會(huì)議是企業(yè)從事管理的核心管理工具和方法，可以提高工作效率，可以通過(guò)會(huì)議對(duì)未發(fā)生的事情進(jìn)行預(yù)測(cè)，對(duì)正在進(jìn)行的工作實(shí)行監(jiān)控，對(duì)已經(jīng)完成的工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。它對(duì)集思廣益，消除誤解，做出決策，有重要意義。但現(xiàn)在，許多會(huì)議成為了一種形式，有的會(huì)議議題繁多，只議不決；有的會(huì)議拖拉嚴(yán)重，效率低下；有的會(huì)議，參加人數(shù)眾多，“陪綁”現(xiàn)象嚴(yán)重……低效、無(wú)用、拖拉、陪綁的會(huì)議，既浪費(fèi)了大家的時(shí)間，又制造了“文山會(huì)?！?，成了許多公司效率低下、成本增大的重要環(huán)節(jié)。如何才能開(kāi)好高質(zhì)量高效率的會(huì)議？

一、精益會(huì)議模式提出的背景與意義

（一）國(guó)內(nèi)外背景

精益管理是一種理念，一種文化。它是源于20世紀(jì)50年代日本的一種企業(yè)管理理念，以豐田、本田、日產(chǎn)為代表的汽車(chē)制造業(yè)，在六、七十年代廣泛實(shí)施精益生產(chǎn)管理，獲得巨大成功，以低成本、高品質(zhì)的產(chǎn)品享譽(yù)世界。從上世紀(jì)八十年代開(kāi)始，在歐美及臺(tái)灣、韓國(guó)等國(guó)家和地區(qū)的制造業(yè)內(nèi)掀起了學(xué)習(xí)精益生產(chǎn)的浪潮，精益生產(chǎn)在上世紀(jì)70年代末期引入我國(guó)，長(zhǎng)春第一汽車(chē)制造廠是最早引進(jìn)精益生產(chǎn)方式的企業(yè)。80年代初一汽各分廠實(shí)施精益生產(chǎn)，到了90年代以后，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立、健全，競(jìng)爭(zhēng)的加劇，國(guó)內(nèi)更多的企業(yè)也逐漸意識(shí)到了精益運(yùn)營(yíng)管理的重要性及其廣大的應(yīng)用前景，紛紛在抓緊研究應(yīng)用。

（二）煙草行業(yè)背景

聯(lián)系到我們煙草行業(yè)自身，國(guó)家局凌成興局長(zhǎng)代表國(guó)家局黨組對(duì)全行業(yè)提出了做好“加減乘除”四則運(yùn)算的部署要求，其中對(duì)精益管理提出了“做除法”的新論述；在2014年行業(yè)企業(yè)管理現(xiàn)場(chǎng)會(huì)上，國(guó)家局對(duì)做好精益管理工作提出了“更科學(xué)、更精準(zhǔn)、上水平”的總體要求。

省局（公司）新一屆黨組根據(jù)國(guó)家局部署，將“管理抓改革與精益”確定為全省系統(tǒng)三大戰(zhàn)略任務(wù)之一，并召開(kāi)一系列會(huì)議部署推進(jìn)。吳洪田局長(zhǎng)曾強(qiáng)調(diào)指出，“抓好精益管理課題研究，是實(shí)施‘審慎理財(cái)、適度從緊，提升企業(yè)管理水平的一個(gè)根本突破口”。

市局（公司）鄧基剛局長(zhǎng)在全市系統(tǒng)全面精益管理現(xiàn)場(chǎng)會(huì)上提出，“我們提出的全面精益管理則是精益管理的‘升級(jí)版，是一個(gè)‘大精益的概念，將精益的思想、理念、工具和方法拓展到市縣兩級(jí)每一個(gè)單位和部門(mén)，涵蓋到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的每一個(gè)領(lǐng)域和環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)精益實(shí)踐在全市系統(tǒng)的全面覆蓋。

