文/中山市三鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館 鄭穎欣

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村（居）委會消防檔案管理狀況調(diào)查及改進策略

文/中山市三鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館 鄭穎欣

【摘要】消防檔案工作是基層消防工作的一個重要組成部分，對預(yù)防火災(zāi)有著重要作用。本文通過選取中山市三鄉(xiāng)鎮(zhèn)5個村（居）委會2013年-2015年消防檔案管理情況進行調(diào)查，對消防管理情況進行定性評價分析，調(diào)查結(jié)果顯示：消防安全基本情況整體良好，但消防安全重點部位情況、建筑物消防設(shè)計、消防設(shè)施管理情況、有關(guān)重點工種人員等檔案的管理方面仍有改進的空間。消防安全管理情況差強人意，除了防火檢查（巡查）記錄、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄之外，其余項目仍有改進空間。本文就完善消防檔案管理工作從而提升消防安全管理水平提供策略。

【關(guān)鍵詞】居委會；消防檔案；管理狀況；策略

消防檔案工作是基層消防工作的一個重要組成部分，消防檔案工作主要包括收集、統(tǒng)計、分類、整理以及保管等幾個方面，對預(yù)防火災(zāi)有著重要作用。檔案工作完善與否關(guān)乎企業(yè)消防任務(wù)的質(zhì)量，每年村（居）委會形成的消防檔案準(zhǔn)確客觀地記載著各企業(yè)不同時期的火災(zāi)隱患，為村（居）委會以及消防部門加強火災(zāi)隱患排查、消除火災(zāi)隱患提供了第一手的資料。特別是建筑物經(jīng)過二次裝修或者損耗，其使用性質(zhì)和功能也在不斷發(fā)生變化，如果沒有完備的消防檔案資料，將無法順利開展各項的消防安全工作。由此可見，規(guī)范化的消防檔案管理工作對消防安全有著至關(guān)重要的作用。本文通過調(diào)查中山市三鄉(xiāng)鎮(zhèn)5個村（居）委會2013年-2015年消防檔案管理情況進行分析，并在此基礎(chǔ)上對消防檔案管理工作中存在的問題及改進策略進行討論。

一、調(diào)查方法、內(nèi)容和結(jié)果

（一）調(diào)查、統(tǒng)計方法。對選取的村（居）委會檔案管理情況進行調(diào)查，并進行數(shù)據(jù)分析。所有數(shù)據(jù)經(jīng)過統(tǒng)一收集、整理后，按照《廣東省村民委員會檔案工作目標(biāo)管理考核標(biāo)準(zhǔn)》考核標(biāo)準(zhǔn)進行評價分析，評價結(jié)果分為“良好”“達標(biāo)”“待改進”三個層次，計數(shù)資料以百分率表示。

（二）調(diào)查內(nèi)容。

1.消防安全基本情況包括：企業(yè)基本概況和消防安全重點部位情況、建筑物或者場所施工、使用前的消防設(shè)計審核、消防驗收以及消防安全檢查的文件和資料、消防管理組織機構(gòu)和各級消防安全責(zé)任人、消防安全制度、消防設(shè)施、滅火器材情況、與消防安全有關(guān)的重點工種人員情況、新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案等。

2.消防安全管理情況：消防設(shè)施定期檢查記錄、消防設(shè)施檢測報告及維修保養(yǎng)記錄、火災(zāi)隱患及其整改情況記錄、防火檢查（巡查）記錄、有關(guān)燃電設(shè)備檢測等記錄資料、消防安全培訓(xùn)記錄、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄、消防獎懲情況記錄等。

（三）調(diào)查結(jié)果。

1.消防安全基本情況調(diào)查結(jié)果。

表1 消防安全基本情況的評價情況

根據(jù)表1可見，評價結(jié)果為“良好”的共有27項，占比67.5%；評價為“達標(biāo)”的共有9項，占比22.5%；評價為“待改進”的共有4項，占比10%。消防安全基本情況整體良好，但消防安全重點部位情況、建筑物消防設(shè)計、消防設(shè)施管理情況、有關(guān)重點工種人員等檔案的管理方面仍有改進的空間。

2.消防安全管理情況調(diào)查結(jié)果。

表2 消防安全管理情況的評價情況

根據(jù)表2可見，評價結(jié)果為“良好”的共有25項，占比62.5%；評價結(jié)果為“達標(biāo)”的均共有8項，占比20%；評價結(jié)果為“待改進”的均共有7項，占比17.5%。消防安全管理情況差強人意，除了防火檢查（巡查）記錄、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄之外，其余項目仍有改進空間。

二、通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)存在的問題

（一）缺乏重視。就本次調(diào)查結(jié)果來看，各個村（居）委會都將主要精力放在日常經(jīng)營業(yè)務(wù)上，對消防工作不夠重視，在消防管理上也大多沿襲過去的管理方式，安排值班人員進行常規(guī)的檢查等，消防檔案管理人員多為兼職人員。部分檔案人員甚至分管，領(lǐng)導(dǎo)不重視消防檔案工作，認為消防檔案安全管理工作做得好壞，關(guān)鍵在于企業(yè)消防安全責(zé)任人。沒有明確和落實領(lǐng)導(dǎo)帶頭，責(zé)任到人，并建立獎懲制度，認為只要沒有發(fā)生火災(zāi)，就萬事大吉。

