翁國輝

（中鐵二局第三工程有限公司 四川成都 610000）

論檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與對策

翁國輝

（中鐵二局第三工程有限公司 四川成都 610000）

現(xiàn)代社會是一個信息化的社會，隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，檔案管理信息化建設(shè)也取得了較大的發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理逐漸實現(xiàn)科技化、智能化與規(guī)范化，但是在檔案管理信息化建設(shè)的過程中同樣存在著不少的問題，對此，本文首先對檔案管理信息化建設(shè)存在的問題進(jìn)行了分析，并對其對策進(jìn)行了探討，僅供參考。

檔案管理；信息化建設(shè)；問題及對策

1 引言

檔案管理信息化建設(shè)，不僅需要對檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定并完善，使檔案管理工作的健康有序進(jìn)行得以保證，而且還需要對檔案管理應(yīng)用軟件進(jìn)行研發(fā)并推廣，使電子檔案的完整有效以及其規(guī)范齊全得以切實地保證。其最終的目的就是使檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)的管理與合理的分配，確保檔案資源系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化。檔案管理信息化建設(shè)具體包括基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息資源、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與人才隊伍等建設(shè)內(nèi)容。從本質(zhì)上來看，檔案管理信息化是管理模式與工作方法的革新與改進(jìn)，以現(xiàn)代數(shù)字信息化方式存儲與轉(zhuǎn)送，為社會提供便利服務(wù)。

2 檔案管理信息化的內(nèi)容以必要性

2.1 企業(yè)檔案管理信息化的內(nèi)容

所謂檔案管理信息化是指充分利用信息技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行管理，為檔案信息資源管理提供信息化的管理和服務(wù)。企業(yè)檔案信息管理的內(nèi)容包括多方面，例如使檔案信息管理朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的方向發(fā)展；使企業(yè)檔案信息接收、存儲及傳遞的一體化得到實現(xiàn)，針對企業(yè)電子檔案進(jìn)行有效管理和標(biāo)識，基于電子信息資源標(biāo)識、查詢等展開標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；利用檔案信息管理來實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息檔案的共享。

2.2 企業(yè)檔案管理信息化的必要性

企業(yè)檔案管理信息化的實現(xiàn)，對于現(xiàn)代企業(yè)來說是一種必然的趨勢。①加強檔案管理信息化可以使企業(yè)檔案管理工作的效率得到有效提升，同時還能減輕檔案管理人員的勞動強度，在檔案管理工作中避免出現(xiàn)文檔存積的問題。②加強檔案管理信息化可以有效補漏文檔，在工作中檔案管理人員只需要對相關(guān)檔案進(jìn)行歸檔，直接利用計算機檢索相關(guān)信息，就可以找到檔案管理中存在的問題，以便及時查漏補缺。③加強檔案管理信息化建設(shè)，可以有效緩解檔案中供需的矛盾問題，促進(jìn)檔案信息質(zhì)量的提升。④現(xiàn)在大量的高科技文件已經(jīng)被開發(fā)和利用，檔案載體也朝著多元化的方向發(fā)展，所以，檔案管理方式也面臨著較高的要求，這種情況下傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展需求，加強企業(yè)檔案管理信息化工作很有必要。

3 檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

3.1 對檔案管理信息化的了解不深入

①檔案管理信息化是一種新的檔案管理方式，其管理理念和管理方式都與傳統(tǒng)檔案管理存在一定差別，要想從傳統(tǒng)檔案管理成功過渡到現(xiàn)代化的信息管理，如果檔案管理人員不能正確認(rèn)識這一轉(zhuǎn)變，那么檔案管理信息化建設(shè)必然會出現(xiàn)阻礙。②檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的資金，目前企業(yè)中相關(guān)人員認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)的必要性不大，這種觀念嚴(yán)重影響了檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

