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        淺析采購工作中的供應商管理注意事項

        2016-06-06 10:39:40劉繼承
        商場現(xiàn)代化 2016年12期

        劉繼承

        摘 要:隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展,經(jīng)濟發(fā)展的節(jié)奏和速度也逐漸加快,當今全球的生產(chǎn)模式和經(jīng)營模式也在發(fā)生著劇大的轉(zhuǎn)變,這加劇了企業(yè)間供應鏈之間的競爭。采購這一供應鏈上的必要環(huán)節(jié),其作用也變得越來越重要,對供應鏈上采購環(huán)節(jié)中供應商的有效管理,可以幫助企業(yè)很好的降低生產(chǎn)成本,提高企業(yè)運作效率,增加企業(yè)利潤,增強企業(yè)在市場中的競爭力。

        關(guān)鍵詞:供應商管理;供應商分類、評估;供應商激勵

        一、前言

        供應商是為采購方提供原材料、設(shè)備及各類服務的商事主體。采購方要從供應商那購取物美價廉的產(chǎn)品和物料,就必須通過采取相應的措施,對供應商進行有效的管理。所以,對供應商的選擇和劃分,以及供應商的評估和考核,并建立供應商評估標準,明確供應商的選擇重點和方向,在對供應商的管理中,起著至關(guān)重要的作用。建立優(yōu)秀的供應商管理體系,可以更好地通過供應商,采購到符合生產(chǎn)所需的最佳產(chǎn)品質(zhì)量、價格,保證出貨速度,企業(yè)對供應商的管理,實際是對供應商資源的優(yōu)化配置,掌握了最優(yōu)質(zhì)的配置資源就掌握了最強的競爭優(yōu)勢。

        二、當今采購工作中存在的供應商管理問題

        供應商管理是采購管理的核心內(nèi)容。目前,我們在采購過程中還沒有完全形成一個完整的管理體系,其中在采購管理的過程中,仍還存在諸多的問題:

        1.歷史的采購資源和經(jīng)驗,未得到充分利用

        供應商管理問題之一是沒有系統(tǒng)整理、分析已采購過的供應商的資料與信息,大量歷史采購資源和經(jīng)驗未得到充分利用,沒有對已合作過的供應商進行總結(jié)、分析、數(shù)據(jù)歸檔。在以往的采購過程中,會留下很多資料和信息,包括與供應商的合同、資料文件,供應商的資質(zhì)、運貨渠道等,對供應商其優(yōu)勢與劣勢進行分析,可以對以后的采購行為提供借鑒。而企業(yè)沒有對這些資料進行保存和整理,極大地浪費了資源,同時,以后如果要用到這些資源,由于未經(jīng)過整理,又要重頭開始,嚴重地降低了采購的工作效率。

        2.未對供應商進行類別劃分,造成供應商篩選困難

        企業(yè)的供應商數(shù)量大,種類多,水平雜,沒有對現(xiàn)有的供應商進行整體的規(guī)劃、管理,也未對供應商進行細致地分門別類,導致出現(xiàn)新的采購需求時,無法從眾多的供應商中,挑選出最佳合作方案,更無法快速作出正確決策,影響了項目的執(zhí)行進度。

        3.采購過程混亂,環(huán)節(jié)不明晰

        采購過程中有很多環(huán)節(jié)需要處理。采購前,需要問價、對比質(zhì)量,商定方案,合同談判及簽訂;采購中,每個細節(jié)都值得注意,包括協(xié)調(diào)、溝通、跟蹤,需要花大量的時間和精力去關(guān)注和執(zhí)行,如果采購過程混亂,環(huán)節(jié)不明晰,就會大大降低采購的執(zhí)行效率,影響整個活動項目的進度,同時對采購物資的質(zhì)量無法進行有效地控制和保障。

        4.供應商選擇標準單一,缺乏合作后的評估

        企業(yè)在對供應商的選擇上,標準單一,只重點觀注價格和質(zhì)量兩項指標,忽視了供應商別的條件和能力。比如,供應商的協(xié)調(diào)、溝通、合作的能力,供應商的規(guī)模和銷售業(yè)績,以及供應商售后服務的優(yōu)劣,這些條件和因素也會極大地影響采購的進度,影響整個項目活動的執(zhí)行質(zhì)量。同時,在與供應商合作后,沒有就其合作的表現(xiàn)進行評估,使已合作的供應商的特征變得模糊,導致后期在做采購決策的時候,無法快速判斷供應的優(yōu)劣,對其無法進行有效的識別,為下次采購決策增加了難度,提高了選擇的風險。

        三、供應商管理對采購工作的意義

        簡單的說,供應商是一種提供資源和服務以獲取報酬的實體。企業(yè)和供應商之間的關(guān)系核心在于利益,而產(chǎn)品或服務的質(zhì)量和價格是它們的利益核心點所在。因此,與供應商形成良好的合作關(guān)系,可以很好地提升企業(yè)滿意度,增加供應商與企業(yè)之間的信任感。有效管理供應商,可以使供應商能夠最大限度的滿足企業(yè)要求,并根據(jù)具體實際情況的變化作出快速地應對與調(diào)整,減少合作風險。

