鄭　歆（閩江學(xué)院　軟件學(xué)院，福建　福州　350011）

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電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)研究

鄭歆
（閩江學(xué)院軟件學(xué)院，福建福州350011）

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動化程度不斷提高，人們對于電子文件的管理要求也越來越復(fù)雜.本文設(shè)計(jì)的電子文件管理系統(tǒng)采用基于B/S模型的三層體系結(jié)構(gòu)，通過服務(wù)器集中存儲與管理電子文件，提高文件管理的工作效率與質(zhì)量.

關(guān)鍵詞：集中存儲；版本控制；權(quán)限管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動化程度不斷提高，越來越多的信息資料以電子文件的形式進(jìn)行存儲、傳輸與使用，人們對于電子文件的管理也越來越復(fù)雜.

1　電子文件概述

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件[1].

電子文件具有兩個(gè)基本特征：第一，電子文件是由計(jì)算機(jī)生成并進(jìn)行處理的，采用二進(jìn)制數(shù)據(jù)對信息進(jìn)行記錄和表示，并能夠通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸.這是電子文件與其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn).第二，電子文件是文件的一種類型，具有文件的各種屬性，并具有特定的用途和效力.這是電子文件信息與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn).從邏輯上講，電子文件是“數(shù)字信息”與“文件”的結(jié)合體，既是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件[2].

目前，中小型企業(yè)對電子文件的管理主要存在以下幾個(gè)問題：

第一，文件繁多，存儲分散.以某企業(yè)開發(fā)部為例，該部門有若干名開發(fā)人員，每人一臺電腦，電腦上各自存放著與其開發(fā)工作有關(guān)的各類電子文件.假設(shè)A人員需要查看存儲在B人員電腦上的用戶需求說明書，而B人員又不在場的情況下，由于A人員無法知道B人員對該文件的命名及其存儲位置，A人員很可能無法查看到該文件.這樣就給協(xié)同工作帶來不必要的麻煩.

第二，電子文件的安全性得不到保障.例如，電子文件對軟硬件設(shè)備的高度依賴、信息容易被更改且不留痕跡、文件版本混亂等情況，都給電子文件的管理帶來許多問題.

針對中小型企業(yè)電子文件的管理現(xiàn)狀，開發(fā)一個(gè)電子文件管理系統(tǒng)規(guī)范電子文件的存儲與管理，方便文件檢索，保證文件安全，提高工作效率與質(zhì)量，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義.

2　系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1總體設(shè)計(jì)

電子文件管理系統(tǒng)采用基于B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模型的三層體系結(jié)構(gòu)，結(jié)合C#編程技巧與ASP.NET技術(shù)，以Microsoft SQL Server為數(shù)據(jù)庫平臺，進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā).系統(tǒng)軟件與數(shù)據(jù)集中存儲在服務(wù)器端，用戶通過瀏覽器與服務(wù)器進(jìn)行交互，完成電子文件管理功能.

2.2主要功能

本系統(tǒng)按其功能劃分為三個(gè)模塊：目錄管理、文件管理和系統(tǒng)管理，每個(gè)模塊完成特定的功能，如圖1所示.

圖1　系統(tǒng)功能模塊圖

（1）目錄管理

通過本模塊，用戶可以根據(jù)工作需要在有權(quán)操作的存儲區(qū)添加各級文件目錄（含子目錄），還可以對現(xiàn)有的文件目錄進(jìn)行重命名、移動、檢索與刪除等操作.

（2）文件管理

本模塊以樹形結(jié)構(gòu)顯示所有可操作的文件，用戶可以新建、修改、檢索、瀏覽、上傳、下載和刪除文件等.文件作者還能授權(quán)他人對該文件進(jìn)行修改、瀏覽等操作.

（3）系統(tǒng)管理

本模塊的大部分功能由系統(tǒng)管理員進(jìn)行操作，用于維護(hù)角色、用戶、部門等基本信息.系統(tǒng)管理員還可以對系統(tǒng)中的文件進(jìn)行備份與恢復(fù).

3　關(guān)鍵技術(shù)

3.1文件集中存儲

為了便于對文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，減小文件分散存儲對工作的不利影響，本系統(tǒng)將文件集中存儲在服務(wù)器中，并提供統(tǒng)一的訪問平臺讓授權(quán)用戶對文件進(jìn)行檢索、瀏覽、修改、授權(quán)、備份等操作.

本系統(tǒng)提供公共區(qū)和私有區(qū)兩種邏輯區(qū)域來集中存儲文件，各存儲區(qū)域邏輯隔離，用戶數(shù)據(jù)不產(chǎn)生交叉影響.公共區(qū)中存儲的是整個(gè)單位或某個(gè)部門的公共文件.私有區(qū)存儲的是個(gè)人用戶的私有文件.分區(qū)所有者可以對其所屬的分區(qū)進(jìn)行權(quán)限管理，如將分區(qū)中的文件授權(quán)給他人訪問等.