人的管理與操作在檔案信息化建設(shè)中有著至關(guān)重要的作用，現(xiàn)階段，從事檔案管理的工作人員中的大部分只能對一些文件進(jìn)行歸檔以及其他的一些基礎(chǔ)性工作。隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作的內(nèi)容與形式均發(fā)生了較大的變化，傳統(tǒng)的工作及管理模式已經(jīng)越來越不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的要求，而且僅僅依靠一點粗淺的檔案管理知識也難以勝任現(xiàn)代的檔案信息工作。①檔案信息化建設(shè)需要與目前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)等相結(jié)合，對工作人員的要求非常高，不僅要具備檔案管理方面的素質(zhì)，還要具有相應(yīng)的管理和技術(shù)能力，但是目前這種人才非常少。②現(xiàn)階段檔案信息化管理的工作人員在技術(shù)能力、管理經(jīng)驗方面都都有所欠缺，加上人員的穩(wěn)定性也不足，多數(shù)情況下人員剛剛熟悉工作內(nèi)容，就將其調(diào)離崗位，因此，管理人員并不能充分滿足檔案管理的需求。③多數(shù)檔案管理人員對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識程度不足，不能按照相關(guān)要求展開嚴(yán)格的管理，這種情況下檔案管理信息化建設(shè)的展開受到了一定的阻礙。

3.3 檔案管理信息化技術(shù)缺失

在檔案管理信息化建設(shè)工作中，技術(shù)確實也是一個非常重要的問題。在檔案信息化管理工作中需要用到很多專業(yè)技術(shù)，然而目前多數(shù)檔案人員還未明確相關(guān)設(shè)備的使用方法，很多情況下設(shè)備的功能并不能得到充分發(fā)揮。同時，目前在技術(shù)指導(dǎo)及管理上也存在嚴(yán)重問題，因此很多技術(shù)在應(yīng)用過程中并不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。技術(shù)指導(dǎo)的缺乏對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程產(chǎn)生了嚴(yán)重阻礙。

3.4 缺少資金方面的支持

在檔案管理信息化建設(shè)過程中需要投入大量的資金，然而目前資金投入不足嚴(yán)重影響了檔案管理的信息化建設(shè)，目前很多部門缺乏檔案建設(shè)資金的來源，利用其他方面經(jīng)費來支持起到的作用非常小。雖然一些單位有經(jīng)費，但是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能使檔案管理信息化建設(shè)的要求得到滿足，在設(shè)備采購工作中不能將設(shè)備配備齊全，檔案管理信息化建設(shè)工作受到了嚴(yán)重影響。

3.5 管理體系不完善

管理體系不完善是檔案管理信息化建設(shè)過程中非常重要的一個問題。①檔案管理信息化建設(shè)中沒有建立完善的質(zhì)量控制體系，檔案管理信息化建設(shè)的效果不能得到充分發(fā)揮。②檔案管理信息化建設(shè)開發(fā)利用體系不完善，檔案管理工作不到位，不能對信息進(jìn)行有效檢索。

4 對策

4.1 加強對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，引導(dǎo)人們認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性非常重要。①應(yīng)在企業(yè)中組織相關(guān)人員參加有關(guān)檔案管理信息化的培訓(xùn)，進(jìn)一步明確檔案管理信息化建設(shè)的重要性，促進(jìn)檔案管理人員管理思想與管理模式的轉(zhuǎn)變。②企業(yè)發(fā)展過程中，領(lǐng)導(dǎo)的意志起到了決定性的作用，因此應(yīng)該不斷強化相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的責(zé)任意識，由領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)檔案管理人員展開信息化建設(shè)。

小學(xué)生加法和減法口算速度的發(fā)展趨勢上較為一致，都是隨著年級的增長，口算速度得到提高，并在高年級逐漸趨于穩(wěn)定．其中，口算廣度為2的加法和減法的口算速度在二~三年級增長幅度最快，口算廣度為3的加法和減法的口算速度在四~五年級增幅最大．因此，二年級和四年級是小學(xué)生口算速度發(fā)展的關(guān)鍵期．

4.2 提高檔案管理人員的管理水平與業(yè)務(wù)素質(zhì)

