完顏丹丹

（中鐵十一局集團城市軌道工程有限公司 湖北武漢 430000）

探討如何提升辦公室綜合管理水平

完顏丹丹

（中鐵十一局集團城市軌道工程有限公司 湖北武漢 430000）

辦公室作為一個綜合管理的部門，對于任何一個企業(yè)、單位或者國家機關都是擔任著舉足輕重的作用。承擔著共同協(xié)調(diào)、監(jiān)督查辦、新聞宣傳、來訪接待、上情下傳和下情上傳等職能，是保正內(nèi)部管理工作正常運行的樞紐，并直接影響企業(yè)對外形象和管理效率的高低。本文就如何提高辦公室管理水平進行探究。

辦公室；綜合；管理水平；提升

辦公室作為一個企業(yè)單位對外之窗，有著非常重要的作用和地位。辦公室不僅是一個綜合辦事管理部門，更是保證各項工作準確、合理、及時的相銜接。對部門間的協(xié)調(diào)、處理和解決，辦公室都發(fā)揮著不可或缺的作用。類似中鐵十一局這樣的大型國有獨資的大型施工企業(yè)，面對的業(yè)務都是十分重要的，洽談方資料背景、數(shù)據(jù)收集和接待都不容許出現(xiàn)差錯。這就需要基礎建設的辦公室需要有嚴謹?shù)墓芾怼?/p>

1 辦公室管理工作的重要性

1.1 對領導決策水平的影響

辦公室訊息對于領導決策起著輔助性作用。辦公室主要是為領導收集信息、傳遞信息和提供必要的咨詢意見。辦公室自身的合理科學管理，就是在輔助領導層做出正確、全面、及時和準確的決策，起著參謀咨詢的作用和充當耳目的角色，促進和提高管理者決策水平。

1.2 對系統(tǒng)協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)的影響

辦公室這“樞紐”作用發(fā)揮的程度，是全局工作順利進行、部門溝通順的保證。辦公室的科學化管理，增進領導和部門之間、部門和部門之間的溝通交流，有助于單位整體管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)正常的運轉(zhuǎn)。

1.3 對辦事效率和服務質(zhì)量的影響

辦公室承擔著單位大量的日常性工作，如客戶接待、文件處理、信訪日程、會議管理以及領導臨時交代的工作等。在這些繁瑣雜亂、零碎繁多的工作中，若是沒有一個系統(tǒng)的科學的管理，就非常容易造成管理混亂，進而效率降低，服務質(zhì)量差，導致公司對外對內(nèi)都產(chǎn)生非常惡劣的影響。辦公室的科學化管理，能讓辦公人員分清楚事情的輕重緩急，使其有計劃地、從容不迫的處理日常管理工作，有效的避免了部門之間相互推諉現(xiàn)象的發(fā)生，從而大大提高了單位的辦事效率和服務質(zhì)量。

2 辦公室管理的主要內(nèi)容

2.1 主要職能

從行政管理的角度來看，辦公室主要處理的是領導和各部門下達的行政工作。其擔任的行政管理職能主要是四個方面：①充當助手。辦公司主要貫徹上級機關部署工作的組織實施和檢查落實的任務執(zhí)行結(jié)果。組織和執(zhí)行機關秩序管理和維護的日常行政工作。②擔任參謀。辦公室人員要主動了解基層情況，深入工作一線，聽取各部門、工作人員的意見，及時做好總結(jié)，提出本部門的意見，針對性的向上街提出自己的工作性建議，做好領導參謀的職能。③部門協(xié)調(diào)。在日常管理工作中，需要維持各部門間的協(xié)調(diào)工作，維持正常的工作秩序，并主動協(xié)調(diào)好各部門的關系，起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的作用。④工作保障。辦公室不僅要保證主管部門及本單位分配和布置的各項具體工作及時有效的完成，還要與各部門建立良好的工作關系，傾聽反饋意見，充分調(diào)動員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項任務。

2.2 辦公室管理的科學內(nèi)涵

從現(xiàn)實來看，辦公室的管理主要做到制度化、程序化和自動化：①制度化是指辦公司有自己的一套實際可行的規(guī)章制度，把一些行為準則、辦事方法事先規(guī)制下來，使辦公室有章可循，有法可依。②程序化是指每項管理活動應當有自己一些合理、有序的準備進行，保證辦公室管理的正?；?。③自動化是指利用現(xiàn)代科技技術，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法，提高辦事效率。

3 辦公室綜合管理水平提高建議

3.1 強化辦公室自身的隊伍建設

3.1.1 合理配置內(nèi)部結(jié)構(gòu)是辦公室實現(xiàn)科學管理的重要前提和基礎

只有合理的設置內(nèi)部機構(gòu)和分配工作人員，打造一支較高文字寫作能力、理論水平和公關協(xié)調(diào)能力的精英隊伍，才能保證辦公室各項繁雜的工作得以順利進行。

