【摘要】：隨著我國事業(yè)單位體制改革的不斷深入，目前已經(jīng)逐步進(jìn)入深水區(qū)之際，只有加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，才能夠確實(shí)提高事業(yè)單位檔案的利用率。本文深入探討了新時期事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施，具有一定的參考價值。

【關(guān)鍵詞】：新時期;事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化

1. 引言

檔案資料是事業(yè)單位開展黨務(wù)管理、行政管理、人事管理等活動的重要?dú)v史憑證。隨著我國事業(yè)單位體制改革的不斷深入，目前已經(jīng)逐步進(jìn)入深水區(qū)之際，只有加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，才能夠確實(shí)提高事業(yè)單位檔案的利用率。

2. 行政事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

2.1成套性特征

行政事業(yè)單位檔案實(shí)質(zhì)上就是圍繞著行政事業(yè)單位的各項業(yè)務(wù)活動及人事管理來進(jìn)行展開，進(jìn)而形成一系列相關(guān)的檔案材料，這些檔案材料對行政事業(yè)單位的全部業(yè)務(wù)過程進(jìn)行了反映和記錄，形成了一個完整的文件體系，這就是行政事業(yè)單位檔案的成套性特征。遵循成套性特征是行政事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)，也是行政事業(yè)單位檔案分類整理的主要理論依據(jù)。行政事業(yè)單位檔案的開發(fā)、鑒定、歸檔、統(tǒng)計、保管、利用、移交等工作都應(yīng)該體現(xiàn)出成套性特點(diǎn)。

2.2基于多樣性的載體類型來進(jìn)行管理

隨著科技的快速發(fā)展，行政事業(yè)單位檔案管理也有了多樣性的載體類型，不僅僅只是紙質(zhì)化，還有電子化、網(wǎng)絡(luò)化。因此，在開展行政事業(yè)單位檔案管理工作時，既要根據(jù)特定檔案載體的保存技術(shù)要求和物理性質(zhì)，又要保持所有載體類型的完整性和成套性進(jìn)行針對性地管理。

3. 檔案管理在事業(yè)單位中的重要作用

3.1 檔案管理是事業(yè)單位運(yùn)營的必要基礎(chǔ)條件

事業(yè)單位檔案管理是一項基礎(chǔ)性、瑣碎性、經(jīng)常性的工作，涉及到檔案的銷毀、利用、立卷、收集、歸檔、整理等一系列過程或行為。規(guī)范化的檔案管理對于推動事業(yè)單位發(fā)展、體制改革都有著極為重要的作用和意義。尤其是目前我國事業(yè)單位的各項工作都在逐步邁向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，在這種情況下，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理勢在必行。

3.2 檔案管理是衡量事業(yè)單位檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一

事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)成為了現(xiàn)代事業(yè)單位管理中不可或缺的組成部分，屬于事業(yè)單位軟件建設(shè)中的重要組成部分，事業(yè)單位檔案涵蓋了事業(yè)單位會議記錄、合同協(xié)議、工作計劃、年度總結(jié)、委任書、統(tǒng)計資料、發(fā)展規(guī)劃等重要內(nèi)容，它既是事業(yè)單位狀況的記錄，又是事業(yè)單位發(fā)展歷程的縮影，是事業(yè)單位管理走向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的重要標(biāo)志。

4. 新時期事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

4.1建立健全事業(yè)單位檔案管理制度

新時期事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵就在于要建立起較為健全、完整的檔案管理制度，通過制度來約束管理，同時要在檔案管理制度中明確規(guī)定檔案保管期限、檔案保管方法、歸檔范圍、檔案利用等，由事業(yè)單位檔案室來統(tǒng)一管理事業(yè)單位各個載體、各個門類、各個部門的檔案，以便能夠讓事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)與事業(yè)單位檔案管理能夠同步發(fā)展、同步評價、同步考核。此外，事業(yè)單位檔案室還應(yīng)該編制各類檔案檢索工具和檔案資料存放示意圖，為檔案查閱提供方便快捷的服務(wù)。

4.2 提高事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

眾所周知，事業(yè)單位的檔案數(shù)量繁多，涉及到黨務(wù)工作檔案、行政管理檔案、人事檔案、財務(wù)資料檔案等，由很多科室和部門負(fù)責(zé)管理，有的事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，甚至還不能對普通資料和應(yīng)該歸檔的檔案進(jìn)行區(qū)分;另外，事業(yè)單位下屬部門在調(diào)換或搬遷時，檔案交接手續(xù)辦理不及時，這樣就造成了較為嚴(yán)重的檔案流失現(xiàn)象。針對這種情況，事業(yè)單位應(yīng)該指派專人來對事業(yè)單位檔案予以負(fù)責(zé)，定期盤點(diǎn)，科學(xué)管理，進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案管理水平。

