薛四新 徐華 楊艷 王改嬌 籍淑麗 張曉

摘要：本文在分析電子文件管理工作的主要職能和關(guān)鍵活動的基礎(chǔ)上，提出基于職能域的組織管理電子文件的能力體系結(jié)構(gòu)，并重點(diǎn)從組織運(yùn)作、文件管控、技術(shù)實(shí)現(xiàn)和信息服務(wù)四個維度闡述電子文件管理能力的通用要求，為機(jī)構(gòu)培育和提升電子文件管理的能力提供思路。

關(guān)鍵詞：電子文件職能域組織運(yùn)作文件管控技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)

Abstract：On the basis of major functions and critical analysis of electronic records management activities， this paper proposed the capacitys sys？ tem architecture of electronic records management based on the functional domain and described the general requirements from four dimensions such as capacity of organizations operation， capacity of re？ cordskeeping， capacity of ITS realization and capac？ ity of Information services.The purpose is to provide ideas and methods for the organization while im？ provingits ability of electronic records management.

Keywords： Electronic records；Functional do？ main；Organization operation；Recordskeeping；Technology realization；Information service

社會信息化的普及形成了大量的數(shù)字資源，其中最具業(yè)務(wù)證據(jù)屬性和文化傳承價值的電子文件受到國家和社會各界的高度重視。目前，美國、英國、加拿大、澳大利亞和中國等國家已經(jīng)將電子文件管理上升到國家戰(zhàn)略高度進(jìn)行部署、實(shí)施和治理。[1]美國國家檔案局與文件署（NARA）建立了百人以上的、專門開展電子文件管理工作的部門，[2]任命電子文件首席執(zhí)行官并由其統(tǒng)一指揮，負(fù)責(zé)制定聯(lián)邦政府電子文件管理政策與制度，引導(dǎo)和推動聯(lián)邦政府電子政務(wù)活動中形成的電子文件的系統(tǒng)化管理工作。中國于2011年，建立了跨十個部委的電子文件管理部際聯(lián)席會議制度，設(shè)立了電子文件管理工作協(xié)調(diào)辦公室，并先后組織、制定和發(fā)布了《電子文件管理暫行辦法》《電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架》《電子文件管理系統(tǒng)的通用功能要求》《電子文件系統(tǒng)測試規(guī)范》等國家層面的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在中央部委、中央企業(yè)和省市級地方檔案局等多個單位開展電子文件管理（簡稱ERM）的試點(diǎn)工程，推動電子文件管理國家戰(zhàn)略的實(shí)施。國家層面的政策、制度與標(biāo)準(zhǔn)的制定推動了電子文件管理工作的有序開展。然而，由于組織管理電子文件不僅需要克服技術(shù)上的障礙，而且需要培育管理人員的IT素養(yǎng)和專業(yè)技能，甚至需要跨越現(xiàn)有社會分工在體制機(jī)制上的組織邊界和職能約束，來解決跨職能部門間甚至是跨機(jī)構(gòu)間的資源整合和溝通協(xié)作的問題，這就要求機(jī)構(gòu)內(nèi)部具有跨部門的組織（簡稱ER？ MO）擁有管理電子文件的能力，負(fù)責(zé)開展電子文件管理工作。本文正是即基于這樣的認(rèn)識展開研究，即基于電子文件管理的職能域，提出四個維度的能力體系構(gòu)建設(shè)想。

一、電子文件管理的職能域分析

ERMO的主體業(yè)務(wù)是圍繞其管理對象即電子文件而展開的各項(xiàng)活動，需要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境中的管理信息系統(tǒng)來開展。首先，核心業(yè)務(wù)內(nèi)容應(yīng)始于電子文件的創(chuàng)建甚至是文件模板的設(shè)計(jì)階段，貫穿于電子文件生命周期各個關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如電子文件的審核、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)、發(fā)布、歸檔、鑒定、使用、審計(jì)、保護(hù)和長期保存等，止于電子文件的銷毀處置。[3]其次，電子文件產(chǎn)生于信息技術(shù)環(huán)境，管理人員對其實(shí)施科學(xué)管理無法離開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境。再次，需要跨越以往的部門甚至機(jī)構(gòu)的邊界進(jìn)行資源的調(diào)度與配置、管理的溝通與協(xié)調(diào)，制度的制定與實(shí)施，政策的推進(jìn)與落實(shí)，ERM文化氛圍的建設(shè)與宣貫，以及電子文件管理質(zhì)量的督察與審計(jì)等工作。最后，電子文件的數(shù)字形態(tài)及其IT環(huán)境依賴性等特征，使得檔案的檢索利用、編纂編研等業(yè)務(wù)工作發(fā)生變革，搜索引擎和數(shù)據(jù)挖掘?qū)V為使用。由此，ERMO的工作可劃分為管理運(yùn)作、文件控制、技術(shù)實(shí)現(xiàn)和信息服務(wù)四大職能域，如圖1所示。

