王賽春（青龍滿族自治縣國家檔案館，河北秦皇島，066500）

?

《歸檔文件整理規(guī)則》
DA//T22
--2015與DA//T22--2000的比較

王賽春
（青龍滿族自治縣國家檔案館，河北秦皇島，066500）

2015年10月，國家檔案局發(fā)布中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015），宣布該規(guī)則自2016年6月1日起實(shí)施，2000年國家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）同時(shí)廢止。

從總體編排和結(jié)構(gòu)上看，DA/ T22-2015與DA/T22-2000相比，標(biāo)準(zhǔn)按GB/T1.1-2009進(jìn)行了修改。DA/T22-2000包括“范圍”“定義”“整理規(guī)則”“質(zhì)量要求”“整理方法”五個(gè)方面的內(nèi)容；而DA/T22-2015包括“范圍”“規(guī)范性引用文件”“術(shù)語和定義”“整理規(guī)則”“一般要求”“紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架”“歸檔電子文件的整理要求”七個(gè)方面的內(nèi)容。新版比舊版明顯修改、調(diào)整和增加了大量的內(nèi)容。從理論指導(dǎo)的層面上看，新版更符合現(xiàn)階段文書檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀。從實(shí)際操作層面上看，新版更便于檔案工作者實(shí)際操作。筆者認(rèn)為新版對于舊版的改進(jìn)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一、DA/T22—2015比DA/ T22-2000適用主體更明確

同樣作為歸檔文件整理的依據(jù)，DA/T22-2015比DA/T22-2000在適用主體上更明確。DA/T22-2000開頭只使用了“本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法”的表述；而DA/T22-2015明確規(guī)定“本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法”，突出了“文書檔案”四字，讓執(zhí)行者一目了然。

二、DA/T22—2015比DA/ T22-2000適用范圍更廣泛

DA/T22-2000中歸檔文件的定義只涵蓋“各種紙質(zhì)文件材料”，這也是與當(dāng)時(shí)信息技術(shù)不發(fā)達(dá)的歷史條件相吻合的。然而，隨著辦公自動化的逐步實(shí)現(xiàn)，以及檔案數(shù)字化步伐的加快，大量有價(jià)值的電子文件材料也成了必須歸檔的范疇。因此，DA/T22-2015的適用范圍由原來的“各種紙質(zhì)文件材料”擴(kuò)展為“紙質(zhì)和電子文件材料”。部分定義、術(shù)語、整理原則也作了相應(yīng)的調(diào)整，特別是針對電子文件，提出了“便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理；應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一”，強(qiáng)調(diào)了文檔一體化管理要求。

同時(shí)，DA/T22 - 2015比DA/ T22-2000增加了執(zhí)行機(jī)構(gòu)，規(guī)定“本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定?！痹黾恿藢Α捌笫聵I(yè)單位”檔案管理的要求，很好地適應(yīng)了社會發(fā)展、時(shí)代進(jìn)步、檔案形成機(jī)構(gòu)增加等現(xiàn)狀，有利于推動全社會檔案管理水平的提高，也充分體現(xiàn)了檔案行政部門的監(jiān)督、指導(dǎo)地位。

三、DA/T22—2015比DA/ T22-2000實(shí)際操作更簡便

近年來，各單位形成的檔案數(shù)量及門類越來越多，檔案整理工作需根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活處理，指導(dǎo)性文件應(yīng)更具實(shí)際操作性。DA/ T22-2015與DA/T22-2000相比，在實(shí)際操作規(guī)定方面，有很大的伸縮性。如：DA/T22-2015調(diào)整了歸檔文件分類方法，由原來的“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類”，調(diào)整為“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進(jìn)行兩級分類?！盌A/T22-2015更加側(cè)重于按年度分類，而且允許兩級分類，在一定程度上簡化了操作程序，減輕了檔案工作者的畏難情緒。

此外，在排列規(guī)則方面，DA/ T22-2000規(guī)定“按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列”，突出了“事由”“重要程度”的重要性；而DA/T22-2015規(guī)定“按時(shí)間結(jié)合事由排列；同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列”，首先考慮的是時(shí)間，與歸檔文件分類方法中側(cè)重于按年度分類是相呼應(yīng)的，刪除了“重要程度”，避開了文件材料重要程度難以鑒定的難題，使檔案工作者的實(shí)際操作更簡便。

四、DA/T22-2015比DA/T22-2000理論內(nèi)容更翔實(shí)

（一）增加了歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求

DA/T22-2000規(guī)定“歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄?！睆?qiáng)調(diào)使用“室編件號”編制歸檔文件目錄，“件號”只體現(xiàn)文件的排列順序。規(guī)定“歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目”，如表1所示。

而DA/T22-2015規(guī)定“歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄?！睆?qiáng)調(diào)使用“檔號”編制歸檔文件目錄，且檔號是既體現(xiàn)歸檔文件的類別又體現(xiàn)排列順序的一組字符代碼，遵循了唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則，具有準(zhǔn)確、詳細(xì)、便于檢索的特點(diǎn)。檔號的結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。件號由原來的從“1”開始標(biāo)注，調(diào)整為用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。規(guī)定“歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目”，如表2所示。

