石映梅

（甘肅煤炭地質(zhì)勘查院 甘肅省蘭州市 730000）

分析辦公室秘書工作中的溝通技巧

石映梅

（甘肅煤炭地質(zhì)勘查院 甘肅省蘭州市 730000）

辦公室秘書工作對領(lǐng)導(dǎo)工作甚至是整個(gè)部門的工作具有重要的促進(jìn)作用，特別是對于地勘單位來說，在一定程度上影響著煤炭地勘單位工作的質(zhì)量和效率。這就要求辦公室秘書不僅要有豐富的知識和專業(yè)能力，還要掌握工作中的溝通技巧。因此，本文主要以煤炭地勘單位的辦公室秘書工作為例，探究辦公室秘書工作中的溝通技巧。

辦公室；秘書工作；溝通技巧；地勘單位

在一個(gè)企業(yè)或是單位中，管理低效的一個(gè)普遍原因就是溝通不良。在煤炭地勘單位中，溝通就是交換意識和理念或者是信息的互相理解。在結(jié)果的角度上，溝通主要有有效溝通與無效溝通組成。就辦公室秘書工作而言，溝通不僅是一種專業(yè)技能，還代表著一種生存方式。作為煤炭地勘單位的辦公室秘書工作，不僅要有豐富的專業(yè)知識和成熟的專業(yè)技能，還要掌握溝通技巧并靈活的運(yùn)用在實(shí)際的工作中，從而提高工作的質(zhì)量和效率。

1 樹立正確的溝通態(tài)度

溝通不僅僅是簡單的交談，更是一門藝術(shù)。從而秘書工作的角度上看，溝通主要可以調(diào)節(jié)上下級，從而保持良好的人際關(guān)系，提高工作中員工間的默契度和配合度，為提高工作質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。秘書在溝通過程中有以下幾個(gè)準(zhǔn)則：①保持謙虛的態(tài)度。辦公室秘書在溝通前要明確自身的角色，保持謙虛的態(tài)度和良好的溝通心態(tài)，以方便提高后面進(jìn)行溝通時(shí)的有效性。②保持委婉的語氣。秘書主要的工作內(nèi)容是告知上級和吩咐下級，無論是和煤炭地勘單位的同事或是領(lǐng)導(dǎo)，講話語氣都要委婉。③保證溝通的準(zhǔn)時(shí)和精確。在信息化時(shí)代背景下，掌握精準(zhǔn)的信息對煤炭地勘單位的市場競爭力具有很重要的意義，甚至可以直接影響著煤炭地勘單位的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。因此，秘書與領(lǐng)導(dǎo)或是同事的溝通一定要做到及時(shí)和準(zhǔn)時(shí)，秘書只有及時(shí)和準(zhǔn)時(shí)的傳到領(lǐng)導(dǎo)的決策，才會(huì)使得整個(gè)部分操作整個(gè)單位的戰(zhàn)略目標(biāo)發(fā)展。同時(shí)也要將下級的想法或者是意見及時(shí)和準(zhǔn)時(shí)的反應(yīng)給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供必要的信息。另外，在秘書進(jìn)行傳達(dá)信息是要明確傳達(dá)目標(biāo)和傳達(dá)對象，從而使得傳達(dá)信息的準(zhǔn)時(shí)性和準(zhǔn)確性，形成有效的溝通。④學(xué)會(huì)傾聽。為了提高溝通的有效性和溝通的目的，秘書在進(jìn)行溝通時(shí)要集中注意力，學(xué)會(huì)傾聽，從而提高與溝通者的親密度，為有效的溝通打下良好的基礎(chǔ)。在溝通的過程中，在對方講到溝通內(nèi)容的重點(diǎn)或是要結(jié)束時(shí)，秘書適當(dāng)?shù)慕o予相應(yīng)的反應(yīng)，例如稱贊或是點(diǎn)頭表示認(rèn)可等等回應(yīng)方式，給對方一種滿足感和安全感。同時(shí)，在雙方意見不一致時(shí)，秘書要先肯定對方的觀點(diǎn)，之后在表達(dá)自己的理解，使得對方更加容易接受秘書的意圖，從而提高溝通的有效性。另外，在溝通的過程中，秘書不要打斷對方的話，特別是和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通時(shí)，堅(jiān)決不能在領(lǐng)導(dǎo)說話是插嘴，要等到領(lǐng)導(dǎo)結(jié)束后委婉提出問題，這也溝通中的互相尊重和愛戴。

2 與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)的技巧

2.1 明確自身角色定位

在與領(lǐng)導(dǎo)溝通的過程中，秘書要明確自身的角色定位。辦公室的秘書工作具有很強(qiáng)的復(fù)雜性和繁瑣性，并對任職者有很高的要求。不僅要求秘書要有豐富的專業(yè)知識和成熟的專業(yè)技能，還要掌握溝通技巧并在實(shí)際的秘書工作中合理運(yùn)用。因此，無論在何時(shí)何地，作為一名現(xiàn)代化合格的辦公室秘書明確自身的工作職責(zé)，細(xì)致的做好秘書的工作內(nèi)容。值得注意的是，面對超出職權(quán)的工作不要自作主張，要及時(shí)上報(bào)給上級。同時(shí)，秘書要做好上級和下級的協(xié)調(diào)劑，從而提高整個(gè)部門的默契程度和團(tuán)結(jié)程度。