（二）硬件條件和管理水平普遍低下。很多村（居）委會沒有專門的消防檔案管理庫房，消防檔案資料與其他檔案資料混合存放，有效的消防檔案資料沒有及時被收集。沒有完整的、系統(tǒng)的管理制度，導(dǎo)致消防檔案管理工作無法可依，大多憑借經(jīng)驗對消防檔案進行管理，未形成規(guī)范的檔案管理模式，沒有嚴(yán)格的分類和保管，有價值的信息丟失。

（三）缺乏有效的監(jiān)督和管理。部分村（居）委會即便制定了一些管理制度，但是脫離單位實際情況，導(dǎo)致執(zhí)行上存在困難或者管理人員將這些規(guī)定置若罔聞，或者簡單地掛在墻上，缺乏有力的監(jiān)督，使得消防管理制度流于形式。

（四）消防檔案管理手段滯后。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，電子檔案開始取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，產(chǎn)生了很多新的檔案形式，例如聲像檔案資料、電子檔案、圖片檔案等，這些檔案形式不僅真實、形象，信息容量大，而且大大減輕了工作的壓力和負擔(dān)，將消防檔案管理人員從繁重的檔案整理、分類、保管工作中解救出來，提高了工作效率。然而，很多村（居）委會檔案信息化管理的程度明顯不足，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式依然大行其道，紙質(zhì)檔案不僅需要很大的存儲空間，而且隨著時間的過渡以及保管環(huán)境的變化，容易出現(xiàn)磨損或者丟失的現(xiàn)象，給消防檔案管理工作帶來不便，而且檔案管理的效率也十分低下。

（五）傳統(tǒng)的檔案管理方式束縛了新型檔案信息化管理的發(fā)展。就目前來說，檔案部門還是傳統(tǒng)的“為保管而保管”“只保管不利用”的陳舊思想，伴隨著新技術(shù)和相關(guān)科學(xué)理論的不斷滲透發(fā)展，新形勢下的信息化檔案管理涌現(xiàn)出了很多新問題和新情況，這使得一些思想觀念閉塞、行為方面認識不足的工作人員遠遠落后于時代的發(fā)展，隨即導(dǎo)致了制約檔案信息化管理發(fā)展不良因素的存在。

三、做好消防檔案管理的對策探討

（一）加強認識，引起重視。檔案管理者工作相對比較枯燥和單調(diào)，工作成就感不強，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠感，進而導(dǎo)致檔案管理工作流于形式。因此，作為單位領(lǐng)導(dǎo)，要加強對檔案管理人員的教育，讓檔案管理人員了解到，在工作中不斷創(chuàng)新和摸索消防檔案管理工作的新方式、新方法，不斷提高消防檔案管理工作的成效。要認識到消防檔案管理工作對于預(yù)防消防事故發(fā)生的作用和重要性，必須明確和落實領(lǐng)導(dǎo)帶頭，設(shè)置消防檔案管理專職崗位，責(zé)任到人，并建立獎懲制度。

（二）加大投入，提升軟硬件水平建設(shè)。硬件方面：檔案管理現(xiàn)代化是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及計算機硬件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)處理、信息發(fā)布和規(guī)范、信息安全等眾多技術(shù)問題。消防檔案信息化建設(shè)不是一蹴而就可以完成的，要搞信息化，就需要購置計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、縮微設(shè)備、打印、復(fù)印等設(shè)備，全面實現(xiàn)電子文檔一體化管理，步入檔案辦公管理自動化軌道，這些都需要較大的經(jīng)費投入。同時，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續(xù)維修、更換、升級費都需要相關(guān)資金的投入。

軟件方面：要實現(xiàn)檔案的信息化管理，人才很重要，它要求檔案從業(yè)人員要有專業(yè)的技能和扎實的知識基礎(chǔ)，所以必須要重視人才的培養(yǎng)，首先就是對在職人員實行各種形式的再教育，以適應(yīng)技術(shù)和科技發(fā)展的需要，與此同時要注意引進專業(yè)人才，兩者相互結(jié)合相互促進，為適應(yīng)信息化時代的發(fā)展建議一支智能化檔案管理隊伍。單位要積極采取各種措施加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)合格的人員才具有上崗資格，通過培訓(xùn)使檔案管理人員充分掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，最大化的發(fā)揮檔案管理工作的效。

（三）創(chuàng)新消防檔案管理理念。要沖破陳舊理念的枷鎖，樹立全新的開放意識和創(chuàng)新意識，檔案部門要對檔案信息資源深度開發(fā)利用，以此提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。提高消防檔案管理工作的現(xiàn)代化水平消防檔案管理者應(yīng)抓住這個時機，一是利用現(xiàn)有的高速掃描儀、字符識別儀、語音識別儀、光盤刻錄機等數(shù)據(jù)錄入和存儲設(shè)備在現(xiàn)代辦公中的廣泛應(yīng)用，為檔案信息輸入及文書、聲像資料的存儲大開方便之門。二是隨著計算機硬件技術(shù)的發(fā)展，利用各種功能強大的應(yīng)用軟件，使檔案管理工作更為簡單實用。三是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的充分利用及發(fā)展，使檔案利用者足不出戶，各類信息便能信手得來。

【參考文獻】

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