許向群

摘 要：科技檔案管理指的是對(duì)通過科技文件進(jìn)行分別和分類，通過分類后讓零散的文件變得系統(tǒng)化和規(guī)范化，使得科技檔案的價(jià)值能夠得到有效的發(fā)揮。如今，隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)也進(jìn)入了快速發(fā)展的時(shí)期，信息化技術(shù)也逐漸融入傳統(tǒng)的科技檔案管理中，提高了信息檔案管理的效率，使得檔案管理變得更加便捷，所以我們需要肯定信息化對(duì)科技檔案管理的重要性，并多加研究如何使信息化技術(shù)更好的應(yīng)用于科技檔案管理中。目前信息化應(yīng)用于科技檔案管理時(shí)仍有不少問題，本文研究了這些問題并就如何解決這些問題、提高科技檔案管理效率提出了一些自己的淺見。

關(guān)鍵詞：信息化；科技檔案管理；問題；對(duì)策

對(duì)科技檔案的管理是一項(xiàng)有著高度專業(yè)性的工作，傳統(tǒng)的科技檔案管理需要對(duì)科技檔案的實(shí)體進(jìn)行收集整理，并且統(tǒng)計(jì)分類，方便對(duì)于檔案的開發(fā)利用工作的進(jìn)行。而隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展和信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)化科技檔案管理也由手工管理往網(wǎng)絡(luò)化管理發(fā)展著。信息化管理科技檔案與傳統(tǒng)管理不同方面主要是在信息化管理時(shí)整理好的檔案信息不是使用紙筆記錄，而是使用網(wǎng)絡(luò)，將信息記錄在硬盤或者服務(wù)器中，檔案的調(diào)取和利用也通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。使用信息化管理科技檔案，有助于提高科研人員搜索利用科技信息的效率，有助于完善檔案的服務(wù)功能，有利于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步。

1 科技檔案管理信息化的必要性分析

1.1 時(shí)代發(fā)展對(duì)科技檔案管理信息化的需要

隨著我國的改革開放，我國的各個(gè)領(lǐng)域都得到了前所未有的進(jìn)步，社會(huì)中的各種經(jīng)濟(jì)組織也展現(xiàn)著前所未有的活力，同時(shí)科技的發(fā)展也有了許多變化，社會(huì)也越來越重視對(duì)于科技的應(yīng)用。因此科技檔案也應(yīng)該要緊跟時(shí)代潮流，滿足時(shí)代需求，從傳統(tǒng)的封閉式管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放的現(xiàn)代化信息化管理方式。所以我們需要科技檔案管理的信息化；

1.2 科技檔案管理的內(nèi)容多樣化對(duì)管理方式信息化的需求

我國的科學(xué)技術(shù)正在快速發(fā)展，尤其是信息化技術(shù)取得了飛速的發(fā)展成果，傳統(tǒng)工業(yè)與信息技術(shù)之間的關(guān)系越來越密切，越來越多的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)中，有效的幫助的企業(yè)的成長，例如現(xiàn)在許多企業(yè)采用的生產(chǎn)自動(dòng)化、監(jiān)控自動(dòng)化等。而科技檔案的管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象都具有社會(huì)性，這使得科技檔案管理內(nèi)容也隨著時(shí)代發(fā)展變得越來越復(fù)雜。傳統(tǒng)的科技檔案管理方式已經(jīng)無法滿足對(duì)如今科技情報(bào)資料的搜集與管理。信息化的科技檔案管理方式的內(nèi)容足夠豐富，搜集、管理和利用方式更多，能夠滿足如今的科技檔案管理需要。因此現(xiàn)在的科技檔案管理需要信息化；

1.3 科技檔案使用者和傳遞方式的變化需要科技檔案管理的信息化

不只是科技檔案的內(nèi)容，科技檔案的需求對(duì)象也越來越多。科技發(fā)展飛速發(fā)展的今天，科技檔案的需求者變得更加廣泛，不單是國家事業(yè)機(jī)關(guān)人員，許多企業(yè)的管理人員和科技研究者也有著很大的需求，隨著需求的增加，科技檔案的內(nèi)容也出現(xiàn)了許多變化，檔案管理傳遞的方式也需要改變。在這樣的環(huán)境下，科技檔案基本不只是在同機(jī)構(gòu)或者同單位進(jìn)行使用，這時(shí)候就需要對(duì)科技檔案管理方式的信息化來滿足科技檔案如今需求的多樣性[1]。

