何磊

試論信息化管理在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用

何磊

（廣西醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院 廣西南寧市 530000）

隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代信息化技術(shù)在越來越多的領(lǐng)域得到了應(yīng)用，醫(yī)院文書檔案的管理也逐漸走向了電子化，電子檔案的對環(huán)境的要求比較高，而且容易遭到破壞，這對檔案的管理也提出了更高的要求。當(dāng)前的醫(yī)院文書檔案信息化管理中還存在一些問題，導(dǎo)致檔案不能進(jìn)行有效的管理，要推動醫(yī)院文書檔案的信息化管理，應(yīng)該進(jìn)一步加強檔案的管理措施，建設(shè)嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，充分發(fā)揮信息化在檔案管理中的作用，本文介紹了醫(yī)院檔案信息化管理的重要性，分析了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并對加強信息化檔案管理提出了對策。

信息化管理；醫(yī)院文書；檔案管理

檔案的信息化管理是在計算機網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進(jìn)行收集、整理、存儲和利用，以往的檔案管理中工作量大，檔案查找難度也比較大，運用信息化進(jìn)行會計檔案的管理，可以有效提升檔案的管理效率和效果，因此，信息化檔案管理在醫(yī)院發(fā)展管理中有著極為重要的作用。

1 檔案信息化管理的作用

1.1 提高檔案管理水平

信息化管理醫(yī)院文書檔案是建立在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上開展的，可以推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理模式的改革。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以轉(zhuǎn)變檔案的存儲形式，精簡化工作的流程，運用計算機進(jìn)行的方案的分類，減少檔案管理人員的工作量，可以有效的提升檔案的管理效率，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理整體水平的提高。

1.2 充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值

醫(yī)院的文書檔案具有很高的應(yīng)用價值，包含了許多前人的醫(yī)學(xué)經(jīng)驗，對于醫(yī)護(hù)人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提升自身水平有著很大的幫助。傳統(tǒng)的文書檔案管理方式中，醫(yī)護(hù)人員在有需要利用文書檔案時，只能去檔案室調(diào)用，在大量的檔案中找尋需要的資料，既浪費時間，使用時也有很多不便。采用信息化的模式進(jìn)行檔案的管理，檔案可以存儲在計算機云端中，然后通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分享，極大地方便了醫(yī)護(hù)人員的使用。除此之外其他醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員也可以通過網(wǎng)絡(luò)共享這些檔案資料，從而提高醫(yī)院檔案文書的利用價值。

1.3 促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的發(fā)展

當(dāng)前醫(yī)院的各項管理都已經(jīng)走向了信息化，在業(yè)務(wù)開展的過程中許多檔案的都已經(jīng)采用電子檔案的方式進(jìn)行儲存，因此文書檔案的管理也要適應(yīng)醫(yī)院各方面的發(fā)展，逐步實現(xiàn)信息化的管理。信息化的管理對醫(yī)院的檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求，檔案管理人員不僅要具備檔案管理的知識，也要對醫(yī)學(xué)知識有一定的了解，同時還要具備計算機以及信息技術(shù)方面的知識。因此檔案管理的信息化可以促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案信息化管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理不具有規(guī)范化

當(dāng)前的醫(yī)院文書檔案信息化管理還沒有一定的規(guī)范，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，系統(tǒng)的管理條例和管理規(guī)范，在管理的過程中缺乏約束。一方面，醫(yī)院各個部門在進(jìn)行檔案管理信息化的過程中，采用的軟件版本不一致，因此內(nèi)容、數(shù)據(jù)的格式不統(tǒng)一，這樣不僅不利于資料的歸檔，同時也不方便信息資料的共享，在搜索和閱讀時都有很大的困難。第二是檔案的分類沒有一定的規(guī)范，分類方式很復(fù)雜，沒有按照醫(yī)院的門類、資料類型等進(jìn)行嚴(yán)格的分類標(biāo)準(zhǔn)的制定，各部門之間進(jìn)行檔案資料的流通時，就會面臨很大的困難。

