孫莉

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，現(xiàn)代企業(yè)只有不斷對(duì)企業(yè)管理制度加以完善，才能有效的適應(yīng)當(dāng)下經(jīng)濟(jì)體制改革。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，企業(yè)檔案管理是極為重要，對(duì)企業(yè)的發(fā)展而言有起到了重要的促進(jìn)作用，屬于企業(yè)獲取信息的核心儲(chǔ)備。本文簡(jiǎn)要的分析了企業(yè)檔案管理的原則，并在此基礎(chǔ)上探討了當(dāng)下企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，希望能夠?yàn)槲覈?guó)企業(yè)檔案管理提供到一定的幫助。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)制度；企業(yè)檔案管理；問(wèn)題和對(duì)策

0.引言

企業(yè)檔案管理體制主要表述的是企業(yè)檔案管理的組織制度和形式。現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案管理體制，是通過(guò)檔案行政管理部門(mén)和現(xiàn)代企業(yè)主管部門(mén)的管理，將分級(jí)和屬地管理有效融合的一種管理體制。但是，隨著不斷發(fā)展的現(xiàn)代企業(yè)制度，當(dāng)下企業(yè)檔案管理體制依舊還存在很多問(wèn)題，介于此，只有將相應(yīng)問(wèn)題的解決對(duì)策及時(shí)的探索出來(lái)，才能讓現(xiàn)代企業(yè)制度變得更加完善，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的全面發(fā)展。

1.企業(yè)檔案管理的原則

（1）真實(shí)性原則

企業(yè)檔案管理能夠?qū)⒂行У男畔⑻峁┙o企業(yè)，促使企業(yè)所作出的決策具有一定的正確性和權(quán)威性，這樣就必須保證企業(yè)檔案管理信息的真實(shí)性。在現(xiàn)代企業(yè)實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，如果能夠讓信息管理的真實(shí)性獲得保障，不僅能給讓企業(yè)錯(cuò)誤決策出現(xiàn)的概率得到有效減少甚至避免，同時(shí)還能夠讓因?yàn)樘摷傩孕畔⒅率沟钠髽I(yè)社會(huì)形象受損現(xiàn)象得到有效避免。

（2）系統(tǒng)性原則

企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)性原則主要作用是能夠分門(mén)別類的管理好各個(gè)文件、信息、資料以及檔案等。實(shí)施系統(tǒng)化的企業(yè)檔案管理，形成分門(mén)別類的管理模式，不但能夠讓現(xiàn)代企業(yè)管理制度的清晰性、系統(tǒng)性以及規(guī)范性得到有效體現(xiàn)，同時(shí)還能夠讓企業(yè)在提取檔案的時(shí)候，對(duì)所需的信息和文件獲取速度得到有效加快，讓查找和利用信息的效率得到提高，進(jìn)而讓整體工作效率得到有效提升。

（3）全面性原則

現(xiàn)代企業(yè)在實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，大多數(shù)企業(yè)都會(huì)遇到一個(gè)問(wèn)題，即檔案管理范圍確定問(wèn)題想要讓企業(yè)檔案管理工作得以有效進(jìn)行，不但要對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理，同時(shí)還應(yīng)該嚴(yán)格管理好和企業(yè)相關(guān)的一系列資料信息。只有現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作能夠全面性的存儲(chǔ)妥善資料信息，才能將有效的需求信息及時(shí)的提供給相關(guān)的各個(gè)部門(mén)單位，從而讓企業(yè)的相關(guān)部門(mén)工作狀況得到有效推動(dòng)。

2.現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

（1）沒(méi)有重視起企業(yè)檔案管理工作

就目前而言，我國(guó)很多的現(xiàn)代企業(yè)都沒(méi)有重視起自身企業(yè)的檔案管理工作，只是片面的將其當(dāng)成與合同文件管理相似的管理工作，使得企業(yè)檔案管理只是工作人員的附屬工作。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒(méi)有有效的管理和重視起其余相關(guān)資料信息。此外，由于很多企業(yè)的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶信息和業(yè)務(wù)資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現(xiàn)人員流動(dòng)現(xiàn)象的時(shí)候，就會(huì)極易流失一些重要資料信息，從而讓企業(yè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)遭受到嚴(yán)重?fù)p失。

（2）企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高

當(dāng)下我國(guó)雖然已經(jīng)有一部分的企業(yè)開(kāi)始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒(méi)能讓企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值，而造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高。這在檔案不合理的分類結(jié)構(gòu)和檔案管理素質(zhì)存在嚴(yán)重缺失上有著顯著體現(xiàn)。一方面，檔案如果發(fā)生不合理的分類結(jié)構(gòu)，就會(huì)直接造成無(wú)法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時(shí)間被嚴(yán)重浪費(fèi)，從而讓檔案管理的在現(xiàn)代企業(yè)中的真正價(jià)值很難得以體現(xiàn)。另一方面，很多企業(yè)檔案管理人員都缺乏相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)，因此也就致使相關(guān)管理人員沒(méi)能正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態(tài)度存在嚴(yán)重問(wèn)題，對(duì)檔案管理動(dòng)作造成了直接影響。

