上官小蘭（福建師范大學(xué)檔案館，福建福州，350117）

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試論公路建設(shè)項(xiàng)目文件管理元數(shù)據(jù)方案的構(gòu)建*

上官小蘭
（福建師范大學(xué)檔案館，福建福州，350117）

［摘要］公路建設(shè)項(xiàng)目文件管理元數(shù)據(jù)方案的構(gòu)建應(yīng)遵循PDCA循環(huán)的科學(xué)程序，做到事前計(jì)劃、事中控制，事后檢查。計(jì)劃階段要充分調(diào)研、深入分析，從現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范選擇方法，從現(xiàn)狀中準(zhǔn)確把握需求與要求；執(zhí)行階段要植根于現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)實(shí)需要來(lái)確定元數(shù)據(jù)實(shí)體、元素和關(guān)系等；運(yùn)用專家審查、項(xiàng)目檢驗(yàn)和系統(tǒng)試運(yùn)行等方式對(duì)方案進(jìn)行檢查，并在此基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)。制定元數(shù)據(jù)方案不能一蹴而就，而要參照PDCA循序漸進(jìn)優(yōu)化發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］元數(shù)據(jù)方案公路建設(shè)項(xiàng)目文件管理電子文件

在文中，件元電數(shù)子據(jù)化策管略理是的必大不潮可流少的。在信息化的大背景下，為了有效地管理公路建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中形成的海量電子文件，以輔助項(xiàng)目治理，我們應(yīng)選擇元數(shù)據(jù)作為文件過(guò)程管理的關(guān)鍵控制工具，將元數(shù)據(jù)納入檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)規(guī)劃之中。文件管理元數(shù)據(jù)有很多種選擇，不同行業(yè)背景、不同機(jī)構(gòu)環(huán)境，以及不同軟件不同需求，都決定了元數(shù)據(jù)方案的差異，因此，筆者側(cè)重探討公路建設(shè)項(xiàng)目元數(shù)據(jù)方案的構(gòu)建思路和方法。

1　基于PDCA的構(gòu)建思路

PDCA管理循環(huán)是能使任何一項(xiàng)活動(dòng)有效進(jìn)行的一種合乎邏輯的工作過(guò)程方法，本文基于PDCA提出了構(gòu)建元數(shù)據(jù)方案的計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和改進(jìn)的思路，使其更加條理化、系統(tǒng)化和科學(xué)化，如圖1。

基于PDCA構(gòu)建元數(shù)據(jù)方案的思路內(nèi)容有：（1）輸入，即為什么構(gòu)建元數(shù)據(jù)方案。主要是公路建設(shè)行業(yè)的文件管理、項(xiàng)目建設(shè)與業(yè)務(wù)管理、元數(shù)據(jù)建設(shè)的現(xiàn)狀，以及相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)狀等，是成功構(gòu)建元數(shù)據(jù)方案的基礎(chǔ)。（2）計(jì)劃（Plan），即元數(shù)據(jù)方案應(yīng)該是什么。制定元數(shù)據(jù)方案需以計(jì)劃和需求為導(dǎo)向，要從現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范選擇方法，并結(jié)合文件管理、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化管理的需求，做好需求分析，因此，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的調(diào)研和需求分析工作是關(guān)鍵。（3）執(zhí)行（Do），即元數(shù)據(jù)方案如何制定。主要是確定元數(shù)據(jù)元素和元素之間的關(guān)系，及相關(guān)語(yǔ)義、語(yǔ)法規(guī)則。（4）檢查（Check）、糾正（Action），對(duì)計(jì)劃落地情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出解決方法，進(jìn)行改進(jìn)。一般的檢查方法有專家檢查、系統(tǒng)試運(yùn)行、項(xiàng)目試運(yùn)行。（5）輸出，即確定什么成果。成果一般包括元數(shù)據(jù)字典、元數(shù)據(jù)的URL圖、元數(shù)據(jù)使用規(guī)則、受控詞庫(kù)等。PDCA不是一次循環(huán)，而是循序漸進(jìn)，不斷調(diào)整優(yōu)化的過(guò)程。

