文雯

摘 要：企業(yè)合同是為保證企業(yè)利益的不受侵害的重要依據(jù)，是平等主體之間最有效的法律憑證。其是各個(gè)主體之間按照相關(guān)法律條例而規(guī)例的涉及到變更、設(shè)立、終止的民事類的協(xié)議。合同的檔案是對(duì)合同的簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等與其相關(guān)的活動(dòng)進(jìn)行歸納與記錄。如何加強(qiáng)企業(yè)合同檔案的管理是企業(yè)的重中之重，管理完善的企業(yè)合同存檔，是企業(yè)在受到糾紛時(shí)，更好的維護(hù)自己的合法權(quán)益。本文主要是探討企業(yè)合同檔案管理上面出現(xiàn)的問題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)合同；檔案管理；歸類

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，人們的維權(quán)意識(shí)也隨之不斷的提高，合同作為人們維權(quán)的重要依據(jù)，也被越來越多的人重視與運(yùn)用。企業(yè)合同的定義是，在一個(gè)企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)某一經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的目的，通過相關(guān)法律條例，由公司法人或相關(guān)負(fù)責(zé)人與其平等的民事個(gè)體之間的共同設(shè)立的及可變更也可以終止的民事的權(quán)力與義務(wù)之間關(guān)系的書面合同。在企業(yè)之中合同檔案是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目活動(dòng)中產(chǎn)生的，記錄這一項(xiàng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容的重要憑據(jù)就是企業(yè)合同，也是企業(yè)維護(hù)自己權(quán)益的關(guān)鍵憑證，其檔案的歸類管理的重要性不言而喻。

一、合同檔案管理的特點(diǎn)以及其內(nèi)容

近幾年，我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，其涉及的經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目活動(dòng)也越來越多，加上企業(yè)維權(quán)意識(shí)的加強(qiáng)，所產(chǎn)生的合同也日漸增多，要想管理這些合同就要合理化的進(jìn)行歸類存檔，為其能更好的為審閱者更方便快捷的查閱這些資料，收集和整理合同材料就是其重要的一個(gè)前提條件，與此同時(shí)其歸類整理也是其重中之重。就目前而言，合同檔案所采用的方法是在整個(gè)檔案庫(kù)中歸類到文書檔案與科技檔案之中的分散式管理歸類法，這使得查閱有些困難。檔案的管理基本要求按照企業(yè)運(yùn)行情況和其管理方式來制定合同的內(nèi)容。

我國(guó)最早的法律依據(jù)，在現(xiàn)如今更是市場(chǎng)權(quán)益保護(hù)的法律憑據(jù)的重要組成方式，它是具有法律效益的，有明顯的法律特征，有很強(qiáng)的制約性。在合同進(jìn)行的內(nèi)容里面都是根據(jù)相關(guān)法律來進(jìn)行的，否則將會(huì)受到制裁，正因?yàn)檫@種法律制約力使其有有力的憑證。[1]對(duì)于合同的甲乙雙方，合同是重要的法律憑證，使得其在形式之前是受到法律保護(hù)的。規(guī)范的合同是運(yùn)用書面的形式進(jìn)行內(nèi)容擬定，實(shí)行的合同技術(shù)資源的系統(tǒng)和真實(shí)可行的證據(jù)，其中包括：鑒定報(bào)告、責(zé)任書、技術(shù)合約等一系列操作來完成的，再按照當(dāng)事人的要求進(jìn)行擬定。

二、企業(yè)合同檔案中出現(xiàn)的問題

（一）不利于的合同檔案統(tǒng)計(jì)

現(xiàn)如今還有一些企業(yè)，在經(jīng)濟(jì)合同制定的過程中，往往忽視對(duì)對(duì)方的嚴(yán)格審查，輕信一些“熟”人的口頭承諾，僅僅只憑借對(duì)方一個(gè)通知單就進(jìn)行物品的交易，這樣以來對(duì)方一旦失信，就會(huì)引起糾紛，從而影響公司的利益。另外一些企業(yè)雖然擬定的合同，具有一定規(guī)范性，但是其合同內(nèi)容可能會(huì)使用模棱兩可的話，這樣很可能陷入詐騙當(dāng)中。其中關(guān)鍵的就是，這樣口頭和不規(guī)范的合同收集起來相當(dāng)困難，企業(yè)合同文件過于分散，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)查找不清楚和丟失的問題，造成嚴(yán)重的后果，從而使得公司利益受到損害。

