熊雪蓮

（四川省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局四〇二地質(zhì)隊，成都 611743）

淺議基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理變革趨勢

熊雪蓮

（四川省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局四〇二地質(zhì)隊，成都 611743）

基于人力資源管理視角的現(xiàn)代人事檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上，結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃，將人力資源視為事業(yè)單位發(fā)展的第一資源，對以往單純的檔案整理、保管等工作進行深層次開發(fā)，強調(diào)人事相宜、事職匹配，發(fā)揮增益作用。通過科學(xué)的人事檔案管理模式改革，可以促進事業(yè)單位的發(fā)展。本文就以人事檔案管理和人力資源管理的關(guān)系作為切入點，對事業(yè)單位人事檔案管理改革的具體路徑進行探討，旨在更好地通過人事檔案管理工作幫助事業(yè)單位實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

人力資源；管理；人事檔案；變革

知識經(jīng)濟時代，人才已成為事業(yè)單位實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的首要資源，此種背景下，事業(yè)單位需要開展科學(xué)、高效的人資管理，從而不斷推動事業(yè)單位工作效率的提升。人事檔案管理是人資管理中的重要環(huán)節(jié)，通過檔案信息能夠有效挖掘人才的相關(guān)信息，并加以分析及利用，從而推動事業(yè)單位的發(fā)展。此種背景下，以往單純的檔案整理、保管等人事檔案管理工作顯然已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的需要。基于此，本文就從人事檔案管理和人力資源管理的關(guān)系出發(fā)，對事業(yè)單位人事檔案管理改革的具體路徑進行較為深入的探討。

1　人事檔案管理與人力資源管理間的關(guān)系

人事檔案管理工作以人事檔案作為管理對象，人事檔案涉及人員相關(guān)的各類信息，如人員資歷、健康情況、銀行信息、入職時間及技能資格水平等。這些信息能夠為人力資源管理提供重要的參考依據(jù)，因此進一步拓寬、細化人事檔案所涉及的內(nèi)容，挖掘信息價值，勢必會對人力資源管理工作起到一定程度的優(yōu)化、增益作用。

2　基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理變革分析

2.1人事檔案的信息收集機制變革

從現(xiàn)代人力資源管理視角出發(fā)，人力資源檔案不能只包括員工基本信息資料，同時還需要能夠通過人事檔案反映出人員所具備的隱形知識，如職業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德等情況，這些相關(guān)信息就需要通過人事檔案管理人員積極收集，不斷發(fā)掘。為深度發(fā)掘這些隱形信息，檔案管理人員可對人員進行定期考評，考評內(nèi)容應(yīng)涵蓋職業(yè)技能水平、工作完成情況、職業(yè)道德等方面，并將考核結(jié)果歸納到各人員的人事檔案中。除這些信息外，人員對事業(yè)單位的態(tài)度及意見等也應(yīng)作為人事檔案中的重要信息，因為事業(yè)單位各級人員，特別是處在工作一線的基層人員，他們審視事業(yè)單位的視角與管理人員存在一定差異。而管理人員所制定的管理決策必須緊貼工作實際，才能發(fā)揮應(yīng)有的效果，因此，事業(yè)單位基層人員往往能夠提出一些緊貼工作實際，并具有一定建設(shè)性意義的建議。故在人力檔案管理的工作中，不但要全面收集人員的基本資料，還應(yīng)在此基礎(chǔ)上，收集利用人員對于事業(yè)單位具有積極意義的信息及意見，從而為管理層管理決策的制定，提供重要參考，促進事業(yè)單位形成一種不斷優(yōu)化的良性循環(huán)機制。這就需要人事檔案人員，加強和各級人員的溝通，積極聽取人員的工作意見，并加以收集、整理、匯總、保存。