（三）八項(xiàng)規(guī)定要求

2012年12月4日，中共中央政治局審議通過(guò)了關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項(xiàng)規(guī)定，其中第二項(xiàng)對(duì)會(huì)風(fēng)作出了明確的規(guī)定，“要精簡(jiǎn)會(huì)議活動(dòng)，切實(shí)改進(jìn)會(huì)風(fēng)……提高會(huì)議實(shí)效，開(kāi)短會(huì)，講短話(huà)，力戒空話(huà)，套話(huà)。”由此便激發(fā)了筆者對(duì)精益會(huì)議模式的構(gòu)建與探索的思考。

二、精益會(huì)議模式構(gòu)建與探索的主要內(nèi)容

（一）依托內(nèi)部門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，增設(shè)相應(yīng)模塊

依托省局（公司）新版OA系統(tǒng)上線(xiàn)以及市局（公司）正在開(kāi)發(fā)的內(nèi)部新網(wǎng)站，對(duì)機(jī)關(guān)各科室賦予一定權(quán)限，增加會(huì)議室預(yù)約模塊，需求部門(mén)點(diǎn)擊會(huì)議室預(yù)約模塊，根據(jù)參會(huì)人數(shù)多少、具體參會(huì)時(shí)間預(yù)約大中小及視頻會(huì)議室，填寫(xiě)會(huì)議室申請(qǐng)單，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申請(qǐng)、網(wǎng)上報(bào)名；增設(shè)會(huì)議議題提報(bào)模塊，議題需求部門(mén)直接在網(wǎng)上進(jìn)行議題提報(bào)、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、領(lǐng)導(dǎo)簽批，實(shí)現(xiàn)議題網(wǎng)上查閱，方便快捷。

（二）增設(shè)會(huì)議時(shí)間定時(shí)預(yù)警機(jī)制

人都是有生物鐘的，開(kāi)會(huì)時(shí)間太長(zhǎng)容易犯困、大腦反映遲鈍。每次會(huì)議事先設(shè)定好會(huì)議時(shí)間，到達(dá)規(guī)定時(shí)間定時(shí)報(bào)警響起，這時(shí)候可以由會(huì)議主持人根據(jù)會(huì)議情況決定是否繼續(xù)開(kāi)會(huì)，如果遲遲形成不了決議，可以下次再議，避免出現(xiàn)議題繁多，只議不決，會(huì)議拖拉嚴(yán)重，效率低下的情況，以便及時(shí)、準(zhǔn)確做出決策。

（三）會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后各項(xiàng)工作要細(xì)致周到

會(huì)前通知工作要做好。重大議題應(yīng)提前一天告知，讓參與決策部門(mén)廣泛征求意見(jiàn)，充分做好準(zhǔn)備，開(kāi)會(huì)各抒己見(jiàn)，迅速作出決策，提高會(huì)議效率，避免未經(jīng)深思熟慮作出決策，導(dǎo)致決策有誤。

會(huì)議決策程序很重要。每次會(huì)議列席部門(mén)及其他領(lǐng)導(dǎo)先發(fā)言，主要負(fù)責(zé)人集中大家意見(jiàn)，最后作出決策，確保會(huì)議決策科學(xué)、民主，該議的時(shí)候議，該決的時(shí)候決，該簽字的時(shí)候簽字，盡可能會(huì)上形成決議，不要事后補(bǔ)辦，切實(shí)提高會(huì)議效率。

會(huì)議記錄要規(guī)范完整。從匯報(bào)情況、交流討論到會(huì)議決議、表決，每個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備后查，可采用錄音筆同步錄音，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，確保紙質(zhì)記錄、電子記錄以及錄音聲像資料樣樣齊全完備。

會(huì)議紀(jì)要要準(zhǔn)確及時(shí)。會(huì)議召開(kāi)后，應(yīng)在兩日內(nèi)，下發(fā)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要要做到完成工作的時(shí)間、要求、方法、執(zhí)行部門(mén)四落實(shí)。增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，及時(shí)貫徹會(huì)議精神，發(fā)揮會(huì)議的作用，提高會(huì)議的效益，增強(qiáng)執(zhí)行力。