（3）企業(yè)檔案管理缺少安全保障

由于當(dāng)下很到現(xiàn)代企業(yè)都沒(méi)有有效的重視起企業(yè)檔案管理工作，這也就造成企業(yè)檔案管理中各個(gè)數(shù)據(jù)信息的安全性無(wú)法得到有效保障。一方面，由于相關(guān)額檔案管理人員沒(méi)能重視起企業(yè)檔案管理工作的重要性，致使在存儲(chǔ)檔案的過(guò)程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現(xiàn)象的發(fā)生。而另一方面，企業(yè)沒(méi)有重視檔案管理工作，對(duì)檔案的保密性工作就更加存在嚴(yán)重忽視，此外又因?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理工作人員素質(zhì)較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現(xiàn)象的發(fā)生，從而也就造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)遭受到嚴(yán)重?fù)p失。此外，很多企業(yè)由于缺乏相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，這就造成計(jì)算自檔案管理中，存在非常嚴(yán)重的安全隱患問(wèn)題。

（4）企業(yè)檔案管理缺乏相應(yīng)的信息化辦公手段

雖然當(dāng)下很多企業(yè)管理制度都開(kāi)始對(duì)傳統(tǒng)的紙張辦公方法進(jìn)行了轉(zhuǎn)變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運(yùn)用，但是企業(yè)在檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業(yè)檔案都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化，對(duì)企業(yè)中各個(gè)部門(mén)的運(yùn)用和查詢?cè)斐闪朔浅４蟮睦_，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也在很大程度上促使企業(yè)的工作效率被降低了很多。

3.現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的相應(yīng)對(duì)策

（1）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理的重視程度

如果想要讓企業(yè)檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，就需要對(duì)企業(yè)檔案管理機(jī)制進(jìn)行及時(shí)建立和完善。不過(guò)在對(duì)企業(yè)檔案管理機(jī)制建立和完善之前，最為重要的還是應(yīng)該讓企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度得到提升。只有這樣才能夠讓企業(yè)從上至下逐漸形成一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理認(rèn)識(shí)，從而促使企業(yè)檔案管理工作能夠更加的完善。

（2）對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性進(jìn)行提升

首先，企業(yè)應(yīng)該重視起對(duì)相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期的舉行相關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)工作，針對(duì)不同程度的人員要有針對(duì)性的實(shí)施培訓(xùn)，對(duì)在職的老員工，應(yīng)該以轉(zhuǎn)化其傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)為主，來(lái)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，如：教導(dǎo)這些管理人員如何使用電腦來(lái)進(jìn)行信息化管理等。其次，針對(duì)一些較年輕的或剛剛?cè)肼毜臋n案管理人員，則應(yīng)該以檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)為主，重點(diǎn)傳授他們專業(yè)性的知識(shí)，可以實(shí)施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實(shí)施一對(duì)一的培訓(xùn)，促使他們能夠在最短的時(shí)間內(nèi)掌握相應(yīng)的管理知識(shí)。只有這樣才能讓企業(yè)中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業(yè)水平，始終迎合當(dāng)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化需求，為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)有效推動(dòng)作用。

（3）增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的安全性

企業(yè)檔案管理對(duì)現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)有著非常重要的作用，而只有保證了企業(yè)檔案管理的安全性，才能讓其價(jià)值得到真正體現(xiàn)。首先將相應(yīng)的保密制度建立起來(lái)，以此來(lái)對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行約束，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密者，要嚴(yán)格查辦，促使企業(yè)檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性。其次，企業(yè)應(yīng)該積極額普及計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，讓每一個(gè)工作人員都能夠認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來(lái)的后果，增強(qiáng)IT部門(mén)對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全工作的安全管理力度。

（4）運(yùn)用集成化信息管理體系

企業(yè)在實(shí)施檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)該讓實(shí)物檔案資料管理和計(jì)算機(jī)檔案管理相結(jié)合的管理模式得以形成。在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)化管理的過(guò)程中，積極的運(yùn)用集成化信息管理方法，通過(guò)計(jì)算機(jī)嚴(yán)格、詳細(xì)的分類號(hào)檔案信息，并結(jié)合企業(yè)中每個(gè)部門(mén)的實(shí)際情況和信息性質(zhì)來(lái)讓檔案分類更加科學(xué)化、規(guī)范化。

4.結(jié)語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理對(duì)當(dāng)下的企業(yè)有著非常重要的作用，有效的重視起檔案管理工作，并讓其逐漸的科學(xué)化、規(guī)范化，加強(qiáng)檔案資料信息的安全保障，不僅能夠讓企業(yè)的工作效率得到大幅度提升，同時(shí)對(duì)企業(yè)發(fā)展也有著非常重要的作用。