這四大職能域因工作重心不同而相對獨(dú)立，因業(yè)務(wù)協(xié)同而相互支撐。其中，管理運(yùn)作職能域的工作重點(diǎn)是組織全局的運(yùn)行控制，解決體制、機(jī)制、資金、設(shè)施、人員等問題；文件控制職能域則是圍繞電子文件管理的業(yè)務(wù)活動而開展工作，解決電子文件生命周期全過程的憑證留存和歸類處理等問題；信息服務(wù)職能域是圍繞用戶對文件使用的需求而開展的文件公開、查閱檢索和基于文件背景和內(nèi)容提供更細(xì)的內(nèi)容服務(wù)等工作，解決基于文件的信息消費(fèi)需求問題；技術(shù)實(shí)現(xiàn)職能域則是通過使用各種信息技術(shù)手段和工具，建立信息化工作平臺，將管理運(yùn)作、文件控制和信息服務(wù)的職能盡可能地通過信息系統(tǒng)的方式將其進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

二、電子文件管理的環(huán)境要素分析

電子文件管理的需求源于社會、國家和機(jī)構(gòu)內(nèi)信息化環(huán)境的漸進(jìn)式形成、應(yīng)用系統(tǒng)的滾動式建設(shè)、電子文件數(shù)量的規(guī)?；鲩L和機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的知識化支撐。任何機(jī)構(gòu)和組織開展ERM工作需要在國家ERM戰(zhàn)略規(guī)劃和法規(guī)政策的引導(dǎo)下，針對機(jī)構(gòu)的信息化水平和運(yùn)營目標(biāo)，明確電子文件管理工作的戰(zhàn)略定位，成立跨部門的電子文件管理工作組織（如ERMO）。通過宣傳和滲透ERM的理論、思想和方法，在機(jī)構(gòu)內(nèi)部營造ERM文化氛圍，逐步建立、健全和完善ERM的領(lǐng)導(dǎo)體制、組織架構(gòu)、管理模式和運(yùn)行機(jī)制，制定機(jī)構(gòu)層面的ERM戰(zhàn)略目標(biāo)和工作規(guī)劃，明確電子文件的價值定位和ERM工作的環(huán)境與條件，如圖2中圓形虛線框定的區(qū)域。主要包括機(jī)構(gòu)層面信息化環(huán)境、機(jī)構(gòu)對ERM的戰(zhàn)略定位、機(jī)構(gòu)ERM領(lǐng)導(dǎo)體制和機(jī)構(gòu)ERM文化的形成等?？梢哉f，機(jī)構(gòu)的信息生態(tài)環(huán)境為ERMO架構(gòu)其核心能力與履行其職能提供了設(shè)施環(huán)境、資源對象、文化氛圍和戰(zhàn)略指導(dǎo)。

（一）機(jī)構(gòu)信息化環(huán)境

機(jī)構(gòu)信息化環(huán)境是指機(jī)構(gòu)在信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況、應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施與使用范圍、電子文件信息資源形成與留存等方面的基礎(chǔ)軟硬件和電子文件資源的狀況，它是開展ERM的基礎(chǔ)支撐條件和制約條件，機(jī)構(gòu)的ERM戰(zhàn)略規(guī)劃、行動部署等都要以機(jī)構(gòu)信息化環(huán)境和水平為基準(zhǔn)。因此ERMO開展ERM工作應(yīng)針對機(jī)構(gòu)的信息化發(fā)展戰(zhàn)略和應(yīng)用現(xiàn)狀制定切合實(shí)際的ERM模式和應(yīng)用系統(tǒng)。