會(huì)議督導(dǎo)檢查要跟上。及時(shí)督導(dǎo)檢查相關(guān)部門(mén)對(duì)會(huì)議決議的貫徹落實(shí)情況，必要時(shí)下發(fā)督辦立項(xiàng)，對(duì)會(huì)議的貫徹，各個(gè)節(jié)點(diǎn)，每個(gè)環(huán)點(diǎn)都要進(jìn)行督導(dǎo)，確保會(huì)議有效性的貫徹落實(shí)。

（四）以制度體系為支撐，完善精益會(huì)議模式，構(gòu)建長(zhǎng)效機(jī)制

能召開(kāi)電視會(huì)議的召開(kāi)電視會(huì)議，充分利用好省、市、縣三級(jí)高清視頻會(huì)議系統(tǒng)，能不開(kāi)的會(huì)議堅(jiān)決不開(kāi)，可以合并召開(kāi)的堅(jiān)決合并，嚴(yán)格控制會(huì)議的數(shù)量和規(guī)模，減少參會(huì)人員，壓縮會(huì)議時(shí)間，嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議費(fèi)用規(guī)定，實(shí)行費(fèi)用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)控制，不隨意提高會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)，費(fèi)用據(jù)實(shí)核銷(xiāo)，參照省局（公司）規(guī)范會(huì)議通知模板，計(jì)劃內(nèi)外會(huì)議明確標(biāo)明，嚴(yán)肅會(huì)議審批制度，嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議計(jì)劃管理制度，嚴(yán)格會(huì)議分類(lèi)，對(duì)《會(huì)議管理程序》及《會(huì)議費(fèi)管理辦法》等不斷充實(shí)完善，保證精益會(huì)議模式的構(gòu)建與順利運(yùn)行。

三、精益會(huì)議模式與現(xiàn)行會(huì)議模式對(duì)比

（一）現(xiàn)行會(huì)議模式

會(huì)議室口頭詢(xún)問(wèn)或者直接使用，經(jīng)常發(fā)生沖突，準(zhǔn)備不充分；會(huì)議議題紙質(zhì)提報(bào)、紙質(zhì)傳閱，造成紙張大量浪費(fèi)，議題材料無(wú)法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱，只能紙質(zhì)保存，保存難度大，查閱不便；偶爾出現(xiàn)議題繁多，會(huì)議拖拉、效率低下情況，每年都會(huì)出現(xiàn)未嚴(yán)格按照會(huì)議計(jì)劃執(zhí)行的會(huì)議，增加或者取消的會(huì)議計(jì)劃很多都未嚴(yán)格按照審批程序執(zhí)行；投入大量成本建成的省、市、縣三級(jí)高清視頻會(huì)議系統(tǒng)未得以充分利用。

（二）精益會(huì)議模式

根據(jù)會(huì)議類(lèi)別、參會(huì)人數(shù)多少預(yù)約不同類(lèi)型的會(huì)議室，由會(huì)議管理部門(mén)辦公室統(tǒng)一溝通協(xié)調(diào)，更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)；實(shí)現(xiàn)會(huì)議議題網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、網(wǎng)上傳閱，無(wú)紙化辦公節(jié)約相關(guān)費(fèi)用，還同步實(shí)現(xiàn)了議題資料等的網(wǎng)絡(luò)痕跡化管理，方便日后查詢(xún)；嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議分類(lèi)和審批制度，超計(jì)劃會(huì)議嚴(yán)肅簽報(bào)審批流程，明確區(qū)分計(jì)劃內(nèi)外會(huì)議，能充分發(fā)揮好省、市、縣三級(jí)高清視頻會(huì)議系統(tǒng)功能；嚴(yán)控會(huì)議數(shù)量和規(guī)模，推行會(huì)議費(fèi)用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)控制，會(huì)議時(shí)間預(yù)警機(jī)制，避免出現(xiàn)只議不決，會(huì)議拖拉嚴(yán)重，效率低下的情況，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確做出決策。

作者簡(jiǎn)介：

侯書(shū)芳（1984.5— ），女，民族：漢族，籍貫：山東威海，學(xué)歷：本科，職稱(chēng)：初級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：政工，企業(yè)管理類(lèi)。

（作者單位：山東省威海市煙草專(zhuān)賣(mài)局（公司））