羅曉燕

（中國電建集團成都勘測設(shè)計研究院有限公司 四川成都 610072）

水電水利勘測設(shè)計企業(yè)檔案管理信息化

羅曉燕

（中國電建集團成都勘測設(shè)計研究院有限公司 四川成都 610072）

水電水利勘測設(shè)計企業(yè)有著大量的地質(zhì)勘探基地、辦公用房以及住宅用房，因此加強對房產(chǎn)檔案管理，有效提高它的利用率，是檔案管理工作的重點。結(jié)合以往的工作經(jīng)驗，從建立健全房產(chǎn)檔案的信息化管理著手，探討建設(shè)水電水利勘測設(shè)計企業(yè)檔案管理信息化的具體措施，供水電水利勘測設(shè)計企業(yè)的從業(yè)人員參考。

信息化建設(shè)；水電水利勘測設(shè)計企業(yè)；檔案管理

引言

加強水電水利勘測設(shè)計企業(yè)地質(zhì)勘探基地、辦公用房以及住宅用房的檔案管理，提高它的利用率，是檔案管理工作的重點。隨著市場經(jīng)濟體制的不斷完善及住房制度改革的逐漸深入，水電科技地檔案管理工作也漸漸步入正軌，但是屬于檔案管理范圍的房產(chǎn)檔案管理工作目前尚處于停頓滯后的階段。隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，利用信息化的管理手段對房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，是提升房產(chǎn)檔案管理水平的重要途徑。

檔案是一種信息資源，而房產(chǎn)檔案作為檔案眾多門類之一，是房產(chǎn)權(quán)屬的登記管理工作中最真實的記載和最重要的依據(jù)?，F(xiàn)今，在管理工作中計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被普遍應(yīng)用，如何把現(xiàn)代信息的處理技術(shù)和房產(chǎn)檔案管理工作相結(jié)合，有效提高房產(chǎn)檔案的利用效率和利用價值，依然成為目前最迫切等待解決的問題。

1 檔案信息化的管理工作中存在的困難

1.1 重視不夠，檔案管理意識較落后

對檔案管理重視不足是目前影響建設(shè)房產(chǎn)的檔案管理信息化工作的首要問題。多年以來，一直將房產(chǎn)的信息管理工作視為是水電水利勘測企業(yè)的一個副業(yè)，隸屬行政后勤的范疇，沒有引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。很多的管理人員對檔案管理信息化的重要性認(rèn)識不夠，許多的檔案資料長期處于堆放狀態(tài)，沒有及時進(jìn)行整理歸檔，更加談不上利用。而部分人員不習(xí)慣從網(wǎng)上了解信息，無法接受網(wǎng)絡(luò)辦公形式，依然采用傳統(tǒng)的管理觀念及方法，習(xí)慣于用傳統(tǒng)手工操作的方式處理檔案信息。

1.2 管理方式陳舊，技術(shù)手段相對落后

目前，許多房產(chǎn)檔案管理部門在辦公自動化方面仍停留在文字處理與財務(wù)數(shù)據(jù)處理上，無論是信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與應(yīng)用，還是對網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)知度及參與度都低于其他的部門。多數(shù)房產(chǎn)信息管理部門基本上采取是接收檔案、編冊立卷、儲藏入庫、查閱調(diào)卷、移交檔案等工作方式，檔案管理好似資源倉庫。絕大部分管理介質(zhì)仍然是紙質(zhì)檔案，雖然已運用光盤技術(shù)和機讀，但是十分有限，對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)比現(xiàn)如今信息的傳輸技術(shù)要求相差很大，檔案部門的作用未能有效發(fā)揮出來。究其根本原因，就是員工對信息化管理沒有給予重視，簡單認(rèn)為安裝了電腦等軟硬件便是信息化了。

