李昆鵬

摘 要：以近幾年參與水泥項目在執(zhí)行過程中遇到的問題及難點為例，淺談合理采購期、徹底的技術(shù)澄清、項目前期竣工文件格式要求確認(rèn)、現(xiàn)場服務(wù)計劃及貨物緊急增補應(yīng)急措施等因素對電氣設(shè)備材料采購工作質(zhì)量的影響及改進(jìn)看法。

關(guān)鍵詞：合理采購期；技術(shù)澄清；報批程序；竣工文件

近幾年主要參與的水泥項目有哈薩克斯坦項目、阿爾及利亞項目、埃及項目，各項目執(zhí)行中各有側(cè)重點，但均遇到相似地困難及問題，特此以三個項目中共同存在的對工作質(zhì)量的影響因素及改進(jìn)看法總結(jié)如下：

1 合理采購期

項目對貨物的供貨時間要求提前，技術(shù)MR文件（Material Requisition）到達(dá)采買人員手中遲于規(guī)定時間，直接導(dǎo)致采購時間被壓縮，在短時間內(nèi)完成項目的采購任務(wù)對采買工作質(zhì)量形成潛在影響。項目沒有給采購留出合理采購周期，采買過程中某些MR的采購期及交貨期無法滿足項目進(jìn)度要求。

采購在接到技術(shù)MR文件后需要經(jīng)過定詢價廠商、發(fā)詢價、廠商報價（需給廠商留足夠合理的時間，簡單的需要1周，復(fù)雜的需要10天甚至更長時間）、組織開標(biāo)、評標(biāo)，技術(shù)澄清、商務(wù)談判，最后簽署合同等復(fù)雜程序，電氣的設(shè)備材料合同簽署即時在各程序順利情況下亦需要45天。而通常在整個合同簽署過程中會出現(xiàn)詢價中或合同簽署中技術(shù)條件變更，技術(shù)評標(biāo)報告出具時間長，雙方對具體合同條款的商談和報上審批，技術(shù)澄清不徹底導(dǎo)致的多次澄清和談判等不定性情況，合同執(zhí)行中設(shè)計變更，圖紙?zhí)峤换蚺鷱?fù)慢，原材料采購期長等均會影響到貨物到達(dá)現(xiàn)場的時間，通過壓縮廠商報價時間、加快評審文件制作、壓廠商交貨期等縮短采購期的辦法均會對采購工作的準(zhǔn)確性、貨物的質(zhì)量造成潛在不良影響，正常的采購程序亦容易違反。

因此，及時更新PSR文件（Procurement Status Report），嚴(yán)格根據(jù)PSR狀態(tài)時間執(zhí)行，為采購時間及交貨期留有余量是項目按照進(jìn)度順利執(zhí)行的先決條件。

2 技術(shù)條件確認(rèn)

合同簽署前期技術(shù)條件的不確認(rèn)或變更會導(dǎo)致供貨商商務(wù)報價的一再變化和漲價，最新價格無從確認(rèn)和審定，造成采購工作的重復(fù)，影響采購工作質(zhì)量和效率。

由于某些供貨商投機取巧或詢價MR技術(shù)條件不明確，供貨商技術(shù)報價中某些技術(shù)條件響應(yīng)不明確（無技術(shù)偏差表或偏差表中表明無偏差），技術(shù)評標(biāo)時報告結(jié)論會表示“需澄清”或“澄清后接受”，而之前參與三個項目的技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)均是一起開標(biāo)的，在收到技術(shù)評標(biāo)報告后，商務(wù)評標(biāo)在技術(shù)評標(biāo)基礎(chǔ)上推薦技術(shù)接受且價格較低的一家或幾家進(jìn)行技術(shù)澄清和商務(wù)談判。在與推薦的幾家供貨商技術(shù)澄清時經(jīng)常會出現(xiàn)供貨范圍漏報，元器件品牌、型號或參數(shù)不符合技術(shù)要求需重新調(diào)換的情況，導(dǎo)致商務(wù)報價發(fā)生變動，供貨商需要再次密封報價，0版CBA無參考價值（commercial bid analysis），商務(wù)評標(biāo)工作需根據(jù)最新的供貨范圍及報價結(jié)果重新進(jìn)行。一般來講，二次密封報價價格高于首次報價或持平，甚至有些高于0版CBA中價格較高的供貨商報價，這樣對首次報價較高的供貨商亦不公平。另，有時某些材料或復(fù)雜設(shè)備在技術(shù)評標(biāo)和商務(wù)評標(biāo)完成并確定中標(biāo)廠商簽署技術(shù)協(xié)議時，技術(shù)會調(diào)整供貨范圍或技術(shù)參數(shù)，致使商務(wù)價格又發(fā)生變化，合同額高于商務(wù)談判最終價格，對于新增或調(diào)整部分增加的價格無從審定和確認(rèn)。

以上問題在后期參與埃及項目時得以改善，項目要求先開啟技術(shù)標(biāo)進(jìn)行技術(shù)評標(biāo)，評標(biāo)過程中與供貨商明確所有需澄清的事宜后出具終版技術(shù)評標(biāo)報告，采買人員詢問廠商在技術(shù)澄清后是否有商務(wù)變動，如有變動則立即進(jìn)行二次密封報價，開啟商務(wù)標(biāo)前，要求項目相關(guān)人員簽署商務(wù)標(biāo)開啟聯(lián)名確認(rèn)單，即在商務(wù)標(biāo)開啟后技術(shù)不允許再發(fā)生變化，將所有投標(biāo)商的技術(shù)拉在同一水平面上進(jìn)行商務(wù)評標(biāo)，從而選擇出中標(biāo)廠商。此方法減少了很多不必要的重復(fù)工作，提高了工作質(zhì)量，同時增強了對每個投標(biāo)商的公平性。