圖1元數(shù)據(jù)方案構(gòu)建思路

2　相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

筆者主要以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等作為調(diào)研對(duì)象，調(diào)研元數(shù)據(jù)方案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從中提取構(gòu)建方案的方法。

（1）元數(shù)據(jù)的作用得到肯定。元數(shù)據(jù)策略被要求納入文件管理規(guī)劃之中，納入機(jī)構(gòu)人員的管理職責(zé)之中，納入文件系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)之中?！禝SO15489信息與文件-文件管理》大部分章節(jié)條款都跟元數(shù)據(jù)相關(guān)，從文件管理的規(guī)劃原則、一般要求、管理過(guò)程、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，到文件管理的操作步驟都對(duì)元數(shù)據(jù)提出要求；《ISO16175信息和文獻(xiàn)-電子辦公環(huán)境中文件管理原則和功能要求》在規(guī)范業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)功能要求與需求中，大篇幅地提出了元數(shù)據(jù)的要求；《ISO14721空間數(shù)據(jù)和信息傳輸系統(tǒng)-開(kāi)放式檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型》展示了元數(shù)據(jù)在支持文件長(zhǎng)期保存上不可替代的重要作用。

（2）元數(shù)據(jù)的通用標(biāo)準(zhǔn)日趨成熟。截止到現(xiàn)在，國(guó)際上對(duì)于文件管理元數(shù)據(jù)的探索焦點(diǎn)從原則、概念逐步走向?qū)嵤?yīng)用［1］。其中，通用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO23081《信息與文獻(xiàn)-文件管理過(guò)程-文件元數(shù)據(jù)》的三部分分別于2006、2007、2011年頒布，為各國(guó)制定元數(shù)據(jù)方案提供了系統(tǒng)的方法。我國(guó)將ISO23081-1：2006直接采標(biāo)為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)文件管理過(guò)程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則》（GB/T 26163.1-2010）。

（3）我國(guó)現(xiàn)行元數(shù)據(jù)方案基本上是以通用標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，結(jié)合業(yè)務(wù)需求制定的。我國(guó)制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)方案》（DA/T 54-2014）、《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）、《核電電子文件元數(shù)據(jù)》（EJT 1224-2008），它們都遵循了這一思路。

圖2元數(shù)據(jù)方案的功能與要求分析

目前，國(guó)內(nèi)外還沒(méi)有公路建設(shè)項(xiàng)目文件管理的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有具體的實(shí)踐案例，需要依照國(guó)內(nèi)慣例，選擇ISO23081等通用標(biāo)準(zhǔn)的方法論，參考其他元數(shù)據(jù)方案，結(jié)合業(yè)務(wù)需要，構(gòu)建本領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)方案。

3　需求分析

元數(shù)據(jù)方案的需求分析從以下四個(gè)方面入手。

（1）從行業(yè)背景入手，確定元數(shù)據(jù)方案的適用范圍。即明確形成文件的行業(yè)、業(yè)務(wù)過(guò)程、職能活動(dòng)等。本方案適用的行業(yè)是公路建設(shè)項(xiàng)目行業(yè)；適用的項(xiàng)目覆蓋了從立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工準(zhǔn)備、項(xiàng)目施工到竣工驗(yàn)收的全過(guò)程，用于支持文件管理和輔助項(xiàng)目治理。

（2）目標(biāo)導(dǎo)向，準(zhǔn)確界定元數(shù)據(jù)方案的功能和要求，如圖2。

①支撐文件管理。保障文件的真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性、安全性，解決電子辦公環(huán)境下文件管理的首要難題，才能談得上文件管理，才有能力滿足業(yè)務(wù)、問(wèn)責(zé)和社會(huì)等要求；支持文件的過(guò)程管理、信息化管理、描述與發(fā)現(xiàn)，以及長(zhǎng)期保存。元數(shù)據(jù)策略是文件管理、文件信息描述與發(fā)現(xiàn)、長(zhǎng)期保存策略的重要組成部分。

