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        關(guān)于干部人事檔案管理工作方法的探討

        2016-05-30 17:38:47趙翰楠
        大東方 2016年9期
        關(guān)鍵詞:檔案管理制度

        趙翰楠

        檔案管理工作看似瑣碎、不起眼,但它的重要性和嚴(yán)肅性是顯而易見的,它記載著每位干部成長和進(jìn)步的足跡,不僅是個人業(yè)績的記載,也是事業(yè)發(fā)展的標(biāo)志。檔案管理工作者,不僅要在思想上高度重視,堅持大局意識、政治意識,核心意識、看齊意識,更要在工作中不斷創(chuàng)新工作方法和方式,遵守各項法律法規(guī),切實履行“為黨管檔,為民服務(wù)”崗位職責(zé)。

        一、干部人事檔案管理的范圍及制度要求

        1.加強(qiáng)庫房管理,嚴(yán)格遵守管理要求

        檔案的保管工作是十分重要的,檔案材料的保管工作要堅持以防為主,切實做好檔案的“十防”工作。逐步改善庫房管理條件,檔案室內(nèi)應(yīng)配備溫、濕度計,除濕以及消防器材等設(shè)備。要定期打掃檔案室內(nèi)衛(wèi)生,保持室內(nèi)干凈整潔,做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體的污染。室內(nèi)要嚴(yán)禁攜帶飲料,碳素筆、手機(jī)等進(jìn)入,防止材料的篡改及外泄,非檔案工作人員不得進(jìn)入檔案室。凡是利用檔案,必須經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人審批,檔案員提供,任何人不得直接動用。對接收的檔案材料檔案員要進(jìn)行定期的整理檢查,反復(fù)核對檔案室內(nèi)檔案數(shù)量,發(fā)現(xiàn)有問題的檔案及時報告修復(fù)處理、并做好相關(guān)記錄,確保檔案材料的完整與安全。

        2.收集材料范圍,整理材料的要求

        隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化,干部培訓(xùn)、聘任、學(xué)歷等入檔材料也在不斷的增多,給干部人事檔案的收集工作帶來了新的高標(biāo)準(zhǔn)要求。干部人事檔案材料收集歸檔工作要遵循事實、全面、及時、規(guī)范的原則,重點收集反應(yīng)干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料,并及時歸檔,不斷充實完善干部人事檔案的內(nèi)容。收集的檔案材料,管檔人員必須經(jīng)過仔細(xì)認(rèn)真的鑒別,且材料一般應(yīng)當(dāng)為原件,必須真實有效,填寫規(guī)范、文字清楚、完整齊全、對象明確,手續(xù)完備。對于無法鑒別的,需本人提供專業(yè)機(jī)構(gòu)開具的此材料證明。符合要求的按照材料的專業(yè)類項進(jìn)行有序的分類、整理、排序和編碼,編碼必須使用鉛筆,字跡要工整清晰,材料要干凈整潔。對密不可分的文件材料要依序排列在一起,即正本材料在前,附件及佐證材料在后。

        3.關(guān)于轉(zhuǎn)遞借閱檔案的管理

        干部檔案材料在查閱、復(fù)制等環(huán)節(jié),要嚴(yán)格把關(guān),履行手續(xù)、遵守紀(jì)律、不留死角。嚴(yán)格執(zhí)行《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》,凡是查閱、復(fù)印材料的單位或個人必須出具,有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批并簽字同意的《查閱干部人事檔案審批單》及工作證,才可查閱復(fù)印檔案材料,并填寫《查閱干部人事檔案登記表》。

        隨著人員流動頻繁,人事檔案也隨著人員流動,在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中并按規(guī)定認(rèn)真整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞單》和《轉(zhuǎn)出干部人事檔案登記薄》進(jìn)行詳細(xì)登記,注明轉(zhuǎn)出時間、干部職工姓名及職務(wù)、轉(zhuǎn)往單位、轉(zhuǎn)遞方式及轉(zhuǎn)遞單編號等,并進(jìn)行嚴(yán)密包封,轉(zhuǎn)遞不準(zhǔn)郵寄或本人自帶,對方單位收到檔案核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章后立即返回。

        4.健全檔案管理制度要求,提升工作質(zhì)量

        一切工作離不開制度的保障,制度是檔案管理工作的生命,制度高于一切。檔案本身也具有機(jī)要性質(zhì),因此,管檔人員,必須嚴(yán)格遵守保密制度,切實履行保密手續(xù),不允許將機(jī)密文件私帶回家或借取他人隨意翻閱,嚴(yán)禁攜帶檔案資料出入公共場所,嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,堅持原則,不徇私情,確保檔案工作的嚴(yán)肅性。管檔人員要定期總結(jié)經(jīng)驗,堵塞漏洞,嚴(yán)防失密、泄密現(xiàn)象發(fā)生。形成了檔案管理的制度化,規(guī)范化,現(xiàn)在也已經(jīng)逐步健全了材料《歸檔制度》,《崗位保密制度》,《工作程序》和《資料查借閱制度》等檔案管理機(jī)制。為了防止文件傳閱過程中遺失或損毀,當(dāng)每份文件轉(zhuǎn)遞過程中,轉(zhuǎn)出人、接收人都必須簽字并確認(rèn)數(shù)量,個人查閱、復(fù)印材料需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記,填寫用途、數(shù)量等詳細(xì)內(nèi)容。對散落在個人手頭上的資料,及時追繳并確保檔案的完整性。完善檔案管理工作管理目標(biāo)制度,狠抓薄弱環(huán)節(jié),檔案逐步實現(xiàn)規(guī)范化,制度化,實現(xiàn)了在規(guī)范中發(fā)展,在發(fā)展中提高理念。

        二、目前存在問題原因及解決辦法

        人事檔案工作是單位人員信息的載體,為人員信息的主要來源,是一個單位先賢舉能,知人善任的重要依據(jù),對單位的發(fā)展建設(shè)有著重要的作用。但是目前有些干部對檔案的意識較淡薄,個別的干部根本沒有檔案意識,導(dǎo)致檔案收集的材料不夠全面,一些重要的材料不上交組織存檔,仍然散落在個人手中。由于過去歷史的原因,也造成了部分材料丟失情況,給檔案管理工作造成不便,組織也需要花費大量的時間和精力去查證,一定的程度上影響了人事檔案管理工作的開展,造成了檔案收集完整率低、歸檔率低。

        三、總結(jié)

        綜上所述,檔案管理具有科學(xué)性,有自身內(nèi)在的規(guī)律特點,隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步,會出現(xiàn)很多新的問題需要我們?nèi)パ芯亢吞剿?,管檔人員必須不斷提高自身業(yè)務(wù)能力,創(chuàng)新工作方法,把檔案管理工作推向一個嶄新的臺階。

        (作者單位:黑龍江省政法管理干部學(xué)院)

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