2.2 做好溝通前的準(zhǔn)備

在與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通的過程中，秘書要在溝通前做好充分的準(zhǔn)備，從而為了與領(lǐng)導(dǎo)的溝通能夠順利的開展。在日常的實(shí)際工作中，特別是煤炭地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)需要處理的工作比較多且復(fù)雜，為了與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效的溝通，秘書要明確溝通的目的和溝通的方式以及溝通的內(nèi)容，對，并了解和掌握領(lǐng)導(dǎo)的工作行程，在領(lǐng)導(dǎo)行程比較滿或者是情緒比較低落時(shí)，不要選擇此時(shí)進(jìn)行溝通，會(huì)使得溝通工作毫無意義，不僅無法達(dá)到溝通的目的，還有可能會(huì)使得領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生厭煩的情緒。同時(shí)，秘書在與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通時(shí)，對于領(lǐng)導(dǎo)的情緒也要進(jìn)行簡單的分析，以便于制定出有效的溝通策略。這樣的方式不僅可以節(jié)省大量的時(shí)間，還可以提高與領(lǐng)導(dǎo)溝通的效果，從而達(dá)到溝通的目的。

2.3 不同的領(lǐng)導(dǎo)不同的溝通技巧

在與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通的過程中，秘書要善于觀察，并通過觀察進(jìn)行自我總結(jié)。在煤炭地勘單位中，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)一般主要分為性格爽快性和處事冷靜型，在與處事冷靜型的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行共事或者是溝通時(shí)，秘書或者是其他的員工經(jīng)常會(huì)覺得摸不透、猜不到領(lǐng)導(dǎo)的想法，從而使得秘書在進(jìn)行工作的過程中面臨了一些問題。解決這種問題最有效的方式就是善于觀察，并且在實(shí)際的工作中要留意領(lǐng)導(dǎo)的喜好與辦事風(fēng)格。在進(jìn)行秘書工作的過程中要善于接納別人的意見，特別是領(lǐng)導(dǎo)給出的建議。另外，面對領(lǐng)導(dǎo)安排的工作要處理妥當(dāng)，要求精確性和及時(shí)性，甚至對于細(xì)微的小事也要做到細(xì)致。在與性格爽快型的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行共事或者是溝通的過程中，由于這類領(lǐng)導(dǎo)對人才的渴求比較高，因此，秘書可以在溝通中大膽的提出自己的想法或是建議，從而充分發(fā)揮出自身的才能。

3 同事的溝通技巧

在與同時(shí)進(jìn)行溝通的過程中，要做到以下三點(diǎn)。①學(xué)會(huì)誠信與寬容。誠信是溝通的基礎(chǔ)和前提，秘書在與同事進(jìn)行溝通的過程中要將誠信作為溝通的核心，從而做到言出必行提高溝通的有效性。除了誠信之外面，秘書要學(xué)會(huì)寬容，面對同事的不足之處不能挖坑與諷刺，始終要保持謙和的態(tài)度，促進(jìn)整個(gè)集體的團(tuán)結(jié)性和默契性。②秘書要懂得關(guān)心他人，構(gòu)建良好的團(tuán)隊(duì)氛圍。在實(shí)際的溝通中，秘書要將情感因素運(yùn)用到與同事的溝通中，積極和同時(shí)處好關(guān)系，在同事面臨到巨大困難時(shí)或者是需要幫助的時(shí)候，要根據(jù)自己的世實(shí)際情況，挺身而出，給予同事幫助，使得同事可以感受到溫暖，從而形成良好的人際關(guān)系，提高與同事溝通的效率和質(zhì)量。③懂得尊重。尊重是我們在社會(huì)生活中進(jìn)行溝通的基本原則，建立在互相尊重下的溝通更加具有效果和質(zhì)量。從人的心理本質(zhì)上看，每一個(gè)人都希望在某一方面得到大家的認(rèn)可和尊重，并且對別人尊重的過程也是一個(gè)尊重自己的過程。

4 結(jié)束語

本文通過對辦公室秘書工作中溝通技巧的分析，讓我們知道了辦公室秘書工作對領(lǐng)導(dǎo)工作甚至是整個(gè)部門的工作具有重要的促進(jìn)作用，特別是對于地勘單位來說，在一定程度上影響著煤炭地勘單位工作的質(zhì)量和效率。因此，作為煤炭地勘單位的辦公室秘書，不僅要有豐富的專業(yè)知識和成熟的專業(yè)技能，還要掌握溝通技巧并靈活的運(yùn)用在實(shí)際的工作中，從而提高工作的質(zhì)量和效率。

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C931.46

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1004-7344（2016）20-0015-01

2016-7-3

石映梅（1983-），女，漢族，陜西寶雞人，經(jīng)濟(jì)師，本科，主要從事辦公室文秘、檔案工作。