②輔助項(xiàng)目治理。保障業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和證據(jù)性，支持業(yè)務(wù)與文件之間的持續(xù)鏈接。公路建設(shè)項(xiàng)目文件是由業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)直接生成的原始記錄，又可以作為信息資產(chǎn)反作用于業(yè)務(wù)，支持還原業(yè)務(wù)、信息決策、質(zhì)量問(wèn)責(zé)等。文件數(shù)據(jù)具有方便流轉(zhuǎn)、傳遞、交流等優(yōu)勢(shì)，但也存在容易被修改、刪除、惡意盜取等隱患，需要元數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)和項(xiàng)目管理的“一數(shù)一源”，并對(duì)業(yè)務(wù)全過(guò)程進(jìn)行追蹤，輔助項(xiàng)目治理。

③保障業(yè)務(wù)和系統(tǒng)的可持續(xù)性。元數(shù)據(jù)幫助系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、隱私管理等，支持項(xiàng)目業(yè)務(wù)間的互操作，支持系統(tǒng)間的互操作，如業(yè)務(wù)系統(tǒng)與文件管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)與預(yù)算決算系統(tǒng)、風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)等系統(tǒng)間的互操作等。

（3）準(zhǔn)確捕獲軟件環(huán)境，保障方案的可行性。即要配合現(xiàn)行系統(tǒng)或設(shè)定系統(tǒng)的定位和功能，制定切實(shí)可行的元數(shù)據(jù)方案，在方案呈現(xiàn)、編碼語(yǔ)言、數(shù)據(jù)引用等方面科學(xué)設(shè)置。

（4）厘清元數(shù)據(jù)策略的其它要求。例如，參與制定元數(shù)據(jù)方案的人員應(yīng)涵蓋項(xiàng)目管理人員、工程建設(shè)人員、軟件開(kāi)發(fā)人員、文件管理責(zé)任者等；弄清與現(xiàn)有的元數(shù)據(jù)方案的兼容、復(fù)用關(guān)系，與系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)庫(kù)的引用、調(diào)用關(guān)系；元數(shù)據(jù)方案要有可拓展性，確保方案的升級(jí)變更與系統(tǒng)同步；元數(shù)據(jù)方案的可遷移等。

4構(gòu)建過(guò)程與步驟

本領(lǐng)域元數(shù)據(jù)方案的構(gòu)建，從通用元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中（以ISO23081為主）選取方法論，參考其他標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合需求與背景實(shí)際，確定元數(shù)據(jù)實(shí)體、元數(shù)據(jù)元素及相互關(guān)系、元數(shù)據(jù)元素的描述，最后制定元數(shù)據(jù)字典。

4.1確定元數(shù)據(jù)實(shí)體

參照ISO23081并結(jié)合業(yè)務(wù)需要，可確定本方案的元數(shù)據(jù)實(shí)體包括五大類，如表1。

對(duì)比ISO23081可知：①兩者都包括了文件實(shí)體、責(zé)任者實(shí)體和業(yè)務(wù)過(guò)程實(shí)體。因?yàn)樗鼈兪菐椭_保文件真實(shí)性、完整性和有效性，實(shí)施檔案化管理必須充分關(guān)注的要素。②不將文件管理實(shí)體、業(yè)務(wù)規(guī)章制度實(shí)體單列。因此可以將文件管理實(shí)體合并到業(yè)務(wù)過(guò)程實(shí)體中。而相關(guān)的規(guī)章制度、政策法規(guī)相對(duì)穩(wěn)定，需要單列。③新增關(guān)系元數(shù)據(jù)實(shí)體。鑒于公路建設(shè)項(xiàng)目和公路建設(shè)項(xiàng)目文件的結(jié)構(gòu)性、專業(yè)性，業(yè)務(wù)錯(cuò)綜復(fù)雜，涉及人員廣等事實(shí)，當(dāng)需要將關(guān)系作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體實(shí)施時(shí)，該元素的作用只是指向特定關(guān)系的實(shí)體描述［2］。④新增長(zhǎng)期保存元數(shù)據(jù)實(shí)體，主要從文件的保存和利用因素考慮。

表1元數(shù)據(jù)實(shí)體對(duì)比一覽表

4.2界定元數(shù)據(jù)元素

確定公路建設(shè)項(xiàng)目元數(shù)據(jù)元素主要有兩大途徑，直接選取和擴(kuò)展新建，如圖3。

（1）從通用標(biāo)準(zhǔn)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)選取確定元素，這是元數(shù)據(jù)確定的起點(diǎn)，所選元素是任何行業(yè)、領(lǐng)域、系統(tǒng)的文件管理元數(shù)據(jù)所必須包含的元素。

