的檔案載體一步步走向數(shù)字化建設(shè)。②要開展對原有電子文件的歸檔與接收工作，在大數(shù)據(jù)時代下，大多數(shù)企業(yè)與單位已經(jīng)越來越傾向于自動化設(shè)備的運(yùn)用，在檔案館的新增檔案中也備有檔案數(shù)字副本[3]，因此，要將原先的電子文件及時進(jìn)行歸檔與接收處理，從基本上完成所有檔案的全面數(shù)字化建設(shè)。

4.2 認(rèn)清社會的需求，擴(kuò)展檔案服務(wù)

第一，在認(rèn)清社會的相關(guān)需求，運(yùn)用高新技術(shù)，開拓檔案工作服務(wù)，由于在檔案部門內(nèi)部，每個機(jī)構(gòu)都在不斷的產(chǎn)生數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析需要相關(guān)技術(shù)人員運(yùn)用高新技術(shù)來進(jìn)行對大量數(shù)據(jù)的分析與管理，從而快速定位準(zhǔn)確的反應(yīng)社會需求的信息資源。檔案部門要改變傳統(tǒng)的檔案工作服務(wù)，對海量數(shù)據(jù)要進(jìn)行深入的挖掘與分析，定期開展具有高質(zhì)量的服務(wù)活動，從而滿足這個不斷變化的社會。

4.3 加強(qiáng)云技術(shù)的運(yùn)用對檔案工作重新進(jìn)行評估與定位

在大數(shù)據(jù)時代下，運(yùn)用傳統(tǒng)的信息技術(shù)已經(jīng)不能適用大數(shù)據(jù)的需要，檔案管理工作的數(shù)據(jù)內(nèi)存是巨大的，必須要保證一定的存儲量，因此，數(shù)據(jù)系統(tǒng)構(gòu)建人員要考慮到存儲方面的問題，主要存在以下幾個方面：

①由于數(shù)據(jù)數(shù)量的不斷增多，傳統(tǒng)的共享磁盤已經(jīng)不能滿足海量數(shù)據(jù)的存儲；②由于數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)非常復(fù)雜，具有結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而由于傳統(tǒng)的存儲方案主要是以結(jié)構(gòu)化為主的，因此，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)無法被兼容。針對于這種情況，可以使用云計算技術(shù)，云計算技術(shù)的運(yùn)用能夠在一定程度上確保兼容性問題得到解決。③由于不同檔案館之間對硬件設(shè)備需求是不盡相同的，使用的時間范圍就存在著差異，而如果這類問題長期存在，就會導(dǎo)致硬件設(shè)備的浪費(fèi)，而運(yùn)用云計算技術(shù)，則能夠?qū)Ω鱾€檔案管理部門的存儲器進(jìn)行資源整合，不高效運(yùn)行。

4.4 加大在檔案檢索功能中的使用

由于不同的檔案數(shù)據(jù)具有不一樣的價值，在海量的信息中檢索出有用的信息是較為困難的，因此，在海量信息中檢索到有價值的信息并將以人們?nèi)菀捉邮艿姆绞絹韨鲗?dǎo)給人們是非常重要的，而運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)就能夠幫助完成這一舉措，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能在一定程度上提升檢索的速度以及質(zhì)量，讓用戶能在極短的時間內(nèi)完成對有價值檔案的檢索，對于提升整個公共檔案服務(wù)工作有著重要的意義。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，在對信息系統(tǒng)的使用過程中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，在檔案管理部門中亦是如此，大數(shù)據(jù)時代的到來，不僅促進(jìn)了檔案管理部門工作的有效性，也在相關(guān)方面帶來了一定的挑戰(zhàn)。因此，在這種大背景下，檔案管理部門要不斷加深對大數(shù)據(jù)的認(rèn)識與分析，更加有效的運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，才能更好的提升檔案管理工作。

[1]石峻峰，周俐霞，付雙雙.大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案資源管理研究現(xiàn)狀與趨勢分析[J].信息安全與通信保密，2014，09：87～89+93.

[2]卞昭玲，張艷欣.大數(shù)據(jù)時代檔案信息服務(wù)課程建設(shè)初探——以河北大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)教學(xué)為例[J].檔案學(xué)通訊，2015，01：78～81.

[3]張海燕.大數(shù)據(jù)時代用戶需求視角下高職檔案信息服務(wù)模式應(yīng)用的研究[J].電子技術(shù)與軟件工程，2015，07：208+263.

G279.2

A

1004-7344（2016）18-0013-02

2016-5-31

謝英華（1977-），女，實(shí)驗師，碩士，主要從事檔案管理工作。