系統(tǒng)管理員可以根據(jù)工作需要?jiǎng)?chuàng)建各級公共區(qū)和私有區(qū)，并對各個(gè)分區(qū)進(jìn)行權(quán)限管理.例如，系統(tǒng)管理員可以先為整個(gè)企業(yè)創(chuàng)建一個(gè)總的公共區(qū)，用于存儲整個(gè)企業(yè)的公共文件，供企業(yè)內(nèi)部人員交流使用；再為各部門逐一創(chuàng)建部門公共區(qū)，用于存儲該部門的公共文件，供該部門內(nèi)部人員交流使用；最后為每個(gè)員工創(chuàng)建一個(gè)私有區(qū)，用于存儲員工的私有文件.此外，用戶還可以將其所擁有的文件的操作權(quán)限授權(quán)給其他用戶，防止非授權(quán)人員對文件進(jìn)行非法操作.

3.2文件權(quán)限管理

本系統(tǒng)對文件的操作權(quán)限進(jìn)行了細(xì)化，可設(shè)置的權(quán)限包括：瀏覽、修改、刪除、上傳、下載、權(quán)限控制等.對文件和目錄的權(quán)限管理則主要借鑒Windows操作系統(tǒng)中文件權(quán)限的繼承與管理模式，即父目錄的權(quán)限可以自動繼承到各級子目錄中，各子目錄或其中的文件不僅可以從父目錄繼承權(quán)限，也可以設(shè)置特有的權(quán)限.此外，子目錄或文件還可以設(shè)置不從父目錄繼承權(quán)限，而完全采用單獨(dú)設(shè)置的權(quán)限.

3.3文件版本管理

為了解決文件版本繁多，經(jīng)常使用錯(cuò)誤文件版本的問題，本系統(tǒng)提供文件版本管理功能[3].用戶可以根據(jù)需要選擇打開或關(guān)閉其所擁有的某文件或目錄的版本管理功能.當(dāng)某文件的版本管理功能被打開時(shí)，每次對其進(jìn)行的修改都會產(chǎn)生新的版本，并保留歷史版本，用戶可以通過系統(tǒng)查看或下載任何歷史版本的文件.

3.4文件快速檢索

為了縮短文件的檢索時(shí)間，用戶可以通過對文件的名稱、作者、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、關(guān)鍵字等基本信息來快速檢索文件.

3.5基于角色的訪問控制

基于角色的訪問控制（Role-Based Access Control，RBAC）模型指的是在一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)中，按照組織機(jī)構(gòu)中崗位與工作職責(zé)的劃分創(chuàng)建不同的角色，并為每個(gè)角色授予所需要的操作權(quán)限，然后再根據(jù)用戶擔(dān)任的職務(wù)為其分配角色.用戶通過所指派的角色獲得相應(yīng)的權(quán)限，對系統(tǒng)資源進(jìn)行訪問操作[4].圖2描述了在RBAC模型中用戶、角色、操作和資源之間的相互關(guān)系.

圖2　用戶、角色、操作和資源之間的關(guān)系

本系統(tǒng)采用基于角色的權(quán)限控制模型對用戶的操作權(quán)限進(jìn)行管理.根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，本系統(tǒng)分成3個(gè)模塊，每個(gè)模塊又由若干個(gè)具有特定功能的子模塊組成.因此，本系統(tǒng)權(quán)限控制的最小單位為子模塊.所有權(quán)限都可以分解為對某一個(gè)子模塊的訪問控制，控制方式包括允許與拒絕兩種模式.

基本的實(shí)現(xiàn)策略是：首先，由系統(tǒng)管理員創(chuàng)建角色.其次，根據(jù)工作職責(zé)的不同，為各個(gè)角色授予相應(yīng)的操作權(quán)限.最后，按照用戶的身份為其指派角色.各個(gè)用戶通過被指派的角色獲得相應(yīng)的操作權(quán)限，從而完成對整個(gè)系統(tǒng)用戶操作權(quán)限的控制.

4　結(jié)論

本文設(shè)計(jì)的電子文件管理系統(tǒng)對企業(yè)電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的存儲與管理，確保文件安全，有效提高文件管理的工作效率與質(zhì)量，具有一定的實(shí)用性及推廣前景.

參考文獻(xiàn)：

〔1〕GB/T18894-2002,電子文件歸檔與管理規(guī)范[S]. 2002.

〔2〕馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001.1-2.

〔3〕鄭長江，藍(lán)士斌，畢勝.辦公文檔集中管理系統(tǒng)研究與設(shè)計(jì)[J].軟件導(dǎo)刊,2012，11（12）：98-99.

〔4〕洪帆，何緒斌，徐智勇.基于角色的訪問控制[J].小型微型計(jì)算機(jī)系統(tǒng),2000，21(2)：198-200.

收稿日期：2016-03-25

中圖分類號：TP315

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1673-260X（2016）04-0027-02