2.2 網(wǎng)絡(luò)平臺缺乏維護(hù)

信息化管理醫(yī)院文書檔案是在計算機網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上開展的，因此醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的過程中還要定期對醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)信息平臺進(jìn)行維護(hù)。但是大部分醫(yī)院并沒有自身的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門，一般是通過對檔案管理人員進(jìn)行簡單的培訓(xùn)然后兼職管理網(wǎng)絡(luò)平臺的維護(hù)，或是聘請外界的專業(yè)機構(gòu)定期對網(wǎng)絡(luò)信息平臺進(jìn)行維護(hù)。但是這樣的維護(hù)方式一方面效果不好，在網(wǎng)絡(luò)信息平臺出現(xiàn)問題的時候不能得到及時的維護(hù)，另一方面由外部的機構(gòu)進(jìn)行維護(hù)，很容易造成醫(yī)院信息資料的泄露，給醫(yī)院帶來損失。

2.3 紙質(zhì)和電子檔案雙軌制管理有待加強

檔案信息化管理之后醫(yī)院的文書、檔案等都逐漸轉(zhuǎn)化為電子版本的，電子文檔主要是存儲在光盤、磁盤等磁介質(zhì)中的，磁介質(zhì)不僅對保存環(huán)境要求比較高，同時也不利于長久的保存。因此一些需要進(jìn)行長久保存的資料和文檔在進(jìn)行備份的基礎(chǔ)上還應(yīng)該留有紙質(zhì)文檔過來留存，進(jìn)行紙質(zhì)和電子檔案的綜合管理。當(dāng)前的醫(yī)院在信息化管理檔案的過程中還沒有建立其完善的管理制度，電子檔案和紙質(zhì)檔案共同管理的具體措施還有待加強，要建立兩者之間的互補，完善檔案的管理。

2.4 工作人員素質(zhì)有待加強

當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理人員在工作能力和專業(yè)水平方面都達(dá)不到信息管理的要求，一些醫(yī)院的檔案管理在推進(jìn)信息化之后并沒有進(jìn)行更換，傳統(tǒng)模式下的檔案管理人員對于現(xiàn)代信息技術(shù)并不了解，對計算機的操作不熟練，極大的影響了信息化檔案管理的效果。同時醫(yī)院檔案管理人員的管理理念也沒有改變，其管理理念并不適用現(xiàn)代信息化的管理，因此醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)還有待提高。

3 加強醫(yī)院檔案信息化管理的對策

3.1 建立統(tǒng)一的綜合管理平臺

在信息化檔案管理的過程中，統(tǒng)一的綜合管理平臺不僅可以提升信息化檔案管理的水平，減少檔案管理的工作量，同時也能方便醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員對檔案文書的調(diào)用，因此醫(yī)院加強信息化檔案管理的第一步就是要建立統(tǒng)一的信息檔案管理綜合平臺。醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合自身的情況，建立適合醫(yī)院使用的信息化綜合平臺，在平臺中將醫(yī)院信息根據(jù)部門區(qū)分，部門人員在將信息歸檔之后將資料傳上對應(yīng)的板塊，這樣就可以很輕松的將檔案資料進(jìn)行分類。建立統(tǒng)一的信息化平臺，將資料的格式進(jìn)行了規(guī)范化，存儲和查找使用都變得更加方便，部門之間的信息可以通過平臺進(jìn)行互相之間的流通，極大地提高了信息化檔案的管理水平。