3 簡化技術(shù)文件報批程序，提高文件報批效率

通常電氣設(shè)備材料的交貨期相對較短，涉及到進(jìn)口元器件或設(shè)備的4～5個月可交貨，開關(guān)柜類2～3個月即可交貨，一些電纜或接地材料1個月內(nèi)即可交貨。按照項目的要求，在合同簽署后供貨商需按照合同要求的格式，根據(jù)技術(shù)協(xié)議中“供貨商文件要求”的目錄提交所有文件供設(shè)計人員批準(zhǔn)，對于交貨期短的貨物此文件報批程序較復(fù)雜，耗時長，在文件審批確認(rèn)后再開始生產(chǎn)往往會嚴(yán)重影響到交貨期；且大多供貨商提交紙文件的格式多多少少會不符合項目要求，此時會要求供貨商修改后重新提交，文件的格式來回修改會需要很長時間，降低了工作效率，亦會增加文件傳送出錯概率。

與項目組反映此情況后，決定對于電氣專業(yè)產(chǎn)品由供貨商先發(fā)電子版報批文件供設(shè)計人員審批，待電子版確認(rèn)無誤后按照項目格式要求提交終版紙文件供設(shè)計簽字確認(rèn)，以此來縮短文件批復(fù)時間；針對供貨商未按照商務(wù)談判要求準(zhǔn)時提交設(shè)計報批文件的情況在合同預(yù)付款支付條件中加入“申請預(yù)付款需提交電子版報批文件”一項（一般來講，電氣專業(yè)電子版報批文件要求合同后7天內(nèi)提交），以此約束供貨商。

4 竣工文件的前期確認(rèn)

竣工文件要求在項目前期不明確，要求的數(shù)量、格式及內(nèi)容在執(zhí)行中變化，導(dǎo)致供貨商文件提交混亂，各產(chǎn)品竣工文件不統(tǒng)一，造成很多不必要的返工。

不同項目對于竣工文件的格式、數(shù)量等要求均不同，對于新參與我方項目的供貨商對竣工文件的制作方法及習(xí)慣亦不了解，且項目中要求文件種類及份數(shù)繁多，供貨商常常會搞不清楚各類文件是的用途以及制作和提交方法。

項目組如可在項目前期對竣工文件格式、數(shù)量、內(nèi)容要求提前確定好，且做出一份模版供各供貨商參考（如編碼供貨商不知如何編寫，頁碼不知寫在哪里，版次不知如何升版），讓供貨商可直觀的看到竣工文件的樣子，提高供貨商提交竣工文件的速度和質(zhì)量，快好省的提高采買人員催交竣工文件的工作質(zhì)量。

5 制定現(xiàn)場服務(wù)計劃的重要性

目前，在項目后期需各供貨商赴現(xiàn)場進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)調(diào)試安裝時，現(xiàn)場均提前一天或兩天郵件通知采買人員，要求供貨商次日到達(dá)現(xiàn)場，導(dǎo)致供貨商時常無法了解現(xiàn)場具體情況和及時調(diào)配人手，遠(yuǎn)距離的供貨商也無法準(zhǔn)時到達(dá)，國外項目還需考慮簽證問題，從而影響施工進(jìn)度。

由于現(xiàn)場服務(wù)無計劃性，眾多供貨商到達(dá)現(xiàn)場后無法按時開展工作，需在現(xiàn)場空等很多天，且無法在規(guī)定次數(shù)內(nèi)完成現(xiàn)場的調(diào)試指導(dǎo)工作。供貨商緊急入場指導(dǎo)亦會準(zhǔn)備不充分，緊急從其他項目地點調(diào)配人手，該攜帶的工具資料沒帶或派去的服務(wù)人員對現(xiàn)場情況不了解，無法高效地為現(xiàn)場服務(wù)。服務(wù)過后還會頻繁出現(xiàn)安裝調(diào)試小問題，供貨商需重返現(xiàn)場解決問題，造成很多不必要返工，多次去現(xiàn)場的服務(wù)亦會使供貨商有抵觸情緒，且增加了項目支出費用。

如現(xiàn)場可提前一周將供貨商入場時間計劃表發(fā)給各采買工程師（對于國外供貨商要提前更長時間），將現(xiàn)場服務(wù)的大致內(nèi)容標(biāo)明，則供貨商可有足夠的時間及條件去調(diào)配適合的人員，攜帶必須的工具和資料，了解現(xiàn)場具體安裝環(huán)境和條件，與現(xiàn)場人員溝通協(xié)調(diào)是否可一次或分批次完成安裝調(diào)試任務(wù)。

綜上所述，采購工作是一項對應(yīng)變能力、記憶能力、協(xié)調(diào)能力等各方面要求很高的工作，無論是前期合同簽署、合同執(zhí)行，還是后期合同增補，要想把工作做好，都需要不斷的在實際項目工作中思考，總結(jié)經(jīng)驗，特別注意工作中自己薄弱的每一個重要小細(xì)節(jié)，持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度積極處理每一件事，在工作中不斷總結(jié)改進(jìn)自己的工作方法、提高工作質(zhì)量，力求為項目、為公司，為業(yè)主更好地服務(wù)。