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理必然是走向數(shù)字化、信息化的方式。網(wǎng)絡(luò)安全問題已經(jīng)成為了影響事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的重要因素。因此，務(wù)必要深入開展信息安全檢查，嚴(yán)控安全風(fēng)險，以便能夠確保數(shù)字化檔案資料的安全。一是對事業(yè)單位檔案室各個計算機(jī)、服務(wù)器殺毒軟件安裝使用情況進(jìn)行檢查，要求及時更新病毒庫，并定期全盤查殺病毒;二是對事業(yè)單位檔案室網(wǎng)絡(luò)使用情況進(jìn)行檢查，杜絕檔案室專網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)混用的情況發(fā)生;三是對事業(yè)單位檔案室計算機(jī)安裝安全管理軟件情況及客戶端接入策略進(jìn)行檢查，要求所有接入統(tǒng)計專網(wǎng)的計算機(jī)、服務(wù)器必須安裝此客戶端軟件，對接入計算機(jī)進(jìn)行嚴(yán)格管理。四是對事業(yè)單位檔案室各項應(yīng)用系統(tǒng)備份情況進(jìn)行檢查，確保發(fā)生問題時，能夠第一時間進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)。

4.3培養(yǎng)高素質(zhì)的事業(yè)單位檔案管理隊伍

事業(yè)單位檔案管理是一門科學(xué)，也是一項實(shí)踐性、經(jīng)濟(jì)性、技術(shù)性、政策性都很強(qiáng)的工作，涉及到多個學(xué)科的知識和成果。事業(yè)單位檔案管理人員除了要具備本專業(yè)知識外，還要掌握計算機(jī)應(yīng)用、檔案管理法規(guī)法律等知識，融經(jīng)濟(jì)知識與技術(shù)于一體，這就離不開高素質(zhì)事業(yè)單位檔案管理隊伍的培養(yǎng)。同時，要不斷完善檔案管理人員的激勵機(jī)制，對在檔案管理工作中取得優(yōu)異成績的檔案管理人員給予表彰，為新時期優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理奠定堅實(shí)的人才基礎(chǔ)。還應(yīng)該選派多名人員集中辦公，對所有檔案資料進(jìn)行全面收集和整理，做到統(tǒng)一立卷、統(tǒng)一編號、統(tǒng)一規(guī)格，并完善形成一整套規(guī)范的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)各門類檔案集中統(tǒng)一管理，有效提高工作效率。

4.4 健全考核制度

把事業(yè)單位檔案管理工作列為事業(yè)單位年終績效考核重要內(nèi)容，定期對事業(yè)單位各科室、各部門的檔案立卷歸檔、檔案交接、檔案保管等情況進(jìn)行檢查考核，對違反檔案規(guī)定的部門或者科室及時下發(fā)整改通知書，限期整改，確保事業(yè)單位檔案工作健康發(fā)展。同時，加強(qiáng)責(zé)任，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作落實(shí)。召開檔案管理工作會議，明確各部門檔案管理工作的具體內(nèi)容及要求，明確各部門“一把手”為檔案管理工作責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，專職檔案工作人員及檔案工作聯(lián)絡(luò)員為責(zé)任人，分別負(fù)責(zé)各所在部門檔案管理工作相關(guān)事宜。

4.5加大投入，加強(qiáng)檔案配套設(shè)施建設(shè)

根據(jù)本單位實(shí)際情況，逐步加大對檔案管理工作的投入，及時解決檔案管理工作中所遇到的問題和困難。投入一定量的人力、物力、財力來設(shè)置檔案專用庫房和榮譽(yù)陳列室，購買密集架、微機(jī)、掃描儀、空調(diào)、自動化裝訂機(jī)和防磁柜等設(shè)備，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案庫房面積，實(shí)現(xiàn)辦公室、查閱室和庫房的三分開，為檔案的保管與利用提供方便。事業(yè)單位檔案室盡量要實(shí)現(xiàn)整潔美觀，檔案資料排列整齊、裝訂結(jié)實(shí)，案卷標(biāo)題簡明扼要，卷內(nèi)目錄清晰無誤，分類清楚有序，保管期限劃分準(zhǔn)確，各種軟硬件設(shè)施齊備，以便能夠提升檔案管理工作水平。

5.結(jié)語

總之，事業(yè)單位檔案管理是一門科學(xué)，也是一項實(shí)踐性、經(jīng)濟(jì)性、技術(shù)性、政策性都很強(qiáng)的工作，涉及到多個學(xué)科的知識和成果。新時期事業(yè)單位進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理，對于事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展極為重要，必須要予以足夠的認(rèn)識，及時總結(jié)并找出以往檔案管理過程中所存在的問題，制定相應(yīng)的措施來確保檔案管理工作能夠有序、穩(wěn)定展開。

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