ISO23081—2給出了通用元數(shù)據(jù)元素：標(biāo)識(shí)元數(shù)據(jù)、描述元數(shù)據(jù)、使用元數(shù)據(jù)、事件計(jì)劃元數(shù)據(jù)、事件歷史元數(shù)據(jù)、關(guān)系元數(shù)據(jù)，構(gòu)成了元數(shù)據(jù)的基本框架。為元數(shù)據(jù)方案提供了模塊化設(shè)計(jì)思路，適用任何實(shí)體。按模塊化設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)，可得的元素簡(jiǎn)表示例如表2?！缎畔⑴c文獻(xiàn)都柏林核心元數(shù)據(jù)元素集》（GB/ T25100-2010）給出了資源描述的15個(gè)核心元數(shù)據(jù)，檔案行業(yè)的資源描述也都要采用；《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DAT 48-2009）可提供長(zhǎng)期保存的元數(shù)據(jù)元素；根據(jù)DAT 46-2009、DA/T 54-2014等參考標(biāo)準(zhǔn)選出共性的元素。

表2元素簡(jiǎn)表示例

圖3元數(shù)據(jù)元素的確定

（2）基于業(yè)務(wù)現(xiàn)實(shí)和其他相關(guān)元數(shù)據(jù)擴(kuò)展新建元數(shù)據(jù)元素。如果現(xiàn)行可參考的元數(shù)據(jù)仍不能滿足現(xiàn)實(shí)需要，可進(jìn)行擴(kuò)展新建（包括實(shí)體、元數(shù)據(jù)子集、限定元素等）。元數(shù)據(jù)擴(kuò)展分為縱向擴(kuò)展與橫向擴(kuò)展兩種?？v向擴(kuò)展：對(duì)現(xiàn)有的元素語(yǔ)義進(jìn)行細(xì)化或者限定，例如，在表2元數(shù)據(jù)簡(jiǎn)表的基礎(chǔ)上，可擴(kuò)展限定元素、元數(shù)據(jù)子集等。橫向擴(kuò)展：增加新的元素，即在現(xiàn)有的元素或修飾詞不能描述數(shù)字對(duì)象某個(gè)特征的時(shí)候，定義新的元素。能夠以元數(shù)據(jù)形式在指定系統(tǒng)中明確捕獲的背景信息實(shí)際上是有限的［3］，因此元數(shù)據(jù)元素也不是擴(kuò)展得越多越好。新建的元數(shù)據(jù)不應(yīng)與可參考的元數(shù)據(jù)實(shí)體、子集、元素、代碼表的名稱、定義相沖突。

公路建設(shè)項(xiàng)目文件管理的元數(shù)據(jù)需要在現(xiàn)行元數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上擴(kuò)建和新建。需要運(yùn)用基于文件的工作過(guò)程分析方法，深入業(yè)務(wù)過(guò)程的文件形成規(guī)律，有效把握文件管理對(duì)元數(shù)據(jù)的需求，要確定不同種類文件、文件不同層次、文件管理不同過(guò)程的元數(shù)據(jù)需求。新建的元數(shù)據(jù)可來(lái)源于機(jī)構(gòu)文件處理方案、信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)分類體系、機(jī)構(gòu)人員數(shù)據(jù)庫(kù)、編碼方案以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等。

4.3厘清元數(shù)據(jù)的關(guān)系

（1）元數(shù)據(jù)的關(guān)系可概括為多實(shí)體類關(guān)系與扁平化實(shí)體類關(guān)系，用標(biāo)準(zhǔn)建模語(yǔ)言URL梳理它們之間的關(guān)系。元數(shù)據(jù)的關(guān)系具體包括兩個(gè)以上實(shí)體間關(guān)系，兩個(gè)以上元數(shù)據(jù)的關(guān)系，單位元數(shù)據(jù)與子元數(shù)據(jù)、限定元素之間的關(guān)系，單個(gè)實(shí)體各聚合層次間的關(guān)系；

