唐雅頌

（重慶市開縣城建檔案室 重慶開縣 405400）

試析建委規(guī)范城建檔案管理

唐雅頌

（重慶市開縣城建檔案室 重慶開縣 405400）

城建檔案是國家重要的經(jīng)濟(jì)資源，具有很大的潛在的開發(fā)價(jià)值，是城市規(guī)劃中的重要依據(jù)。城建檔案工作中最重要的一部分就是城建檔案管理。雖然我國城建檔案的管理正在不斷的完善，但是，對城建檔案的管理還需要不斷的規(guī)范。本文通過對城建檔案的安全管理與使用管理的規(guī)范進(jìn)行了詳細(xì)的探討，以期通過本文的討論給建委的工作人員提供參考。

建委；規(guī)范；城建檔案；管理

城建檔案是每一座城市在建設(shè)中進(jìn)行規(guī)劃與發(fā)展時(shí)所累積的經(jīng)驗(yàn)，給未來城市的發(fā)展起著重要的參考作用。隨著社會發(fā)展的不斷加快，城建檔案管理的水平正在不斷的完善之中。但是由于城建檔案的時(shí)間比較久遠(yuǎn)、數(shù)量較多，加上有限的人力與物力，使得城建檔案缺乏科學(xué)且規(guī)范的管理，容易導(dǎo)致錯(cuò)誤的發(fā)生。因此，建委在對城建檔案進(jìn)行管理時(shí)要不斷規(guī)范城建檔案的管理方式，讓檔案的利用效率得到不斷的提高，使城建檔案管理不斷的科學(xué)化、規(guī)范化。

1 規(guī)范城建檔案管理的重要性

城建檔案作為城市建設(shè)的發(fā)展中重要的參考依據(jù)，在城市的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。城建檔案管理能夠促進(jìn)城市進(jìn)步，促進(jìn)人們文化生活不斷的發(fā)展，讓城市的文化內(nèi)涵得到提高。而城市建設(shè)的整體水平?jīng)Q定了一座城市的文化內(nèi)涵。為了讓城市內(nèi)涵更加的濃厚，將城建檔案規(guī)范化管理有利于城市的建設(shè)水平的提高。

城建檔案所記錄的每一座城市建設(shè)都包含了一個(gè)城市發(fā)展的重要軌跡，是一座城市重要的建設(shè)文明，更是未來城市建設(shè)中參照的重要依據(jù)。對城建檔案的管理工作進(jìn)行規(guī)范有利于讓優(yōu)秀的建筑文化得到弘揚(yáng)。

2 規(guī)范城建檔案的安全管理

建委在對城建檔案進(jìn)行管理時(shí)要不斷的規(guī)范城建檔案的安全管理。城建檔案都是一些紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案的保管容易受到各種各樣的損壞，所以保管的過程中不能出現(xiàn)任何的大意，要時(shí)刻的規(guī)范好安全管理的重要措施。

2.1 檔案管理規(guī)范

建委辦公室在對城建檔案進(jìn)行收集及管理時(shí)要根據(jù)國家最新頒布的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》與《檔案法》來對檔案進(jìn)行管理與利用[1]。建委辦公室要及時(shí)的向委托單位以各個(gè)機(jī)關(guān)科室收集建委檔案并對其進(jìn)行監(jiān)督，讓委托單位、機(jī)關(guān)科室在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檔案進(jìn)行整理，并完成移交工作。

2.2 檔案整理規(guī)范

由于城建檔案大多都是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案容易受到各種因素的破壞，所以在管理中要采取各種措施對其進(jìn)行規(guī)范。在整理檔案之前要先做好檔案的消毒工作，以免因?yàn)楸４鏁r(shí)間過長而衍生蚊蟲對檔案進(jìn)行破壞。其次，按照檔案形成的規(guī)律劃分保管的地點(diǎn)，整理要保證建筑圖紙、技術(shù)文件、軟盤等資料的完整性、準(zhǔn)確性以及檔案的原始性。在整理檔案時(shí)要對已提高以及未提交的檔案做好記錄工作，做好后期的檔案管理，規(guī)范檔案的整理工作。

2.3 檔案交接規(guī)范

檔案在整理完成之后移交給城建檔案管理人員時(shí)，交接人員要做好檔案質(zhì)量檢查。檢查檔案有無錯(cuò)漏、字跡是否工整、紙質(zhì)是否優(yōu)良、圖樣是否清晰、檔案是否準(zhǔn)確、系統(tǒng)是否全面等方方面面[2]。如果檔案未達(dá)到規(guī)定的要求，接受人則不能接受檔案；若符合規(guī)定要求，則由移交人造具移交清冊后移交人與檔案管理人員對案卷信息進(jìn)行核對，確定并無錯(cuò)漏后辦理交接手續(xù)，一式三份，作為檔案交接的憑據(jù)。

2.4 檔案庫管規(guī)范

在檔案分類、整理、記錄完成之后應(yīng)該要將檔案移交到當(dāng)?shù)氐某墙n案管理室對其進(jìn)行管理。城建檔案移交庫房管理人員之后，庫管人員要及時(shí)完成檔案的分類、編目、登記、建卡之后將其按順序擺放在架子上。

庫房在對檔案進(jìn)行管理時(shí)要嚴(yán)加注意庫房的安全問題，保證檔案室的干燥、整齊，以免因?yàn)橛暄┗蚴谴箪F天氣對檔案產(chǎn)生影響。工作人員更要將防火防盜作為安全管理的主要問題，確保紙質(zhì)檔案的完整性與安全性，讓城建檔案得到規(guī)范、科學(xué)的管理。