2 對(duì)信息化應(yīng)用于科技檔案管理時(shí)出現(xiàn)的問題的分析

科技檔案是對(duì)科研人員的工作的成功與教訓(xùn)的記錄，是科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的見證，能夠幫助科研人員了解技術(shù)的歷史發(fā)展，了解發(fā)展過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在某些時(shí)候還能為當(dāng)今科學(xué)研究提供重要科研的信息。如今在科技檔案管理中，信息化技術(shù)的應(yīng)用起著越來越重要的作用，但是仍然有不完善的地方，下面對(duì)信息化應(yīng)用于科技檔案管理中出現(xiàn)的問題做了分類簡述：

2.1 信息化管理人員不足或管理人員不能熟練應(yīng)用信息化知識(shí)

信息技術(shù)有效使用于科技檔案管理的時(shí)候，能夠保證檔案管理的效率，但是目前我們?cè)S多檔案管理人員的信息技術(shù)知識(shí)不足、信息化觀念落后，對(duì)我們使用信息化對(duì)科技檔案管理造成了一定影響。而且有些企業(yè)的科技檔案管理部門沒有緊隨時(shí)代發(fā)展潮流，對(duì)于信息技術(shù)應(yīng)用于科技檔案管理沒有進(jìn)行研究使用，意識(shí)里仍然是傳統(tǒng)科技檔案管理方式最佳，沒有發(fā)現(xiàn)信息化管理的好處，也因此使得管理人員中缺乏具有信息化管理知識(shí)的人才，這樣嚴(yán)重影響了對(duì)科技檔案的管理和利用。缺乏相應(yīng)人才，即使企業(yè)引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備也無法有效的使用。缺乏人才和人才使用意識(shí)，這是信息化應(yīng)用于科技檔案管理時(shí)的問題之一。

2.2 缺乏對(duì)信息化的重視、信息化經(jīng)費(fèi)投入不足以及缺少統(tǒng)一的信息化管理設(shè)備

由于信息化科技檔案管理手段是新型的科技檔案管理手段，有些企業(yè)對(duì)此仍然缺乏重視，仍然認(rèn)為傳統(tǒng)的科技檔案管理手段能夠滿足如今企業(yè)的科技檔案信息需求，沒有注意到信息化對(duì)于當(dāng)今科技檔案管理的重要性。很多企業(yè)從對(duì)科技檔案管理的決策、準(zhǔn)備到實(shí)施過程，都沒有一個(gè)清晰的信息化應(yīng)用思想。這就使得企業(yè)的科技檔案管理部門得不到足夠的檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致企業(yè)缺乏科技檔案管理的相關(guān)設(shè)備設(shè)施，最后使得企業(yè)的科技檔案管理仍然處于傳統(tǒng)管理模式下。傳統(tǒng)的模式下的科技信息和網(wǎng)絡(luò)無法形成有效鏈接，科技檔案管理系統(tǒng)的開放性不足，也對(duì)企業(yè)內(nèi)部資源共享也造成不便。此外，目前很多企業(yè)之間沒有一個(gè)統(tǒng)一的信息化科技檔案管理軟件，這樣使得企業(yè)間科技檔案難以有效交流，使得科技檔案信息化管理的發(fā)展受到了不好的影響[2]。

3 如何更好的在科技檔案管理中利用信息化的對(duì)策分析

在現(xiàn)在傳統(tǒng)的科技檔案管理模式無法滿足發(fā)展需要的形勢(shì)下，科技檔案管理的信息化的應(yīng)用顯得越來越重要。隨著科技的發(fā)展，將信息化應(yīng)用于科技檔案管理中的技術(shù)也逐漸成熟，不過上文也說到了一些信息化科技檔案管理的問題，現(xiàn)在將探討如何解決這些難題，幫助企業(yè)更好的管理和利用科技檔案，完成科技檔案管理的信息化。

