張成方（豐縣衛(wèi)生和計劃生育委員會，江蘇豐縣，22211770000）

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計生檔案信息化管理探析

張成方
（豐縣衛(wèi)生和計劃生育委員會，江蘇豐縣，22211770000）

人口和計劃生育政策已執(zhí)行了30余年，在新的歷史條件下正在全面轉型，而加速建設人口計生檔案信息化，運用信息化、網(wǎng)絡化提升人口計生部門上下級之間信息資源共享水平，提高辦事和行政管理效率，將是推進人口計生工作深入健康發(fā)展的新方向和新動力。

目前，人口計生系統(tǒng)已廣泛使用了以育齡婦女檔案信息為基礎的各類數(shù)據(jù)信息和業(yè)務工作平臺，搭建了縱向到底的數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡，初步建成了覆蓋全部人口、記載詳細記錄的檔案信息數(shù)據(jù)庫。隨著政府層面職能分工的不斷細化和信息共享的不斷加強，人口計生數(shù)據(jù)信息的應用領域和作用發(fā)揮得到不斷擴大。但由于各種原因，目前人口計生檔案信息化的應用程序和應用效果還遠未達預期，對此以豐縣為例，就人口計生檔案信息化工作的實踐應用進行探析。

一、人口計生檔案信息化現(xiàn)狀——信息化工作的硬件、軟件、應用和成效

1.硬件配置

豐縣衛(wèi)生計生委與電信部門合作在開通省、市、縣三級光纖專網(wǎng)的基礎上，又開通100M光纖接入互聯(lián)網(wǎng)，購買了防火墻等網(wǎng)絡設備，通過VPDN撥號將村級計算機接入縣人口計生信息中心。目前，該縣用于計生信息化的服務器3臺，計算機376臺，信息中心建設和計算機設備均達規(guī)定標準。

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2.軟件應用

使用的計生信息系統(tǒng)軟件包括：PAS全員人口信息平臺、WIS人口計生綜合信息平臺、PADIS流動人口信息交換平臺等以信息數(shù)據(jù)庫為基礎的系統(tǒng)平臺和全國藥具信息管理系統(tǒng)、孕前保健系統(tǒng)，以及再生育審批發(fā)證系統(tǒng)、獨生子女證件辦理軟件、孕環(huán)情監(jiān)測管理軟件和人口計生目標考評管理系統(tǒng)等應用系統(tǒng)。計生部門主要掌握的檔案信息類別包括：人員基本信息、結婚信息、懷孕信息、出生信息、避孕信息、技術服務信息、政策信息等。

3.應用范圍

應用范圍已從最初的單機版報表填報，發(fā)展到目前的多種計生業(yè)務綜合應用和對外數(shù)據(jù)信息提供。數(shù)據(jù)信息的應用現(xiàn)狀主要有以下幾個方面：

（1）計生業(yè)務應用。計生業(yè)務應用是人口計生檔案數(shù)據(jù)應用的主要目標，目前人口計生信息數(shù)據(jù)可以引導開展的計生業(yè)務包括：考核評估、技術服務、政策兌現(xiàn)、財政預算等方面。

（2）政府宏觀應用。在各級政府進行宏觀決策、制定規(guī)劃和具體計劃過程中，引用計生部門的總人口數(shù)、當年出生人口數(shù)、計劃生育率、出生率、性別比等信息數(shù)據(jù)。

（3）相關部門應用。部分政府相關部門向計生部門不定期索取數(shù)據(jù)信息，如教育局每年度向計生部門索取近3年出生人數(shù)和其中女童數(shù)，作為安排入園計劃和教育規(guī)劃的測算用途等。

（4）社會公眾應用。群眾習慣于關心涉及自身的計劃生育政策相關信息，對于可能與自身有關的出生數(shù)（涉及今后子女入園、入學、工作）、單獨家庭數(shù)、批準生育二胎數(shù)、獨生子女數(shù)等信息數(shù)據(jù)通過媒體或網(wǎng)絡獲得。

4.檔案信息化已取得的成效

（1）提高了數(shù)據(jù)信息質量

綜合信息平臺經(jīng)過三次升級，信息變更及時，已婚育齡婦女覆蓋率、主要數(shù)據(jù)項完整率、邏輯關系準確率、信息準確率均有明顯提高。通過對數(shù)據(jù)實時更新，解決了縣鎮(zhèn)數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象。數(shù)字計生系統(tǒng)中還增加了公用信息管理、抽樣調查等功能，改進了人口遷移、邏輯審核等功能，解決了育齡群眾信息失真、數(shù)據(jù)丟失等問題，提高了數(shù)據(jù)質量。