（二）機(jī)構(gòu)ERM定位

機(jī)構(gòu)ERM定位是ERM在機(jī)構(gòu)全局業(yè)務(wù)中的戰(zhàn)略地位，是反映機(jī)構(gòu)對ERM工作的重視程度，是決定機(jī)構(gòu)ERM業(yè)務(wù)開展和持續(xù)發(fā)展的重要前提和關(guān)鍵因素，它決定機(jī)構(gòu)ERM文化建設(shè)、機(jī)構(gòu)ERM領(lǐng)導(dǎo)體制形成和ERM專業(yè)業(yè)務(wù)能力體系的構(gòu)建。ERM定位應(yīng)明確電子文件在機(jī)構(gòu)信息資源中的價值和特性，ERM工作的作用和意義，以及ERM組織與機(jī)構(gòu)其他業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作關(guān)系。通常可以從電子文件資源定位、ERM工作定位、ERM主管領(lǐng)導(dǎo)重視程度等方面來反映機(jī)構(gòu)ERM工作在機(jī)構(gòu)層面的戰(zhàn)略定位。

（三）機(jī)構(gòu)ERM文化

機(jī)構(gòu)ERM文化是機(jī)構(gòu)及其人員在國家、行業(yè)ERM戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，依據(jù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息化發(fā)展水平和信息資源管理戰(zhàn)略，逐步形成對電子文件價值的判斷和認(rèn)識，以及開展ERM的思想、理念、行為和習(xí)慣，它體現(xiàn)了機(jī)構(gòu)及其人員對電子文件價值的判斷和認(rèn)識，及其了解、支持或開展ERM工作的態(tài)度、行為和習(xí)慣。機(jī)構(gòu)ERM文化與機(jī)構(gòu)整體文化制度建設(shè)密切相關(guān)，應(yīng)與相關(guān)的國家基本制度相吻合，反映機(jī)構(gòu)及其人員的意識形態(tài)。ERM文化氛圍的形成一方面取決于機(jī)構(gòu)自上而下確立的ERM戰(zhàn)略目標(biāo)、工作規(guī)劃、理念宣傳和行動引導(dǎo)；另一方面取決于機(jī)構(gòu)ERMO自下而上開展的ERM專業(yè)活動的業(yè)務(wù)能力、技術(shù)能力和信息服務(wù)能力。

（四）ERM領(lǐng)導(dǎo)體制

ERM領(lǐng)導(dǎo)體制是指機(jī)構(gòu)在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)隸屬關(guān)系及其管理的責(zé)權(quán)劃分等方面的體系、制度、方法、形式等總稱，是機(jī)構(gòu)建立在ERM的戰(zhàn)略目標(biāo)、指導(dǎo)思想、基本理念與管理規(guī)范等規(guī)定性之上的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和權(quán)力結(jié)構(gòu)，是機(jī)構(gòu)內(nèi)部其他相關(guān)部門與ERM部門、ERM領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間發(fā)生作用的橋梁，對于機(jī)構(gòu)ERM文化的形成和管理業(yè)務(wù)的開展具有重要促進(jìn)作用。ERM領(lǐng)導(dǎo)體制在機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)形成相對獨(dú)立的組織系統(tǒng)，負(fù)責(zé)ERM工作與其他相關(guān)工作的協(xié)同，并具有嚴(yán)格的制度規(guī)范以保證ERM領(lǐng)導(dǎo)活動的完整性、一致性、穩(wěn)定性和連貫性。該組織系統(tǒng)應(yīng)能夠根據(jù)國家和行業(yè)ERM的戰(zhàn)略思想與整體要求，引導(dǎo)和促進(jìn)機(jī)構(gòu)ERM文化的形成，明確電子文件資源的價值及其管理意義，開展決策指揮、資源部署、人員調(diào)度和監(jiān)督檢查等管理活動。

三、電子文件管理的能力體系結(jié)構(gòu)

（一）組織運(yùn)作能力

組織運(yùn)作能力是指ERMO圍繞ERM工作在宏觀和中觀層面所應(yīng)具備的管理體系建設(shè)、制度規(guī)范落實(shí)和組織運(yùn)行管理與控制的能力。它包括領(lǐng)導(dǎo)體制的形成、組織結(jié)構(gòu)的架構(gòu)、崗位職能的設(shè)置以及開展ERM工作所具備的公共資源的調(diào)度配置的能力；制度規(guī)范落實(shí)能力包括對國家、行業(yè)相關(guān)法規(guī)政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的學(xué)習(xí)和理解能力，制定切合本單位開展ERM工作的管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、工作程序和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的能力，以及對制度規(guī)范的宣貫、執(zhí)行和維護(hù)能力等；組織運(yùn)行管理與控制能力包括組織運(yùn)作機(jī)制的健全與完善能力，人員配置與管理能力，業(yè)務(wù)過程監(jiān)管、控制、評估與改進(jìn)能力等。具體可從組織部署、戰(zhàn)略規(guī)劃、戰(zhàn)術(shù)安排、制度實(shí)現(xiàn)、人員配置、溝通協(xié)作、調(diào)度監(jiān)管等方面進(jìn)行能力體系的構(gòu)建和培育。