3.1 建立完善的科技檔案管理人員的培養(yǎng)和管理制度

要應(yīng)用好新技術(shù)，首先管理者要重視新技術(shù)。為了更好的管理科技檔案，企業(yè)的管理者必先認(rèn)識(shí)到信息化科技檔案管理的優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)的改變對(duì)于科技檔案管理的傳統(tǒng)思想，將信息化的企業(yè)科技檔案管理方式納入到企業(yè)的檔案管理理念之中。之后要計(jì)劃好如何進(jìn)行科技檔案管理的信息化工作，例如請(qǐng)信息化科技檔案管理的專家對(duì)原先的科技檔案管理員工進(jìn)行培訓(xùn)，指導(dǎo)他們?nèi)绾胃淖円酝墓芾矸绞?，使用一定的信息化知識(shí)進(jìn)行科技檔案管理工作。并且需要積極引進(jìn)具有檔案管理和信息技術(shù)知識(shí)的綜合性人才，使得檔案管理部門能夠快速的了解并掌握科技檔案管理相關(guān)的先進(jìn)技術(shù)。在解決人才引進(jìn)和管理部門素質(zhì)提高的同時(shí)還要完善對(duì)科技檔案管理人員的管理體制，為人才的發(fā)展提供足夠的空間，將人才留在企業(yè)里。

3.2 加大在設(shè)備上的資金投入

現(xiàn)代化的管理要達(dá)到相應(yīng)的要求總是需要相應(yīng)的管理設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)。如果沒有足夠的管理設(shè)備設(shè)施，即使有技術(shù)人員也將是一種“巧婦難為無米之炊”的場(chǎng)景，所以相應(yīng)的管理設(shè)備是進(jìn)行科技檔案信息化管理的必然要求，作為企業(yè)，必須加大對(duì)檔案管理系統(tǒng)的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施。在購買足夠的設(shè)備，保證系統(tǒng)的硬件的同時(shí)，企業(yè)也要對(duì)系統(tǒng)的軟件使用做好清晰的打算，要選用合適的系統(tǒng)軟件。在這之后，企業(yè)的科技檔案管理部門還要注意做好對(duì)管理系統(tǒng)的日常維護(hù)工作和升級(jí)工作，而且有時(shí)候這些工作需要專業(yè)的軟件公司來完成，管理部門也要對(duì)維護(hù)的費(fèi)用做好規(guī)劃。

3.3 做好對(duì)科技檔案信息的保護(hù)工作

信息化的科技檔案管理使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，有助于檔案的搜集和使用，但是也出現(xiàn)了新的安全問題，例如黑客入侵檔案管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)受到病毒感染等都可能對(duì)科技檔案的管理造成嚴(yán)重影響，所以我們要做好具體的保護(hù)工作。現(xiàn)在也發(fā)生過不少由于科技檔案泄露而使企業(yè)利益受到損害的事件，也為我們企業(yè)的管理者敲響了警鐘?？梢赃@樣做好信息保護(hù)工作，比如建立完善的檔案管理制度，監(jiān)督好科技檔案的搜集、管理和使用的情況，這樣能夠及時(shí)查出不規(guī)范的行為。同時(shí)要建立檔案的備份以及制定對(duì)應(yīng)的檔案管理災(zāi)害的應(yīng)對(duì)措施，實(shí)行合理的安全維護(hù)工作機(jī)制。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)于科技檔案的需求也呈現(xiàn)多樣化的形式。信息化也成為科技檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路。作為企業(yè)的科技檔案管理者，要緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，明確時(shí)代發(fā)展需要，以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來進(jìn)行科技檔案管理信息化的建設(shè)。企業(yè)應(yīng)該積極建立并完善對(duì)信息人才的引進(jìn)和管理體系，加強(qiáng)對(duì)于設(shè)備的資金投入，做好檔案的安全保護(hù)工作，促進(jìn)企業(yè)科技檔案管理方式的信息化轉(zhuǎn)變，使得企業(yè)科技檔案得到更為便捷、更為有效的利用，并且通過科技檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，幫助企業(yè)更好的發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]劉新喻.科技檔案管理信息化發(fā)展[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2010，（3）：100-102.

[2]劉福紅.科技檔案管理信息化建設(shè)芻議[J].中國電力教育，2012，（3）：132-133.

（作者單位：云南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司技術(shù)中心）