2.2人事檔案管理機制變革

圖1　傳統(tǒng)人事檔案管理流程示意圖

傳統(tǒng)的人事檔案管理大多只是對人員的基本信息進行歸納及保管，并沒有深度發(fā)掘這些信息所含有的價值，通過圖1也可以看出，檔案管理人員的工作也無非就是資料收集、保管這些基礎(chǔ)性工作。針對這一問題，應(yīng)當(dāng)從檔案管理人員入手，重新規(guī)劃檔案管理流程，首先為檔案管理人員制定工作目標(biāo)，如檔案細化、拓展的目標(biāo)，由人事檔案部門縱觀進行工作監(jiān)督，檢查目標(biāo)完成情況，并將目標(biāo)完成情況作為人事檔案管理人員的績效考核依據(jù)，與薪資獎金掛鉤，激勵檔案管理人員充分重視人事檔案管理工作，全身心投入到人事檔案的管理工作中。此外，要求檔案管理人員對現(xiàn)有人事檔案進行分類、匯總，如技能水平、知識成果等信息，并將分類信息進行綜合排序，同時人員在工作過程中，會持續(xù)提升自身技術(shù)、知識水平，相應(yīng)的人員信息也是動態(tài)變化的，因此管理人員需要實時掌握人員的最新信息動態(tài)，并進行定期更新。人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將被動變主動，主動收集人員信息檔案，歸納總結(jié)人員信息，提取重要的人員信息，如定期進行人員考核等，將考核結(jié)果歸入個人檔案中。綜上所述，基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理工作，必須以人事檔案管理人員作為改革對象，從目標(biāo)、制度、考核、流程等方面，全面優(yōu)化檔案管理機制，推動人事檔案信息的深度發(fā)掘。

3　構(gòu)建完善的人事檔案信息管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的人事檔案主要采用紙質(zhì)媒介，面對大量的人事檔案，這些紙質(zhì)檔案不但增加了保管難度，同時在查找、提取、分析等方面，也帶來了極大困難，嚴重降低了這些信息的利用效率。基于此，很多事業(yè)單位都通過現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建了事業(yè)單位的人力資源信息管理平臺，將傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的人事檔案移至網(wǎng)絡(luò)媒介中，不但節(jié)省了檔案保管空間，同時通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，還可實現(xiàn)快速的信息收集、查詢、傳遞等，并利用網(wǎng)絡(luò)信息共享技術(shù)，滿足事業(yè)單位不同部門以及管理人員對信息的利用需求，大大提高了人事檔案的管理效率。以下就以某單位為例，對人事檔案的信息化管理進行具體探討。

圖2　人事檔案管理系統(tǒng)中管理人員與用戶間的邏輯關(guān)系

某基層機關(guān)單位為某城市下屬縣級事業(yè)單位，隨著當(dāng)?shù)亟?jīng)濟的不斷發(fā)展，以及城鄉(xiāng)一體化建設(shè)的不斷推進。近年來，周邊多個村鎮(zhèn)陸續(xù)并入該縣，事業(yè)單位管轄面積不斷擴大，日常事務(wù)增多，人員也得到陸續(xù)擴充，隨著城鄉(xiāng)建設(shè)進度的進一步跟進，此種發(fā)展趨勢仍在持續(xù)，基于事業(yè)單位規(guī)模不斷擴大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理模式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展需要?；诖?，事業(yè)單位積極引入信息技術(shù)，構(gòu)建信息化人事檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)以Web 的B/S模式作為構(gòu)建框架，通過網(wǎng)頁瀏覽器就能連接人事檔案管理的客戶端，大大方便了使用。檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置管理權(quán)限，分為管理員和用戶，管理員賬戶由檔案管理人員登錄，事業(yè)單位員工可以用戶賬戶登錄系統(tǒng)，上傳、查詢個人資料。管理人員可設(shè)置用戶的使用權(quán)限，并管理用戶，同時還可以對用戶進行某種功能的授權(quán)，例如：將一些事業(yè)單位機密人事檔案，設(shè)置為普通用戶無法瀏覽，如果是事業(yè)單位管理人員想要瀏覽或查詢這些信息，可由檔案管理人員給予相關(guān)權(quán)限。

剛引入人事檔案管理系統(tǒng)時，需要將事業(yè)單位現(xiàn)有人事檔案錄入到系統(tǒng)中，錄入方式可采用手動輸入及掃描的方式。雖然這需要一定的人力、財力的投入，但通過系統(tǒng)錄入后，將大大提升人事檔案的管理效率，從遠期利潤角度來看，是利大于弊的。

4　結(jié) 語

人事檔案涉及人員相關(guān)的各類信息，如人員資歷、健康情況、銀行信息、入職時間及技能資格水平等，這些信息能夠為人力資源管理提供重要參考依據(jù)。在知識經(jīng)濟時代，為充分發(fā)揮人力資源對事業(yè)單位發(fā)展的重要價值，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從信息主動收集、信息分類管理以及信息化檔案管理等方面實現(xiàn)人事檔案管理變革，充分發(fā)掘人事資源的信息價值，推動人資管理的進一步優(yōu)化，助力事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.118

F272.92；G275.9

A

1673-0194（2016）14-0165-02

2016-06-02