3.2 強化安全保障措施

檔案的信息化管理是建立在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上的，然而網(wǎng)絡(luò)自身就存在一定的安全隱患，網(wǎng)絡(luò)病毒的感染、網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊等都會對檔案資料的安全帶來威脅。同時計算機系統(tǒng)的崩潰等問題也可能會造成網(wǎng)絡(luò)資料的丟失，造成永久性的損失。因此在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理的過程中要加強安全措施，醫(yī)院要成立自己的IT管理部門，對網(wǎng)絡(luò)平臺定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞。同時也要進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，醫(yī)院的工作人員在進(jìn)入信息平臺應(yīng)該登錄自己的權(quán)限，平臺中的資料也不能對所有人公開，在調(diào)用檔案資料時應(yīng)該通過驗證，這樣就能最大限度的保障資料的安全，防止重要信息的泄露。

3.3 加強檔案管理設(shè)備的建設(shè)

信息化檔案管理設(shè)備是信息化檔案管理的基礎(chǔ)，醫(yī)院要加強對相關(guān)設(shè)備的投資建設(shè)，在檔案的信息化管理中，需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描制作電子檔案，也需要將業(yè)務(wù)部門制作的電子檔案進(jìn)行打印、裝訂，作為紙質(zhì)檔案來進(jìn)行保存。這就需要一些對應(yīng)的設(shè)備，醫(yī)院要加強設(shè)備的建設(shè)，設(shè)備一旦出現(xiàn)故障就可能耽誤檔案的歸檔等工作，不僅醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員無法進(jìn)行使用，也可能在過程中打破檔案管理的流程，造成檔案歸類錯誤等問題。對檔案管理中使用的設(shè)備要定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，對老化的設(shè)備及時進(jìn)行更換，避免設(shè)備給檔案管理帶來的不便。

3.4 完善電子和紙質(zhì)檔案的雙套制管理機制

在進(jìn)行檔案的信息化管理的同時也不能忽視紙質(zhì)檔案的管理，對于重要的檔案在上傳信息管理平臺之后還應(yīng)該由專門的人員將其打印出來，同時也要對電子檔案進(jìn)行及時的備份。采取電子檔案和紙質(zhì)檔案的雙重管理方式完善檔案的管理，對檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類和保存，避免檔案出現(xiàn)損毀，要注意電子檔案和紙質(zhì)檔案保存的不同環(huán)境要求，盡量將原有的紙質(zhì)檔案也進(jìn)行電子檔案的備份，一方面可以減小檔案損壞帶來的損失，另一方面也可以方面醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料的搜索、閱讀。

3.5 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在推行檔案信息化管理之后，要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，一方面要轉(zhuǎn)變管理人員的觀念，讓其適應(yīng)檔案的信息化管理，另一方面也要加強檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，特別是一些醫(yī)院的老員工，對計算機技術(shù)的了解比較少，適應(yīng)性也相對更差，因此更要加強專業(yè)化培訓(xùn)，熟練掌握信息化綜合平臺的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理的高效化、信息化。

4 結(jié)束語

檔案文書的信息化管理有助于提升檔案的管理效率，現(xiàn)階段，醫(yī)院各項業(yè)務(wù)的開展已經(jīng)逐漸走向信息化，檔案也需要采用信息化管理才能與醫(yī)院的各項業(yè)務(wù)進(jìn)行良好的接洽。同時也方便醫(yī)護(hù)人員對檔案文書的使用，便于檔案的查找，促進(jìn)檔案的分享，在進(jìn)行信息化檔案管理的過程中，應(yīng)該建立統(tǒng)一的信息管理平臺，并加強平臺的維護(hù)工作，保障文書檔案的安全，同時提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，推動醫(yī)院檔案管理整體水平的提升。

[1]曹建波.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].蘭臺世界，2014（S6）：1+4.

[2]騫麗萍.文書檔案管理辦公自動化[J].經(jīng)營管理者，2010（19）.

[3]趙思媛.淺談文書檔案計算機管理的利弊[J].沿海企業(yè)與科技，2010（12）.

R197.3

A

1004-7344（2016）27-0001-02

2016-8-28

何磊（1980-），男，工程師，本科，主要從事醫(yī)院信息管理方面工作。