3.1.2 加強辦公室思想作風建設

作為一個單位的窗口，辦公室人員要勤于學習，主動為基層服務，為職工，為群眾，為領導服務，深入研究調(diào)查，落實實事求是精神。不可專注于坐在辦公室安逸享樂，要深入基層實際中，掌握基層最新動態(tài)，及時、準確和全面的向領導層反饋信息，做好監(jiān)督查辦工作；辦公室人員要謙虛熱情待人，做到文明禮貌，對待任何人都應當保持一顆熱忱的心，保證每個人憂慮的進來，滿意的離開。

3.1.3 注重業(yè)務素質(zhì)的提高

辦公室人員要有寬闊的知識面和較強的工作能力。由于辦公室業(yè)務的繁瑣性和綜合性，就需要辦公人員要有干練的辦事能力和對外較強的社交能力。針對中鐵十一局這樣的大型企業(yè)，對外洽談業(yè)務十分頻繁，面對的人也都是具有豐富的文化知識，只有廣闊知識面和良好口才的辦公人員，才能做好辦公基礎接待的工作，才能全面勝任辦公室科學化建設的需要。

3.2 有效解決好各種矛盾

作為一個綜合性部門，辦公室要一切以大局為重。當部門工作和機關整體、小局工作和大局工作發(fā)生矛盾時，辦公室要遵循小局服從大局、局部服從整體的工作思想。其次，辦公室要主動地解決矛盾。辦公室服務職能的性質(zhì)決定了其工作的被動性，但是要想充分發(fā)揮辦公室職能，就必須要和主動性相結(jié)合。工作人員要主動去尋找并發(fā)現(xiàn)問題，并設法去解決問題，把被動的職能轉(zhuǎn)化為主動；同時還要跟隨領導的思路，盡量讓自己和領導的想法處于同一個水平上，主動地去探索問題所在，做好工作的前頭，有效合理的去幫助領導分擔任務。最后是尺度的把握。為領導做參謀出謀劃策是好，但一定要注意度的把握。辦公室在領導決策時僅僅是一個輔助的、叢屬的地位，雖然不能缺位，但是一定不能越位。要積極檢驗，但不能瞎摻和；對決策提供基本的背景資料，但一定不能越俎代庖。

3.3 利用現(xiàn)代科學技術，提高管理效率和能力

①單位要注重互動，宣傳和公開功能的加強。辦公室要重視網(wǎng)上的溝通聯(lián)系，可以通過網(wǎng)上專題論壇、網(wǎng)民意見調(diào)查和領導信箱及投訴信箱的方式，主動收集基層群眾的意見，并且可以在網(wǎng)上進行回復解答，增加了和網(wǎng)民的交流機會和渠道，對推動黨政機關規(guī)章制度、科學決策都具有推動作用。②運用辦公室自動化技術，快速簡便的運行工作系統(tǒng)。在面對繁雜的辦公室工作時，需主動引入和使用辦公自動化技術，使繁雜的工作可以再一個程序中一步進行，大大簡化了工作強度，且保證工作的正確率。

3.4 推動辦公室內(nèi)部管理工作的創(chuàng)新

①建立一個一體化、相對封閉的管理系統(tǒng)。整理分析辦公室的各個職能、辦公設備、員工的分配和領導決策程序的各種資源要素等，系統(tǒng)整體的進行統(tǒng)籌和安排，建立一個完整全面而獨立的管理系統(tǒng)，并且引入辦公自動化系統(tǒng)和網(wǎng)絡，工作人員從這辦公流程圖中一眼就可以認清自己的職責和工作流程，實現(xiàn)辦公工作的程序化、系統(tǒng)化和規(guī)范化。②建立人本管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)保證各個部門之間動態(tài)相對平衡穩(wěn)定，對于未來的不可預期情況可以有個應變能力，達到預期目標；全面實施人力資源戰(zhàn)略，建立一人為中心的制度體系，形成一套通過尊重人、發(fā)展人、依靠人、為了人為基準的考核選拔機制，有效的發(fā)揮全體職員的積極能動性和創(chuàng)造性，有利于增強辦公室的整體活力和凝聚力。③建立公開透明的運行系統(tǒng)。大多數(shù)情況都要適時地并且適度的對外公開，實行透明制管理，但是涉及商業(yè)秘密和國家規(guī)定保密的除外，并且要加快建立網(wǎng)上行政權力公開透明運行系統(tǒng)，接受全體公民的監(jiān)督，打造陽光透明的服務。

4 結(jié)束

辦公室工作是整個單位最“細”“忙”“雜”“繁”，是一個單位展開工作的基礎。中鐵十一局這樣內(nèi)部結(jié)構(gòu)復雜、業(yè)務繁多的企業(yè)，了解辦公司的工作性質(zhì)、作用、特點以及遵守原則，引入現(xiàn)代科學技術和現(xiàn)代化管理，加強辦公動化管理更是顯得尤為重要。只有科學系統(tǒng)的管理，才能保證單位高質(zhì)量完成各項工作，為企業(yè)發(fā)展打下堅實的基礎。

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1004-7344（2016）09-0018-02

2016-3-10

完顏丹丹（1984-），女，助理政工師，研究生，主要從事IT技術服務及行政辦公室工作。