新版增加了序號和密級兩項(xiàng)，突出強(qiáng)調(diào)部分文件材料具有“保密性”，與文件實(shí)際標(biāo)注的密級相對應(yīng)，原來的“件號”項(xiàng)改為“檔號”項(xiàng)。同時(shí)，對歸檔文件目錄的編制要求更加詳細(xì)、具體，如：“歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置?！币?guī)定中使用了“推薦”二字，沒有使用“必須”，既體現(xiàn)了檔案指導(dǎo)部門對于不同管理?xiàng)l件等多方考慮，又對檔案管理向信息化方向發(fā)展起到了積極引領(lǐng)作用。

歸檔文件目錄封面增設(shè)了“全宗號”項(xiàng)，且規(guī)定“可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊?！蓖怀鰪?qiáng)調(diào)了目錄以年度裝訂成冊的原則，與分類、排序的要求相一致。

（二）增加了歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求

首先，DA/T22-2015在件的構(gòu)成中，明確規(guī)定將室編件號、館編件號統(tǒng)一為件號以及歸檔文件的組件方法，特別是對簡報(bào)、周報(bào)、會議紀(jì)要、會議記錄等如何成件作了詳細(xì)的規(guī)定。還明確提出“有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件?！蓖瑫r(shí)，將DA/T22-2000裝訂款項(xiàng)中的大部分內(nèi)容調(diào)整為件內(nèi)文件排序要求，還增加了相應(yīng)的內(nèi)容，條理十分清晰，使檔案工作者在整理組件時(shí)，就確定了“何為一件”以及怎樣裝訂，使具體工作人員有據(jù)可依，避免了反復(fù)作業(yè)，減少了檔案工作者的工作量，對檔案工作的順利開展起到了積極作用。

第二，在檔案修整和裝訂方面，DA/T22-2000只是在質(zhì)量要求中簡單地闡述，并未說清修整與裝訂的方式以及材質(zhì)等具體要求，而DA/T22-2015將修整和裝訂分別單獨(dú)作為一項(xiàng)作了詳細(xì)的規(guī)定，對不同保管期限和不同頁數(shù)檔案裝訂方式、材料等進(jìn)行了明確的規(guī)定。如“對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊；不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂”，更加注重了檔案的保管結(jié)果和利用效果。

第三，DA/T22-2015單獨(dú)將編頁作為一項(xiàng)內(nèi)容，對編頁方式以及有無頁碼情況都作了明確的規(guī)定，既避免了檔案工作者的重復(fù)作業(yè)，又靈活地尊重了檔案的原始性。

第四，DA/T22-2015增加了排架要求，強(qiáng)調(diào)了“上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架?！边€分

表1歸檔文件目錄

析了按照兩種不同分類方案上架的優(yōu)點(diǎn)，便于檔案工作者依據(jù)工作實(shí)際參考使用。

（三）在附錄中增加了歸檔章示例、直角裝訂方法

DA/T22-2015附錄A是規(guī)范性附錄，圖A1-A3對歸檔章式樣及示例進(jìn)行了圖解，特別指出“全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項(xiàng)”，具有統(tǒng)一性、強(qiáng)制性；附錄B（圖B1-B2）是歸檔文件目錄及封皮式樣；附錄C（圖C1-C2）是直角裝訂方法及效果圖；附錄D是檔案盒式樣，圖D1-D3分別是檔案盒封面式樣、脊背式樣、底邊式樣及規(guī)格；附錄E（圖E1）是備考表式樣。附錄B、C、D、E是資料性附錄，具有靈活性、參考性。與DA/T22-2000相比，增加了歸檔章示例、直角裝訂方法及效果圖，使操作者更直觀、易懂。

（四）對檔案盒的設(shè)計(jì)進(jìn)行了調(diào)整

DA/T22-2015在裝盒款項(xiàng)中，對檔案盒的設(shè)計(jì)進(jìn)行了調(diào)整，厚度增加了50mm的設(shè)置，脊背因室編件號和館編件號合并只設(shè)置了起止件號，只體現(xiàn)室編件號。通過新的整理方法，館編件號就失去了存在的意義，因?yàn)椤皺n號”能充分體現(xiàn)文件材料的唯一性，這一點(diǎn)絕不會影響各單位檔案的進(jìn)館及有效利用。另外，備考表中整理人和檢查人由原來的“姓名”變?yōu)椤昂灻蚝炚隆?，“日期”調(diào)整為“整理日期和檢查日期”，且設(shè)計(jì)方位和尺寸也有了細(xì)微調(diào)整，充分考慮了檔案工作的流程和工作人員的職責(zé)，將檔案管理工作逐步推向法制化、規(guī)范化。

筆者認(rèn)為，《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）實(shí)施反饋的效果，還需要經(jīng)受實(shí)踐的檢驗(yàn)，但從舊版到新版，語言文字表達(dá)更準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)更詳盡、更易于操作和執(zhí)行，充分體現(xiàn)了“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，靈活運(yùn)用”的原則，在一定程度上意味著我國文書檔案管理工作又邁上了一個(gè)新臺階。

參考文獻(xiàn)

《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22-2000.

《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22-2015.

《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014）.