陳雨薇

（新疆維吾爾自治區(qū)科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院 830011）

事業(yè)單位辦公自動化（OA）系統(tǒng)的管理研究

陳雨薇

（新疆維吾爾自治區(qū)科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院 830011）

事業(yè)單位正在逐步構(gòu)建辦公網(wǎng)絡(luò)，其在日常辦公中處理的事物和信息越來越多，辦公效率也受到影響，在信息收集、處理和分析的過程中就需要強(qiáng)有力的辦公信息系統(tǒng)。自動化辦公系統(tǒng)對于事業(yè)單位的信息處理、工作效率大有裨益。本文對事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的管理進(jìn)行了細(xì)致的研究。

事業(yè)單位；辦公自動化；管理

在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛地應(yīng)用到辦公系統(tǒng)之中的時(shí)候，事業(yè)單位也逐漸實(shí)現(xiàn)了辦公自動化。事業(yè)單位在新的時(shí)代如果要與時(shí)俱進(jìn)，繼續(xù)服務(wù)現(xiàn)代社會，就必須提升自身的辦事效率，更新辦公手段。辦公自動化（office automatic，簡稱OA），是指將信息技術(shù)融入到現(xiàn)代辦公之中去，從而形成的全自動的辦公體系。辦公自動化是信息技術(shù)發(fā)展到一定階段之后在各個行業(yè)之中廣泛應(yīng)用的成果。和傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)相比，它具有成本低、效率高的優(yōu)點(diǎn)。事業(yè)單位辦公環(huán)境中引入辦公自動化是滿足其在新時(shí)期的信息交流方式的重要的途徑。但是行業(yè)之間的差距是比較大的，辦公自動化系統(tǒng)如果千篇一律必然不能夠滿足事業(yè)單位辦公要求，設(shè)計(jì)針對事業(yè)單位的、專業(yè)性強(qiáng)的辦公自動化系統(tǒng)成為一種必然趨勢。

1 事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)所需功能模塊

事業(yè)單位自身的辦公需求是在設(shè)計(jì)事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)之前必須要思考的問題。事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建需要以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支持，將辦公程序平移到系統(tǒng)上進(jìn)行運(yùn)作，這樣事業(yè)單位的辦公工作可以變得更加簡便，并且不同的系統(tǒng)之間可以進(jìn)行自由地交流。辦公自動化系統(tǒng)在和事業(yè)單位契合的過程中需要考慮事業(yè)單位獨(dú)特的辦公需要，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行升級系統(tǒng)的開發(fā)，開發(fā)過程中應(yīng)該確保在不投入抬高成本的前提下讓系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)多種功能。在辦公化自動系統(tǒng)初期運(yùn)行的時(shí)候，在數(shù)據(jù)傳輸?shù)臅r(shí)候效率低下的問題難以避免，并且伴隨著時(shí)有發(fā)生的數(shù)據(jù)傳輸錯碼，這種情況下就必須從完善功能的角度上來解決系統(tǒng)存在的問題，使得系統(tǒng)日趨完善。

大多數(shù)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)都建立在C/S結(jié)構(gòu)之上，這種結(jié)構(gòu)允許多種操作系統(tǒng)共同兼容在辦公自動化系統(tǒng)之中，并且讓辦公自動化系統(tǒng)能夠在互聯(lián)網(wǎng)下進(jìn)行操作?？蛻舳丝梢苑奖愕貍鬏敽徒铀蛿?shù)據(jù)，運(yùn)用WORD軟件編輯文檔，運(yùn)動CAD軟件編輯圖片。C/S主結(jié)構(gòu)之下存在一種輔助結(jié)構(gòu)I-IS結(jié)構(gòu)，并在客戶端軟件之中使用OUTLOOK軟件，這就使得辦公自動化系統(tǒng)能夠在互聯(lián)網(wǎng)信息平臺上隨時(shí)隨地進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和信息的分享。高度的信息集成程度是辦公自動化系統(tǒng)必須要有的功能，讓各種信息和數(shù)據(jù)都能在數(shù)據(jù)庫之中存儲起來。

通過以上分析，事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的模塊基本上可以確定了，需要具備自身應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫和客戶端瀏覽器工具服務(wù)器。作為事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的最終部署設(shè)備，事業(yè)單位的應(yīng)用服務(wù)器在系統(tǒng)運(yùn)行的過程中對系統(tǒng)的各種功能進(jìn)行管理，本設(shè)備起到統(tǒng)籌兼顧、統(tǒng)領(lǐng)大局的重要作用。辦公自動化系統(tǒng)的最終客戶端通過客戶端瀏覽器展現(xiàn)，處于本系統(tǒng)之中的用戶只要正常的安裝IE瀏覽器即可，不需要進(jìn)行額外的軟件安裝。從系統(tǒng)維護(hù)的層面上來件，客戶端機(jī)器需要和事業(yè)單位的應(yīng)用服務(wù)器連接起來才能發(fā)揮系統(tǒng)真正的作用。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器則為整個辦公自動化系統(tǒng)提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲功能，讓系統(tǒng)在正常的狀態(tài)下運(yùn)行。