1.3 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，網(wǎng)絡(luò)辦公難度相對較大

目前，檔案管理人員的專業(yè)水平差異比較大，而且缺乏相互協(xié)作的精神，采用網(wǎng)絡(luò)化方式辦公之后，部門之間需要互相提供信息，才能夠達(dá)到方便快捷的辦公目的，假如其中有一個部門沒有及時對信息進(jìn)行更新，沒有專人進(jìn)行維護(hù)，就無法查閱到最新的資料。如果各個部門的信息化水差異較大，人員的素質(zhì)參差不齊，則很難達(dá)到信息的共享。

2 檔案管理信息化建設(shè)的措施

2.1 提高建設(shè)檔案管理信息化重要性的認(rèn)識

要想建立健全檔案的信息化管理，首先必須充分認(rèn)識加快房產(chǎn)檔案的管理信息化建設(shè)的意義。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的載體發(fā)生了變化，檔案的內(nèi)容也多樣化起來，計算機、網(wǎng)絡(luò)、多媒體以及縮微技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)管理模式和手段已經(jīng)不適應(yīng)時代要求。我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到，以計算機以及檔案的管理軟件等這些管理應(yīng)用為主，有效利用計算機、掃描儀、縮微機、甚至是互聯(lián)網(wǎng)等工具對檔案進(jìn)行檢索、存儲與管理，依然成為檔案管理手段發(fā)展的趨勢。房產(chǎn)檔案的信息化是當(dāng)代社會發(fā)展的客觀要求，必須朝現(xiàn)代化方向發(fā)展，否則將無法適應(yīng)社會的發(fā)展要求。運用現(xiàn)代的信息處理技術(shù)對房產(chǎn)的檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，必然可以很大提高檔案資源的利用效率，使房產(chǎn)的檔案管理在各個方面產(chǎn)生深刻的變化，促進(jìn)房產(chǎn)的檔案管理得以提高，最大程度發(fā)揮利用房產(chǎn)檔案的價值。

2.2 推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程

實現(xiàn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程是建設(shè)房產(chǎn)的檔案管理信息化的基礎(chǔ)及前提。想要建立健全數(shù)字房產(chǎn)檔案，需要利用技術(shù)手段，將重要的固化信息進(jìn)行數(shù)字化的加工與整理，并且把握好節(jié)點的有償訪問。一般性的查詢、檢索，不管是傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)都可以進(jìn)行無償?shù)奶峁?，但是網(wǎng)上的深入查詢或者是特殊的專題檢索、下載等應(yīng)當(dāng)變?yōu)橛袃數(shù)姆?wù)，特別是對于科技成果等還應(yīng)當(dāng)收取一定的成果轉(zhuǎn)讓費。此外，關(guān)于檔案的開放范圍以及權(quán)限問題，需要設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，對那些可以對外開放的檔案，公眾可以在公共網(wǎng)上對信息進(jìn)行查詢、利用，而只能對內(nèi)部人員開放的檔案，則只可以通過內(nèi)部的局域網(wǎng)進(jìn)行查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)信息檔案必然會進(jìn)一步提高房產(chǎn)檔案的教育、宣傳、服務(wù)以及經(jīng)營功能。

2.3 完善檔案信息的歸集、檢索系統(tǒng)