        在企業(yè)發(fā)展過程中,需要眾多的物料,而在這各類繁多的物料里,要把物料、產(chǎn)品本身的屬性區(qū)分清楚,才能更好地提高采購的質(zhì)量和效率。所以選擇好供應商是采購的關(guān)鍵問題,為企業(yè)找到最佳的質(zhì)量,最優(yōu)惠的價格的物料料和服務,是企業(yè)采購的中心目的。所以在采購過程中,作好對供應商的管理,是降低企業(yè)成本,增加企業(yè)利潤的有效途徑,它能有效的提高采購工作效率,確保項目活動的執(zhí)行力度,提高采購物料的質(zhì)量,降低采購風險,可以最大限度地發(fā)揮所采購資源的價值。因此 ,加強對供應商的管理,建立與供應商的長期合作關(guān)系,優(yōu)化供應商的資源配置,是企業(yè)實現(xiàn)持久發(fā)展,保持生命活力的重要保障。

        四、供應商管理策略及注意事項

        1.將供應商進行類別劃分,重點突出供應商的特點

        企業(yè)的供應商數(shù)量大,種類多,水平雜,針對供應商進行有效的選擇,是供應商管理的重要前提,通過分類可以讓采購過程清晰明朗許多,能有效地保證采購物資的質(zhì)量。然后,應對不同的供應商做出不同的應對策略。

        對于優(yōu)質(zhì)型的供應商,它們的特點是能夠長期為企業(yè)提供必需且重要的物資,他們的規(guī)模大,數(shù)量多,物料金額大,所提供的產(chǎn)品和服務質(zhì)量更有保障,同時其提供的物料對項目工程的質(zhì)量和成本,起著至關(guān)重要的影響,對于這類供應商,我們可以保持高度的重視,并同其維持良好的長期合作關(guān)系,建立相互牢固的信任,以便取得更好的合作效果。

        對于普通型的供應商,它們的特點是規(guī)模小,數(shù)量較少,物料金額少,易采購,但缺乏品牌差異,同時也易被取代。這類型的供應商數(shù)量較多,各有不同的優(yōu)勢和劣勢,要對其進行更為細致地劃分,確保企業(yè)在采購時,對供應商的選擇更為靈活,這類供應商還有另外一個特點,在其物資的價格和金額方面,容易受到較大的影響,所以要選擇對方都滿意的價格、質(zhì)量、服務與其達成合作關(guān)系。

        2.作好供應商評估,并建立供應商評估標準

        在采購過程中,不僅要對供應商進行分類,還要對供應商的價值進行評估,當在同類供應商進行比較的同時,可以明確地判斷同類供應商的優(yōu)勢與劣勢,在采購時能加以合理的利用,某一個供應商有的哪方面的優(yōu)勢,以后可以多加以利用;某一個供應商在哪一方面有劣勢,在哪一方面出了問題,日后可以避免在采購中的合作,有效地降低了合作的風險,很好地控制了采購的成本,無形中提高了采購的質(zhì)量。

        因此,在采購的工作方面,要對每一個已合作與未合作的供應商進行整體的評估,并建立供應商評估標準,采用管理評估數(shù)據(jù)庫的形式,將評估的結(jié)果進行分類、備案管理、保存,提高供應商的管理利用效率。同時,對供應商要進行階段性的評估,因為采購過程中,有涉及到不同的環(huán)節(jié),有的供應商可能在某一個環(huán)節(jié)內(nèi)表現(xiàn)較好,但在另一個環(huán)節(jié)內(nèi)卻表現(xiàn)較差,所以階段性地對供應商進行評估,可以整體提高采購的質(zhì)量,優(yōu)化資源配置,達到揚長避短的作用。同時,在與供應商開始第二次合作的時候,在供應商管理評估數(shù)據(jù)庫進行搜索,所有供應商的全面情況一目了然,大大提高了采購的工作效率,為后期的項目開展打下了良好的基礎(chǔ)。

        3.建立完善的供應商激勵體制,促使供應商提供更好的產(chǎn)品和服務

        激勵體制是供應商管理中一項極其重要的內(nèi)容,在這方面加大完善力度,可以更科學地對供應商進行管理。激勵機制可以在訂單、付款方式、信譽等方面入手。在訂單方面,如果供應商出現(xiàn)供貨不及時,或供貨存在質(zhì)量問題,我們可以減少采購量或降低采購價格,對供應商的行為進行懲罰。如果供應商在這方面表現(xiàn)很好,我們可以通過加大采購量,來實行獎勵,做到獎懲有則,清晰分明,從而有效地對供應商實現(xiàn)激勵。在付款方式方面,如果供應商在合作中表現(xiàn)極好,提高了企業(yè)合作的滿意度,我們可以通過縮短供應商的貨款支付期限,讓他們能盡早實現(xiàn)利潤,對其進行激勵,并同時加大進一步合作。在信譽方面,可以對表現(xiàn)好的、滿意度高的供應商進行名譽表彰,并為其頒發(fā)相關(guān)的獎項,這樣在供應商中營造良好的競爭氛圍,促使供應商提供更好的產(chǎn)品和服務。

        五、總結(jié)

        供應商的管理要在各個環(huán)節(jié)中進行不斷完善,并結(jié)合當下的先進技術(shù),實現(xiàn)數(shù)據(jù)分類和評估,并根據(jù)企業(yè)供應商的具體情況,在實踐中不斷進行探索和完善,從而達到降低企業(yè)成本,提高企業(yè)利潤的,增強企業(yè)在市場中的競爭力的作用,讓企業(yè)中日趨激裂的競爭中,立于長久的不敗之地。

        參考文獻:

        [1]米照紅,王鴻圖,陳繼林,韓芝兵.采購方如何選擇、評估、管理供應商[J].企業(yè)論壇,2012,104-107.

        [2]馬長昊.淺談采購過程中的供應商管理[J].山西經(jīng)濟管理干部學院學報,2010,18(1):55-57.

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