3 規(guī)范城建檔案的使用規(guī)范

3.1 查閱規(guī)范

檔案在進(jìn)行管理時(shí)要保證檔案查閱的規(guī)范性。機(jī)關(guān)人員查閱檔案時(shí)要嚴(yán)格的遵守查閱規(guī)定并且只能查詢自己職責(zé)范圍以內(nèi)、與自身檔案不具有任何關(guān)聯(lián)的檔案。建委以外的單位需要查詢檔案時(shí)如果沒有單位簽發(fā)或?qū)⑺璨樵儥n案的目的與內(nèi)容已標(biāo)注出的正式介紹信，則不具備查詢檔案的資格[3]。對于持有介紹信的單位，需要經(jīng)城建檔案主管責(zé)任人仔細(xì)批閱后才能查閱檔案，對于沒有經(jīng)過批準(zhǔn)的單位，檔案管理人員則不予接待。

3.2 借閱規(guī)范

機(jī)關(guān)人員在借閱檔案時(shí)必須嚴(yán)格的按照檔案借閱的規(guī)范進(jìn)行借閱。在借閱檔案時(shí)首先要經(jīng)過檔案管理人員同意。其次，認(rèn)真仔細(xì)的將借閱登記表填寫完整。對于建委外的單位或者是個(gè)人原因需要借閱城建檔案的，管理人員要根據(jù)國家批準(zhǔn)的借閱文件辦理檔案借閱的手續(xù)。檔案管理員將檔案借出時(shí)一定要明確歸還檔案的時(shí)間，否則不予借閱。確保檔案的去出，規(guī)范檔案的借閱效率。

3.3 用檔規(guī)范

借閱人員注意檔案保護(hù)檔案完整性。在查閱時(shí)不得在檔案上做任何的涂改、批注、劃線等標(biāo)記，不能出現(xiàn)折疊檔案、裁剪檔案、銷毀檔案等行為，在使用時(shí)不能吸煙、喝水，以免因?yàn)橐粫r(shí)的疏忽導(dǎo)致檔案被燒毀、浸濕，縮短檔案的使用壽命或直接損毀檔案。檔案使用完畢后要在換擋期限內(nèi)歸還檔案，以免因?yàn)槠渌氖虑槎⒄`了還檔時(shí)間或是二次借出等情況。

3.4 復(fù)制規(guī)范

閱檔人員在查閱檔案時(shí)一定要接受檔案管理人員嚴(yán)格的監(jiān)督，不能復(fù)制、摘抄、復(fù)制檔案中的任何內(nèi)容。對于一些可以復(fù)制、拍攝的檔案，必須到專用地點(diǎn)對檔案進(jìn)行復(fù)制或者拍攝。閱檔人員必須使用建委專用的紙張進(jìn)行摘抄，復(fù)制工作過后檔案管理人員對內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)無誤后加蓋檔案印章[4]。若所摘抄的內(nèi)容并未加蓋印章，則復(fù)制、摘抄、拍攝的檔案則不具備任何的效用。

4 加強(qiáng)對城建檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作

規(guī)范城建管理工作的重要途徑是加強(qiáng)對城建檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作。所以，加強(qiáng)對城建檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作又助于提高檔案管理人員對于管理工作的思想認(rèn)知。全面貫穿我國三個(gè)代表的重要思想，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感與全心全意為人們服務(wù)的重要精神。

城建檔案管理人員的素質(zhì)決定了檔案管理的效率。作為一名檔案管理人員必須要具備較高的綜合素質(zhì)與能力，對檔案管理方面的知識爛熟于心，在城市建設(shè)、信息處理、通信技術(shù)、工程技術(shù)以及多媒體等方面的知識有一個(gè)全面的認(rèn)識，對能夠熟悉檔案進(jìn)行分類管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，將檔案進(jìn)行分類整理時(shí)做到準(zhǔn)確無誤。

加強(qiáng)對檔案管理人員的創(chuàng)新精神與現(xiàn)代意識的培養(yǎng)，有助于提高城建檔案管理的效率，規(guī)范檔案管理的流程。檔案管理最基本的因素就是管理人員，檔案管理人員必須要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)，樹立信息化的觀念，將現(xiàn)代化的管理模式貫徹到檔案管理的模式中去，是檔案管理的整體水平得到提高。檔案管理的過程中要不斷的發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)的問題，對于一些不規(guī)范的管理方式要及時(shí)的摒棄，樹立積極進(jìn)取的工作精神，發(fā)揮管理人員的主管能動(dòng)性。使城建檔案的管理在高效的工作環(huán)境下進(jìn)行管理，提高檔案的管理質(zhì)量與管理規(guī)范。

5 結(jié)束語

城建檔案記錄著我國城市的發(fā)展歷史與發(fā)展中積累的各種經(jīng)驗(yàn)。因此城建檔案的管理對于我國的城市化的發(fā)展起著至關(guān)重要的推動(dòng)作用。因此，為了保持城建檔案的完整性，要規(guī)范對城建檔案的管理過程，提高城建檔案管理的效率，建委在對城建檔案進(jìn)行管理的時(shí)候不僅要加強(qiáng)對檔案入庫時(shí)的管理，還要加強(qiáng)檔案在查閱時(shí)期的管理，規(guī)范查閱流程，保證檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化，提高檔案管理的安全性。

[1]魏桂云.城建檔案管理工作的發(fā)展趨勢分析[J].現(xiàn)代交際，2014，10（29）：110～111.

[2]郭愛艷.如何提高城建檔案管理人員的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)[J].河北能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，9（22）：87～89.

[3]王偉國.創(chuàng)新城建檔案管理理念提升城建檔案管理水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，11（21）：52～53.

[4]王慧楨.試論新時(shí)期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，12（23）：63～65.

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