（二）技術(shù)實(shí)現(xiàn)能力

技術(shù)實(shí)現(xiàn)能力是指ERMO借助技術(shù)手段為ERM工作的開展提供的IT系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)能力和支撐組織基于網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開展各項(xiàng)文件管理工作的專業(yè)技術(shù)能力，主要包括IT系統(tǒng)架構(gòu)（方案設(shè)計(jì)、IT環(huán)境整合/變遷、風(fēng)險控制、安全）、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)、數(shù)字倉儲管理、運(yùn)行維護(hù)、IT服務(wù)管理等方面的能力，是從電子文件賴以生存的信息化技術(shù)環(huán)境及其不斷發(fā)展等角度為ERM工作的開展提供技術(shù)服務(wù)和質(zhì)量保障。[4]具體可從信息化工具的提供、信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存儲、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、運(yùn)行環(huán)境遷移、安全風(fēng)險控制和IT服務(wù)管理等方面進(jìn)行能力體系的構(gòu)建和培育。

（三）文件控制能力

它是指機(jī)構(gòu)及其人員圍繞電子文件生命周期全過程開展ERM所應(yīng)具備的專業(yè)業(yè)務(wù)能力，主要包括ERM框架設(shè)計(jì)、ERM業(yè)務(wù)開展，即圍繞文件對象所開展的各項(xiàng)工作，例如文件銷毀、文件統(tǒng)計(jì)、ERM業(yè)務(wù)治理改進(jìn)等方面的能力。其中，文件管理業(yè)務(wù)工作的開展基于系統(tǒng)而開展，其覆蓋系統(tǒng)中電子文件模型的構(gòu)建、文件分類、文件鑒定、證據(jù)留存（整理）、文件處置、文件保存（遷移轉(zhuǎn)換格式）、文件銷毀、文件統(tǒng)計(jì)和文件管理監(jiān)控與治理等方面的綜合能力。具體可從文件鑒定、證據(jù)留存、文件分類、文件處置、文件保護(hù)、文件銷毀、文件統(tǒng)計(jì)等多個方面進(jìn)行能力體系的構(gòu)建和培育。[5]

（四）信息服務(wù)能力

信息服務(wù)能力是指機(jī)構(gòu)面向ERMO之外的人員（如機(jī)構(gòu)內(nèi)個人/部門、社會團(tuán)體、社會公眾），基于電子文件及其系統(tǒng)環(huán)境所提供的信息服務(wù)能力，主要包括電子文件的公開公布、檢索利用、編纂編研、內(nèi)容開發(fā)、知識服務(wù)等方面的能力，是從電子文件傳播、使用和傳承的需求角度保障ERM終極目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。ERM信息服務(wù)能力是ERM核心能力的重要組成部分，反映了ERM水平和發(fā)展?jié)摿?，體現(xiàn)了ERMO所能提供的專業(yè)服務(wù)能力。具體可從電子文件信息的安全保密、公開公布、檢索使用、交換共享、編纂編研、信息開發(fā)和知識展現(xiàn)等多個方面進(jìn)行能力體系的構(gòu)建和培育。

*本文為國家社會科學(xué)基金資助項(xiàng)目“云計(jì)算環(huán)境下電子文件的憑證性保障的原理與方法研究”（項(xiàng)目編號：15BTQ079）和“云數(shù)字檔案館風(fēng)險評估指標(biāo)體系研究”（項(xiàng)目編號：14BTQ062）的階段性研究成果之一。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1][3]馮惠玲等.電子文件管理國家戰(zhàn)略[M].北京：中國人民大學(xué)出版社.2011.21-22.

[2]Paul M. Wester，中國人民大學(xué)第二屆電子文件管理論壇發(fā)言.2011. 3.

[4]薛四新.云計(jì)算環(huán)境下電子文件管理的實(shí)現(xiàn)機(jī)理研究[M].上海：世界圖書出版社.2012. 45-49.

[5]錢毅等. GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)的通用功能要求[M].北京中國標(biāo)準(zhǔn)出版社.2012.16-19.