為了能夠準(zhǔn)確全面地收集信息，要將房產(chǎn)的檔案信息系統(tǒng)同房產(chǎn)的交易系統(tǒng)有機結(jié)合起來，把房產(chǎn)交易過程當(dāng)中所產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)的信息自動地歸入房產(chǎn)的檔案信息系統(tǒng)當(dāng)中，形成文本信息；另外，可以利用數(shù)碼相機、掃描儀等先進(jìn)的設(shè)備把相關(guān)資料以圖像信息的方式歸入到房產(chǎn)的信息檔案系統(tǒng)中去；原始的檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)入計算機以后，利用計算機中的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等強大的功能建立起準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)庫。因為房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)存在頻繁易動的特征，房產(chǎn)的檔案更新速度非?？?。所以，對檔案數(shù)據(jù)庫的管理、維護(hù)、更新方面要必須進(jìn)行實時控制，以確保房產(chǎn)的檔案信息和房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)狀況同步變動，這也是房產(chǎn)檔案信息管理工作的核心。房產(chǎn)交易的涉及面很廣，這就要求我們要建立起高效的檢索系統(tǒng)用以檢索房產(chǎn)的檔案信息。由于房屋租賃、房產(chǎn)交易、司法查封等的業(yè)務(wù)特點存在很大的不同，對房產(chǎn)的檔案信息的要求也不盡相同，所以必須建立起一個可以多角度檢索的系統(tǒng)。充分的利用好強大的計算機檢索功能，將房屋的坐落、面積、產(chǎn)權(quán)人的姓名、交易的時間以及產(chǎn)權(quán)情況等等這些產(chǎn)權(quán)管理工作中的每一個要素都設(shè)置為檢索點，編制各種類型的檢索工具，形成手工與計算機檢索相互補的檔案檢索體系，實現(xiàn)萬能檢索，為工作提供便捷的高效的查詢服務(wù)。

2.4 建立房產(chǎn)的檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)

房產(chǎn)的檔案信息不僅僅要能夠滿足產(chǎn)權(quán)人進(jìn)行產(chǎn)權(quán)交易的需要，并且還應(yīng)當(dāng)為職能部門進(jìn)行房產(chǎn)的宏觀調(diào)控提供有利科學(xué)的決策性依據(jù)。這便要求我們必須建立起一整套的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便于管理人員可以從多個角度對房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)以及產(chǎn)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析。通過檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對整個房產(chǎn)市場的現(xiàn)狀以及發(fā)展態(tài)勢做出最為準(zhǔn)確的判斷；以便于有關(guān)職能部門可以及時運用有關(guān)調(diào)控手段，使得房產(chǎn)的需求基本保持平衡、在結(jié)構(gòu)上基本科學(xué)合理，以達(dá)成科學(xué)決策，規(guī)避風(fēng)險這一目的。

2.5 提高信息管理人員的綜合素質(zhì)

檔案的信息化管理的完善，要依靠掌握好現(xiàn)代化技術(shù)以及管理方法的檔案專業(yè)工作人員來實現(xiàn)。檔案管理工作人員不能滿足現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)正視自己組織能力、管理能力等方面的欠缺，及時主動地提升加強自己的檔案學(xué)知識與相關(guān)科學(xué)文化知識，切實做好依法治檔，使檔案信息得以科學(xué)利用和安全保管。要努力學(xué)習(xí)各級檔案的專業(yè)刊物以及業(yè)務(wù)文件，充分了解檔案管理工作的法律法規(guī)，貫徹落實相關(guān)檔案管理工作的新規(guī)定，切實執(zhí)行新規(guī)范，要密切關(guān)注國內(nèi)外檔案管理工作的發(fā)展態(tài)勢，借鑒先進(jìn)的技術(shù)與管理經(jīng)驗，不斷提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理事業(yè)逐漸實現(xiàn)規(guī)范化，法制化，推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。將新的歸檔方法推廣并使用，設(shè)法減輕檔案管理工作的工作量以及勞動的強度，有效提高工作的效率及工作的質(zhì)量，完成檔案管理工作的信息化現(xiàn)代化目標(biāo)，使我們不能回避的責(zé)任與義務(wù)。管理人員要學(xué)習(xí)并掌握新的技術(shù)，充分利用計算機的檔案管理軟件，對檔案的收集、儲存、查找、借閱以及統(tǒng)計等都實現(xiàn)計算機信息化的管理，為相關(guān)部門提供方及時、快捷、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。

3 結(jié)語

檔案管理的信息化是先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段及管理方法與傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理方式的有機結(jié)合，是新形勢下房產(chǎn)事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理的技術(shù)手段對房產(chǎn)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，將極大提高檔案資源的開發(fā)利用。

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G270.7

A

1004-7344（2016）04-0032-02

2016-1-2

羅曉燕（1986-），女，本科，主要從事水電工程檔案管理等相關(guān)工作。