（2）減輕了基層工作負擔

傳統(tǒng)的手工資料無數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計功能，每找一個信息都要將臺賬資料翻一遍。計劃生育信息是動態(tài)信息，工作量較大，省綜合信息平臺、數(shù)字計生系統(tǒng)建好后，取消了傳統(tǒng)的各種手工臺賬，采用實時電子臺賬，具有強大的查詢、統(tǒng)計功能，實現(xiàn)了“無紙化”辦公。

（3）提高了考核調研效率

建立健全育齡婦女圖像指紋電子檔案，解決了調研評估時對育婦信息難以查詢等問題，既提高了工作效率，降低了行政成本，又減少對育齡婦女正常生活的干擾。

（4）優(yōu)化了服務效能

通過省綜合信息平臺、數(shù)字計生系統(tǒng)，將育齡婦女參加優(yōu)質服務、獎勵扶助優(yōu)惠政策、優(yōu)生優(yōu)育引導、生殖道感染防治、四項手術免費服務及獎勵金兌現(xiàn)等各項服務情況及時記載，可以為廣大育齡群眾提供更優(yōu)的服務，為實施誠信管理提供可靠的技術平臺。

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二、檔案信息化工作中存在的問題及原因分析

從目前情況來看，人口計生檔案信息化工作的確推動了人口計生工作開展，提高了工作效率和工作質量，取得了一定的效果，但從深層次看，檔案信息化工作還存在著一些問題和薄弱環(huán)節(jié)。分析原因主要有以下幾點：

1.數(shù)據(jù)整體質量不高

（1）信息覆蓋率仍較低。主要表現(xiàn)在計生業(yè)務系統(tǒng)WIS上，WIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)覆蓋率為74.47%。同時PIS和WIS中還存在數(shù)量可觀的重復信息，以及一部分沒有實時清理的遷出信息。不完整的數(shù)據(jù)覆蓋面直接導致自動報表、服務引導、政策兌現(xiàn)引導等方面的覆蓋不到位。

（2）信息準確性較低。主要原因在兩庫數(shù)據(jù)量龐大，且兩庫間信息的重復項目較多，一線的計生工作者在大社區(qū)的背景和人力嚴重不足的現(xiàn)狀下，無法保證信息的及時、準確采集。另一方面，群眾所提供的信息主要為口頭申報，由于厭煩情緒等，不少群眾也只是隨口說說而已，嚴重影響信息質量。

2.信息采集方式單一

計生部門在信息數(shù)據(jù)上權威性不高，人口信息比不上公安，出生信息比不上衛(wèi)生，婚姻信息比不上民政，技術服務信息比不上衛(wèi)生。公安、民政、衛(wèi)生、勞保等部門基本上是公民信息申報制度，群眾申報信息的準確程度較高，故信息權威性亦較高。計生部門既沒有申報制度，也沒有很強的利益導向政策吸引群眾來主動申報登記信息。目前辦理二胎準生證、獨生子女證、獎勵扶助是相對有效一點的信息采集手段，但是所采集的信息時效性較差，且所能采集到的信息量較少。

3.信息傳遞方式的影響

近年來，豐縣加大了與相關部門信息共享的協(xié)調力度，逐步形成常態(tài)的信息交接機制，但是，信息傳遞仍處于原始的紙質傳遞狀態(tài)，信息的分揀、下發(fā)、核對均存在困難，遠不如電子數(shù)據(jù)直接共享準確及時。

4.數(shù)據(jù)提供的使用面較窄

日常工作中，經(jīng)常有相關部門向計生部門索取數(shù)據(jù)信息的情況，但由于對方需要的數(shù)據(jù)信息項目與計生部門能夠提供的不一致，提供情況不盡如人意。如，由于婦兒保規(guī)劃等相關工作需要，婦聯(lián)曾索取的參加RTI檢查的困難家庭婦女信息，但計生部門的信息系統(tǒng)中沒有RTI檢查項目，也沒有是否困難∕低保的信息項目，故無法全面提供。

三、加強檔案信息化管理的措施

人口計生檔案信息是經(jīng)濟社會發(fā)展的基礎信息，是科學規(guī)劃和科學決策的重要依據(jù)。提高人口檔案信息化水平，建立互聯(lián)互通、互惠互利的人口檔案信息共建共享機制，對于整合部門人口信息，減少重復采集，提高人口檔案信息資源利用率，推進社會事務管理具有十分重要的作用。