信息化時代帶動檔案管理工作內(nèi)容也發(fā)生了改變，工作領(lǐng)域與服務(wù)范圍擴大，服務(wù)水平與檔案管理手段提高，這些都給檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，各單位檔案管理部門中專業(yè)人才普遍缺乏，檔案管理人員隊伍結(jié)構(gòu)不合理。基于此，一方面，各單位應(yīng)改變檔案工作者現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，建立由檔案學(xué)專業(yè)、相關(guān)學(xué)科專業(yè)、外圍基礎(chǔ)學(xué)科專業(yè)知識和科學(xué)文化知識組成的合理的知識結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型檔案管理隊伍，以便在信息化建設(shè)中提供最大的人才保障，同時，還要引進(jìn)各方面的人才，充實檔案管理隊伍，建立多樣化的專業(yè)人才，以便應(yīng)對檔案管理現(xiàn)代化與信息化需求；另一方面，各單位應(yīng)通過檔案信息化管理的繼續(xù)教育與“外包”，調(diào)整檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)，對他們進(jìn)行繼續(xù)教育，提高他們的操作水平與服務(wù)能力，將自身不擅長的、專業(yè)化要求很高的相關(guān)業(yè)務(wù)外包給專業(yè)公司完成，利用社會資源彌補檔案人員能力的不足，這也有利于專業(yè)技術(shù)人才缺乏的檔案館獲取最好的、最新的技術(shù)，節(jié)約人力資源，提高工作效率。

4.3 增設(shè)存儲設(shè)備，加大對檔案信息資源的硬件建設(shè)

在具備了豐富的信息資源之后，還需要有統(tǒng)一、專業(yè)的管理設(shè)備，以實現(xiàn)檔案部門電腦網(wǎng)絡(luò)全覆蓋。同時，信息資源的存儲要舍棄傳統(tǒng)的儲存模式，采取大容量的存儲載體。隨著各單位檔案信息的迅速增加，檔案部門面臨著繁重的工作內(nèi)容，這在客觀上要求其具備高容量、便捷化的存儲設(shè)備，可以通過計算機的磁盤存儲系統(tǒng)、光盤存儲系統(tǒng)、云盤存儲系統(tǒng)等，解決檔案信息存儲難的問題。如此，通過使用高速度、大容量的存儲設(shè)備，一方面減少了工作人員的工作量，另一方面也提高了存儲效率。這種規(guī)范化、科學(xué)化的處理手段能確保信息管理的穩(wěn)定性與安全性，實現(xiàn)檔案管理的信息傳輸、交換與資源共享。

4.4 制定并完善科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與管理制度

實現(xiàn)用戶高速便捷獲取檔案信息需求是檔案信息化建設(shè)的重要目的，為實現(xiàn)這一目的，很重要的一項工作就是要完成檔案數(shù)據(jù)庫的信息存儲與資源使用標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，兼顧國際要求，避免檔案信息資源的重復(fù)研發(fā)、重復(fù)利用等問題，為信息資源共享提供基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)除要有科學(xué)合理的管理制度外，還應(yīng)實現(xiàn)信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)與檔案信息化建設(shè)的健康有序、協(xié)調(diào)穩(wěn)步發(fā)展。信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范能提高檔案管理與服務(wù)水平，加強檔案管理工作與其他社會工作的交流融合，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的雙重目的。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的信息化建設(shè)應(yīng)著重從檔案管理信息化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)化與信息資源標(biāo)準(zhǔn)化入手，制定符合實際的檔案管理信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

5 結(jié)語

檔案信息化管理建設(shè)需要以上各種軟硬件條件，它不僅僅是檔案管理部門的單獨網(wǎng)絡(luò)與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更要求大環(huán)境下配套完善的高速數(shù)字化信息與智能化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的牢固支撐，只有這樣，才有可能形成科學(xué)完備的信息化檔案管理體系。

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G270.7

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1004-7344（2016）13-0026-02

2016-4-20

翁國輝（1969-），女，館員，本科，主要從事檔案管理工作。