（二）企業(yè)合同過于分散

企業(yè)在合同簽訂之后，沒有進(jìn)行合理的檔案規(guī)劃和監(jiān)控措施，導(dǎo)致合同的法律依照不高，也使得履行率非常低下。其主要的表現(xiàn)就是對(duì)要進(jìn)行變更的合同文件沒有及時(shí)處理，合同文件沒有及時(shí)傳送，使得整個(gè)合同檔案管理出現(xiàn)了混亂，歸檔沒有進(jìn)行分類等一系列相關(guān)的問題，從而使得其造成不必要的損失。無論是檔案管理部門或是相關(guān)責(zé)任人都沒有在進(jìn)行關(guān)注，企業(yè)合同的效率不高，其查找困難，有一部分原因是合同的檔案管理沒有進(jìn)行系統(tǒng)的收集和排查，這也正是工作效率不高造成的，這也是其中必要解決的問題。

（三）企業(yè)合同檔案不重視

檔案管理除了在合同的有效期內(nèi)進(jìn)行能對(duì)合同雙方進(jìn)行制約和行事權(quán)力以外，其重要的一點(diǎn)就是對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目有效檔案證明，其能在企業(yè)疏通管理流程制定計(jì)劃等一系列的行動(dòng)中為其提供幫助，企業(yè)之間的合同非常有必要的，同時(shí)勞務(wù)合同還能起到抑制員工流失的作用，和維護(hù)員工的勞動(dòng)價(jià)值的重要作用。[2]但是就實(shí)際來說，企業(yè)合同在根本上沒有起到其相關(guān)的作用，無論是員工或是領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)其不是很重視忽略了其本身的意義，使得合同的查閱力不高，因?yàn)槠洳恢匾曀院贤瑱n案的管理一直沒有被整改，還存在著很大的不完整性。

三、企業(yè)合同檔案的歸類管理的必要性解決方案

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，合同越發(fā)的重視起來，企業(yè)合同檔案的歸類管理合理化是非常有必要的，上文提到，一般的企業(yè)都是采用分散管理文書檔案中的方法，這就給日常整理文件帶來了非常大的不變，下面是提出相應(yīng)的策略：

（一）合同規(guī)范化

合同的相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)了解正常的合同程序，規(guī)范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門，從合同的特點(diǎn)可以清楚的知道，合同必須有全面的關(guān)聯(lián)材料，不可隨意擬定，應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)的合同規(guī)范走，這樣可以減少企業(yè)與相關(guān)主體的糾紛情況。檔案部門也要隨時(shí)進(jìn)行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關(guān)的規(guī)定，每年在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。[3]

（二）合同的歸類原則

企業(yè)正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類型當(dāng)中，因此我們應(yīng)該進(jìn)行改革與創(chuàng)新，根據(jù)每一個(gè)企業(yè)的不同特點(diǎn)進(jìn)行合同分類管理，其中包括在每一個(gè)檔案分類中對(duì)合同進(jìn)行單獨(dú)分類，建立單獨(dú)的歸檔處理，打破以往過于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。

（三）建立合同意識(shí)

各個(gè)部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)合同必須重視起來，建立合同確立意識(shí)。檔案管理人員也必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關(guān)鍵，也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應(yīng)該對(duì)合同進(jìn)行精細(xì)規(guī)劃，可以對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)處理，每一份合同都有自己唯一的標(biāo)號(hào)，方便查找與保管。

四、總結(jié)

企業(yè)合同檔案的歸類管理是企業(yè)檔案管理中的重中之重，必須要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行合理的規(guī)劃和終結(jié)，找出其中的問題，進(jìn)行相應(yīng)的處理，才能更好的為企業(yè)提供最佳的法律憑證，從基礎(chǔ)的材料收集入手，對(duì)其加強(qiáng)管理，對(duì)每一個(gè)小的環(huán)節(jié)的精細(xì)把控和合理的運(yùn)用都是為了企業(yè)的更好發(fā)展，然而企業(yè)在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天立于不敗之地。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫忠卿.電力企業(yè)產(chǎn)品檔案分類管理的探討[J].中國(guó)電力教育，2014（4）：218-219.

[2]張長(zhǎng)華，鄭東向.兵工企業(yè)貫徹執(zhí)行《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的探討[J].檔案學(xué)通訊，1993（6）.

[3]王延偉.外匯主體監(jiān)管框架下企業(yè)分類管理模式探討[J].中國(guó)外匯，2013（23）：64-65.