1.政府牽頭，建立權威高效的人口檔案數(shù)據(jù)庫

要全面、準確掌握各類數(shù)據(jù)信息，減輕基層信息重復采集、重復變更的工作負擔，減少信息數(shù)據(jù)庫重復建設的浪費，充分發(fā)揮部門優(yōu)勢，改變采集、維護、使用數(shù)據(jù)信息各自為政的現(xiàn)狀，減少對基層和群眾的干擾，保障信息系統(tǒng)的高效運轉和數(shù)據(jù)信息的廣泛應用。政府層面應建立“端口采集、集中維護、部門應用”的數(shù)據(jù)信息運轉工作模式，即：由政府牽頭，組建多部門參與信息化建設領導小組，調研所有部門涉及群眾個案信息的需求，將信息項目進行整合，建設一個跨部門的，以居民身份證號碼為唯一識別標志的集中、統(tǒng)一、權威、高效的綜合人口信息數(shù)據(jù)庫。

2.提升數(shù)據(jù)質量

把數(shù)據(jù)質量作為信息化的生命線，通過建立信息采集責任體系和質量控制體系，嚴把信息采集、審核和錄入關，確保了信息的及時性、完整性和準確性。一是拓寬信息采集渠道。通過入戶訪視、群眾辦事、部門協(xié)同等多種渠道采集基礎數(shù)據(jù)，建立信息比對、督查考核機制，糾正邏輯錯誤，提升數(shù)據(jù)質量。二是完善信息核查比對機制。建立信息定期交換制度，加強公安、民政、衛(wèi)生、教育、社保、計生等部門信息數(shù)據(jù)的比對和核實，及時通報反饋住院分娩、戶籍登記、婚姻變更、流動人口等相關信息，準確補充和更新數(shù)據(jù)信息庫。建立管理人員準入機制，加強數(shù)據(jù)管理人員和信息采集人員的培訓，提高技能，持證上崗。信息系統(tǒng)、交流平臺、一村一機的建立，使信息由原來的全鎮(zhèn)一人集中處理變?yōu)榉执鍏f(xié)同處理，減輕了后臺工作人員的工作量，從而也提升了數(shù)據(jù)質量。深入開展信息質量信得過單位創(chuàng)建活動，扎實糾正問題信息，數(shù)據(jù)質量大幅提升。三是建立信息采集責任體系。按照信息采集、錄入和應用的不同工作環(huán)節(jié)、要求和特點，先后建立了信息采集日報告制度、月例會分析制度、質量考評制度、責任追究制度、管理維護等制度，明確了信息采集和管理人員的職責，增強責任意識，以責任促數(shù)據(jù)質量的提升。

3.落實數(shù)據(jù)應用

把數(shù)據(jù)應用作為信息化的關鍵，通過全員人口信息系統(tǒng)建設，促進計生工作有序開展。在服務管理上，按月提取長效避孕節(jié)育措施落實、產后隨訪及婦科病普查對象名單，生成月派工單，對服務對象提供精準服務；在證件辦理上，調用“證件打印”模塊辦理各類證件，簡化辦證流程，提高辦證準確性；在信息查詢上，利用人口地圖和網(wǎng)絡管理，精確查詢農戶及家庭成員信息；在報表匯總上，以系統(tǒng)報表代替手工報表，減輕工作量，消除人為統(tǒng)計誤差；在流動人口協(xié)查上，服務更為便捷，交流反饋更為及時準確；在宏觀決策上，按月匯總分析人口結構、性別、育齡婦女構成等主要指標變化情況，及時掌握工作現(xiàn)狀，準確提供決策依據(jù)。

4.擴大信息共享

把服務社會作為信息化建設的目標，建立人口信息交流共享制度，為公安部門提供戶籍人口基本信息，協(xié)作核實戶籍人口底子；為民政、社會保障部門提供老齡人口、單親家庭、五保戶等人員名單，給城鄉(xiāng)低保和社保工作提供前期數(shù)據(jù)支持；為醫(yī)療單位提供待產婦女名單，提高產婦住院分娩率；為教育部門預測新生入學、入園人數(shù)，為合理調整教育資源布局提供依據(jù)。信息共享應用的擴大，提高了人口信息的社會公信力。

5.加強信息化隊伍建設

優(yōu)先選配和引進專業(yè)型人才，充實到人口計生檔案信息化崗位。強化對基層人口計生服務人員的業(yè)務培訓，做到人人都能操作計算機，熟悉信息管理系統(tǒng)。同時加強對村計生專干計算機操作技能培訓，提高基層計生干部的業(yè)務能力。

總之，要重視加強信息化建設，實現(xiàn)人口信息采集多元化、審核制度化、匯總自動化、分析精準化、應用社會化，進一步提高工作效率，以更好地適應人口計生工作發(fā)展的新需要。

參考文獻

［1］任慧朋，數(shù)字檔案資源整合新技術的研究與探討［J］.檔案與建設，2016（02）：29-32.

［2］吳藝博，我國檔案信息資源整合實踐探索行為研究［J］.檔案學研究，2012（04）：41-45.