2 事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)

（1）要進(jìn)行完善的辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)。在上述針對辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)的功能模塊探討中我們可以得知模塊開發(fā)首先需要考慮進(jìn)行基礎(chǔ)庫的開發(fā)，然后進(jìn)行底層模塊的開發(fā)，然后再進(jìn)入到應(yīng)用層模塊的開發(fā)。開發(fā)出的任何一個層次的模塊都可以單獨(dú)進(jìn)行使用，并在各個層次的模塊之間有效銜接是指成為一個整體上的程序。基礎(chǔ)庫的開發(fā)主要針對系統(tǒng)的主頁面進(jìn)行設(shè)計(jì)，大多采用ASP技術(shù)，保證界面在系統(tǒng)中是一致統(tǒng)一的。在系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)之中，應(yīng)該考慮用戶登錄和注冊、用戶權(quán)限管理、用戶文檔權(quán)利管理、信息傳輸平臺設(shè)計(jì)等。在開發(fā)C/S結(jié)構(gòu)模式的時(shí)候，應(yīng)建立在事業(yè)單位辦公需要基礎(chǔ)上進(jìn)行網(wǎng)頁設(shè)計(jì)。用ASP軟件進(jìn)行登錄界面設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)好登錄界面之后可以用賬號和密碼進(jìn)行，進(jìn)而進(jìn)入到辦公自動化的系統(tǒng)平臺之中。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)需要應(yīng)用SQL Server軟件，在考慮事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用特點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行規(guī)范的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，進(jìn)行良好的后臺數(shù)據(jù)處理功能和數(shù)據(jù)存儲功能。數(shù)據(jù)庫需要和系統(tǒng)的各個功能之間建立起銜接，在考慮事業(yè)單位辦公需要的基礎(chǔ)上進(jìn)行各種方案的設(shè)計(jì)，另外還要考慮到數(shù)據(jù)本身的字段長度以及其在后續(xù)發(fā)展之中的擴(kuò)展問題。

（2）要控制辦公自動化系統(tǒng)工程流程。設(shè)計(jì)事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該考慮控制工作流程的問題，使得各個業(yè)務(wù)單元都納入工程流程控制體系之中來，用于在系統(tǒng)運(yùn)行過程中只需要運(yùn)用屬于自己的業(yè)務(wù)流程就可以了。流程引擎可以幫助各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利完成，并在不同部門之間完成信息的流轉(zhuǎn)。另外，流程引擎在滿足事業(yè)單位辦公的基本流程之外，還具有較高的兼容性。比如當(dāng)系統(tǒng)在傳遞錯誤的文件的時(shí)候，可以將公文重新返回?cái)?shù)據(jù)庫中進(jìn)行公文修改。另外，系統(tǒng)還有完備的查詢功能，能夠?qū)⒐脑谙到y(tǒng)中的處理過程完全展現(xiàn)出來。辦公自動化系統(tǒng)之中的各項(xiàng)功能模塊和業(yè)務(wù)處理流程都需要采用統(tǒng)一的模板，并使用統(tǒng)一接口進(jìn)行集中化管理。

另外，筆者需要提出的是在職能時(shí)代到來的新時(shí)期，很多事業(yè)單位正在探索辦公系統(tǒng)APP開發(fā)，將辦公系統(tǒng)從電腦轉(zhuǎn)移到智能手機(jī)之上，讓辦公變得更加即時(shí)、便捷，事業(yè)單位應(yīng)該考慮手機(jī)辦公的安全性和嚴(yán)謹(jǐn)性，保證事業(yè)單位能夠在安全的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)便捷的辦公，將事業(yè)單位辦公工作引領(lǐng)到更加輕松和簡單的氛圍中去。

總而言之，事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)一方面要滿足自動辦公的基本要求，另一方面還要和事業(yè)單位的辦公需求相匹配，從而完成事業(yè)單位獨(dú)有的辦公需求。事業(yè)單位作為社會服務(wù)單位，辦公自動化系統(tǒng)的使用可以使得自身業(yè)務(wù)流程完全透明，提升公眾對其的印象，提高自身的服務(wù)質(zhì)量，能夠高效地完成事業(yè)單位的本職工作。

[1]李志剛，王光旭，關(guān)昌慧.機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].硅谷，2012.

[2]李肋.信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].軟件開發(fā)與設(shè)計(jì)，2010.

[3]]趙風(fēng)榮，裴冬梅，鄭偉.事業(yè)單位人力資源管理信息系統(tǒng)中績效管理子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J].現(xiàn)代物業(yè)（中旬刊），2013.

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