（2）實(shí)體類聚合方案是厘清元數(shù)據(jù)關(guān)系的關(guān)鍵。文件實(shí)體、責(zé)任者、業(yè)務(wù)文件實(shí)體層次覆蓋要全面，劃分要準(zhǔn)確。每一個(gè)實(shí)體的聚合層次沒(méi)必要唯一對(duì)應(yīng)［4］，即文件實(shí)體的第一層次，不一定只對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)過(guò)程實(shí)體的第一層次，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)體，可以對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)過(guò)程實(shí)體的其它層次。區(qū)分層級(jí)的意義在于精確地定義各層次的元數(shù)據(jù)。同一實(shí)體不同層級(jí)的元數(shù)據(jù)，既有相同的部分，也有不同的部分。而對(duì)于每個(gè)層級(jí)都有的元數(shù)據(jù)，下位層次則可以通過(guò)鏈接繼承上位層級(jí)實(shí)體的元數(shù)據(jù)，而不一定要全部重復(fù)描述，這可以在一定程度上精簡(jiǎn)元數(shù)據(jù)方案及其實(shí)施成本。

4.4描述元數(shù)據(jù)元素

元數(shù)據(jù)元素的描述，即元素的著錄。只有對(duì)每個(gè)元數(shù)據(jù)元素進(jìn)行準(zhǔn)確描述，元數(shù)據(jù)方案才能投入運(yùn)用。本方案參照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO11179-3：2003《信息技術(shù)--元數(shù)據(jù)元素的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化》以及國(guó)際上元數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)應(yīng)用的最佳實(shí)踐，對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄。著錄的項(xiàng)目有：定義、標(biāo)識(shí)、類型、用途、必備性、可重復(fù)性、取值范圍、適用性、默認(rèn)值、使用條件、數(shù)據(jù)來(lái)源、注釋、著錄細(xì)則、限定元數(shù)據(jù)。

構(gòu)建公路建設(shè)項(xiàng)目文件管理元數(shù)據(jù)方案的總體思路可參照PDCA管理循環(huán)，即要先制定計(jì)劃再實(shí)施、檢查，不斷優(yōu)化改進(jìn)。實(shí)踐過(guò)程要遵循幾大原則：規(guī)劃設(shè)計(jì)階段要立足當(dāng)下，滿足文件管理的現(xiàn)實(shí)需求，更應(yīng)放眼文件管理和標(biāo)準(zhǔn)化的潛在需求和發(fā)展趨勢(shì)；充分調(diào)研，尋求通用法，有效利用現(xiàn)有成果，在節(jié)省人力的同時(shí)保障方案的科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、易擴(kuò)展；需求分析要實(shí)事求是，不能選取太多的元數(shù)據(jù)元素，不便實(shí)際應(yīng)用，也不能過(guò)于簡(jiǎn)單，不能滿足需求；最后，科學(xué)地開(kāi)展元數(shù)據(jù)方案的構(gòu)建要實(shí)現(xiàn)過(guò)程可追溯、全員參與、技術(shù)可實(shí)現(xiàn)。

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Approach to Build Metadata Schema of Highway Construction Project Records Management

Shangguan Xiaolan （Fujian Normal University Archives，F(xiàn)uzhou，F(xiàn)ujian，350117）

Abstract：Based on PDCA management cycling method which plan and control in advance，check after the event，it devotes to build metadata schema for highway construction project records management.On the strength in- depth study and analysis of current situation，it helps to develop science skills and processes from standards，do demand analysis during the plan phase.In the stage of implementation，it should determine the entity，element，element of metadata，and so on.Then，it should take action，such as specialist examinations，inspection by attributes，the test run of the system，to improve metadata schema.It needs to develop metadata schema continuously just as PDCA，instead of accomplishing in an action.

Keywords：Metadata Schema；Highway Construction Projects；Record Management；Electronic Records

［分類號(hào)］G275

*本文系“公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料過(guò)程管理及歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與信息化研究”（項(xiàng)目代號(hào)：201222）的階段性成果。

［作者簡(jiǎn)介］

上官小蘭，女，福建師范大學(xué)檔案館助理館員，主要研究方向?yàn)殡娮游募芾怼?/p>